Теми статей
Обрати теми

Інвентаризуємо касу

Амброзяк Наталя, юрист, Вороная Наталія, експерт з кадрових і податкових питань, Нестеренко Максим, податковий експерт, Чернишова Наталія, експерт з кадрових і податкових питань
На окрему увагу заслуговує порядок проведення інвентаризації каси та документування її результатів. Проводять таку інвентаризацію з метою контролю за збереженням готівкових коштів, грошових документів і цінних паперів, що знаходяться у касі підприємства. Тут дуже важливо нічого не упустити й усе правильно зафіксувати. Як це зробити, ви зараз дізнаєтеся.

6.1. Порядок проведення інвентаризації

Передусім нагадаємо, що таке каса. Це приміщення або місце здійснення готівкових розрахунків, а також приймання, видачі, зберігання готівкових грошових коштів, інших цінностей, касових документів (п.п. 8 п. 3 Положення № 148).

З наведеного визначення випливає: якщо підприємство використовує при розрахунках з покупцями реєстратори розрахункових операцій (далі — РРО) або розрахункові книжки (далі — РК), то інвентаризацію потрібно проводити не лише безпосередньо в касі, а й у місцях здійснення готівкових розрахунків, тобто в місцях застосування РРО та/або РК.

Зверніть увагу: порядок проведення інвентаризації каси підприємств установлює не лише Положення № 879, а ще й окремі норми Положення № 148.

Інвентаризація каси ставить перед собою низку завдань. Наведемо їх на рис. 6.1 (див. с. 48).

img 1

Як ми згадували раніше, обов’язкову щорічну інвентаризацію готівки проводять у період 2 місяців до дати балансу (п. 10 розд. І Положення № 879).

Інвентаризацію краще приурочити до початку або кінця робочого дня, коли в касовій книзі касир підбив підсумки за день і вивів залишок готівки на початок наступного дня.

Інвентаризацію готівки проводять у такій послідовності:

1. Перед початком інвентаризації особа, відповідальна за збереження грошових коштів, дає розписку про те, що всі касові документи здано до бухгалтерії, всі грошові кошти, які надійшли, повністю оприбутковано, а ті, що вибули, списано за видатками. Цю розписку наведено на титульній стороні Акта про результати інвентаризації наявних коштів (додаток 7 до Положення № 148).

2. Комісія підраховує (покупюрно) фактичну наявність у касі грошових коштів.

Зауважте: у касі заборонено зберігати грошові кошти та інші цінності, які не є власністю підприємства (абзац другий п. 38 Положення № 148). А тому заяви касира про наявну в касі готівку та інші цінності, що не належать підприємству, до уваги не беруться.

Такий же висновок випливає і з норм п. 46 Положення № 148, згідно з яким готівка, не підтверджена касовими документами, вважається надлишком.

Також запам’ятайте: жодні документи або розписки до залишку готівки не включають. На це вказує п. 37 Положення № 158. І хоча цей документ передусім призначений для державних підприємств і організацій, радимо не нехтувати зазначеною нормою і госпрозрахунковим підприємствам*.

* Інструкція № 69, що діяла раніше, прямо вказувала на те, що госпрозрахункові підприємства при проведенні інвентаризації зобов’язані керуватися вимогами Положення № 158.

3. Перевіряють правильність оприбуткування і списання готівкових грошових коштів, а також оформлення касових документів. Тобто слід проінспектувати оформлення:

— прибуткових і видаткових касових ордерів (типові форми № КО-1 і № КО-2), відомостей на виплату готівки (додаток 1 до Положення № 148);

— журналу реєстрації прибуткових і видаткових касових документів (типова форма № КО-3 або № КО-3а);

— реєстрів депонованої заробітної плати;

— книги обліку виданої та прийнятої старшим касиром готівки (типова форма № КО-5);

— касової книги (типова форма № КО-4).

Якщо касову книгу підприємство веде в електронній формі, то перевіряють правильність роботи програмних засобів обробки касових документів

4. Залишок готівки в касі звіряють з даними обліку за касовою книгою. Якщо підприємство застосовує РРО, суму готівки, наявну на місці проведення розрахунків, звіряють із сумою, яка зазначена в Х-звіті РРО (у РК і КОРО).

5. Фактичну наявність грошових коштів зіставляють з даними бухгалтерського обліку.

6. Якщо під час інвентаризації виявлено надлишок або нестачу готівки, з’ясовують обставини їх виникнення. Після цього надлишок оприбутковують у касі та зараховують до доходу підприємства. Для оприбуткування готівки на суму надлишку виписують прибутковий касовий ордер. А ось суму нестачі необхідно стягнути з матеріально відповідальної особи. Детальніше про матеріальну відповідальність читайте в розділі 10 на с. 84.

Грошові документи перевіряють у тому ж порядку, що й готівку: їх кількість повинна збігатися з даними обліку.

До акта інвентаризації грошових документів вносять дані про назву, номер, серію і номінальну вартість проінвентаризованих документів (п.п. 6.1 розд. ІІІ Положення № 879).

Під час інвентаризації цінних паперів у документарній формі, що зберігаються в касі, встановлюють (п.п. 6.4 розд. ІІІ Положення № 879):

— наявність цінних паперів шляхом перерахунку поштучно;

— правильність оформлення і реальність їх вартості, відображеної в балансі підприємства;

— повноту і своєчасність відображення в бухгалтерському обліку доходів від фінансових інвестицій.

Інвентаризацію цінних паперів проводять за окремими емітентами із зазначенням в акті інвентаризації назви, серії, номера, номінальної та балансової вартості, строків їх погашення.

Не забудьте проінвентаризувати грошові кошти, що перебувають у дорозі.

Такими є грошові суми, внесені до кас банків або поштових відділень для подальшого їх зарахування на поточні або інші рахунки підприємства. Інвентаризують ці кошти таким чином: суми, що обліковуються на субрахунках 333 «Грошові кошти в дорозі в національній валюті» та/або 334 «Грошові кошти в дорозі в іноземній валюті», звіряють із даними квитанцій установ банку, поштового відділення, копій супровідних відомостей на здачу виручки інкасаторам банку (п.п. 6.2 розд. ІІІ Положення № 879).

Принагідно зауважимо: інвентаризувати підприємству потрібно і кошти, що перебувають на розрахункових, поточних, валютних, реєстраційних та інших рахунках і на акредитивах. У такому разі інвентаризацію проводять шляхом звіряння залишків сум за даними бухгалтерського обліку підприємства з даними виписок банків. Результати такої інвентаризації відображають в окремому акті інвентаризації. Таким може бути, наприклад, Акт про результати інвентаризації грошових коштів за формою, затвердженою наказом № 572.

6.2. Документуємо результати інвентаризації

Як і у випадку з іншими активами, результати інвентаризації каси необхідно задокументувати. Для цього використовують Акт про результати інвентаризації наявних коштів, форма якого наведена в додатку 7 до Положення № 148.

Цей Акт оформляють у двох примірниках. Його підписують усі члени інвентаризаційної комісії та матеріально відповідальна особа. Один примірник Акта передають до бухгалтерії підприємства, а другий залишається в матеріально відповідальної особи (п. 46 Положення № 148).

При зміні матеріально відповідальних осіб Акт складають у трьох примірниках. Тоді один примірник передають до бухгалтерії, другий вручають матеріально відповідальній особі, що здала цінності, а третій — матеріально відповідальній особі, яка прийняла ці цінності.

В Акті зазначають дані про фактичний залишок грошових коштів та інших цінностей у касі підприємства, а також їх залишок за даними бухгалтерського обліку і визначають результат інвентаризації.

Зазначимо, що форму акта інвентаризації інвалютної готівки нормативні документи не встановлюють. На наш погляд, у цьому випадку можна використовувати Акт про результати інвентаризації наявних коштів за формою додатка 7 до Положення № 148. Але врахуйте такі особливості. Готівку в інвалюті записують до Акта із зазначенням (п.п. 6.1 розд. ІІІ Положення № 879):

— назви і суми іноземної валюти;

— курсу НБУ, що діє на день інвентаризації;

— суми іноземної валюти в перерахунку на грошову одиницю України.

Цей запис може бути, наприклад, таким: «Залишок іноземної валюти в касі становить 200 (двісті) доларів США, що за курсом НБУ (28,1429 грн. за 1 долар США) на день складання Акта відповідає 5628 грн. 58 коп.».

Остаточно всі крапки над «і» розставить зразок заповнення Акта про результати інвентаризації наявних коштів. Його наведено на с. 50.

img 2

img 3

висновки

  • Інвентаризацію проводять не лише безпосередньо в касі, а й у місцях застосування РРО та/або РК.
  • Інвентаризацію каси проводять шляхом повного перерахунку всіх готівкових грошових коштів, цінних паперів, чекових книжок тощо.
  • Виявлений під час інвентаризації надлишок готівки оприбутковують у касі та зараховують до доходу підприємства.
  • Інвентаризацію цінних паперів проводять за окремими емітентами із зазначенням в акті інвентаризації назви, серії, номера, номінальної та балансової вартості, строків їх погашення.
  • Для відображення результатів інвентаризації каси використовують Акт про результати інвентаризації наявних коштів за формою, наведеною в додатку 7 до Положення № 148.
App
Завантажуйте наш мобільний додаток Factor

© Factor.Media, 1995 -
Всі права захищені

Використання матеріалів без узгодження з редакцією заборонено

Ознайомитись з договором-офертою

Приєднуйтесь
Адреса
м. Харків, 61002, вул. Сумська, 106а
Ми приймаємо
ic-privat ic-visa ic-visa

Ми використовуємо cookie-файли, щоб зробити сайт максимально зручним для вас та аналізувати використання наших продуктів та послуг, щоб збільшити якість рекламних та маркетингових активностей. Дізнатися більше про те, як ми використовуємо ці файли можна тут.

Дякуємо, що читаєте нас Увійдіть і читайте далі