Відрядження у запитаннях і відповідях

Свіриденко Алла, податковий експерт
Податки & бухоблік Липень, 2019/№ 60
В обраному У обране
Друк
Практично щодня підприємство взаємодіє з величезним числом контрагентів: бізнес-партнерами, постачальниками, покупцями і потенційними клієнтами. Причому знаходитися кожен з них може не лише на сусідній вулиці, але й на іншому кінці світу. Ось і доводиться працівникам мандрувати з діловими візитами усією земною кулею, а бухгалтерам — враховувати витрати, пов’язані з їх відрядженнями. Сьогодні пропонуємо освіжити в пам’яті тему відряджень за допомогою невеликої добірки запитань-відповідей.

Запитання

Відповідь

Що таке відрядження

У якому випадку поїздка працівника підприємства вважається відрядженням?

Термін «відрядження» використовують як ПКУ, так і КЗпП. Проте жоден з названих документів не дає визначення цьому поняттю. Тому як на орієнтир пропонуємо спиратися на «бюджетну» Інструкцію № 59*.

Поїздка працівника вважається службовим відрядженням при дотриманні одночасно декількох умов:

1) в поїздку направляється працівник підприємства, у тому числі сумісник, надомник, тимчасовий та/або сезонний працівник;

2) поїздка пов’язана з відвідуванням іншого населеного пункту не за місцем постійної роботи;

3) поїздка здійснюється за розпорядженням керівника підприємства;

4) метою поїздки є виконання службового доручення;

5) зв’язок поїздки з основною діяльністю підприємства підтверджено документально;

6) поїздка обмежена певним терміном.

Крім того, відрядженням можна вважати службову поїздку члена керівного органу підприємства (див. лист ГУ ДФС в Чернівецькій обл. від 18.05.2017 р. № 261/ІПК/24-13-12-02-18).

А ось ділова поїздка звичайного неробітника, нехай навіть в інтересах підприємства, не вважається відрядженням. Як оформити поїздку чужака і компенсувати його витрати, див. «Податки та бухгалтерський облік» 2019, № 44, с. 11

Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.98 р. № 59.

Які документи оформляють при направленні працівника у відрядження?

Головним документом при направленні працівника у відрядження буде відповідний наказ (розпорядження) із зазначенням пункту призначення, найменування підприємства, куди направляється працівник, термінів і мети відрядження.

Наказ доводять до відома працівника під підпис. Його копія потрібна працівникові для несплати турзбору.

Не менш корисними, але вже необов’язковими документами, які оформляють за рішенням керівника, можуть бути: кошторис витрат, завдання на відрядження, звіт про виконану у відрядженні роботу тощо

Аванс на відрядження

У якій валюті виплачувати аванс на відрядження?

У разі відрядження по Україні аванс видають в гривні, а за кордон — у валюті країни, до якої відряджається працівник, або у будь-якій вільно конвертованій валюті. Крім того, аванс на закордонвідрядження можна виплатити і в гривні (якщо так чинити вам не забороняє внутрішнє Положення про службові відрядження). Подробиці щодо гривневого авансу див. у «Податки та бухгалтерський облік», 2019, № 56, с. 16

Підприємство не забезпечило працівника авансом на відрядження. Чи включається в його оподатковуваний дохід сума компенсації витрат, понесених у відрядженні?

Ні, сума компенсації витрат, понесених працівником у відрядженні за рахунок власних коштів, не включається в його оподатковуваний дохід і не оподатковується ПДФО і ВЗ (звісно, за наявності документів, що підтверджують понесені витрати). Так вважають і податківці (див. листи ДФСУ від 16.01.2019 р. № 156/6/99-99-13-02-03-15/ІПК, від 14.01.2019 р. № 115/6/99-99-15-02-02-15/ІПК, 103.04 БЗ)

А ось незабезпечення працівника авансом вважається порушенням трудового законодавства (див. листи Мінфіну від 23.07.2009 р. № 31-26030-13-25/20122 і Мінсоцполітики від 07.11.2013 р. № 998/13/155-13). Про відповідальність за таке порушення читайте в «Податки та бухгалтерський облік», 2019, № 32, с. 30.

Звіт про використання підзвітних коштів (авансовий звіт)

У які терміни відряджений працівник повинен відзвітувати про суми витрачених на відрядження коштів і скласти авансовий звіт?

Для подання авансового звіту про використання коштів у відрядженні пп. 170.9.2 і 170.9.3 ПКУ встановлюють такі терміни:

до закінчення 5-го банківського дня, що настає за днем, в якому працівник завершив відрядження (п.п. «а» п.п. 170.9.2 ПКУ), — якщо аванс видавали в готівковій формі;

до закінчення 3-го банківського дня після завершення відрядження (п.п. «а» п.п. 170.9.3 ПКУ) — якщо працівник проводив розрахунки готівкою, знятою з використанням корпоративної платіжної картки (КПК);

протягом 10 банківських днів після завершення відрядження (до 20 банківських днів за наявності поважних причин) (п.п. «б» п.п. 170.9.3 ПКУ) — при проведенні розрахунків з використанням платіжної картки у безготівковій формі

Якщо аванс перераховували на особисту картку працівника, то працює п.п. «а» п.п. 170.9.2 ПКУ, який встановлює 5-денний термін подання авансового звіту (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2019, № 36, с. 22). Проте податківці вважають інакше і рекомендують подавати звіт за правилами, передбаченими п.п. «а» п.п. 170.9.3 ПКУ, тобто до закінчення 3-го банківського дня після закінчення відрядження (див. 109.15 БЗ).

У які терміни працівник повинен повернути надмірно витрачені грошові кошти у відрядженні?

Граничні терміни повернення надмірно витрачених грошових коштів, отриманих працівником на відрядження, збігаються з термінами надання авансового звіту

Скасування відрядження

У які терміни відряджений працівник повинен скласти авансовий звіт і повернути невитрачені кошти, якщо відрядження не відбулося?

Якщо працівник отримав аванс на відрядження і не поїхав, то він повинен скласти авансовий звіт і повернути в касу підприємства суму авансу протягом трьох банківських днів з дня ухвалення рішення про скасування відрядження (див. 103.17, 109.21 БЗ)

Цікаво, що дотримуватися триденного терміну надання авансового звіту у разі скасування відрядження вимагають тільки п. 11 розд. II і п. 18 розд. III Інструкції № 59. А, як ви знаєте, норми цього документа для небюджетників носять виключно довідковий характер. Проте це не завадило податківцям поширити його вимоги на усі підприємства, незалежно від джерел їх фінансування. Подробиці читайте в «Податки та бухгалтерський облік», 2018, № 42, с. 36.

Добові витрати

Який неоподатковуваний розмір добових витрат (у разі відрядження по Україні і за кордоном) застосовується в 2019 році?

Не оподатковуваний ПДФО (і ВЗ) розмір добових складає (п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ):

по Україніне більше 417,30 грн. в розрахунку за кожен календарний день відрядження;

за кордонне більше 80 євро за кожен календарний день відрядження за курсом НБУ на кожен день відрядження. Детальніше — в «Податки та бухгалтерський облік», 2018, № 42, с. 76

Чи включається в оподатковуваний дохід працівника сума добових, що перевищує встановлені норми? Як суму перевищення показати у формі № 1ДФ?

Суму добових понад норми включають в оподатковуваний дохід працівника як додаткове благо і відображають у звіті за формою № 1ДФ з ознакою «126» додаткове благо

Щоправда, податківці, називаючи оподатковувану частину добових додатковим благом, пропонують показувати її у формі № 1ДФ з ознакою доходу «118» — надмірно витрачені кошти, видані на відрядження або під звіт (див. 103.02 БЗ).

На підставі яких документів визначають суму добових витрат у разі відрядження в межах України?

При внутрішньоукраїнському відрядженні суму добових визначають за наказом про відрядження і відповідними первинними документами, які підтверджують факт перебування працівника в місці відрядження, а саме: за транспортними квитками, рахунками, отриманими з готелів (мотелів) або від інших осіб, які надають послуги з розміщення і проживання відрядженому працівникові, тощо

На підставі яких документів визначають суму добових витрат у разі відрядження за кордон?

Згідно з п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ суму добових визначають у разі відрядження:

— у безвізові країни — згідно з наказом про відрядження і відповідними первинними документами;

— у візові країни — згідно з наказом про відрядження за наявності документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні)

Звертаємо увагу: на сьогодні навіть при службових поїздках у візові країни відмітки про перетин кордону в закордонному паспорті не обов’язкові. Зрозуміло, за умови, що є інші документи, які підтверджують факт перебування працівника за кордоном (транспортні квитки, рахунки готелів тощо). Якщо ж таких документів немає, то відмітки в закордонному паспорті можуть стати для вас рятівною чародійною паличкою.

Витрати на проїзд

Чи можна компенсувати витрати на ПММ у разі використання у відрядженні особистого автомобіля працівника?

В цьому випадку компенсація ПММ-витрат працівникові вважається його додатковим благом, тобто при виплаті такої компенсації необхідно утримати ПДФО і ВЗ.

Крім того, є небезпека, що податківці спробують таку виплату підтягнути під фонд оплати праці. Щоб уникнути оподаткування компенсаційних виплат в такій ситуації, підприємство може укласти з власником автомобіля договір оренди або договір позички транспортного засобу.

Детальніше — в «Податки та бухгалтерський облік», 2018, № 42, с. 66

Чи включаються в оподатковуваний дохід працівника витрати на проїзд в таксі, понесені їм у відрядженні і компенсовані роботодавцем?

Раніше таким витратам діставалося від податківців сповна. Але зараз вони змінили гнів на ласку і дозволяють не оподатковувати ПДФОВЗ) суму компенсації витрат на таксі, виплачену небюджетним підприємством своєму працівникові (див., наприклад, листи ДФСУ від 21.02.2019 р. № 664/6/99-95-42-02-15/ІПК, від 26.11.2018 р. № 4948/6/99-99-13-02-03-15/ІПК, 103.17 БЗ). Неодмінна умова для цього — наявність транспортного рахунку і розрахункового документа. А ось з отриманням таких документів на практиці, як правило, виникають проблеми

Про всі «за» і «проти» компенсації витрат на проїзд в Uber-таксі див. «Податки та бухгалтерський облік», 2018, № 71, с. 13.

Працівник на декілька днів затримався у відрядженні. Час затримки оформлено як дні відпустки. Чи включається в оподатковуваний дохід працівника компенсація витрат на проїзд від місця відрядження до місця постійної роботи?

Якщо дата на квитку не збігається з датою повернення згідно з наказом про відрядження у зв’язку з тим, що працівник затримався за місцем відрядження у відпустці, то суму компенсації транспортних витрат на зворотний шлях податківці хочуть включати в його оподатковуваний дохід і утримувати з неї ПДФО і ВЗ (див. лист ДФСУ від 22.01.2018 р. № 242/Ш/99-99-13-02-03-14/ІПК).

Хоча є підстави вважати інакше виходячи з положень абзацу четвертого п. 7 розд. І Інструкції № 59 (див. також листи ДФСУ від 18.05.2017 р. № 238/6/99-99-13-02-03-15/ІПК і від 27.10.2017 р. № 2406/6/99-99-13-02-03-15/ІПК). Детально про це читайте у спецвипуску «Податки та бухгалтерський облік», 2018, № 42, с. 63

До речі, податківці вимагають включити вартість квитка в оподатковуваний дохід і обкласти її ПДФО/ВЗ і в тому випадку, коли працівник направляється у відрядження не з основного місця роботи, а з місця знаходження у відпустці, що підтверджується транспортним квитком, придбаним роботодавцем (див. лист ДФСУ від 31.01.2018 р. № 369/6/99-99-13-02-03-15/ІПК).

Чи включається до складу витрат на відрядження вартість харчування, вказана в проїзних документах (їжа, чай, які входять у вартість проїзного квитка)?

Вартість харчування, вказану в квитку, треба оплачувати за рахунок добових, виданих працівникові на відрядження. Зрозуміло, з дозволу керівника та/або згідно з внутрішнім Положенням про відрядження можуть бути виплачені/компенсовані і ці суми. Але тоді з них доведеться утримати ПДФО і ВЗ як з доходу у вигляді додаткового блага. Аналогічної думки дотримуються і податківці (див. лист ДФСУ від 25.04.2018 р. № 1859/6/99-99-13-02-03-15/ІПК, 103.17 БЗ)

Про компенсацію вартості харчування, вказаної в проїзних квитках, див. також «Податки та бухгалтерський облік», 2018, № 51, с. 29. Щоправда, іноді з-під пера контролерів виходять і нефіскальні роз’яснення, в яких вони дозволяють компенсувати витрати на харчування, вказані в проїзних квитках, не зменшуючи при цьому добові (див. лист ДФСУ від 07.09.2018 р. № 3898/6/99-99-13-02-03-15/ІПК).

Зведену інформацію про те, які документи підтверджують проїзд у відрядженні залізничним, авіа-, автомобільним і водним транспортом (у тому числі у разі використання електронного квитка), шукайте в «Податки та бухгалтерський облік», 2019, № 48, с. 8.

Витрати на проживання

Які документи підтверджують витрати на проживання у відрядженні?

Витрати на проживання відшкодовують тільки за наявності оригіналів підтверджувальних документів. Таким документами є одночасно:

— документи, що підтверджують вартість витрат на проживання відряджених осіб (рахунки з готелів (мотелів) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, у тому числі з бронювання місць у місцях проживання);

— документи, що підтверджують оплату готельних послуг (чеки РРО або розрахункові квитанції)

В той же час при закордонвідрядженнях підтверджувальні документи оформляються згідно із законодавством відповідної держави (п. 15 розд. І Інструкції № 59). Подробиці — в «Податки та бухгалтерський облік», 2018, № 93, с. 16.

Витрати на проїзд і проживання відрядженого працівника компенсує приймаюча сторона. Чи включається сума компенсації в оподатковуваний дохід працівника?

Відряджена фізособа не перебуває у трудових відносинах з приймаючою стороною, тому «відряджувальний» п. 170.9 ПКУ тут не працює. Суму компенсації витрат фізичної особи приймаюча сторона включає в її оподатковуваний дохід і обкладає ПДФО і ВЗ.

У свою чергу, роботодавець зобов’язаний виплатити добові у звичайному порядку, причому оподатковувати їх ПДФО/ВЗ у нього немає жодних підстав

Працівник підприємства оплачує з КПК вартість проживання в готелі усіх відряджених працівників. Чи може він включити ці суми у свій авансовий звіт? Чи не буде вартість проживання колег розцінена як додаткове благо працівника?

Так, держатель КПК може включити усі витрати, пов’язані з оплатою проживання, за себе, а також за інших осіб, які одночасно знаходилися у відрядженні, у свій авансовий звіт. При цьому до звіту треба прикласти:

1) розрахунковий документ (наприклад, касовий чек), що підтверджує факт оплати проживання в готелі;

2) документ, що підтверджує факт безготівкового розрахунку за допомогою КПК (наприклад, квитанцію платіжного терміналу тощо);

3) оригінал квитанції (рахунка) готелю, який містить таку інформацію:

— прізвища осіб, за проживання яких здійснено оплату;

— терміни проживання в готелі вказаних осіб;

— вартість номерів, в яких проживали такі особи;

— види витрат, включені в квитанцію (рахунок)

Що стосується документа, який підтверджує факт безготівкового розрахунку за допомогою КПК (див. п. 2), то його відсутність не така вже і страшна. Бухгалтерія все одно повинна прийняти авансовий звіт працівника. А підтвердити витрачену суму в цьому випадку можна, отримавши виписку з банку про рух коштів на рахунку. Такий висновок фіскалів можна знайти в листі Міндоходів від 23.09.2013 р. № 11727/6/99-99-19-03-02-15.

Про нюанси обліку витрат на оплату спільного готельного рахунка/одного залізничного квитка на всіх відряджених працівників див. «Податки та бухгалтерський облік», 2018, № 65, с. 21.

Особливості компенсації витрат на відрядження за кордон

Аванс працівникові, направленому у відрядження за кордон, виплачений в гривнях. У результаті коливання курсу гривні до євро фактично виплачена сума добових перевищила неоподатковуваний ПДФО розмір. Чи включається сума перевищення в оподатковуваний дохід працівника?

Якщо добові виплачені в гривні і в результаті коливання курсу валют фактично виплачена сума добових перевищила їх неоподатковуваний розмір, то суму перевищення розглядають як надмірно витрачені кошти. Вони підлягають поверненню працівником в касу підприємства. У разі неповернення у встановлені терміни їх включають в оподатковуваний дохід працівника і утримують ПДФО і ВЗ (див. лист ДФСУ від 19.10.2017 р. № 2301/6/99-99-13-02-03-15/ІПК)

Про окремі питання виплати закордонвідряджувальних добових ви можете дізнатися з «Податки та бухгалтерський облік», 2018, № 99, с. 17. Крім того, про закордонвідряджувальні добові та інші витрати див. у «Податки та бухгалтерський облік», 2018, № 42.

У якій валюті (національній чи іноземній) і в які терміни роботодавець компенсує відрядженому працівникові суму власних коштів, витрачених у відрядженні за кордоном?

Інвалютні витрати компенсують працівникові в гривні за офіційним обмінним курсом НБУ на день погашення заборгованості. Абзац перший п. 19 розд. III Інструкції № 59 рекомендує зробити це до закінчення 3-го банківського дня після затвердження авансового звіту (109.19 БЗ)

Про порядок компенсації витрат на бензин у разі відрядження за кордон читайте в «Податки та бухгалтерський облік», 2018, № 87, с. 4, 2019, № 21, с. 22.

Підприємство відшкодовує працівникові, направленому у відрядження за кордон, вартість оформлення візи. Чи включається сума компенсації таких витрат в оподатковуваний дохід працівника?

Ні, суму компенсації витрат працівника, що відряджається за кордон, на оформлення візи не включають в його оподатковуваний дохід і не оподатковують ПДФО і ВЗ, але тільки за наявності документального підтвердження таких витрат. При цьому починати оформлення віз треба після видання наказу про відрядження. До речі, не мають нічого проти компенсації візових документів і контролери (див. лист ДФСУ від 16.05.2017 р. № 204/6/99-99-13-02-03-15/ІПК)

Оформи передплату та читай все Передплатити журнал

Схоже, що ви використовуєте блокувальник реклами :(

Щоб користуватися всіма функціями сайту, додайте нас у винятку!

Як відключити
Завантажуйте наш мобільний додаток iFactor

© Factor.Media, 1995 -
Всі права захищені

Використання матеріалів без узгодження з редакцією заборонено

Ознайомитись з договором-офертою

Приєднуйтесь
Адреса
м. Харків, 61002, вул. Сумська, 106а
Powered by
Factor Web Solutions
Ми використовуємо cookie-файли, щоб зробити сайт максимально зручним для вас та аналізувати використання наших продуктів та послуг, щоб збільшити якість рекламних та маркетингових активностей. Дізнатися більше про те, як ми використовуємо ці файли можна тут.
Закрити
icon-block
Заважає реклама?
Ви маєте можливість її відключити!
Бажаєте побачити, як сайт буде виглядати без реклами?
Вимкнути на 10 секунд