Безкоштовне харчування працівників

Персоніфікація — усьому голова

Надати працівникам безкоштовне харчування можна кількома шляхами. Наприклад, працівники можуть отримувати обіди певної вартості в сторонньому закладі ресторанного господарства (далі — ЗРГ), їдальні/буфеті підприємства за відомостями, талонами або картками. Можна надавати працівникам «продуктові набори», видавати їм грошові кошти у вигляді дотацій на харчування, встановити знижки на готові страви, що продаються в їдальні/буфеті, тощо.

Розмір суми коштів, що виділяються на харчування з розрахунку на одну особу за певний період, розмір знижок на готові страви, які продаються, або норми видачі продуктів працівникам підприємство має право визначати самостійно виходячи зі своїх фінансових можливостей.

Розпочнемо з приємного — з варіантів організації харчування без ПДФО і ВЗ. Чим вони примітні? Наприклад, харчування організовується за системою «шведський стіл» або буфетного обслуговування, за якими працівники отримують можливість самообслуговування, а роботодавець не контролює кількість спожитої кожним працівником їжі та її вартість.

У цьому випадку,

Підтверджують це і податківці (див., зокрема, листи ДФСУ від 22.03.2017 р. № 5683/6/99-99-13-02-03-15 і від 23.11.2016 р. № 25307/6/99-99-13-02-03-15).

Інша річ, якщо працівники отримують страви у сторонньому ЗРГ або їдальні/буфеті підприємства за відомістю, до якої за кожною особою вноситься вартість обраних нею страв, або працівникам видаються талони на отримання харчування у визначеній (фіксованій) вартості, а роботодавець веде облік використання талонів. У цьому випадку витрати на харчування будуть, звичайно ж, персоніфіковані. Як наслідок — вартість безкоштовного харчування буде для працівника оподатковуваним доходом.

Оподатковуємо персоніфікований дохід

ПДФО і ВЗ. Передусім розберемося, який вид доходу отримує працівник. На наш погляд, тут потрібно виходити з положень колективного (або індивідуального трудового) договору. Пояснимо чому.

Під заробітною платою п.п. 14.1.48 ПКУ розуміє основну і додаткову зарплату, інші заохочувальні та компенсаційні виплати, які виплачуються (надаються) платнику податку у зв’язку з відносинами трудового найму. Детальнішого переліку виплат, які обкладаються ПДФО у складі зарплати, ПКУ не містить.

Розширений перелік складових заробітної плати наведено в Інструкції № 5, яка розроблена відповідно до Закону про оплату праці. При цьому п.п. 2.3.4 цієї Інструкції до інших заохочувальних і компенсаційних виплат відносить також оплату або дотації на харчування працівників, у тому числі в їдальнях, буфетах, профілакторіях.

Податківці рекомендують для визначення переліку виплат, які входять до складу заробітної плати, використовувати Інструкцію № 5 у частині, що не суперечить ПКУ (див. консультацію в «Податки та бухгалтерський облік», 2017, № 97, с. 26). При цьому закріпити складові заробітної плати слід у розділі «Оплата праці» колективного або трудового договору (чи в іншому нормативному акті роботодавця, в якому прописані складові заробітної плати).

Тому якщо в розділі «Оплата праці» колективного або трудового договору передбачено можливість оплати харчування працівників (грошового відшкодування витрат працівників на харчування), то

З нарахованої суми за загальним правилом утримуємо ПДФО.

Проте пам’ятаємо, що, харчуючись за рахунок роботодавця в сторонньому ЗРГ, їдальні/буфеті підприємства, отримуючи від нього «продуктові набори» або знижку на готові страви, які продаються в їдальні/буфеті, працівник отримує негрошовий дохід. Тому до бази обкладення ПДФО такий дохід повинен потрапити збільшеним на «натуральний» коефіцієнт. При ставці 18 % він дорівнює 1,219512.

Нараховану суму, що входить до складу зарплати, враховуємо для цілей застосування податкової соціальної пільги.

У розділі I Податкового розрахунку за формою № 1ДФ вартість харчування-зарплати відображаємо з ознакою доходу «101».

А якщо в колдоговорі (трудовому договорі, укладеному з працівником) «харчувального» застереження немає або воно передбачене в інших розділах таких договорів (наприклад, «Соціальне забезпечення»)? У цьому випадку податківці пропонують для цілей обкладення ПДФО подібну виплату відносити до доходу у вигляді додаткового блага (див., зокрема, лист ДФСУ від 20.12.2016 р. № 27407/6/99-99-13-02-03-15). З нарахованої суми такого доходу (з урахуванням «натурального» коефіцієнта) утримуємо ПДФО.

Переходимо до ВЗ. Якщо «харчувальний» дохід надають у грошовій формі, то проблем з ВЗ не виникає. Але як бути, якщо дохід негрошовий?

Податківці наполягають на тому, що в цьому випадку ВЗ слід розраховувати від «чистої» вартості негрошової виплати (див., зокрема, листи ДФСУ від 20.11.2015 р. № 24759/6/99-99-17-02-01-15 і від 08.06.2016 р. № 12626/6/99-99-13-02-03-15, а також консультацію в підкатегорії 103.25 БЗ). Тобто без збільшення її на «натуральний» коефіцієнт. Ставка ВЗ становить 1,5 % від суми доходу, що обкладається збором.

Сума ВЗ потрапить до розділу II форми № 1ДФ за рядком «Військовий збір».

ЄСВ. Тут усе просто. Заробітна плата за видами виплат, які включають основну і додаткову заробітну плату, інші заохочувальні та компенсаційні виплати, у тому числі в натуральній формі, що визначаються відповідно до Закону про оплату праці, включається до бази нарахування ЄСВ. Це прямо вказано в абзаці першому п. 1 ч. 1 ст. 7 Закону № 2464.

Для визначення видів виплат, які відносяться до зарплати і входять до бази нарахування ЄСВ, п.п. 5 п. 3 розд. IV Інструкції № 449 зобов’язує страхувальників використовувати Інструкцію № 5.

Оплату або дотації на харчування працівників, у тому числі в їдальнях, буфетах, профілакторіях, віднесено п.п. 2.3.4 Інструкції № 5 до інших заохочувальних і компенсаційних виплат, які входять до фонду оплати праці. Таким чином, незалежно від того, як ви назвете цю виплату для цілей оподаткування, для ЄСВ вона завжди буде заробітною платою і входитиме до бази нарахування ЄСВ.

Тепер давайте детальніше поговоримо про варіанти організації харчування працівників.

Харчування в сусідньому кафе

Якщо в підприємства немає власної їдальні/буфету, організувати безкоштовне харчування працівників можна в сторонньому ЗРГ. А ще можна замовляти обіди в офіс (у цех, на будівельний майданчик). Проте для оподаткування важливіше не місце, де харчуватимуться працівники, а варіанти оплати харчування.

Безоплатний варіант. У цьому випадку підприємство укладає договір із ЗРГ. Причому, зазвичай, співпраця відбувається на умовах передоплати. Відповідно працівники харчуються безкоштовно. При цьому вони можуть обідати безпосередньо в ЗРГ або замовляти обіди в офіс. Якщо працівники харчуються безпосередньо в ЗРГ, то облік з’їденого роботодавець здійснює за відомістю або за допомогою талонів (карток) на отримання обідів певної (фіксованої) вартості, тобто веде персоніфікований облік. Якщо працівник відмовляється від якоїсь страви, то «різниця» вартості йому не компенсується. Замовляючи щось додатково, працівник розраховується за це сам: за додаткове замовлення роботодавець не платить.

Невикористані талони (картки) працівники повертають роботодавцеві. Наприкінці місяця підприємство узагальнює відомості про використані талони (картки) щодо кожного співробітника і включає вартість харчування до його оподатковуваного доходу.

Але тут можливий варіант неперсоніфікованого харчування.

Так, наприклад, при доставці обідів в офіс можливе замовлення:

— комплексних обідів для кожного працівника (облік ведуть також за відомістю, тобто персоніфіковано). У цьому випадку вартість обідів потрапляє до оподатковуваного доходу фізособи;

— обідів «на всіх» (фуршет, «шведський стіл»). У цьому випадку персоніфікований облік не ведуть. Оскільки витрати на харчування не персоніфіковані, то об’єкта оподаткування немає.

Знижковий (частково безоплатний) варіант. Роботодавець сплачує ЗРГ (на підставі договору) кошти за частину вартості харчування працівників. Іншу частину доплачує сам працівник. Наприклад, працівникам надають талони (картки) на отримання обіду з певною знижкою (частіше — у фіксованому розмірі, рідше — у відсотках).

При такому варіанті працівники можуть самостійно обирати страви. Проте незалежно від загальної суми замовлення працівник отримує або фіксовану суму знижки (наприклад, 20 грн. на день), або відсоток. Іншу частину вартості обіду він оплачує сам безпосередньо ЗРГ.

До оподатковуваного доходу працівника, як ви розумієте, потрапляє тільки та частина вартості харчування, яку оплатив роботодавець.

Накопичувально-компенсаційний варіант. Працівники підприємства накопичують розрахункові документи, що підтверджують понесені ними витрати на харчування в ЗРГ, і передають їх наприкінці місяця роботодавцю. Роботодавець, у свою чергу, щомісячно складає відомість, де по кожному працівнику вказує суму витрат на харчування, яку компенсує. У цьому випадку вся компенсована вартість обідів потрапить до оподатковуваного доходу працівника і розцінюватиметься як:

— заробітна плата — якщо в колективному (індивідуальному трудовому) договорі такі виплати прописані в розділі «Оплата праці»;

— додаткове благо — якщо в колективному (індивідуальному трудовому) договорі немає відповідної «харчувальної» умови.

Підіб’ємо підсумок: уникнути оподаткування доходу у вигляді безкоштовного харчування працівників у «ресторанному» випадку можна лише тоді, коли його надання організоване таким чином, що відсутня об’єктивна можливість персоніфікувати такий дохід.

Податок на прибуток. У податковоприбутковому обліку підприємства немає якихось суттєвих особливостей. Жодних різниць для цього випадку ПКУ не передбачає. Таким чином, як у малодохідників, так і у високодохідників усе за бухобліком.

У свою чергу, в бухгалтерському обліку придбані в ЗРГ послуги з харчування працівників підприємство списує на витрати в періоді їх фактичного здійснення. При цьому такі витрати відображають за дебетом рахунків 91 «Загальновиробничі витрати», 92 «Адміністративні витрати», 93 «Витрати на збут» або субрахунку 949 «Інші витрати операційної діяльності» залежно від того, працівники якого підрозділу харчуються в кафе.

А ось доходів у підприємства жодних не виникає.

ПДВ. У разі придбання послуг з харчування працівників у ЗРГ з ПДВ і за наявності податкових накладних, зареєстрованих у ЄРПН, підприємство включає суми «вхідного» ПДВ до складу податкового кредиту.

Водночас надання безкоштовних обідів працівникам підпадає під визначення постачання (пп. 14.1.185 і 14.1.191 ПКУ). Тому доведеться нарахувати податкові зобов’язання з ПДВ (п. 185.1 ПКУ). При цьому базу оподаткування визначають на підставі абзацу другого п. 188.1 ПКУ, тобто не нижче ціни придбання таких обідів.

А ось нараховувати додаткові «компенсуючі» податкові зобов’язання згідно з п.п. «г» п. 198.5 ПКУ податківці останнім часом не вимагають (див. консультацію з підкатегорії 101.06 БЗ).

Якщо ж підприємство компенсує працівникам витрати на харчування, ПДВ-постачання немає. Тобто немає і податкових зобов’язань із цього податку. Не буде і податкового кредиту за такою компенсацією.

Харчування у власній їдальні

Безоплатний варіант. У їдальні/буфеті підприємства, як і в сторонньому ЗРГ, працівники можуть отримувати обіди визначеної вартості за відомостями, талонами або картками. Можлива й організація харчування за системою «шведський стіл».

Якщо говорити про ПДФО та ВЗ, то тут традиційно все залежить від персоніфікації.

Ну а якщо «харчувальні» витрати можна персоніфікувати, то в наявності оподатковуваний дохід працівника.

Знижковий (частково-безоплатний) варіант. Якщо підприємство не має можливості безкоштовно годувати своїх працівників, то воно може продавати їм у їдальні/буфеті страви з мінімальною націнкою, за собівартістю або навіть нижче собівартості. Розраховуватися за отримане харчування працівники можуть:

— готівкою або в безготівковій формі (з використанням платіжних карток) безпосередньо в момент придбання страв у їдальні/буфеті підприємства;

— шляхом відрахувань із заробітної плати.

У разі, коли роботодавець продає харчування працівникам зі знижкою, виникає закономірне запитання: чи буде на суму такої знижки в працівників дохід? Податківці в індивідуальній податковій консультації від 02.08.2017 р. № 1454/6/99-99-13-02-03-15/ІПК стверджують, що дохід буде і його слід обкладати ПДФО, ВЗ, а також нараховувати на нього ЄСВ.

Дійсно, згідно з п.п. «е» п.п. 164.2.17 ПКУ різниця між звичайною ціною і ціною придбання товару фізособами є для них доходом у вигляді додаткового блага. Проте при цьому має бути об’єктивна можливість персоніфікувати дохід. Щоб визначити його по кожному працівнику, що купував страви в їдальні/буфеті, підприємству необхідно знати, яка саме продукція і в якій кількості була реалізована конкретному працівнику протягом місяця. Зазначимо, що зібрати таку інформацію досить проблематично.

А немає персоніфікації — немає й оподатковуваного доходу.

Що стосується ЄСВ, то дохід у вигляді знижки не вказаний в Інструкції № 5 як складова фонду оплати праці. У зв’язку із цим, на нашу думку, незалежно від персоніфікації такого доходу ЄСВ нараховуватися не повинен.

Податок на прибуток. Основою для розрахунку об’єкта обкладення податком на прибуток слугує бухгалтерський фінрезультат, розрахований згідно з П(С)БО або МСФЗ. При цьому високодохідники і малодохідники-добровольці коригують його на різниці, встановлені ПКУ. Тому звернемося до правил бухгалтерського обліку. У бухгалтерському обліку відображення операцій, пов’язаних з харчуванням працівників, залежатиме від того, платне воно чи ні.

У разі платного харчування в бухобліку відображатиметься дохід від реалізації страв та/або готових продуктів (Кт 70). А собівартість реалізованих страв і товарів потрапить до бухоблікових витрат (Дт 90). Для обліку приготованих і проданих страв у цьому випадку можна скористатися тими правилами, які застосовують ЗРГ (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2017, № 48, с. 20 і 23).

Так, для харчування своїх працівників роботодавець, зазвичай, придбаває продукти харчування, а також кухонне обладнання і меблі, бере на роботу кухарів (яким потрібно платити зарплату), виділяє будівлю, для якої потрібні газ, електроенергія, вода тощо.

Витрати на організацію харчування працівників у власній їдальні можна розділити за такими принципами:

(1) якщо витрати на харчування персоніфіковані та вказані в колективному договорі, то будь-які витрати, що направлені на організацію роботи власної їдальні, пов’язані з господарською діяльністю;

(2) якщо витрати не вказані в колдоговорі, не персоніфіковані, їх не можна «підвести» під заходи з охорони праці тощо — такі витрати не пов’язані з господарською діяльністю.

У першому випадку фактично йдеться про виплату працівнику зарплати в натуральній формі (див. п.п. 2.3.4 Інструкції № 5). Тому при безкоштовному харчуванні працівників усі витрати доцільно списувати в дебет рахунків 91, 92, 93 або субрахунку 949 залежно від того, працівники якого підрозділу користуються безкоштовним харчуванням. У другому — пов’язати витрати з підрозділами підприємства складно, тому не буде помилкою всі їх списувати на субрахунок 949.

Що стосується коригувань бухгалтерського фінрезультату, то високодохідники і малодохідники-добровольці їх здійснюватимуть за основними засобами (як виробничими, так і невиробничими), які використовуються для організації харчування працівників. Маються на увазі коригування на «амортизаційні», «ремонтні», «уціночні» та «реалізаційні» різниці, встановлені пп. 138.1 і 138.2 ПКУ (ср. ). Також нагадаємо: якщо ОЗ є невиробничими (призначені для використання в негоспдіяльності), податкову амортизацію за ними не нараховують.

ПДВ. Якщо продукти харчування, посуд, кухонне обладнання тощо придбані з ПДВ, у платника є право на податковий кредит з ПДВ (п. 198.2 ПКУ). Зрозуміло, за наявності зареєстрованих у ЄРПН податкових накладних.

Тепер поговоримо про податкові зобов’язання з ПДВ.

Якщо страви та/або готові продукти харчування для працівників платні, але надаються зі знижкою, — потрібно стежити за ПДВшною мінбазою. При цьому для придбаних у контрагентів готових продуктів харчування мінбазою буде ціна їх придбання, а для страв, приготованих у їдальні підприємства, — звичайна ціна (п. 188.1 ПКУ).

Ще більше уваги мінбазі слід приділити в тому випадку, якщо страви та/або готові продукти передаються працівникам безкоштовно. Як ми вже згадували, безкоштовна передача підпадає під визначення постачання (пп. 14.1.185 і 14.1.191 ПКУ). Тому в такій ситуації нараховуєте податкові зобов’язання з ПДВ виходячи з мінбази.

А ось «компенсуючі» податкові зобов’язання з ПДВ згідно з п.п. «г» п. 198.5 ПКУ нараховувати не потрібно. Останнім часом саме таку думку висловлюють податківці (див. консультацію з підкатегорії 101.06 БЗ, а також листи ДФСУ від 23.11.2016 р. № 25307/6/99-99-13-02-03-15, від 10.05.2017 р. № 96/6/99-99-15-03-02-15/ІПК і від 25.05.2017 р. № 365/6/99-99-15-03-02-15/ІПК).

А тепер перейдемо до ситуацій, коли роботодавець надає працівнику не повноцінне харчування, а можливість перекусити, так би мовити, «буфетне» пригощання: чай, каву, печиво, цукерки тощо.

Чай і кава за рахунок роботодавця

ПДФО, ВЗ і ЄСВ. Якщо ви надаєте всім своїм працівникам можливість безкоштовно підкріпитися чаєм, кавою, фруктами, цукерками і печивом, у цьому випадку можна не турбуватися про ПДФО, ВЗ і ЄСВ, адже такі витрати неможливо персоніфікувати. Погоджуються із цим і податківці (див. консультацію в підкатегорії 103.02 БЗ).

Податок на прибуток. Ще раз нагадаємо, що основою для розрахунку об’єкта обкладення податком на прибуток слугує бухгалтерський фінрезультат. Високодохідники і малодохідники-добровольці коригують його на різниці, встановлені ПКУ (п.п. 134.1.1 цього Кодексу).

У бухгалтерському ж обліку безкоштовне харчування працівників на доході підприємства ніяк не позначається, тобто його попросту не визнають. Адже не виконуються критерії, встановлені пп. 5 і 8 П(С)БО 15 (немає збільшення активів або власного капіталу, а також економічних вигід). А ось право на бухоблікові витрати, понесені на організацію харчування, у роботодавця є.

У свою чергу, чайники, кавоварки, холодильники, мікрохвильові печі, кулери, придбані для того, щоб працівники могли зробити собі «каву-брейк», залежно від їх вартості відображаються в бухобліку або як ОЗ, або як МНМА. Їх вартість списується на витрати через амортизацію. У загальному випадку роботодавець відображає витрати в тому звітному періоді, в якому, власне, і погодував своїх працівників.

Показують ці витрати за дебетом субрахунку 949. Хоча не буде помилкою, якщо ви відобразите їх за дебетом рахунків 91, 92, 93, субрахунку 949 залежно від того, працівники якого підрозділу користуються щедрістю роботодавця.

Зверніть увагу! Завдяки «бухобліковізації» податку на прибуток зараз немає необхідності доводити зв’язок понесених витрат на харчування (вартість чаю-кави-капучино і цукерок-печива-варення) з господарською діяльністю.

У малодохідників такі самі справи і з чайником, кавоваркою, холодильником, мікрохвильовою піччю або кулером, придбаними для працівників. Проте якщо ви високодохідник (малодохідник-доброволець) і для харчування працівників тримаєте на балансі згадані необоротні активи, вам усе ж можуть знадобитися докази такого зв’язку. Адже інакше ваші ОЗ ризикують виявитися невиробничими. А такі ОЗ у податковому обліку не підлягають амортизації (п.п. 138.3.2 ПКУ).

Як докази зв’язку чайника, холодильника, мікрохвильової печі, кавоварки або кулера з господарською діяльністю рекомендуємо в разі чого пред’являти внутрішні документи підприємства. Тут вам може знадобитися згадка про обов’язкову наявність таких активів на підприємстві в Положенні про охорону праці (яке ви самі й розробите), а також спеціальний наказ керівника підприємства про закупівлю вищезгаданих приладів на виконання цього Положення.

Наприклад, застереження про установку пристроїв для приготування і роздачі тонізуючих напоїв є в п. 2.17 Санправил № 7. Посиланням на цю норму можна виправдати витрати власне на самі чай, каву, а також на кавоварку і чайник.

ПДВ. Придбаваючи чай, каву, фрукти, печиво, роботодавець планує роздавати їх своїм працівникам безкоштовно. Чи пов’язана така роздача з господарською діяльністю? Податківці можуть засумніватися в цьому. Одна справа, якщо в підприємства є їдальня, де працівники харчуються, і зовсім інша, якщо ваза із цукерками і печивом, пакетики чаю або кави стоять прямо в офісі. А оскільки витрати на такі презенти не персоніфіковані, то вся надія на доказ «господарності» ґрунтується на «прив’язці» цих витрат до створення належних умов праці. Якщо вам не вдасться довести господарську спрямованість таких презентів для співробітників підприємства, доведеться нараховувати «компенсуючий» ПДВ згідно з п. 198.5 ПКУ. Утім, якщо ви нараховуєте податкові зобов’язання з ПДВ згідно з п. 188.1 ПКУ як на безкоштовну передачу, принципово нічого не міняється. Але в будь-якому випадку, «подвійних» податкових зобов’язань (і за п. 188.1, і за п. 198.5) бути не повинно.

А як же справи з чайниками, кавоварками і кулерами, а також холодильниками і мікрохвильовими печами, які були придбані з ПДВ і використовуються працівниками, щоб попити чаю або кави в процесі роботи, а також зберегти або розігріти продукти? Чи потрібно за «вхідним» ПДВ у складі їх вартості нараховувати «компенсуючі» податкові зобов’язання?

Вважаємо, теж ні, якщо включити пункт про наявність на підприємстві таких приладів у Положення про охорону праці. Придбання цих приладів слід супроводити наказом керівника, який засвідчить, що холодильник, мікрохвильова піч або кавоварка за рахунок коштів підприємства отримуються саме на виконання вимог Положення про охорону праці (наприклад, та ж кавоварка — для приготування тонізуючих напоїв на виконання п. 2.17 уже згаданих вище Санправил № 7).