Касові операції в підприємців

9.1. «Підприємницькі» особливості касових операцій

При здійсненні касових операцій підприємці повинні враховувати вимоги Положення № 148. Це прямо прописано в п. 1 цього документа. Водночас щодо ФОП його норми застосовуються вельми вибірково та специфічно. Розпочнемо з визначення каси підприємця.

Згідно з п.п. 8 п. 3 Положення № 148, каса — це приміщення або місце здійснення готівкових розрахунків, а також приймання, видачі, зберігання готівки, інших цінностей, касових документів. Виходячи із цього визначення, касою може вважатися як спеціальне приміщення, так і просто спеціально відведене місце проведення розрахунків.

У підприємця, який не має можливості виділити для приміщення каси спеціальну кімнату, касою вважатиметься місце, де він:

— проводить готівкові розрахунки, наприклад, приймає гроші від покупців;

— видає готівку (виплачує зарплату, аванси на відрядження, грошові кошти під звіт тощо);

— зберігає готівкові грошові кошти та Книгу обліку доходів або Книгу обліку доходів і витрат.

Отже,

Якщо ФОП (його касир) буде в постійному русі, то і каса постійно переміщатиметься з ним.

У підприємців, що застосовують РРО, касою в розумінні Положення № 148 буде РРО. Ми на самому початку акцентуємо на цьому увагу з однієї важливої причини. Річ у тому, що особливі вимоги щодо облаштування каси, як і раніше, висуваються тільки до підприємств (п. 38 Положення № 148). На підприємців зазначена норма не поширюється (див. також лист НБУ від 16.04.2015 р. № 50-01015/25464, який хоча і посилається на скасоване Положення № 637, актуальний і сьогодні).

Також дуже важливо, що на ФОП, як і раніше, не поширюється вимога про встановлення ліміту каси та дотримання строків здавання готівки до банку. Це прямо визначено п. 14 Положення № 148. Тобто готівка в підприємця може зберігатися в будь-якій сумі і будь-яку кількість днів. Здавати її до банку зовсім не обов’язково. Та і взагалі поточний рахунок у банку ФОП відкривати не зобов’язаний.

А ось дотримуватися граничних розмірів розрахунків готівкою підприємці повинні. Тобто при готівкових розрахунках з підприємствами і підприємцями застосовується обмеження в 10 тис. грн., а при розрахунках із фізособами — 50 тис. грн. на день за одним або кількома платіжними документами (п. 6 Положення № 148). Перевищення загрожує ФОП штрафними санкціями (див. розділ 11 на с. 96). Детальніше про «готівкові» обмеження див. у розділі 6 на с. 62.

Здійснювати касові операції та займатися їх оформленням може як сам підприємець, так і його найманий працівник. При цьому пам’ятайте: з особою, яка працює з готівковими коштами, слід укласти договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність (пп. 44 і 45 Положення № 148). Якщо підприємець сам «відає» своєю касою, то договір про матвідповідальність самому із собою укладати, звісно ж, не треба ☺.

А тепер розглянемо, які документи зобов’язаний оформляти підприємець при здійсненні касових операцій.

9.2. Оформлення операцій з готівкою

Спочатку — про найголовніше:

Про це прямо говорить абзац четвертий п. 39 Положення № 148. Підтверджують цей факт і податківці (див. консультацію в підкатегорії 109.15 БЗ).

Щодо оформлення ФОП касових ордерів Положення № 148, як і скасоване Положення № 637, однозначної вказівки не містить (ні про обов’язковість їх застосування, ні про заборону їх використовувати).

При цьому раніше НБУ вказував на те, що:

— форми касових ордерів передбачають їх застосування тільки юридичними особами (див. лист від 30.10.2006 р. № 25-113/2453-11507);

— оприбуткування готівки ФОП здійснюють без оформлення ПКО (див. лист від 09.03.2011 р. № 11-117/982-3354);

— до підприємців не висуваються вимоги про оформлення касових операцій прибутковими і видатковими касовими ордерами (див. лист від 16.04.2015 р. № 50-01015/25464).

Проте на практиці деякі ФОП використовували касові ордери, хоча податківці були проти.

Зазначимо, що в новому Положенні № 148 у цьому питанні практично нічого не змінилося. Єдине, що насторожує, — поява норми-загадки в п. 13 Положення № 148. Відповідно до неї підприємства і ФОП, які здійснюють розрахунки готівкою без РРО і специфіка функціонування яких унеможливлює оформлення ними кожної операції касовим ордером (!), оприбутковують готівку наприкінці робочого дня за сукупністю операцій загалом за день з оформленням касовими документами і відображенням у КОРО або РК. Чи не означає це, що ФОП тепер обов’язково повинні оформляти ПКО?

Як нам здається, це більше схоже на технічну помилку НБУ при складанні тексту Положення № 148. Адже більше ніде не згадується про обов’язок підприємців виписувати касові ордери. Крім того, форми ПКО і ВКО, як і раніше, передбачають їх застосування тільки юрособами. Та й податківці в консультації з підкатегорії 109.15 БЗ*, як і раніше, у категоричній формі стверджують: ФОП касових ордерів не складають.

* Обережні підприємці можуть отримати для себе індивідуальну податкову консультацію із цього питання.

А які ж документи, на думку фіскалів, повинен виписувати підприємець? Вони вважають, що при прийманні готівки ФОП зобов’язані на вимогу покупця видавати касовий чек, товарний чек або розрахункову касову квитанцію. Давайте поговоримо про розрахункові документи детальніше.

Розпочнемо з приймання готівки. З п. 2 ст. 3 Закону про РРО ми можемо дійти висновку, що підприємці зобов’язані видавати розрахунковий документ на повну суму проведеної операції. При застосуванні РРО такими розрахунковими документами є: фіскальний касовий чек, розрахункова квитанція, спрощена розрахункова квитанція. Форми зазначених документів наведено в додатках до Положення № 13.

Якщо ж підприємець не застосовує РРО і РК, то він зобов’язаний видавати кожному покупцеві розрахунковий документ, що засвідчує факт купівлі, із зазначенням дати продажу. Цього вимагає ч. 11 ст. 8 Закону про захист прав споживачів. Зазначимо, що форма і зміст розрахункового документа для «безРРОшників» законодавчо не встановлені.

На наш погляд, такими розрахунковими документами можуть бути:

— квитанція. На практиці ФОП, оформляючи надходження грошей квитанціями, частенько на догоду податківцям відштовхуються від розрахункової квитанції за формою № РК-1 (додаток 3 до Положення № 13). При цьому можна придбати книжку з такими квитанціями або роздрукувати квитанції самостійно. А ось реєструвати РК з розрахунковими квитанціями в податківців утакій ситуації не потрібно. Так само як і не потрібно заводити/реєструвати КОРО;

— товарний чек. Зверніть увагу: в листі ДПАУ від 27.04.2011 р. № 7966/6/23-7015/515 податківці констатували, що форма товарного чека не встановлена і визнавали право ФОП складати його в довільній формі. Проте при цьому

Аналогічний висновок міститься і в консультації з підкатегорії 109.10 БЗ. У ній фіскали доходять висновку, що суб’єкт господарювання може видавати товарні чеки довільної форми. Проте водночас наполягають, щоб у таких чеках був напис «Товарний чек» і за змістом вони відповідали вимогам п. 2 розд. II Положення № 13, за винятком відображення в них фіскального номера РРО і напису «Фіскальний чек». Ми вважаємо цю вимогу податківців не дуже коректною. Якщо підприємець має право не використовувати РРО, то з чого б йому в товарному чеку дотримуватися вимог, що висуваються до касового чека? Але якщо не хочете вступати з фіскалами в суперечку, прислухайтеся до їх думки.

Тепер декілька слів про оформлення видаткових касових операцій. Складати РКО підприємці не зобов’язані. Підприємець (його касир) може (але не зобов’язаний!) видавати грошові кошти за відомістю на виплату готівки, форма якої наведена в додатку 1 до Положення № 148. Також для передачі готівки можна використовувати закупівельні акти та інші документи, складені в довільній формі. Зокрема, підтвердженням видачі готівки може слугувати розписка одержувача.

Але при цьому пам’ятайте: який би варіант оформлення касових операцій ви не обрали, для надання документу статусу первинного він повинен містити обов’язкові реквізити, перелічені в ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік. А саме: назву документа і дату його складання, П. І. Б. підприємця, від імені якого складений документ, зміст і обсяг господарської операції, одиницю виміру, посади осіб, відповідальних за здійснення операції, підписи осіб, що брали участь у її здійсненні.

9.3. Оприбуткування готівки

Уся готівка, що надходить до кас, повинна своєчасно (у день надходження) і в повній сумі оприбутковуватися (п. 11, п.п. 2 п. 58 Положення № 148). Це правило поширюється і на ФОП.

Згідно із «загальним» визначенням оприбуткуванням вважається проведення суб’єктами господарювання обліку готівки в касі на повну суму її фактичних надходжень у касовій книзі / Книзі обліку доходів і витрат (п.п. 18 п. 3 Положення № 148).

Запам’ятайте:

Як ми вже з’ясували, підприємці касової книги не ведуть. Тому ФОП можуть оприбутковувати готівку тільки одним способом — у Книзі обліку доходів (або Книзі обліку доходів і витрат).

А як часто потрібно вносити записи в ці книги — за кожним фактичним надходженням чи за підсумком за день?

В абзаці першому п. 11 Положення № 148 зазначено, що готівка, яка надходить до кас, оприбутковується в день її отримання в повній сумі. При цьому підприємствам пропонується затвердити внутрішнім документом порядок оприбуткування готівки у своїй касі (п. 12 Положення № 148). Щодо підприємців подібної вимоги немає. Так само як і немає інших спеціальних норм з оприбуткування, крім «загадкового» п. 13 Положення № 148 (див. на с. 87). Тому, вважаємо, як і раніше, при заповненні «підприємницьких» книг потрібно орієнтуватися на порядки їх ведення.

Для загальносистемників це Порядок № 481. Із самої форми Книги обліку доходів і витрат для загальносистемників видно, що в графі 1 передбачені тільки такі періоди обліку, як день, місяць, квартал і рік. Крім того, в п. 5 Порядку № 481 прямо зазначено: записи в Книзі виконуються за підсумками робочого дня, протягом якого отримано дохід. Тобто протягом робочого дня нічого записувати не вимагається, а вже після його закінчення потрібно проставити дату в графі 1 і заповнити необхідні графи такого рядка.

У фізосіб-єдиноподатників порядки заповнення Книги обліку доходів та Книги обліку доходів і витрат затверджені наказом Мінфіну від 19.06.2015 р. № 579. Із зазначених порядків виходить, що такі суб’єкти господарювання теж мають право записувати до відповідної Книги дохід загальним підсумком за день, не розшифровуючи його за окремими операціями.

Детально з особливостями заповнення «підприємницьких» книг ви можете ознайомитися в спецвипуску «Податки та бухгалтерський облік», 2017, № 76, с. 19 і 67.

Майте на увазі: неоприбуткування, неповне або несвоєчасне оприбуткування готівки є штрафонебезпечним (див. розділ 11 на с. 96).

Розібравшись із особливостями обліку готівки підприємцями, переходимо до питання про те, якими є механізми контролю за дотриманням касової дисципліни суб’єктами господарювання.