Авансовий звіт: стисло про головне

Чи потрібний авансовий звіт, якщо директор знімає готівкові кошти або розраховується у безготівковій формі з використанням:

(а) карти «ключ до рахунку»;

(б) корпоративної платіжної картки (КПК)?

Так, при проведенні розрахунків з використанням КПК або карти «ключ до рахунку» (і якщо при цьому фігурують реквізити карти*) авансовий звіт складати обов’язково. Це випливає, передусім, з п. 20 Положення № 148**, який наполягає на поданні авансового звіту фізичними особами, що отримали готівкові кошти з поточного рахунку з використанням КПК***. Ну а висновок про обов’язкове складання авансового звіту при безготівковій оплаті КПК можна зробити з «підзвітного» п. 170.9 ПКУ

* Детальніше див. «Податки та бухгалтерський облік», 2019, № 36, с. 22.

** Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 29.12.2017 р. № 148.

*** Про те, що карта «ключ до рахунку» вважається КПК і про зняту з неї готівку треба відзвітувати шляхом подання авансового звіту, говорить і НБУ (див., наприклад, лист від 24.04.2019 р. № 57-0007/22460).

Підприємство перерахувало грошові кошти на купівлю ТМЦ на особисту картку працівника. Чи повинен він відзвітувати про суму отриманих коштів і скласти авансовий звіт?

Так, якщо підприємство перераховує аванс на відрядження або грошові кошти для вирішення виробничо-господарських питань на особисту картку працівника, він зобов’язаний відзвітувати про отримання і використання таких коштів шляхом подання авансового звіту

Про те, що використання коштів з рахунку підприємства за допомогою КПК або отримання підзвітних сум на особисту картку працівника — привід скласти авансовий звіт, читайте в «Податки та бухгалтерський облік», 2019, № 41, с. 77, № 36, с. 22.

Скільки авансових звітів повинен скласти працівник, якщо під час відрядження він використовував КПК як для зняття готівки, так і для проведення розрахунків у безготівковій формі?

На наш погляд, в цьому випадку цілком достатньо одного авансового звіту, який складають в терміни, передбачені п.п. «а» п.п. 170.9.3 ПКУ, — до закінчення 3-го банківського дня після завершення відрядження

Щоправда, податківці говорять інакше. На їх думку, якщо під час відрядження працівник застосовував КПК як для отримання готівки, так і для проведення розрахунків у безготівковій формі, то він подає звіти (!) про використання виданих на відрядження коштів в терміни, встановлені пп. «а» і «б» п.п. 170.9.3 ПКУ. Тобто в цьому випадку працівникові пропонують подати два авансових звіти (див. лист ДФСУ від 03.01.2018 р. № 14/5/99-99-13-02-03-16/ІПК):

— до закінчення 3-го банківського дня після завершення відрядження (п.п. «а» п.п. 170.9.3 ПКУ) — на суму проведення розрахунків готівкою, знятою з використанням КПК;

— протягом 10 банківських днів після завершення відрядження (до 20 банківських днів за наявності поважних причин) (п.п. «б» п.п. 170.9.3 ПКУ) — на суму проведення розрахунків з використанням КПК у безготівковій формі.

Якщо оплатили ТМЦ через КПК

У які терміни подають авансовий звіт у разі безготівкової оплати ТМЦ за допомогою КПК?

На наш погляд, при оплаті ТМЦ з використанням КПК (як у безготівковій, так і в готівковій формі) працює п.п. «б» п.п. 170.9.2 ПКУ. Тобто після оплати ТМЦ з КПК звіт треба подати до закінчення 5-го банківського дня, що настає за днем, в якому працівник придбав товари (роботи, послуги). І тільки лише, якщо справа була у відрядженні, слід застосовувати п.п. «б» п.п. 170.9.3 ПКУ і подавати авансовий звіт не пізніше 10 банківських днів після закінчення відрядження (до 20 банківських днів за наявності поважних причин)

А ось податківці до цього випадку притягують за вуха чисто «відряджувальний» п.п. «б» п.п. 170.9.3 ПКУ і рекомендують подавати звіт в 10-денний термін з дня оплати ТМЦ за допомогою КПК (див. 103.17 БЗ).

Якщо ТМЦ придбали «за свої»

Аванс на придбання ТМЦ працівникові не видавали. У які терміни подавати авансовий звіт про використання власних коштів працівника? Чи є відповідальність за порушення таких термінів?

Авансовий звіт подають у встановлені п.п. 170.9.2 ПКУ терміни. При цьому за порушення термінів подання авансового звіту про використання власних коштів жодних санкцій не застосовують. Згодні з цим і податківці (див. 109.15 БЗ). Детальніше — в «Податки та бухгалтерський облік», 2019, № 41, с. 75

Якщо працівник захворів після відрядження

Після повернення з відрядження працівник захворів. Чи може він подати авансовий звіт після виходу з лікарняного (тобто з порушенням встановленого терміну надання звіту)?

Згідно з роз’ясненнями фіскалів підзвітна особа має право на підставі договору доручення передати грошові кошти у бухгалтерію через іншу матеріально відповідальну особу. При цьому терміни подання авансового звіту залишаються незмінними (109.14 БЗ).

Порушення термінів загрожує оподаткуванням ПДФО і ВЗ (лист ДФСУ від 13.05.2017 р. № 175/5/99-99-13-02-03-16/ІПК). І це тільки у тому випадку, якщо надмірно витрачені кошти не повернені до кінця місяця (п. 4 Порядку складання Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, затвердженого наказом Мінфіну від 28.09.2015 р. № 841)

Крім того, видавати готівку під звіт можна тільки за умови звітування в установленому порядку за раніше отримані під звіт суми. Тому до того, як працівник відзвітує за попередню підзвітну суму, видати йому нові кошти вже не вийде.

Про те, як утримати ПДФО і ВЗ у схожій ситуації (коли працівник витратив кошти підприємства в особистих цілях і не повернув їх у встановлені терміни), читайте в «Податки та бухгалтерський облік», 2019, № 40, с. 18.

Коли працівник повинен повернути в касу підприємства суму невикористаної готівки або надмірно витрачених коштів?

Терміни повернення невикористаної готівки залежать від мети видачі коштів.

Якщо готівка видана на відрядження, то терміни її здачі збігаються з термінами подання авансового звіту (п.п. 170.9.2 ПКУ).

Якщо йдеться про готівку на госппотреби, то її потрібно повернути до або під час подання авансового звіту, але з урахуванням термінів, встановлених п. 19 Положення № 148. У ньому передбачено, що терміни видачі підзвітних коштів складають:

— на закупівлю сільгосппродукції і заготівлю вторсировини — не більше 10 робочих днів;

— на закупівлю брухту чорних і кольорових металів — не більше 30 робочих днів з дня видачі готівки під звіт;

— на усі інші виробничі (господарські) потреби — не більше 2 робочих днів, включаючи день отримання готівки під звіт

Працівник при виконанні дорученої йому роботи за рахунок власних коштів придбав ТМЦ для потреб підприємства. Чи включається в його оподатковуваний дохід сума компенсації понесених витрат?

Компенсацію витрат працівника на придбання ТМЦ для потреб підприємства за рахунок власних коштів не включають в його оподатковуваний дохід і з неї не утримують ПДФО і ВЗ (звісно, за наявності документів, що підтверджують понесені витрати).

Податківці, схоже, теж полишили абсурдну ідею оподатковувати ПДФО суму кредитового підзвіту, що підтверджують їх численні консультації (див., наприклад, листи ДФСУ від 13.05.2019 р. № 2114/6/99-99-13-02-03-15/ІПК, від 21.03.2019 р. № 1143/6/99-99-13-02-03-15/ІПК, 103.04 БЗ)

Щоправда, фіскали продовжують наполягати на тому, що таке ж придбання поза виконанням працівником трудових функцій призводить до виникнення оподатковуваного доходу (детальніше див. «Податки та бухгалтерський облік», 2019, № 41, с. 75).

Як заповнити графу «Одержано»

Як заповнити графу «Одержано» при перерахуванні авансу на КПК або особисту картку працівника?

У графі «Одержано» авансового звіту вказують:

— якщо аванс виданий у безготівковій формі через КПК — фактично зняту суму через банкомат або витрачену у безготівковій формі, а не всю перераховану на картку суму (див. лист ГУ Міндоходів в м. Києві від 19.09.2013 р. № 4456/10/26-15-11-01-06);

— якщо аванс перерахований на особистий картрахунок працівника — всю отриману суму.

Окрім отриманої підзвітною особою суми, у графі «Одержано» треба вказати, від кого отримані грошові кошти, а також номер і дату підтверджувального документа

Крім того, врахуйте: податківці при заповненні цього реквізиту рекомендують (див. 109.14 БЗ):

— якщо кошти перераховані на особистий картрахунок працівника — вказувати тут «З поточного рахунку», а також дату і номер платіжного доручення;

— якщо кошти зняті за допомогою КПК — вказати «З корпоративного рахунку», а також номер рахунку, дату і номер документа, що підтверджує факт зняття готівки (квитанції/чека банкомату, касового чека, що підтверджує придбання товару (отримання послуги), сліпу тощо).

Щоправда, ця консультація діяла до 05.01.2018 р. Але її скасування пов’язане, на наш погляд, з тим, що з цієї дати втратило силу старе «касове» Положення і набуло чинності нове Положення № 148, а не з принциповими змінами у вимогах щодо заповнення авансового звіту.

Про ці та інші особливості оформлення авансового звіту читайте в «Податки та бухгалтерський облік», 2019, № 41, с. 77.

Валюта авансового звіту

Працівникові видали аванс на закордонвідрядження в іноземній валюті. У якій валюті складати авансовий звіт?

Закордонвідряджувальні витрати відображають у валюті розрахунків і у валюті звітності (ч. 3 ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 р. № 996-XIV). Тому авансовий звіт треба складати у валюті авансу. Крім того, доведеться перерахувати усі статті витрат у валюті в гривні:

— частину витрат в межах виданого авансу — за курсом НБУ, що діяв на дату видачі авансу;

— частину витрат, що підлягає відшкодуванню працівникові, — за курсом НБУ, що діяв на дату затвердження Звіту

Аванс у гривні та інвалюті: скільки Звітів

Аванс на закордонвідрядження працівникові видавали частково в гривні, а частково — в доларах США. Скільки авансових звітів повинен скласти працівник: один (на загальну суму авансу) або два (по кожній з валют)?

На нашу думку, якщо аванс на відрядження видавали працівникові в декількох валютах, тобто по поверненню з відрядження він повинен відзвітувати по декількох валютах, оптимальним буде заповнення одного авансового звіту незалежно від кількості валют. Втім, допустимо складати декілька звітів — для кожної з валют. У такому разі рекомендуємо нумерувати такі звіти через дріб, щоб потім можна було визначити, що вони відносяться до одного відрядження

Які санкції загрожують підприємству і працівникові за неподання або несвоєчасне подання авансового звіту?

Як такої відповідальності за несвоєчасне подання авансового звіту немає. Після скасування Указу Президента України від 12.06.95 р. № 436/95 (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2019, № 52, с. 2) до підприємства не застосовуються і фінсанкції за порушення касової дисципліни. В той же час залишається небезпека утримання ПДФО і ВЗ виходячи із суми залишку невитрачених або надмірно витрачених коштів (не підтверджених документально).

Тобто, якщо:

— підзвітна особа встигне подати авансовий звіт і повернути гроші до закінчення місяця, на який припадає граничний термін повернення, — податкових наслідків для неї не буде;

— не поверне надмірно витрачені гроші у встановлений термін і не подасть Звіт, то з усієї суми, на яку має бути складений авансовий звіт, утримуємо ПДФО і ВЗ на підставі п.п. 164.2.11 ПКУ

Працівник підприємства придбав ТМЦ за готівкові кошти з використанням КПК. До авансового звіту він приклав документи на купівлю ТМЦ, а документи на зняття готівки з карти не надав. Чи можна затвердити такий авансовий звіт?

При придбанні ТМЦ з використанням КПК ваш працівник разом з авансовим звітом повинен надати: (а) розрахункові документи, що підтверджують факт придбання товарів, і (б) документи, що підтверджують факт безготівкового розрахунку за допомогою КПК або отримання готівки з поточного рахунку (чек банкомату, сліп, квитанцію торгового терміналу тощо) (п. 20 Положення № 148). Але навіть якщо працівник не надав документи, що підтверджують факт проведення розрахунків з використанням КПК, то затвердити авансовий звіт все одно треба. При цьому, за роз’ясненнями податківців, бухгалтер зобов’язаний вжити заходів щодо підтвердження факту використання коштів з рахунку (див. лист Міндоходів від 23 09.2013 р. № 11727/6/99-99-19-03-02-15 і 109.21 БЗ). На нашу думку, для цього цілком достатньо банківської виписки з рахунку

На яку дату виникає право на податковий кредит з ПДВ на підставі документів, що додаються до авансового звіту?

Як правило, датою визнання податкового кредиту за документами — замінниками податкової накладної, які підзвітна особа додає до авансового звіту є дата затвердження авансового звіту*. Але можливі й інші варіанти.

У разі авансової оплати ТМЦ готівковими коштами (ТМЦ оплачені, але на момент затвердження авансового звіту не отримані) — датою виникнення податкового кредиту буде дата отримання ТМЦ (послуг), оплачених підзвітною особою.

У разі оплати ТМЦ КПК — датою виникнення права на податковий кредит буде дата списання коштів з КПК (зрозуміло, за наявності зареєстрованої податкової накладної)**

* Зверніть увагу: податківці датою виникнення права на податковий кредит у такій ситуації називають дату подання авансового звіту (див. лист ДФСУ від 22.08.2017 р. № 1700/6/99-99-15-03-02-15/ІПК, 101.13 БЗ). На наш погляд, слід все ж таки орієнтуватися на дату затвердження авансового звіту, коли керівник підтвердить доцільність здійснення і господарську спрямованість витрат, які здійснив працівник.

** Детальніше див. «Податки та бухгалтерський облік», 2018, № 67, с. 27.