Приймаємо на роботу новенького: сім простих кроків

Загальний алгоритм дій

Процес прийняття на роботу нового співробітника можна умовно розділити на 7 етапів (кроків). Зверніть увагу: кожен з них важливий, оскільки є основою для побудови подальших трудових відносин.

Щоб було зрозуміліше, з чим доведеться мати справу, наведемо спершу загальний порядок прийняття на роботу нового співробітника (див. рисунок).

Загальний алгоритм прийняття на роботу нового співробітника

Тепер давайте розглянемо детальніше, на що слід звернути увагу роботодавцеві на кожному з 7 кроків.

Крок 1. Погоджуємо умови. Отримуємо документи

Звичайно, перш ніж вступити у трудові відносини, і працівник, і роботодавець повинні чітко розуміти, що вони хочуть отримати від таких відносин. Зазвичай ці питання погоджуються ще на етапі співбесіди. Саме тоді кожна із сторін оголошує свої вимоги і очікування від спільної роботи.

Сторони обумовлюють істотні умови праці (наприклад, режим роботи, умови оплати праці, пільги та ін.), а також дату початку роботи, строк дії трудового договору (якщо його укладають на певний строк), наявність строку випробування, матеріальної відповідальності, умови про нерозголошування комерційної таємниці тощо.

Якщо сторони дійшли спільного знаменника і готові працювати разом, то, як правило, майбутній працівник пише на ім’я роботодавця заяву про прийняття на роботу, в якій обумовлює питання, за якими була досягнута домовленість.

Цікаво, що заява про прийняття на роботу не згадується в законодавчих актах як обов’язковий документ, проте на практиці дуже активно використовується. Приклад оформлення такої заяви ви можете знайти в спецвипуску «Податки та бухгалтерський облік», 2017, № 84, с. 46.

Ось деякі з них:

1) паспорт або інший документ, що засвідчує особу (ст. 24 КЗпП);

2) документ про присвоєння реєстраційного номера облікової картки платника податків або ідентифікаційного номера (п.п. 70.12.1 ПКУ). Зверніть увагу: цей документ не надають ті, хто відмовився від отримання такого номера і має відповідну відмітку в паспорті;

3) трудова книжка (ч. 2 ст. 24 КЗпП, п. 1.3 Інструкції № 58*). Без трудової книжки приймаємо на роботу осіб, які працевлаштовуються вперше і не мають її, а також сумісників;

* Затверджена спільним наказом Мінпраці, Мін’юсту і Мінсоцзахисту від 29.07.93 р. № 58.

4) військово-обліковий документ, а саме (п. 16 Порядку № 921**): від призовників — посвідчення про приписку до призовної дільниці; від військовозобов’язаних — військовий квиток або тимчасове посвідчення. Працевлаштовуємо тільки тих військовозобов’язаних, які перебувають на військовому обліку. Подробиці — у «Податки та бухгалтерський облік», 2019, № 18, с. 6;

** Затверджений постановою КМУ від 07.12.2016 р. № 921.

5) свідоцтво про загальнообов’язкове державне соціальне страхування (за наявності) (п. 17 Порядку № 1306***);

*** Затверджений постановою КМУ від 22.08.2000 р. № 1306.

6) документ про освіту (спеціальність, кваліфікацію) (ч. 2 ст. 24 КЗпП). Цей документ надають (!), тільки якщо він потрібен для допуску до виконання певної роботи;

7) документ про стан здоров’я (висновок попереднього медичного огляду) — тільки у випадках, визначених законодавством (ч. 2 ст. 24 КЗпП).

Важливо! У разі прийняття на роботу роботодавець зобов’язаний за свої кошти організувати проведення попереднього медогляду працівників, зайнятих на важких роботах, роботах зі шкідливими або небезпечними умовами праці або таких, де є потреба в професійному доборі (ст. 169 КЗпП).

Крім того, для окремих спеціальностей обов’язкове проведення попереднього психіатричного (див. постанову КМУ від 27.09.2000 р. № 1465) і наркологічного (див. постанову КМУ від 06.11.97 р. № 1238) оглядів;

8) інші документи, які ст. 25 КЗпП не забороняє вимагати від працівника (наприклад, автобіографія, характеристика, рекомендації, документи, що свідчать про отримання спеціальних знань, досвід роботи і т. д.).

Також ви можете поцікавитися у працівника, чи не належить він до пільгових категорій (осіб з інвалідністю, осіб, що мають додаткові гарантії в працевлаштуванні, чорнобильців і т. д.). Якщо відповідь ствердна — попросіть його надати відповідні документи, що підтверджують статус.

Якщо з наданими документами все гаразд, то працівник і роботодавець переходять до наступного кроку — укладення трудового договору.

Крок 2. Укладаємо трудовий договір (контракт)

Із працевлаштовуваним працівником обов’язково укладають трудовий договір або ж контракт.

Трудовий договір — це угода між працівником і роботодавцем. У рамках договору:

— працівник погоджується виконувати роботу, визначену таким договором, і підпорядковуватися внутрішньому трудовому розпорядку;

— роботодавець — виплачувати працівникові зарплату і забезпечувати умови праці, необхідні для виконання роботи (ст. 21 КЗпП).

Проте в окремих випадках, прямо перерахованих у ст. 24 КЗпП, дотримання письмової форми трудового договору є обов’язковим. Так, у письмовій формі укладають трудові договори:

1) при організованому наборі працівників;

2) якщо робота буде проводитися в районах з особливими природними географічними і геологічними умовами та умовами підвищеного ризику для здоров’я;

3) особливої форми, наприклад, контракти;

4) якщо працівник наполягає на письмовій формі;

5) при укладенні трудового договору з неповнолітнім;

6) якщо роботодавцем є фізична особа, у тому числі фізична особа — підприємець;

7) в інших випадках, передбачених законодавством України.

Якщо ви належите до тих, кому без письмової форми трудового договору не обійтися, приклад такого договору шукайте в «Податки та бухгалтерський облік», 2017, № 84, с. 48.

Контракт. Він являє собою особливу форму трудового договору. У ньому сторони самі визначають строк його дії, права, обов’язки і відповідальність сторін (у тому числі матеріальну), умови матеріального забезпечення і організації праці працівника, умови розірвання договору, у тому числі дострокового (ст. 21 КЗпП).

Проте

Причому є випадки, коли укладення контракту з працівником допускається, а коли є обов’язковим. Так, наприклад, укладення контракту обов’язкове для директорів акціонерних товариств (ч. 5 ст. 58 Закону України «Про акціонерні товариства» від 17.09.2008 р. № 514-VI), керівників підприємств і господарських товариств, у статутному капіталі яких частка держави перевищує 50 % (Закон України «Про управління об’єктами державної власності» від 21.09.2006 р. № 185-V).

Контракт укладають виключно у письмовій формі. Типова форма контракту затверджена наказом Мінпраці від 15.04.94 р. № 23.

Крок 3. Оформляємо наказ про прийняття на роботу

Незалежно від форми трудового договору (усна або письмова) його укладення роботодавець зобов’язаний оформити шляхом видання наказу (розпорядження) про прийняття на роботу. Це вимога ст. 24 КЗпП.

Наказ (розпорядження) може бути:

— типової форми № П-1 (затверджена наказом Держкомстату від 05.12.2008 р. № 489);

— довільної форми, розробленої роботодавцем (але такий документ повинен містити усі обов’язкові реквізити типової форми № П-1).

З наказом ознайомлюємо працівників під підпис.

Приклади оформлення таких наказів наведені в спецвипуску «Податки та бухгалтерський облік», 2017, № 84, с. 53 і 54.

Зверніть увагу: дата укладення трудового договору і дата видання наказу (розпорядження) про прийняття на роботу можуть не збігатися (і, як правило, практично завжди не збігаються) з датою, з якою працівник приступає до роботи. Чому так? Справа в наступному кроці.

Крок 4. Повідомляємо ДФСУ про нового працівника

Роботодавець має право допустити працівника до роботи тільки після того, як будуть виконані дві умови, озвучені в ч. 3 ст. 24 КЗпП.

Перша умова — виданий наказ (розпорядження) про прийняття на роботу, який фіксує факт укладення трудового договору (цей крок ви пройшли вище).

Друга умова — направлено податківцям Повідомлення про прийняття працівника на роботу. Його форма затверджена постановою КМУ від 17.06.2015 р. № 413.

Подати Повідомлення можна одним з таких способів:

— засобами електронного зв’язку з використанням ЕЦП відповідальних осіб;

— на паперових носіях з копією в електронній формі;

— на паперових носіях, якщо трудові договори укладені не більше ніж із п’ятьма особами. Тобто якщо безпосередньо в Повідомленні зазначена інформація про прийняття на роботу не більше ніж на 5 осіб (лист ДФСУ від 05.10.2015 р. № 21095/6/99-99-17-03-03-15).

А ось можливість подавати Повідомлення поштою в постанові № 413 не прописана (БЗ 301.01).

Рекомендація: старайтеся, щоб дата подання Повідомлення і дата початку роботи за укладеним трудовим договором не збігалися. Інакше вам доведеться доводити інспекторам праці, що допуск до роботи відбувся після подання Повідомлення.

Але не лише подати Повідомлення повинен роботодавець перед тим, як допустити працівника до роботи. До цього йому треба зробити ще й крок 5.

Крок 5. Проводимо інструктаж, визначаємо робоче місце

До початку роботи за укладеним трудовим договором роботодавець зобов’язаний:

— роз’яснити працівникові права та обов’язки;

— проінформувати його під підпис про умови праці, наявність на робочому місці, де він працюватиме, небезпечних і шкідливих виробничих факторів, які ще не усунені, і можливі наслідки їх впливу на здоров’я, а також про права на пільги і компенсації за роботу в таких умовах відповідно до чинного законодавства і колдоговору;

— ознайомити працівника з правилами внутрішнього трудового розпорядку та колективним договором;

— визначити працівникові робоче місце, забезпечити його необхідними для роботи засобами;

— проінструктувати його з техніки безпеки, виробничої санітарії, гігієни праці і протипожежної охорони.

Крім того, до допуску до роботи роботодавець повинен ознайомити працівника з посадовою (робочою) інструкцією (під підпис), а якщо працівник буде матеріально відповідальною особою, то укласти з ним договір про матеріальну відповідальність.

Більше щодо договорів про повну матеріальну відповідальність — у спецвипуску «Податки та бухгалтерський облік», 2018, № 94, с. 84.

Отже, усе те, що треба було зробити до початку роботи за укладеним трудовим договором, ви зробили. Можна допускати працівника до роботи і… переходити до кроку 6.

Крок 6. Особова картка. Особова справа

Особова картка працівника є основним первинним документом з обліку особового складу. Госпрозрахункові підприємства застосовують типову форму № П-2, затверджену спільним наказом Держкомстату і Міноборони від 25.12.2009 р. № 495/656.

Особову картку заповнюють:

— на усіх працівників, у тому числі на сумісників;

— в одному примірнику;

— на підставі опитування працівників та документів, представлених ними при укладенні трудового договору.

Відомості про прийняття на роботу наводять у розділі IV «Призначення і переведення» особової картки працівника на підставі підписаного наказу (розпорядження) про прийняття на роботу. Майте на увазі: з кожним записом, що вноситься в розділ ІV особової картки, працівника ознайомлюють під підпис у графі «Підпис працівника».

Не забудьте заповнити також розділи, що стосуються військового обліку (для військовозобов’язаних і призовників), та протягом 7 календарних днів після прийняття на роботу обов’язково повідомте військкомат про прийнятих військовозобов’язаних і призовників у довільній формі (усі деталі в «Податки та бухгалтерський облік», 2019, № 18, с. 6).

Особова картка заповнена? Формуємо особову справу відповідно до Правил № 1000*.

* Затверджені наказом Мін’юсту від 18.06.2015 р. № 1000/5.

Крок 7. Заповнюємо трудову книжку

Роботодавець веде трудові книжки на усіх працівників, для яких це місце роботи є основним.

Якщо працівник до працевлаштування ніде не працював, роботодавець протягом 5 днів з дня прийняття на роботу повинен оформити такому працівникові трудову книжку (ст. 48 КЗпП). Це стосується і ФОП (лист Мінсоцполітики від 29.06.2016 р. № 3475/0/10-16/06).

На осіб, що працюють за сумісництвом, трудові книжки ведуть тільки за місцем основної роботи. Але за бажанням працівника-сумісника запис про роботу за сумісництвом може бути внесений до його трудової книжки окремим рядком роботодавцем за місцем основної роботи такої особи (п. 2.14 Інструкції № 58).

Запис про прийняття працівника на роботу вносять у розділ «Відомості про роботу» його трудової книжки після видання відповідного наказу (розпорядження), але не пізніше за тижневий строк, і він повинен точно відповідати тексту наказу (розпорядження).

Увага! Дата, яка вказується в гр. 2 трудової книжки, повинна відповідати даті початку роботи (гр. 9 Повідомлення), а не даті видання наказу про прийняття на роботу або фактичній даті внесення запису.

Усі трудові книжки, прийняті від працівників при влаштуванні на роботу, реєструються в Книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них (типова форма № П-10).

Трудова книжка залишається на зберіганні у роботодавця. Виняток — ФОП, які не зберігають трудові книжки своїх працівників у себе, а після внесення відповідного запису повертають їх працівникам.