5.1. Проводимо розрахунки через РРО: головні правила
РРО придбано, зареєстровано та запрограмовано? Тоді сміливо починайте його використовувати. «Керує» РРО при здійсненні касових операцій спеціальна особа — касир.
Роботу касира на РРО протягом дня можна поділити на 3 основні етапи.
Етап 1. Підготовка до зміни. На цьому етапі касир виконує такі дії:
1) перевіряє наявність документів, які мають бути на місці проведення розрахунків (див. підрозділ 4.3 на с. 42);
2) перевіряє цілісність пломб на РРО;
3) вмикає РРО;
4) перевіряє правильність установленої дати і часу, наявність підключення до мережі Інтернет*;
* Що робити, якщо підключення до Інтернету відсутнє, див. на с. 56.
5) перевіряє наявність касової стрічки і правильність її установлення, у разі необхідності ставить нову стрічку;
6) пробиває «нульовий» (пробний) чек** з метою перевірки роботоздатності РРО, а також чіткості та правильності реквізитів на чеку;
** «Нульовий» чек — це фіскальний чек без зазначення товарних позицій.
7) вводить суму розмінної монети, отриману з каси підприємства, або суму коштів, залишену з попереднього дня (зміни), за допомогою операції «службове внесення».
Операція «службове внесення» необхідна для забезпечення відповідності суми готівки на місці проведення розрахунків сумі коштів, зазначеній у денному звіті РРО (X-звіті).
Етап 2. Операції протягом дня (зміни). Упродовж дня в касира є певний набір постійних операцій і операцій, які він виконує за потреби. Ознайомитися з ними ви можете на рис. 5.1 (див. с. 45).
* Видати такий документ потрібно не пізніше закінчення розрахункової операції (одночасно з видачею здачі).
Про те, яких правил слід дотримуватися при проведенні через РРО розрахункових операцій, ви можете дізнатися з пам’ятки податківців (про неї див. на с. 43). Так, у разі прийняття готівки касир повинен:
— увести всі товари до чека, відсканувавши їх штрих-коди або вручну;
— озвучити загальну суму покупки;
— озвучити суму отриманих від покупця готівкових коштів, заздалегідь перерахувавши їх та перевіривши платоспроможність;
— закрити чек;
— видати покупцю фіскальний чек і здачу, озвучивши її суму.
Етап 3. Закінчення зміни. Після закінчення зміни касир:
1) роздруковує щоденний фіскальний звітний чек (Z-звіт) з обнуленням інформації в оперативній пам’яті і внесенням її до фіскальної пам’яті РРО (детальніше про Z-звіт див. на с. 46);
2) підклеює Z-звіт у розділ 1 КОРО.
Друкувати Z-звіти потрібно щодня
Виняток — дні, протягом яких не було розрахункових операцій;
3) на підставі даних фіскального звітного чека (Z-звіту) заповнює розділ 2 КОРО (див. с. 63).
Зверніть увагу: готівка вважається своєчасно оприбуткованою, тільки якщо дані із Z-звіту записані в КОРО в день його роздрукування ( п. 2.6 Положення № 637);
4) вимикає РРО.
5.2. Службові X- і Z-звіти
Кожен РРО повинен забезпечувати формування та друкування (п. 11 Вимог № 199):
— Х-звіту;
— Z-звіту;
— звіту про реалізовані товари (надані послуги);
— періодичних (повного, скороченого) звітів.
Усі зазначені вище звіти повинні мати такі обов’язкові реквізити:
— назву й адресу господарської одиниці;
— індивідуальний податковий номер платника ПДВ, перед яким друкують великі літери «ПН». Якщо суб’єкт господарювання — неплатник ПДВ, наводять ідентифікаційний код згідно з ЄДРПОУ або реєстраційний номер облікової картки платника податків (для ФОП), перед яким друкують літери «ІД»;
— фіскальний номер РРО, перед яким друкують великі літери «ФН»;
— заводський номер РРО;
— логотип виробника.
Крім того, кожен із звітів містить властиві тільки йому показники. Звіт про реалізовані товари (надані послуги) та періодичні звіти залишимо цього разу «за кадром». А ось Х- і Z-звіти заслуговують на детальніший розгляд. Окремо зупинимося на їх призначенні та формі.
Х-звіт
Х-звіт — це денний звіт без обнулення інформації в оперативній пам’яті (п. 2 Вимог № 199). Такий звіт дає можливість контролювати і звіряти наявну кількість грошей у РРО з проведеними документами.
Додатково до реквізитів, зазначених вище, Х-звіт повинен містити також такі дані з початку зміни до моменту його роздрукування (п. 15 Вимог № 199):
1) підсумок розрахункових операцій за реалізовані товари (надані послуги) за кожною ставкою ПДВ окремо;
2) літерні позначення і відповідні ставки ПДВ у відсотках;
3) суми ПДВ за кожною ставкою;
4) підсумок розрахункових операцій за реалізовані товари (надані послуги), продаж (надання) яких не підлягає обкладенню ПДВ;
5) загальний підсумок розрахункових операцій за реалізовані товари (надані послуги) з розбиттям за формами оплати;
6) підсумки розрахункових операцій і суми ПДВ (відповідно до пп. 1, 3 — 5) за сумами коштів, виданих покупцям (споживачам послуг), якщо такий підсумок не дорівнює нулю;
7) суми готівки за операціями «службове внесення» і «службова видача»;
8) дату і час роздрукування чека Х-звіту.
Якщо РРО призначено для роботи з декількома валютами, чек X-звіту повинен додатково містити підсумки розрахункових операцій щодо кожної валюти окремо.
Зверніть увагу: якщо в чеку РРО є дані з акцизного податку або іншого податку (збору), то і в X-звіті вони також повинні відображатися (за аналогією з інформацією про ПДВ).
Х-звіт може формуватися тільки до створення Z-звіту
На підприємствах роздрібної торгівлі, в яких Z-звіт формують один раз на добу, Х-звіт роздруковують при здаванні виручки кожним касиром, який працює на РРО.
Z-звіт
Усі суб’єкти господарювання, які здійснюють розрахункові операції, зобов’язані щодня друкувати на РРО (за винятком автоматів із продажу товарів/послуг) фіскальні звітні чеки (Z-звіти). Не друкувати Z-звіт можна тільки в ті дні, коли розрахункові операції не проводилися ( п. 9 ст. 3 Закону про РРО).
Згідно зі ст. 2 Закону про РРО фіскальний звітний чек є документом установленої форми, надрукованим РРО, що містить дані денного звіту. Під час його друкування інформація про обсяг виконаних розрахункових операцій заноситься до фіскальної пам’яті.
Z-звіт — це денний звіт з обнуленням інформації в оперативній пам’яті і занесенням її до фіскальної пам’яті РРО (п. 3 розд. І Порядку № 547-1, п. 2 Вимог № 199).
Головна відмінність Z-звіту від Х-звіту полягає в тому, що при роздрукуванні Х-звіту оперативна пам’ять не обнуляється і дані не заносяться до фіскальної пам’яті.
Таким чином, основне призначення Z-звіту — обнулити оперативну пам’ять РРО і забезпечити фіксацію підсумку розрахунків за певний період роботи у фіскальній пам’яті РРО.
Формування Z-звіту відбувається в такій послідовності (п. 13 Вимог № 199):
— друкування Z-звіту і занесення інформації до фіскальної пам’яті;
— обнулення регістрів денних підсумків оперативної пам’яті;
— друкування інформації, що підтверджує обнулення регістрів денних підсумків оперативної пам’яті і дійсність Z-звіту.
Як і для Х-звіту, для Z-звіту передбачено додаткові обов’язкові реквізити. Так, у Z-звіті обов’язково мають бути наявними (п. 17 Вимог № 199):
1) підсумок розрахункових операцій за реалізовані товари (надані послуги) за кожною ставкою ПДВ окремо;
2) літерні позначення і відповідні їм ставки ПДВ у відсотках, а також дати їх останнього занесення (якщо воно проводилося в день друкування Z-звіту);
3) суми ПДВ за кожною ставкою;
4) підсумок розрахункових операцій за реалізовані товари (надані послуги), продаж яких не підлягає обкладенню ПДВ;
5) загальний підсумок розрахункових операцій за реалізовані товари (надані послуги) з розбиттям за формами оплати;
6) підсумок розрахункових операцій і суми ПДВ (відповідно до пп. 1, 3 — 5) за сумами коштів, виданих покупцям (споживачам послуг), якщо такий підсумок не дорівнює нулю;
7) сума готівки за операціями «службове внесення» і «службова видача»;
8) кількість касових чеків (квитанцій), виданих за зміну, окремо за реалізованими товарами (наданими послугами) і виданими коштами;
9) номер, дата і час друкування Z-звіту;
10) повідомлення про обнулення регістрів денних підсумків оперативної пам’яті та дійсність Z-звіту.
За аналогією з Х-звітом, у разі призначення РРО для роботи з декількома валютами чек Z-звіту повинен додатково містити підсумки розрахункових операцій щодо кожної валюти окремо.
Крім того, за наявності в чеку інформації про акцизний податок або інший податок (збір) відобразити її слід і в Z-звіті (за аналогією з інформацією про ПДВ).
Майте на увазі: відсутність будь-якого з обов’язкових реквізитів може бути кваліфікована перевіряючими як підстава для невизнання Z-звіту, що прирівнюється до його відсутності. І тут начебто небезпека невелика, адже у ст. 17 Закону про РРО наразі відсутня відповідальність за нероздрукування фіскальних звітних чеків (відповідну норму виключено з 23.07.2015 р.). Проте розслаблятися все ж не варто, оскільки податківці віддавна дуже полюбляють підводити такі порушення під адмінштраф за ст. 1551 КУпАП. Про штрафи, передбачені цією статтею, див. на с. 84.
Крім того, відсутність обов’язкового реквізиту у звітному чеку може свідчити про аналогічне порушення вимог змісту розрахункового документа. А за таке порушення вас уже покарають за повною програмою на підставі п. 1 ст. 17 Закону про РРО (див. с. 81). Цим погрожують податківці в роз’ясненні, наведеному в категорії 109.20 БЗ.
Як часто потрібно роздруковувати Z-звіт? Як ми зазначали раніше, Z-звіт необхідно роздруковувати щодня за ті дні, коли здійснювалися розрахункові операції ( п. 9 ст. 3 Закону про РРО).
Відповідно до п. 1 приміток до Вимог № 199
підсумок розрахунків обчислюють за зміну, максимальна тривалість якої не повинна перевищувати 24 годин
Пам’ятайте: у разі перевищення максимальної тривалості зміни РРО повинен блокуватися* (п. 7 Вимог № 199).
* Після формування і друкування Z-звіту блокування, пов’язане з перевищенням тривалості зміни, буде знято.
А що в цьому випадку вважають зміною? Відповідь на це запитання дає п. 2 Вимог № 199 (ср. ). Так, зміною вважається період роботи РРО від реєстрації першої розрахункової операції після виконання Z-звіту до виконання наступного Z-звіту. Оскільки підсумок розрахунків вноситься до фіскальної пам’яті саме при формуванні Z-звіту, виконання вимоги про обчислення розрахунків за зміну можливе тільки за умови своєчасного друкування Z-звітів.
Зауважте: якщо підприємство працює цілодобово, Z-звіт повинен друкуватися до закінчення календарної доби (до 24:00). Такий висновок виходячи з положень Вимог № 199 фіскали роблять у роз’ясненні, наведеному в категорії 109.10 БЗ.
Це справедливо, адже інакше можлива ситуація, коли в один день буде роздруковано два Z-звіти, а в інший — жодного. А отже, вимогу Закону про РРО стосовно щоденного друкування фіскальних звітних чеків не буде виконано.
Аналогічної думки дотримуються й суди. Так, у постановах ВАСУ від 08.09.2016 р. у справі № 803/1189/15-а і ВСУ від 13.03.2014 р. у справі № 21-5а14, від 14.06.2016 р. у справі № 0870/11140/12 зазначено, що суб’єкти господарювання, які здійснюють розрахункові операції, повинні друкувати Z-звіти щодня, тобто кожен робочий день після закінчення зміни, але не пізніше 24 години цього самого дня.
Роздрукування Z-звіту частіше одного разу за зміну. Законодавство не забороняє роздруковувати декілька Z-звітів протягом дня.
Більше того, у п. 8 гл. 4 розд. II Порядку № 547-2 спеціально застережено ситуацію, коли протягом робочого дня на РРО було роздруковано декілька фіскальних звітних чеків. Не вбачають порушення у друкуванні декількох Z-звітів і податківці. Так, у роз’ясненні, наведеному в категорії 109.09 БЗ, а також у листі МГУ ДФС — ЦООВП від 22.04.2016 р. № 8991/10/28-10-01-3-11 прямо зазначено, що
законодавство не встановлює обмежень щодо кількості роздруківок Z-звітів
У цьому випадку записи в розділі 2 КОРО роблять за кожним фіскальним звітним чеком окремо.
Крім того, в окремих випадках друкування декількох Z-звітів за день може бути обумовлене необхідністю виконання законодавчих вимог. Так, п. 10 розд. III Порядку № 547-1 передбачає порядок дій у разі, коли на період виходу з ладу РРО або при відключенні електроенергії розрахункові операції проводилися з використанням КОРО і РК.
Після встановлення відремонтованого (або резервного) РРО чи відновлення енергопостачання необхідно провести через РРО окремо за кожною ставкою ПДВ, акцизного податку або іншого податку (збору) суми розрахунків за:
— час роботи з використанням РК;
— час роботи, що передував виходу РРО з ладу або відключенню електроенергії, — у разі обнулення оперативної пам’яті.
Після цього слід зробити Z-звіт. Далі протягом дня розрахункові операції здійснюються в загальному порядку, а після закінчення зміни знову роблять Z-звіт.
Крім того, може також статися, що після друкування Z-звіту за день виникла необхідність провести ще одну або декілька розрахункових операцій. У цьому випадку також слід роздрукувати ще один Z-звіт.
Виправлення помилки в Z-звіті. Зауважте:
вносити виправлення до Z-звіту не можна
І не тільки тому, що це не передбачено чинним законодавством, а і у зв’язку з тим, що інакше нівелювалося б саме призначення Z-звіту: підбити підсумок роботи РРО за зміну і обнулити оперативну пам’ять.
Оскільки Z-звіт тільки відображає помилки, допущені за зміну, виправляти слід саме ці помилки, а не власне Z-звіт. Про скасування помилкових сум див. у підрозділі 5.3 на с. 49.
Чи можна замінити Z-звіт Х-звітом? Замінити Z-звіт Х-звітом не можна. Це пояснюється тим, що підсумок розрахунків вноситься до фіскальної пам’яті саме при формуванні Z-звіту. Х-звіт функції внесення до фіскальної пам’яті не виконує. Крім того, Х-звіт взагалі не підпадає під визначення фіскального звітного чека в розумінні Закону про РРО, а це означає, що він за визначенням не може замінити собою Z-звіт.
Передача зміни від одного касира іншому: чи робити Z-звіти? Запам’ятайте: поняття зміни для цілей застосування законодавства про РРО і зміни при визначенні режиму роботи не є тотожними. Як ми вже зазначали, зміна при застосуванні РРО є періодом роботи РРО від реєстрації першої розрахункової операції після виконання Z-звіту до виконання наступного Z-звіту. Жодних застережень щодо режиму роботи касира для цілей визначення зміни щодо РРО немає.
Таким чином,
робити Z-звіт при передачі зміни від одного касира іншому необов’язково
Про це свідчить і лист МГУ ДФС — ЦООВП від 22.04.2016 р. № 8991/10/28-10-01-3-11.
Водночас, як уже було зазначено вище, законодавство не забороняє роздруковувати більше одного Z-звіту протягом 24 годин. Тому, якщо підприємство вважатиме це доцільним, воно може внутрішніми документами зобов’язати своїх співробітників роздруковувати Z-звіт при передачі зміни від одного касира іншому.
Z-звіт резервного РРО. У разі виходу основного РРО з ладу і проведення його ремонту розрахункові операції можна здійснювати із застосуванням належним чином зареєстрованого резервного РРО ( ст. 5 Закону про РРО). При цьому на суб’єкта господарювання в цьому випадку поширюються ті самі вимоги, що й при використанні основного РРО, у тому числі й вимога про щоденне друкування Z-звітів. Якщо ж резервний РРО протягом робочого дня не використовується, то обов’язку роздруковувати на ньому Z-звіт, безумовно, немає. Це підтверджують і фіскали у своєму роз’ясненні, наведеному в категорії 109.06 БЗ.
5.3. Виправляємо помилково проведену через РРО операцію
Помиляються всі. Ось і касир не застрахований від допущення помилки при реєстрації операції через РРО. У такому разі він має право скористатися п. 7 розд. III Порядку № 547-1 і скасувати помилково проведену суму розрахунку. Зробити це можна таким чином:
— якщо РРО, що використовується, має можливість окремо накопичувати у фіскальній пам’яті від’ємні суми розрахунків, то помилково проведену суму скасовують шляхом реєстрації від’ємної суми;
— якщо ж РРО не забезпечує окремого накопичення у фіскальній пам’яті від’ємних сум, скасувати помилкову суму можна за допомогою операції «службова видача».
Скасовувати помилкову суму, використовуючи операцію «сторно», заборонено.
У надрукованому чеку в разі скасування операції перед скасованою сумою може друкуватися знак «-» (мінус).
Після того як помилку буде виправлено, необхідно скласти акт про скасування помилково проведеної через РРО суми розрахунку. У ньому слід зазначити дані про помилкову суму і реквізити розрахункового документа (п. 8 розд. III Порядку № 547-1).
Акт передають до бухгалтерії, де він зберігається протягом 3 років. За відсутності бухгалтерії акти підклеюють до останньої сторінки відповідної КОРО. Наведемо приклад такого акта нижче.
Виправити помилку слід до закінчення робочого дня. Адже чинне законодавство не передбачає механізму виправлення помилково проведеної через РРО суми наступного дня. Про це податківці нагадують у консультації, розміщеній у категорії 109.06 БЗ.
Зауважте: при скасуванні помилково проведеної через РРО розрахункової операції таку суму у графах 5 — 10 розділу 2 КОРО не відображають.
5.4. Повертаємо кошти покупцю
При розрахункових операціях, як відомо, потрібно застосовувати РРО. При цьому розрахунковою операцією вважається, зокрема, видача готівки (при використанні банківської платіжної картки — оформлення розрахункових документів про перерахування коштів до банку покупця) за повернений покупцем товар або ненадану послугу ( ст. 2 Закону про РРО). Проте коли йдеться про повернення грошових коштів, то тут важливу роль грає також і те, за що саме відбувається таке повернення. Давайте розбиратися в цих нюансах.
Коли використовувати РРО обов’язково
Повернення оплати за товар. Сумнівів у тому, що в разі такого повернення використовувати РРО обов’язково, не виникає. Адже видача готівкових коштів за товар, що повертається покупцем, або оформлення при цьому розрахункових документів для перерахування коштів до банку покупця з позиції Закону про РРО є розрахунковою операцією. У зв’язку з цим особи, які здійснюють таке повернення, зобов’язані:
— проводити зазначені операції через РРО з роздрукуванням відповідних розрахункових документів, що підтверджують виконання розрахункових операцій;
— видавати особі, яка повертає товар, розрахунковий документ установленої форми на повну суму проведеної операції.
Часткове повернення оплати за товар/послугу. При буквальному прочитанні ця ситуація не відповідає визначенню розрахункової операції. Адже тут ідеться про зменшення ціни за товар/послугу, яке не супроводжується поверненням товару або відмовою від послуги. Незважаючи на це, фіскали напевно вимагатимуть, щоб повернення готівкою або безготівкове повернення на картку проводилося з використанням опломбованого, зареєстрованого в установленому порядку і переведеного у фіскальний режим роботи РРО. Як діяти за наявності таких вимог контролюючих органів, кожному суб’єкту господарювання доведеться вирішувати самому: сперечатися з ними чи погоджуватися.
Повернення передоплати за товар. Якщо йдеться про повернення передоплати готівкою за товар, що фактично перебував у продавця і покупцю не передавався, то ця операція не відповідає визначенню розрахункової операції, наведеному у ст. 2 Закону про РРО. Адже щоб така операція вважалася розрахунковою, повинен мати місце факт видачі готівкових коштів за товар, що раніше був оплачений, отриманий покупцем і тепер повертається продавцю. У цьому ж випадку якогось руху товару не відбувається. Продавець просто повертає покупцю грошові кошти в розмірі внесеної передоплати (авансу). Таким чином, на нашу думку, видача готівки покупцю при поверненні раніше внесеної ним передоплати за товар не вимагає обов’язкового застосування РРО. При виконанні такої операції цілком можна обмежитися випискою видаткового касового ордера.
На наш погляд, операція з повернення «неотовареної» передоплати не вважатиметься розрахунковою і в разі, коли продавець повертає гроші назад на картку покупця. Інакше кажучи, проводити таке безготівкове повернення через РРО також не потрібно — достатньо підготувати платіжне доручення на перерахування грошових коштів з поточного рахунка продавця на картковий рахунок покупця.
Проте фіскали мають із цього приводу іншу точку зору. Вони вважають, що повернення грошових коштів (передоплати) покупцю за товар є саме розрахунковою операцією, і відповідно наполягають на використанні в таких ситуаціях РРО (див. пп. 2.2.55 і 2.2.147 листа № 14083). Аргументують це тим, що в ст. 9 Закону про РРО випадок незастосування РРО при поверненні покупцю готівкових* грошових коштів за не отриманий ним товар не названо.
* У зазначених підпунктах листа йдеться тільки про повернення готівки. Проте судячи з наведеної аргументації, податківці також заперечуватимуть проти безготівкового повернення передоплати за товар на картку без застосування РРО.
Повернення передоплати за послугу. Якщо суб’єкту господарювання доводиться повертати аванс за послугу, яка з тих чи інших причин ним фактично не надана, то таке повернення вважається розрахунковою операцією згідно зі ст. 2 Закону про РРО. А отже,
повертати аванс за ненадану послугу доведеться із застосуванням РРО
Операція повернення грошових коштів за повернений покупцем товар або ненадану послугу вимагає застосування РРО? Тоді зверніть увагу на те, як оформити виплату грошей правильно.
Оформляємо повернення грошових коштів
Реєстрацію видачі коштів у разі повернення товару (ненадання послуги) здійснюють у видатковому чеку, надрукованому РРО, який забезпечує окреме накопичення у фіскальній пам’яті додатних і від’ємних сум. При цьому перед сумою виданих коштів може друкуватися знак «-» (мінус). Форму такого чека (№ ФКЧ-2) наведено в додатку 2 до Положення № 13 (див. с. 37 цього спецвипуску).
А якщо РРО не забезпечує окремого накопичення у фіскальній пам’яті від’ємних сум розрахунків? У такому разі допускається реєстрація видачі коштів за допомогою операції «службова видача».
Використовувати операцію «сторно» для цих цілей заборонено
Невиконання підприємством зазначеної вимоги може призвести до застосування штрафних санкцій згідно з п. 1 ст. 17 Закону про РРО (про суму штрафу див. у розділі 8 на с. 79).
Може так статися, що у скриньці РРО недостатньо готівки, щоб повернути покупцю необхідну суму. У такому разі касиру необхідно звернутися до бухгалтерії підприємства, щоб з каси видали суму грошових коштів, якої не вистачає, для повернення покупцю. Таку суму вносять до скриньки РРО за допомогою операції «службове внесення». Далі касир діє за наведеною вище схемою. Такий алгоритм дій наведено в роз’ясненні, розміщеному в категорії 109.06 БЗ.
При поверненні коштів покупцю врахуйте важливий момент, застережений у п. 8 розд. III Порядку № 547-1. Так, якщо сума коштів, виданих при поверненні товару (рекомпенсації раніше оплаченої послуги), перевищує 100 грн., матеріально відповідальна особа підприємства або особа, яка безпосередньо здійснює розрахунки (як правило, це касир торговельного залу), має скласти акт про видачу коштів. У ньому необхідно зазначити:
— дані документа, що встановлює особу покупця, який повертає товар (відмовляється від послуги);
— відомості про товар (послугу);
— суму виданих коштів;
— номер, дату і час видачі розрахункового документа, що підтверджує покупку товару (отримання послуги).
Акт про видачу коштів може бути складено за зразком, наведеним на рис. 5.3 (див. с. 52).
Такий акт передають до бухгалтерії підприємства і зберігають протягом 3 років. За відсутності бухгалтерії акт підклеюють на останній сторінці КОРО.
Цікавий момент! Як зазначили фіскали в консультації з категорії 109.20 БЗ, відповідальності суб’єкта господарювання за нескладання акта про видачу коштів або незазначення в ньому необхідних відомостей чинним законодавством не передбачено.
5.5. РРО не працює: причини та наслідки
Інколи з не залежних від суб’єкта господарювання причин трапляються ситуації, коли РРО не може використовуватися. Ідеться про три випадки:
1) відключення електроенергії;
2) поломка РРО;
3) відключення Інтернету.
Що робити в таких випадках? Зараз розповімо.
Якщо тимчасово відключили електроенергію
При настанні такої форс-мажорної ситуації проводити розрахунки потрібно з використанням КОРО і РК.
При цьому
використовувати КОРО і РК при відключенні електроенергії можна не більше 7 робочих днів ( ст. 5 Закону про РРО)
Якщо електроенергію відключили на триваліший строк, необхідно припинити продаж товарів (робіт, послуг) за готівку до відновлення електропостачання. У такому разі реалізовувати товари можна тільки за безготівковим розрахунком без використання платіжних карток.
Запасіться документами, що підтверджують період відсутності електроенергії. Адже якщо такої підтверджуючої «первинки» не буде, це може стати причиною застосування штрафу за непроведення розрахункових операцій через РРО, передбаченого п. 1 ст. 17 Закону про РРО (див. лист ДПАУ від 05.10.2010 р. № 20886/7/10-2017).
Розглянемо алгоритм дій у разі тимчасового відключення електроенергії на період не більше 7 робочих днів.
Етап 1. Підготовка до здійснення розрахункових операцій.
1. Після відключення електроенергії касир підраховує суму виручки, що знаходиться у скриньці РРО, і записує її в корінець першої розрахункової квитанції з позначкою «Службове внесення».
2. Касир заповнює графи 1 — 5 розділу 3 КОРО, а саме:
— у графі 1 відображає номер першого на початок робочого дня фіскального чека;
— у графі 2 зазначає номер останнього фіскального чека, виконаного перед відключенням електроенергії;
— у графі 3 проставляє номер РК, що використовуватиметься в період відсутності електроенергії;
— у графі 4 зазначає дату і час початку використання РК;
— у графі 5 наводить серію і номер першої розрахункової квитанції (у корінці цієї квитанції було зроблено запис «Службове внесення»).
Увага! Якщо світло відключили більш ніж на один робочий день, то в розділі 3 КОРО графи 1 і 2 заповнюють тільки в перший день роботи без РРО (у день відключення електроенергії), а графу 8 — тільки в останній день використання РК. Усі інші графи заповнюють щодня (п. 10 гл. 4 розд. ІІ Порядку № 547-2).
Етап 2. Оформлення розрахункових операцій.
1. Заповнюють розрахункові квитанції (корінець і відривну частину) на кожну розрахункову операцію. Детально про це див. у підрозділі 6.5 на с. 69.
2. До розділу 2 КОРО вносять дані за кожен день розрахунків з використанням РК. При цьому в записах за перший день ураховують інформацію про суми розрахунків, що були проведені з початку робочого дня до відключення електроенергії (на підставі контрольної стрічки РРО).
Якщо в кінці робочого дня фіскальний звітний чек не роздруковувався через відсутність електроенергії, у графі 2 розділу 2 КОРО замість номера Z-звіту зазначають номер РК, що використовувалася.
3. За кожен робочий день до розділу 3 КОРО вносять записи про реквізити розрахункових квитанцій до і після закінчення використання РК у межах робочого дня або зміни. Причому щодня заповнюють тільки:
— графи 3 — 5, де зазначають номер РК, що використовується, час і дату першої розрахункової квитанції, а також її серію та номер. Ці графи заповнюють на початку кожного робочого дня (зміни);
— графи 6 і 7, в яких проставляють час і дату останньої виписаної за робочий день (зміну) розрахункової квитанції, а також її серію та номер.
Етап 3. Відновлено постачання електроенергії.
1. Проводять через РРО суми розрахунків за час роботи до відключення електроенергії, якщо інформація про ці суми не збереглася в РРО (у разі обнулення оперативної пам’яті). Зазначені суми вводять до РРО окремо за кожною ставкою ПДВ, акцизного податку або іншого податку (збору). Роблять це на підставі контрольної стрічки. У разі необхідності може бути виконано операцію «службове внесення» готівки, що зберігається на місці проведення розрахунків (розмінної монети).
2. Підраховують суму розрахунків, оформлених за допомогою РК, за корінцями розрахункових квитанцій і записують цю суму до корінця останньої розрахункової квитанції з позначкою «Службова видача» (сюди буде включено й суму, що перебувала у скриньці РРО на момент відключення електроенергії, — етап 1).
3. Проводять через РРО суму розрахункових операцій, що були оформлені розрахунковими квитанціями за період відключення електроенергії, окремо за кожною ставкою ПДВ, акцизного податку або іншого податку (збору).
З метою перевірки правильності внесених сум рекомендуємо роздрукувати Х-звіт.
4. Роздруковують Z-звіт і на його підставі заповнюють розділ 2 КОРО.
Якщо РРО не працював декілька днів, у розділі 2 КОРО слід зазначити, за які дати підсумовано дані в Z-звіті
5. Заповнюють графи 6 — 8 розділу 3 КОРО, а саме:
— у графі 6 зазначають дату і час закінчення використання РК;
— у графі 7 відображають серію і номер останньої використаної розрахункової квитанції;
— у графі 8 проставляють номер Z-звіту, роздрукованого після введення РРО в дію.
Ось, власне, і всі дії, які необхідно зробити касиру в разі тимчасового відключення електроенергії. Тепер розглянемо наступний можливий форс-мажор.
Якщо РРО вийшов з ладу (зламався)
У цьому випадку розрахунки потрібно проводити в один із таких способів:
— з використанням КОРО і РК;
— з використанням зареєстрованого в установленому порядку резервного РРО.
При виході з ладу РРО граничний строк, на який слід орієнтуватися для використання РК і КОРО (резервного РРО), не встановлено. Тому, на перший погляд, у цьому випадку можна використовувати КОРО і РК доти, доки такий РРО не відремонтують.
Водночас такий строк установлено для ЦСО п. 2 ст. 14 Закону про РРО і п. 18 розд. II Порядку опломбування РРО. Так, сервісний центр зобов’язаний забезпечувати відновлення роботи РРО, що вийшов з ладу, протягом 7 робочих днів.
Які дії потрібно зробити в разі виходу РРО з ладу при застосуванні КОРО і РК і при використанні резервного РРО, розповімо далі.
Використовуємо КОРО і РК. Порядок проведення розрахунків з використанням КОРО і РК при виході з ладу РРО подібний до порядку дій при відключенні електроенергії, але має свої особливості. Алгоритм дій для такої ситуації наведемо нижче.
Етап 1. Підготовка до здійснення розрахункових операцій.
1. Повідомляємо ЦСО про вихід з ладу РРО.
2. Заповнюємо графи 1 і 2 розділу 4 КОРО, що зареєстрована на РРО, який вийшов з ладу.
Цей розділ при звичайній роботі РРО не заповнюють
3. Підраховуємо суму виручки, яка знаходиться у скриньці РРО, що вийшов з ладу, і записуємо її в корінець першої розрахункової квитанції з позначкою «Службове внесення».
4. Заповнюємо графи 1 — 5 розділу 3 КОРО.
Етап 2. Оформлення розрахункових операцій.
1. Здійснюємо розрахункові операції, що оформляються за допомогою розрахункових квитанцій.
2. Щодня заповнюємо розділи 2 і 3 КОРО так само, як при відключенні електроенергії (див. с. 53).
Етап 3. Відновлення роботи РРО.
1. Дозаповнюємо разом із працівником ЦСО розділ 4 КОРО.
Працівник ЦСО заповнює:
— графу 3, в якій зазначає характер несправності;
— графу 4, де проставляє дату і час відновлення роботи РРО;
— графу 5, в якій ставить свій підпис та індивідуальне клеймо після передачі відремонтованого РРО.
Касир заповнює:
— графу 6 — зазначає, як проводилися розрахунки в період ремонту РРО (за допомогою РК і КОРО або через резервний РРО);
— графу 7 — записує номер першого Z-звіту, виконаного після відновлення роботи відремонтованого РРО.
2. Якщо відбулося обнулення оперативної пам’яті, проводимо через РРО суми розрахунків за час роботи до поломки РРО окремо за кожною ставкою ПДВ, акцизного податку або іншого податку (збору) (на підставі контрольної стрічки). У разі необхідності може бути виконано операцію «службове внесення» готівки, що зберігається на місці проведення розрахунків (розмінної монети).
3. Підраховуємо суму розрахунків, оформлених за допомогою РК, за корінцями розрахункових квитанцій і записуємо її до корінця останньої розрахункової квитанції з позначкою «Службова видача» (сюди буде включено й суму, що знаходилася у скриньці РРО на момент його поломки*, — етап 1).
* Звичайно, якщо цю суму не було інкасовано раніше.
4. Проводимо через РРО суму розрахункових операцій, що були оформлені розрахунковими квитанціями за період ремонту РРО, окремо за кожною ставкою ПДВ, акцизного податку або іншого податку (збору). Щоб перевірити правильність уведених сум, рекомендуємо зробити Х-звіт.
5. Роздруковуємо Z-звіт і на його підставі заповнюємо розділ 2 КОРО. Якщо РРО не працював декілька днів, у розділі 2 КОРО слід зазначити, за які дати підсумовано дані в Z-звіті.
6. Заповнюємо графи 6 — 8 розділу 3 КОРО.
Використовуємо резервний РРО і КОРО на нього. Застосування резервного РРО при виході з ладу основного є дуже зручним, оскільки не вимагає від касира використання ручних засобів розрахунку (розрахункових квитанцій). Річ у тім, що розрахунки з покупцями через резервний РРО відбуваються у звичайному порядку. Хоча все одно є деякі особливості.
У цьому випадку касир діє так:
1. Після поломки РРО до початку розрахункових операцій підраховує суму коштів, що знаходиться у скриньці РРО (суму виручки, отриманої за день до поломки РРО і відображеної в контрольній стрічці, і суму розмінної монети).
2. Уключає резервний РРО. Майте на увазі:
такий РРО має бути належним чином зареєстровано
3. Операцією «службове внесення» уносить суму готівки, що переноситься до скриньки резервного РРО зі скриньки поламаного РРО.
4. Проводить розрахункові операції через резервний РРО у звичному режимі. Дані з роздрукованого Z-звіту вносить до КОРО, зареєстрованої на резервний РРО.
5. Після відновлення роботи основного РРО підраховує суму готівки у скриньці резервного РРО і з використанням операції «службова видача» передає її до скриньки відремонтованого РРО або до каси.
6. Роздруковує Z-звіт на резервному РРО, на підставі якого заповнює розділ 2 КОРО, зареєстрованої на такий резервний РРО.
7. Розбирається з виручкою, отриманою в день поломки основного РРО. Якщо відбулося обнулення оперативної пам’яті, проводить через відремонтований РРО суми розрахунків за час роботи до його поломки окремо за кожною ставкою ПДВ, акцизного податку або іншого податку (збору) (на підставі контрольної стрічки). У разі необхідності виконує операції «службове внесення» або «службова видача» (зокрема, на суму коштів, перенесених у день поломки до резервного РРО). Для контролю правильності внесених сум слід роздрукувати Х-звіт.
8. Роздруковує Z-звіт і відображає його в розділі 2 КОРО, зареєстрованої на основний РРО.
9. Операцією «службове внесення» вносить суму готівки, що переміщується зі скриньки резервного РРО до скриньки відремонтованого РРО.
10. Розділ 4 КОРО заповнює так само, як і при використанні РК (див. вище).
11. Проводить розрахункові операції через відремонтований РРО в загальному порядку. Z-звіт друкує у звичайному режимі (у день відновлення роботи — за період з початку проведення першої розрахункової операції).
Якщо відключили Інтернет
Якщо йдеться про відключення Інтернету, то спочатку (протягом 72 годин або до переповнення пам’яті модему) жодних особливостей при проведенні розрахунків не виникає. Тобто в такому разі ви, як і раніше, продовжуєте використовувати свій РРО у звичному режимі.
По-хорошому, якщо є якісь пошкодження телекомунікаційної мережі, оператори/провайдери повинні їх усунути і відновити доступ до Інтернету з установленими показниками якості телекомунікаційних послуг протягом доби (п.п. 26 п. 39 Правил № 295, п. 3.1 Показників якості № 803). Проте на ділі, як показує практика, усунення несправностей не завжди відбувається так оперативно.
Що ж робити, якщо з’єднання з Інтернетом відсутнє більше 72 годин
У такому разі проведення розрахунків доведеться призупинити, оскільки роботу РРО просто буде заблоковано (п.п. 3.1.2 Вимог № 1057). Зазначають це й податківці в листі Міндоходів від 11.03.2014 р. № 4479/6/99-99-18-03-01-15. Те саме необхідно зробити в момент переповнення пам’яті модему контрольно-звітною інформацією (тільки для РРО, що друкують паперову контрольну стрічку).
Таке блокування відбудеться у зв’язку з тим, що РРО не матиме можливості автоматично передати інформацію про роботу РРО до контролюючих органів. А якщо інформацію передати не вдається, то й розрахунки здійснювати не можна.
Про блокування вам просигналізує сам РРО. Так, ви побачите відповідне світлове повідомлення на індикаторі касового апарата, а також почуєте звуковий сигнал.
Коли з’єднання з Інтернетом відновиться і звітні дані буде передано, РРО розблокується (п. 9 Вимог № 199).
Примітно, що жодної необхідності в поданні паперової РРО-звітності про роботу у «проблемний» період не виникає, оскільки після відновлення нормальної роботи РРО звітні дані будуть передані до органів ДФСУ в електронному вигляді*.
* Про подання звітності за РК див. у підрозділі 6.6 на с. 71.
Зауважте: якщо строк неподання електронної РРО-інформації у зв’язку з відсутністю з’єднання з Інтернетом не перевищує 7 робочих днів, відповідальність за неподання такої інформації до суб’єкта господарювання не застосовується (див. роз’яснення фіскалів, наведене в категорії 109.20 БЗ). Проте для цього суб’єкт господарювання повинен мати документи, що підтверджують пошкодження телекомунікаційної мережі.
5.6. Електронна РРО-звітність
Як ми вже зазначали раніше, суб’єкти господарювання, які використовують РРО**, зобов’язані подавати електронні копії розрахункових документів і фіскальних звітних чеків РРО до органів ДФСУ по дротових або бездротових каналах зв’язку ( абзац другий п. 7 ст. 3 Закону про РРО).
** Крім електронних таксометрів, автоматів із продажу товарів (послуг) і РРО з купівлі-продажу іноземної валюти, які повинні передавати органам ДФСУ по дротових або бездротових каналах зв’язку тільки інформацію про обсяг розрахункових операцій.
А як здійснити передачу такої електронної РРО-звітності? Усе дуже просто! Суб’єкту господарювання це не коштуватиме жодних зусиль.
Усі операції сучасний касовий апарат здійснює самостійно
Але для цього суб’єкт господарювання повинен не тільки зареєструвати свій РРО, а й підключити його (його модем) через Інтернет до еквайєра (звісно, на підставі укладеного зі своїм провайдером договору).
Спрощено подання органам ДФСУ контрольно-звітної інформації в електронному вигляді виглядає так:
1. Передачу чергової порції звітної інформації ініціює сам РРО.
2. Набір даних засобами модуля безпеки SAM захищається від підміни, модифікації та перегляду.
3. Модем забезпечує з’єднання РРО з еквайєром і передає захищений набір даних.
4. Еквайєр після необхідних перевірок передає інформацію до системи обліку даних РРО (далі — СОД). Інформація зберігається в базі даних еквайєра до отримання підтвердження від СОД про успішне прийняття даних.
5. Еквайєр направляє РРО (або модему) підтвердження про отримання та успішне збереження набору даних.
6. РРО приймає підтвердження і зберігає його.
7. Якщо процес передачі успішно завершено, то в СОД формується набір команд, які передаються за всім ланцюжком назад на РРО (модем).
При виникненні збою на будь-якій ділянці шляху «ображений» елемент системи, що не отримав достовірну порцію звітної інформації (наприклад, еквайєр), дає команду попередньому елементу повторити операцію — аж до її успішного завершення. РРО забезпечує індикацію стану процесу передачі. Якщо в певний момент передача неможлива внаслідок завантаженості каналу, система обере для цього інший час.
Майте на увазі: у разі неподання до органів ДФСУ РРО-звітності по дротових або бездротових каналах зв’язку до суб’єктів господарювання застосовують штрафні санкції (див. с. 83).
Крім того, за зазначене правопорушення особам, які здійснюють розрахункові операції, і посадовим особам суб’єктів господарювання загрожує адміністративна відповідальність відповідно до ст. 1551 КУпАП.
висновки
- Касир щодня за ті дні, коли здійснювалися розрахункові операції, роздруковує Z-звіт з обнуленням інформації в оперативній пам’яті і внесенням її до фіскальної пам’яті РРО.
- Видачу коштів у разі повернення товару або ненадання послуги здійснюють із застосуванням РРО.
- На період тимчасового, але не більше 7 робочих днів, відключення електроенергії розрахунки можна здійснювати з використанням КОРО і РК.
- Якщо РРО вийшов з ладу, розрахунки можна здійснювати двома способами: з використанням КОРО і РК або із застосуванням резервного РРО.
- Якщо більше 72 годин відсутнє з’єднання з Інтернетом, проведення розрахунків через РРО призупиняється.
