Інвентаризація: відповідаємо на організаційні запитання

В обраному У обране
Друк
Свіриденко Алла, податковий експерт
Податки та бухгалтерський облік Жовтень, 2019/№ 87
Відому приказку «Курчат восени лічать» кожному бухгалтерові хочеться доповнити: «І не лише курчат». Адже добігає кінця 2019 рік, а отже, настав час «перерахувати» активи та зобов’язання підприємства перед складанням річної фінзвітності, тобто провести їх інвентаризацію. Як підготуватися до річної інвентаризації? Які документи оформляти для відображення її результатів? Як правильно показати результати інвентаризації в бухгалтерському і податковому обліку підприємства? Відповіді на ці й багато інших запитань ви знайдете в нашому сьогоднішньому тематичному номері. Ну а розпочнемо, звісно ж, з організаційних моментів*.

* Якщо хочете ще сильніше заглибитися в інвентаризаційну тему, див. «Податки та бухгалтерський облік», 2018, № 94.

Загальні питання проведення інвентаризації

Чи обов’язково проводити річну інвентаризацію активів та зобов’язань підприємства?

Так, проведення річної інвентаризації — процедура обов’язкова для всіх підприємств. Її проведення перед складанням річної фінзвітності вимагають ч. 1 ст. 10 Закону про бухоблік та пп. 5 і 7 розд. І Положення № 879.

Ну а основна мета інвентаризації — забезпечити достовірність даних бухобліку і фінзвітності шляхом перевірки та документального підтвердження наявності, стану й оцінки активів і зобов’язань підприємства.

Якими нормативними документами керуватися при проведенні річної інвентаризації та оформленні її результатів?

Перший, і найголовніший, документ, яким належить керуватися всім підприємствам незалежно від організаційно-правової форми та форми власності, — Положення № 879.

Крім того, спеціальні «інвентаризаційні» документи використовують при інвентаризації:

нафти і нафтопродуктів Інструкцію № 281;

спирту етиловогоІнструкцію № 264;

активів та зобов’язань сільгосппідприємств Методрекомендації № 37 тощо.

Які об’єкти підлягають річній інвентаризації та в які строки?

Річна інвентаризація — наймасштабніша й охоплює всі види активів і зобов’язань підприємства (пп. 6 і 7 розд. I Положення № 879). Її проводять щорічно перед складанням річної фінзвітності.

Строки проведення інвентаризації встановлені п. 10 розд. I Положення № 879, який рекомендує проводити її щорічно до дати балансу (тобто 31 грудня). Але 31 грудня — це гранична дата, на яку інвентаризація має бути позаду. А ось сам період її проведення залежить від виду активів і зобов’язань, що інвентаризуються (див. таблицю).

Строки проведення річної інвентаризації

№ з/п

Вид активів та зобов’язань

Коли проводити інвентаризацію

1

Необоротні активи* (крім незавершених капінвестицій, об’єктів ОЗ, які на момент інвентаризації перебуватимуть за межами підприємства)

У період 3 місяців до дати балансу

Запаси (крім НЗВ і напівфабрикатів, інших матцінностей, які на момент інвентаризації перебуватимуть за межами підприємства)

Поточні біологічні активи

Дебіторська та кредиторська заборгованість

Витрати і доходи майбутніх періодів

Зобов’язання (крім невикористаних забезпечень, розрахунків з бюджетом і за відрахуваннями на загальнообов’язкове державне соціальне страхування)

* При проведенні інвентаризації потрібно враховувати вимоги п. 10 розд. I Положення № 879:

земельні ділянки, будівлі, споруди та інші об’єкти нерухомості можна інвентаризувати 1 раз на 3 роки;

інструменти, прилади, інвентар (меблі) можна інвентаризувати щорічно в обсязі не менше 30 % усіх зазначених об’єктів з обов’язковим охопленням всіх цих об’єктів протягом 3 років;

бібліотечні фонди за рішенням керівника можна інвентаризувати протягом року за встановленим ним графіком. За наявності обсягу бібліотечних фондів від 100 до 500 тис. одиниць інвентаризацію можна проводити протягом 5 років з охопленням щорічно не менше 20 % одиниць, а більше 500 тис. одиниць — протягом 10 років з охопленням щорічно не менше 10 % одиниць;

дорогоцінні метали і дорогоцінне каміння, які містяться в пристроях, обладнанні та інших виробах, інвентаризують одночасно з інвентаризацією цих активів.

2

Незавершені капінвестиції

У період 2 місяців до дати балансу

НЗВ і напівфабрикати

Фінансові інвестиції

Грошові кошти

Засоби цільового фінансування

Зобов’язання в частині невикористаних забезпечень, розрахунків з бюджетом і за відрахуваннями на загальнообов’язкове державне соціальне страхування

3

Об’єкти ОЗ, зокрема автомобілі, морські та річкові судна, які вирушають у тривалі рейси

До тимчасового вибуття з підприємства

Інші матцінности, які на дату інвентаризації перебуватимуть за межами підприємства

Зверніть увагу (!): під час інвентаризації перевіряють:

власне майно підприємства незалежно від його місцезнаходження, у тому числі предмети, передані в прокат, оренду, які перебувають на реконструкції, модернізації, консервації, в ремонті, запасі або резерві;

майно, яке не належить підприємству, але тимчасово перебуває в його користуванні, розпорядженні або на зберіганні (об’єкти оперативної оренди ОЗ, ТМЦ на відповідальному зберіганні, переробці, комісії чи монтажі).

Конкретні строки початку/закінчення інвентаризації (у межах строків з Положення № 879), її тривалість, а також об’єкти, що підлягають інвентаризації, встановлює керівник у наказі про проведення інвентаризації.

Причому цікаво: інвентаризацію конкретних об’єктів починають уже після дати, на яку вона призначена. Наприклад, згідно з наказом керівника інвентаризацію проводять станом на 30.11.2019 р. Це означає, що сама інвентаризація проходитиме в грудні (наприклад, з 2 по 16 грудня 2019 року). А ось інвентаризаційні описи заповнюють станом саме на кінець дня 30 листопада 2019 року. Виняток становлять випадки інвентаризації об’єктів ОЗ і матцінностей, які на дату інвентаризації перебуватимуть за межами підприємства. Їх інвентаризують до моменту тимчасового вибуття з території підприємства.

Інвентаризаційні комісії

Хто входить до складу інвентаризаційної комісії?

Для проведення річної інвентаризації наказом керівника створюють інвентаризаційну комісію (п. 1 розд. II Положення № 879). До неї включають:

— представників апарату управління підприємства;

— представників бухгалтерської служби (аудиторської фірми, централізованої бухгалтерії, суб’єкта підприємницької діяльності — фізособи, яка веде на підприємстві бухоблік на договірних засадах);

— досвідчених працівників підприємства, які знають об’єкт інвентаризації, ціни та первинний облік (інженерів, технологів, механіків, виконавців робіт, товарознавців, економістів, бухгалтерів).

Також за рішенням керівника підприємства до складу комісії можуть входити члени ревізійної комісії госптовариства.

Очолює комісію керівник підприємства (його заступник) або керівник структурного підрозділу підприємства, уповноважений керівником

А ось якщо бухоблік веде сам керівник, то вибору немає — він же повинен очолити інвентаризаційну комісію (п. 1 розд. II Положення № 879).

Чи обов’язково малому підприємству для проведення інвентаризації затверджувати робочі інвентаризаційні комісії? Чи достатньо того, що в нас створені постійно діючі інвентаризаційні комісії?

Зазвичай робочі інвентаризаційні комісії створюють на великих підприємствах. Причина проста: велике підприємство передбачає велику кількість об’єктів інвентаризації і впоратися з таким обсягом робіт одна комісія просто не в змозі. Тому на таких підприємствах інвентаризаційна комісія виконує переважно організаційні, регулюючі та контрольні функції, перелічені в п. 2.5 розд. II Положення № 879. У свою чергу, робочі інвентаризаційні комісії займаються інвентаризацією майна безпосередньо в місцях зберігання та виробництва.

На підприємствах з невеликим обсягом інвентаризаційної роботи постійно діюча комісія організовує і проводить інвентаризацію самостійно.

Робочі комісії формують за тим же принципом, що й інвентаризаційні комісії: з представників апарату управління, бухслужби та досвідчених працівників підприємства. Причому до робочих комісій можна включати також членів інвентаризаційної комісії (п. 2.2 розд. II Положення № 879).

Призначає голову робочої інвентаризаційної комісії і затверджує її склад своїм наказом керівник підприємства. При цьому пам’ятайте (!): не можна призначати головою робочої комісії для перевірки активів, що перебувають на відповідальному зберіганні у тих же матеріально відповідальних осіб (МВО), одного й того ж працівника 2 роки підряд (п. 2.4 розд. II Положення № 879).

Чи включають до складу робочих інвентаризаційних комісій МВО?

У п. 2.4 розд. II Положення № 879 передбачено, що МВО не може входити до складу робочої комісії для перевірки активів, що перебувають у неї на відповідальному зберіганні, оскільки є особою, яка перевіряється.

Виходить, включити МВО до комісії, яка проводитиме інвентаризацію ввіреного йому майна, не можна. Водночас, на наш погляд, ніщо не заважає МВО брати участь в інвентаризації у складі іншої робочої комісії, яка перераховуватиме активи, що перебувають у веденні інших МВО.

На підприємстві працює всього одна особа — директор. Чи може інвентаризаційна комісія складатися з однієї особи?

Мінфін у такій ситуації пропонує два варіанти дій (див. лист Мінфіну від 27.05.2014 р. № 31-08410-07-29/12918):

— затвердити склад інвентаризаційної комісії з однієї особи або

— включити до складу комісії фахівців, найнятих за цивільно-правовим договором.

Звісно ж, на перший погляд варіант проведення інвентаризації комісією з одного працівника — найпростіший, а тому оптимальний для такого малого підприємства. Але не все так просто, адже в цьому випадку ви мимоволі порушуєте положення п. 2.4 розд. ІІ Положення № 879. Нагадаємо, він забороняє включати до інвентаризаційної комісії тих працівників, у веденні яких перебувають активи, щодо яких проводиться інвентаризація. А в нас саме така ситуація: на підприємстві працює тільки один працівник, який і є матеріально відповідальним за всі активи.

Щоб не порушити Положення № 879, ми б рекомендували зупиниться все ж на другому варіанті:

включити до комісії фахівця, запрошеного для проведення інвентаризації на підставі цивільно-правового договору

Один з членів інвентаризаційної комісії відсутній з поважної причини. Чи можна «перерахувати» активи та зобов’язання без нього?

Пункт 1 розд. II Положення № 879 на такі випадки говорить таке: інвентаризацію проводять повним складом інвентаризаційної комісії.

Виходить, яка б не була причина відсутності одного чи декількох членів інвентаризаційної комісії, проводити інвентаризацію «недоукомплектованим» складом не можна. Але вихід є: відсутнього у зв’язку з хворобою або відрядженням члена комісії потрібно замінити (див. лист Мінфіну від 15.12.2003 р. № 31-04200-30-23/19). Для цього необхідно видати наказ керівника, яким відсутнього працівника виключають зі складу комісії, а замість нього вводять до складу комісії іншого працівника.

Ще один варіант — призупинити або перенести строки початку інвентаризації (звісно, він підходить у разі нетривалої відсутності члена комісії).

Під час проведення інвентаризації працівник підприємства, відповідальний за зберігання та використання активів, захворів (перебуває у відпустці). Чи можна провести інвентаризацію довірених йому активів без нього?

Усе той же п. 1 розд. II Положення № 879 вимагає проведення інвентаризації в присутності МВО. Тому проінвентаризувати активи за відсутності МВО і не порушити Положення № 879 не вийде.

Так як же бути? А все залежить від того, виконує хто-небудь обов’язки тимчасово відсутнього МВО чи ні.

Якщо обов’язки МВО передали іншому працівникові, то з ним повинні були укласти договір про матеріальну відповідальність і провести інвентаризацію цінностей при зміні МВО. У такому разі інвентаризацію активів можна провести в присутності не основного МВО, а під «наглядом» його тимчасової заміни.

Якщо ж ви не призначаєте виконувача обов’язків МВО, тоді нічого не залишається, як призупинити проведення інвентаризації (якщо вона вже почалася) або перенести початок її проведення.

Документальне оформлення інвентаризації

Як скласти наказ про проведення інвентаризації?

Проведення інвентаризації розпочинають з видання наказу про її проведення. У ньому, крім інших обов’язкових реквізитів, зазначають: дату, на яку проводять інвентаризацію, строки її проведення, види активів і зобов’язань, що інвентаризуються. Цим же наказом нерідко затверджують склад робочих інвентаризаційних комісій.

Приклад оформлення наказу див. у «Податки та бухгалтерський облік», 2018, № 94, с. 10.

Водночас пам’ятайте! Строки і порядок проведення інвентаризації, у тому числі річної, можна встановити в наказі про організацію бухобліку або в наказі про облікову політику. У цьому випадку видавати наказ про проведення річної інвентаризації не потрібно. Достатньо безпосередньо перед її початком окремим наказом керівника затвердити склад робочих інвентаризаційних комісій.

Якими документами оформляють результати проведення інвентаризації?

Під час інвентаризації робоча інвентаризаційна комісія оформляє (п. 15 розд. II Положення № 879):

інвентаризаційні описи, у яких фіксує наявність, стан і оцінку активів підприємства й активів, що належать іншим підприємствам та обліковуються поза балансом;

акти інвентаризації, у яких показують наявність грошових документів, бланків документів суворої звітності, фінінвестицій, готівки, а також повноту відображення грошових коштів на рахунках у банку (реєстраційних рахунках), дебіторської та кредиторської заборгованостей, зобов’язань, коштів цільового фінансування, витрат і доходів майбутніх періодів, забезпечень (резервів), що створюються відповідно до вимог П(С)БО, МСФЗ та інших актів законодавства;

Після закінчення інвентаризації оформлені інвентаризаційні описи (акти інвентаризації) комісія передає до бухгалтерії. Тут перевіряють усі підрахунки, проведені інвентаризаційною (робочою інвентаризаційною) комісією в інвентаризаційних описах і в разі виявлення розбіжностей (лишків або нестач) між даними інвентаризаційних описів (актів інвентаризації) з даними бухгалтерського обліку складають звіряльні відомості активів і зобов’язань (п. 20 розд. II Положення № 879).

Ну й нарешті, інвентаризаційна комісія оформляє результати інвентаризації протоколом інвентаризації. У ньому наводять (п. 1 розд. IV Положення № 879): результати інвентаризації, висновки про виявлені розбіжності між фактичною наявністю активів та зобов’язань і даними бухобліку, причини виникнення нестач, втрат і лишків, пропозиції щодо заліку нестач і лишків унаслідок пересортиці, пропозиції щодо списання нестач у межах норм природного убутку, а також понаднормових нестач і втрат від псування цінностей із зазначенням причин та вжитих заходів щодо запобігання таким втратам і нестачам, іншу суттєву інформацію.

Протокол інвентаризаційної комісії разом з іншими «інвентаризаційними» документами передають на затвердження керівникові підприємства.

Керівник затверджує протокол протягом 5 робочих днів після завершення інвентаризації

На підставі затвердженого протоколу результати інвентаризації відображають у бухобліку і фінзвітності того періоду, в якому вона закінчена.

Інвентаризація активів із зони проведення ООС (АТО)

Частина активів підприємства перебуває на території проведення АТО (ООС). Як провести інвентаризацію майна, доступу до якого в нас немає?

Нагадаємо (!): п. 8 розд. I Положення № 879 установлює спрощені інвентаризаційні вимоги для підприємств:

— які перебувають на тимчасово окупованій території;

— які перебувають на території проведення антитерористичної операції (АТО)*;

* Перелік населених пунктів, на території яких здійснювалася антитерористична операція, наведений у Додатку до розпорядження КМУ від 02.12.2015 р. № 1275-р.

— структурні підрозділи (відокремлене майно) яких перебувають на тимчасово окупованій території або на території проведення АТО.

Для них законодавець пересунув строки проведення обов’язкової інвентаризації, у тому числі перед складанням річної фінзвітності, до того моменту, коли стане можливо забезпечити безпечний і безперешкодний доступ уповноважених осіб до активів, первинних документів і регістрів бухобліку, в яких відображені зобов’язання і власний капітал цих підприємств. І тільки лише після отримання доступу до майна підприємства зобов’язані:

— проінвентаризувати майно станом на 1-ше число місяця, що настає за місяцем, у якому зникли перешкоди для доступу до активів, первинних документів і регістрів бухобліку;

— відобразити результати інвентаризації в бухобліку відповідного звітного періоду.

Документом, що підтверджує обмеженість доступу до активів з метою їх інвентаризації, а отже, і право на застосування спрощених інвентаризаційних правил є сертифікат Торгово-промислової палати України (ст. 10 Закону № 1669, листи ДФСУ від 14.02.2018 р. № 611/6/99-99-15-02-02-15/ІПК, від 23.06.2016 р. № 13823/6/99-99-15-02-02-15).

Виходить, підприємства, майно яких перебуває в зоні проведення АТО (ООС), не звільнені від інвентаризації об’єктів, що перебувають там, проте можуть її проводити не у встановлені Положенням № 879 строки, а коли це стане можливим.

Активи, щодо яких не була проведена інвентаризація, показують у фінзвітності за даними бухобліку*. Причому на той факт, що інформація у фінзвітності наведена без проведення інвентаризації через відсутність доступу до активів, потрібно зазначити в примітках до фінзвітності (див. лист Мінфіну від 29.06.2016 р. № 31-11410-07-10/18732).

* Оскільки через озброєний конфлікт відбулося зменшення корисності активів підприємства, то в бухобліку їх показують з урахуванням положень П(С)БО 28.

А ось списувати «окуповані» активи без інвентаризації не можна. Тобто активи доведеться тримати на балансі до того моменту, коли підприємство отримає безпечний та безперешкодний доступ до них і зможе оцінити їх фізичний стан (див. лист ДФСУ від 17.02.2017 р. № 3339/6/99-99-15-02-02-15 і від 10.02.2017 р. № 2714/6/99-99-15-03-02-15).

Відповідальність за непроведення інвентаризації

Що загрожує підприємству і посадовим особам за непроведення обов’язкової річної інвентаризації і складання річної фінзвітності на підставі непідтверджених інвентаризацією даних бухобліку?

Трохи раніше ми вже зазначали, що проведення інвентаризації забезпечує керівник підприємства, який видає відповідний наказ, визначає строки її проведення, а також призначає склад інвентаризаційної комісії. Тому теоретично за непроведення обов’язкової річної інвентаризації керівника можна притягнути до дисциплінарної відповідальності у формі догани.

Дисциплінарні стягнення застосовуються органом, якому надано право призначення на посаду цього працівника (ст. 147 КЗпП). Оскільки в нашому випадку працівник, що «проштрафився», — керівник підприємства, то дисциплінарну відповідальність накладають власники підприємства або уповноважений ними орган.

На практиці, зрозуміло, випадки притягнення керівника до дисциплінарної відповідальності трапляються дуже й дуже рідко.

Тепер що стосується серйозніших і матеріальних санкцій.

Пряма відповідальність за несвоєчасне або не якісне проведення інвентаризацій грошових коштів і матеріальних цінностей установлена ст. 1642 КУпАП. Розмір штрафу на посадових осіб підприємства — від 8 до 15 нмдг (від 136 до 255 грн.) за перше порушення і від 10 до 20 нмдг (від 170 до 340 грн.) за повторне порушення протягом року. Щоправда, посадових осіб звичайних підприємств від цього штрафу рятує ст. 2341 КУпАП, яка дозволяє притягати до відповідальності за такі порушення органи Держаудитслужби. А вони наділені каральними функціями тільки щодо підконтрольних установ і суб’єктів господарювання, пов’язаних з бюджетними коштами (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2019, № 48, с. 15).

Імовірніше, отримати штраф за надання органам статистики недостовірних даних для проведення державних статистичних спостережень на підставі ст. 1863 КУпАП. Адже, як ви пам’ятаєте, річну інвентаризацію проводять перед складанням фінзвітності, а її відсутність може поставити під сумнів достовірність звітності підприємства.

Розмір штрафу за такі порушення — від 10 до 15 нмдг (від 170 до 255 грн.)

А якщо посадова особа протягом року вже притягувалася до адміністративної відповідальності за подібне порушення, розмір штрафу становитиме вже від 15 до 25 нмдг (від 255 до 425 грн.).

Розглядають справи про адміністративні правопорушення, зазначені в ст. 1863 КУпАП, органи статистики (ст. 2443 КУпАП).

На наш погляд, непроведення інвентаризації — це триваюче правопорушення, адмінстягнення за яке можливо отримати не пізніше, ніж через два місяці з дня його виявлення.

Оформи передплату та читай все Передплатити журнал

Схоже, що ви використовуєте блокувальник реклами :(

Щоб користуватися всіма функціями сайту, додайте нас у винятку!

Як відключити