Ділова поїздка непрацівника

НЕ працівник — НЕ відрядження

Відразу скажемо: з точки зору трудового законодавства (див. ст. 121 КЗпП) поїздка непрацівника підприємства не може вважатися службовим відрядженням. Навіть якщо «чужак» їде туди виключно в інтересах вашого підприємства. Адже поняття «службове відрядження» застосовується у сфері трудових відносин. А в цій ситуації між підприємством і сторонньою особою трудових відносин немає.

Тобто відряджати у наказному порядку керівник підприємства може виключно свого працівника. Це підтверджує, зокрема, визначення з п. 1 розд. 1 Інструкції № 59*, в якому сказано, що службове відрядження — це поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи.

* Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.98 р. № 59.

І хоча Інструкція № 59 поширює свою дію тільки на бюджетників, орієнтуватися на це визначення доцільно і госпрозрахунковим підприємствам, оскільки в інших нормативних документах визначення поняття «службове відрядження» немає.

Відповідно і наказ (розпорядження) про відрядження особи, яка не пов’язана з підприємством, складати не слід. Відносини з нею цілком вписуються в межі цивільного законодавства. Тому й урегулювати їх можна шляхом укладення цивільно-правового договору (ЦПД). Тобто витрати, понесені фізособою-непрацівником у діловій поїздці, можна компенсувати у складі винагороди, що виплачується за умовами ЦПД.

Укладаємо ЦПД

Укласти ЦПД можна як безпосередньо з фізособою, так і з підприємством, на якому ця фізособа працює, якщо підприємство — роботодавець такої фізособи також зацікавлено в її поїздці. Причому з точки зору оподаткування вигідніше, безумовно, співпрацювати саме з роботодавцем (детальніше про це див. у наступному розділі). Але незалежно від того, з ким саме буде укладений договір, його предметом тут, очевидно, буде надання послуг (чи виконання робіт). А оскільки із запитання читача (див. преамбулу) виходить, що мета поїздки — збільшення продажів, велика вірогідність, що йтиметься про послуги маркетингу.

Пам’ятайте: маркетингові послуги традиційно викликають підвищений інтерес у податківців. Вони детально вивчають такі послуги не лише на предмет реальності угоди (тобто фактичного надання послуг), а й на предмет їх зв’язку з госпдіяльністю підприємства. Тому до документального оформлення таких операцій підійдіть з особливою відповідальністю (детальніше див. «Податки та бухгалтерський облік», 2017, № 100, с. 3).

Щодо винагороди за надані послуги і компенсації витрат на поїздку (проїзд, проживання, харчування тощо) відзначимо таке. Тут можливі два варіанти.

Перший — приблизна сума витрат, пов’язаних з поїздкою, включена до загальної суми винагороди за надані послуги, тобто сума витрат на поїздку окремо не виділена.

Другий — у ЦП-договорі зазначена сума винагороди за надані послуги. При цьому компенсація витрат на поїздку надається окремо після надання фізособою документів, що підтверджують такі витрати.

Договір з фізособою. Укладаючи договір з фізособою, потурбуйтеся й про те, щоб він підтверджував саме цивільно-правовий (а не трудовий) характер відносин.

Пам’ятайте: на відміну від трудового договору, за ЦПД оплачують не процес праці, а його конкретний (кінцевий) результат, який визначається після закінчення роботи (надання послуг) та оформляється актом приймання-передачі виконаних робіт (наданих послуг), на підставі яких і здійснюється виплата винагороди. Тому в ЦПД обов’язково слід зазначити, який саме кінцевий результат особа повинна передати за таким договором (детальніше див. «Податки та бухгалтерський облік» 2018, № 86, с. 5).

Договір з підприємством. Тут нагадаємо: суб’єкт господарювання має право здійснювати будь-які види підприємницької діяльності, крім тих, які заборонені законом (ч. 1 ст. 19, ст. 43, 44 ГКУ). При цьому зазначення або незазначення окремих видів діяльності в ЄДР не впливає на можливість особи здійснювати усі незаборонені види діяльності. Тобто навіть якщо у підприємства не зареєстрований вид діяльності, що відповідає фактично наданим у діловій поїздці послугам, воно все одно може їх надати.

Податки при виплаті ЦПД-доходу фізособі

ПДФО. Суму винагороди за виконані роботи згідно з ЦПД оподатковуємо ПДФО на підставі п.п. 164.2.2 ПКУ.

Якщо окремо надаємо компенсацію витрат на поїздку, то її суму включаємо до оподатковуваного доходу фізособи як дохід у вигляді додаткового блага на підставі п.п. «г» п.п. 164.2.17 ПКУ.

Адже він виводить з-під оподаткування суми відшкодування витрат на відрядження фізосіб, які перебувають у трудових відносинах з підприємством, або фізосіб, які є членами його керівних органів. У ситуації, що розглядається нами, у відрядження з директором підприємства поїхала стороння особа.

Зверніть увагу, оскільки компенсаційний дохід виплачується у грошовій формі, то застосовувати натуральний ПДФО-коефіцієнт не потрібно. У результаті фізособа отримає суму компенсації, зменшену на суму ПДФО (і ВЗ, див. нижче).

Ставка ПДФО стандартна — 18 %.

За загальним правилом, податок сплачуємо до бюджету при виплаті оподатковуваного доходу єдиним платіжним документом.

Але якщо дохід виплачуємо готівкою з каси, яка не була спеціально отримана для цих цілей у банку (тобто з виручки), податок перераховуємо до бюджету протягом трьох банківських днів з дня, що настає за днем такої виплати (п.п. 168.1.4 ПКУ).

Зауважте: у платіжному документі при сплаті до бюджету ПДФО з доходу платника податків у вигляді винагороди або нетрудової компенсації податковий агент відображає інший код бюджетної класифікації, ніж з доходу у вигляді заробітної плати. А саме — «11010400». А у формі № 1ДФ винагороду за ЦПД відображаємо з ознакою доходу «102», суму компенсації витрат, пов’язаних з поїздкою (якщо вона не була включена до загальної суми винагороди за виконані роботи), — з ознакою доходу «126».

ВЗ. Суми винагороди за надані послуги і суми компенсації (за наявності) оподатковуємо військовим збором (ВЗ). Нараховуємо та сплачуємо його в тому ж порядку, що й ПДФО (п. 16¹ підрозд. 10 розділу XX ПКУ).

ЄСВ. Підприємство, що отримує послуги від фізичної особи згідно з ЦПД, на суму винагороди за надані послуги повинно нарахувати і ЄСВ за ставкою 22 % (п.п. 1 п. 1 ст. 4, п.п. 1 п. 1 ст. 7 Закону про ЄСВ).

А ось сума компенсації витрат на поїздку, яка не була «захована» у винагороду, а надавалася окремо, до бази нарахування ЄСВ потрапити не повинна. Чому? З одного боку, ця виплата не входить до фонду оплати праці (не є трудовою), оскільки нараховується за цивільно-правовим договором. З іншого — сума компенсації не є платою за роботи або послуги.

Порада. Податкових наслідків можна уникнути у разі, якщо стороння фізособа зареєстрована підприємцем. Тоді з метою ненарахування ПДФО і ВЗ достатньо просто документально підтвердити її підприємницький статус (наприклад, випискою з ЄДР) (п. 177.8 ПКУ). А ось уникнути ЄСВ із суми винагороди можна лише за умови, що надані в діловій поїздці послуги відповідатимуть одному із зареєстрованих підприємцем видів діяльності (п.п. 1 п. 1 ст. 4 Закону про ЄСВ).

Податки і виплата доходу роботодавцеві

ПДФО, ВС, ЄСВ у роботодавця. Якщо вдасться укласти договір про надання послуг з підприємством — роботодавцем фізособи, що відправилася в ділову поїздку разом з вашим керівником, то таке підприємство на загальних підставах направить її у службове відрядження і відшкодує їй усі понесені в цьому відрядженні витрати за відрядними правилами, прописаними в п. 170.9 ПКУ.

Податок на прибуток у роботодавця. У податковоприбутковому обліку так само без особливих несподіванок. Сума відображеного в бухобліку доходу (у розмірі вартості наданих підприємством послуг) збільшить прибутковий об’єкт оподаткування, а сума витрат на відрядження його зменшить. Різниця між таким доходом і витратами може бути мінімальною (чи бути відсутньою зовсім).

ПДВ у роботодавця. На вартість наданих послуг у підприємства-роботодавця виникнуть податкові зобов’язання з ПДВ. Але роботодавець сплатить їх за рахунок підприємства — отримувача послуг (яке сплатить цей ПДВ у складі вартості послуг).

Щоправда, якщо вартість наданої послуги виявиться нижчою мінбази, встановленої п. 188.1 ПКУ (для самостійно виготовлених товарів/послуг мінбазою є звичайна ціна), то ПДВ з такої різниці роботодавцеві доведеться сплатити за свій рахунок.

Податкові наслідки для підприємства — отримувача послуг. Жодних податків з суми виплаченого підприємству-роботодавцеві доходу платити не доведеться. Вартість таких послуг буде відображена у складі збутових витрат (Дт 93). А отже, зменшить і прибутковий об’єкт оподаткування. Суму ПДВ, сплачену у складі вартості цих послуг, підприємство на загальних підставах відобразить у складі податкового кредиту.

Погодьтеся, такий варіант оформлення взаємовідносин виглядає набагато привабливішим ☺.