Звільнення померлого працівника

12.1. Оформляємо припинення трудових відносин

У разі смерті працівника для роботодавця важливо правильно оформити кадрові документи.

Спершу йому необхідно дочекатися, коли родичі померлого співробітника нададуть свідоцтво про його смерть (форма свідоцтва затверджена постановою КМУ від 10.11.2010 р. № 1025).

Поки в роботодавця на руках немає такого документа, особа значитиметься в обліковому складі підприємства.

Майте на увазі: якщо таке свідоцтво видане на тимчасово окупованій території України, то воно є нікчемним (не має юридичної сили) і не може належним чином засвідчувати смерть особи. Для встановлення факту смерті на тимчасово окупованій території родичі померлої особи повинні звернутися до суду (ст. 317, 318 ЦПКУ).

А якщо в померлого працівника немає родичів? У такому разі факт підтвердження реєстрації смерті лягає на плечі роботодавця. Для цього останньому слід звернутися до відповідного органу, який зареєстрував смерть працівника*.

* Смерть реєструється в органах РАЦС за останнім місцем проживання померлого, за місцем настання смерті, виявлення трупа або за місцем поховання (п. 3 гл. 5 розд. ІІІ Правил № 52/5).

Після того як свідоцтво про смерть надано, необхідно зробити його копію і посвідчити її. Така копія й буде підставою для видання наказу (розпорядження) про припинення трудового договору у зв’язку зі смертю працівника.

Датою припинення трудових відносин є дата смерті працівника, зазначена у свідоцтві про смерть, незалежно від дати наказу (розпорядження) і від того, працював у цей день померлий працівник чи ні (був у відпустці, хворів тощо) (лист Мінсоцполітики від 31.12.2010 р. № 284/06/186-10).

У день видання наказу (розпорядження) про припинення трудових відносин у зв’язку зі смертю в трудовій книжці померлого працівника потрібно зробити запис таким чином (п. 4.3 Інструкції № 58):

— у графі 1 — зазначити порядковий номер запису;

— у графі 2 — проставити дату смерті працівника;

— у графі 3 — вписати фразу «Роботу припинено у зв’язку зі смертю»;

— у графі 4 — навести найменування (наказ/розпорядження), дату і номер документа, на підставі якого внесено запис.

Запис посвідчують у загальному порядку.

** Хто є найближчими родичами, див. «12. Звільнення померлого працівника» цього номера.

Відомості про припинення трудових відносин не забудьте внести також до особової картки працівника (типова форма № П-2).

Зауважте: якщо в померлого працівника немає родичів, які захотіли б отримати його трудову книжку, позбуватися її не варто. Таку трудову книжку слід продовжувати зберігати у відділі кадрів протягом 2 років, але окремо від інших трудових книжок працюючих співробітників.

Якщо після закінчення цього строку ніхто не забере документ, його потрібно зберігати в архіві підприємства протягом 50 років. І тільки після цього трудову книжку можна буде знищити в установленому порядку (п. 6.2 Інструкції № 58).

12.2. Остаточний розрахунок: нюанси

На підставі наказу (розпорядження) про припинення трудового договору необхідно провести остаточний розрахунок.

Передусім потрібно нарахувати заробітну плату за фактично відпрацьовані дні в місяці, на який припала смерть працівника. Розрахунок зарплати здійснюють у загальному порядку*.

* Які нюанси при цьому слід урахувати, див. у підрозділі 15.1.

Крім того, якщо родичі надають лікарняні листи, оформлені на померлого працівника, то їх також слід оплатити в загальному порядку**. Причому якщо працівник помер, перебуваючи на лікарняному, то останній день хвороби, на який припала дата смерті, також підлягає оплаті (див. листі ФСС від 12.02.2015 р. № 5.2-32-316).

** Згадати порядок розрахунку лікарняних вам допоможе тематичний номер «Податки & бухоблік», 2019, № 95.

Виняток — ситуація, коли лікарняні листи подані після закінчення 12 календарних місяців із дня смерті застрахованої особи (ч. 5 ст. 32 Закону № 1105). Тоді вони не оплачують- ся.

Зверніть увагу:

Це не передбачено чинним законодавством.

Крім того, якщо померлий працівник використав зайві дні відпустки, то при проведенні остаточного розрахунку відрахування із зарплати за невідпрацьовані дні відпустки не здійснюють (ч. 3 ст. 22 Закону про відпустки).

Якщо на день проведення остаточного розрахунку в працівника залишилися невикористані дні відпусток — щорічної відпустки та соціальної додаткової відпустки працівникам, які мають дітей (за наявності права на неї), потрібно обов’язково нарахувати за них компенсацію***.

*** Детальніше про її розрахунок і нарахування див. у підрозділі 15.3.

А кому ж слід виплатити трудові доходи померлого працівника?

З ч. 1 ст. 1227 ЦКУ випливає, що суми заробітної плати (включаючи компенсацію за невикористану відпустку****) і лікарняних, які нараховані померлій особі, але не отримані нею за життя, передаються членам його сім’ї, а в разі їх відсутності — входять до складу спадщини.

**** Нагадаємо, що компенсація за невикористану відпустку включається до фонду додаткової заробітної плати згідно з п.п. 2.2.12 Інструкції № 5.

У зв’язку із цим важливо знати, кого в цьому випадку розуміти під членами сім’ї.

Так, згідно зі ст. 3 СКУ до сім’ї належать особи, які:

1) спільно проживають;

2) пов’язані спільним побутом;

3) мають взаємні права та обов’язки.

При цьому сім’я створюється на підставі шлюбу, кровної спорідненості, усиновлення, а також на інших підставах, які не заборонені законом і не суперечать моральним засадам суспільства.

Проте врахуйте, що:

— подружжя вважається сім’єю і тоді, коли вони у зв’язку з навчанням, роботою, лікуванням, необхідністю догляду за батьками, дітьми та з інших поважних причин не мешкають спільно;

— дитина* є членом сім’ї своїх батьків, навіть якщо не мешкає разом із ними.

* Нагадаємо, що правовий статус дитини має особа до досягнення нею повноліття, тобто 18 років (ст. 6 СКУ).

Повнолітніх дітей, батьків, а також інших осіб, пов’язаних з померлим кровною спорідненістю або на інших підставах, установлених законом (наприклад, утримання), можна вважати членами його сім’ї за умови, що виконуються такі вимоги, як спільне проживання, ведення спільного побуту і наявність взаємних прав та обов’язків.

Якщо родич, який звернувся, відповідає визначенню члена сім’ї, то для отримання належних померлому працівнику виплат йому необхідно написати заяву на виплату і додати до неї копії:

1) свідоцтва про смерть працівника;

2) документів, які підтверджують, що той, хто звернувся, був членом сім’ї померлого працівника.

Такими документами можуть бути:

— для дружини (чоловіка) — свідоцтво про шлюб;

— для неповнолітньої дитини — свідоцтво про народження (про всиновлення);

— для інших родичів — документи, які підтверджують факти перебування з померлим у кровній спорідненості та спільного з ним проживання.

Родичі не звертаються до роботодавця?

Якщо в особовій справі працівника є інформація про членів сім’ї, можна надіслати їм поштою рекомендований лист із пропозицією звернутися на підприємство за належними виплатами.

У разі коли такі дії ні до чого не привели, у роботодавця залишаються два варіанти:

1) зберігати належні померлому працівнику кошти на рахунку підприємства до появи спадкоємців.

Майте на увазі, що списувати суму заборгованості не можна;

2) звернутися до послуг нотаріуса (державного чи приватного), який здійснює діяльність у нотаріальному окрузі за місцем виконання зобов’язання.

Підприємство як боржник може погасити свій борг шляхом унесення належної померлому працівнику заробітної плати в депозит нотаріуса (ч. 1 ст. 537 ЦКУ, лист Мін’юсту від 12.03.2012 р. № 113-0-2-12/13.1).

Підтверджує факт унесення коштів у депозит квитанція, яку нотаріус видає після того, як переконається в надходженні коштів на рахунок.

12.3. Виплати на поховання

Допомога від ФСС

Згідно з п. 3 ч. 1 ст. 20 Закону № 1105 за основним місцем роботи померлого співробітника надається допомога на поховання від Фонду соціального страхування (далі — ФСС).

Щоправда, це не стосується поховання працівників — пенсіонерів за віком або по інвалідності та працівників, які померли від нещасного випадку на виробництві.

Отримати допомогу на поховання можуть члени сім’ї працівника або інші юридичні чи фізичні особи, які фактично здійснили поховання (ч. 3 ст. 27 Закону № 1105).

Для призначення такої допомоги до комісії із соціального страхування член сім’ї померлого працівника повинен надати такі документи:

— копію свідоцтва про смерть працівника (ч. 3 ст. 31 Закону № 1105);

— оригінал витягу з Держреєстру актів цивільного стану, що видається відділом РАЦС (оригінал довідки для отримання допомоги на поховання — якщо держреєстрацію смерті проводив виконавчий орган сільської, селищної, міської (крім міст обласного значення) ради) (п. 16 гл. 5 розд. ІІІ Правил № 52/5).

Зверніть увагу: у витягу, що видається РАЦС, зазначаються П. І. Б. особи, на запит якої видано цей витяг. Саме цій особі підприємство повинно виплатити допомогу на поховання.

А ось у довідці для отримання допомоги на поховання П. І. Б. особи, що звернулася за її отриманням, не проставляються. Тому страхувальник виплатить допомогу на поховання тій особі, яка надала всі документи для її отримання.

Не пізніше наступного дня після дня звернення за допомогою комісія із соцстрахування приймає рішення про її призначення (ч. 3 ст. 32 Закону № 1105).

Далі не пізніше 5 робочих днів із дня прийняття рішення комісією роботодавець повинен подати до робочого органу виконавчої дирекції ФСС або його відділення за своїм місцезнаходженням (місцем проживання) заяву-розрахунок* (пп. 2 і 5 Порядку № 12). Подати таку заяву можна особисто «на папері» або відправити в електронній формі.

* Див. додаток 1 до Порядку № 12.

Зі свого боку, ФСС повинен перерахувати роботодавцю відповідні кошти протягом 10 робочих днів.

Не пізніше наступного робочого дня після отримання страхових коштів від Фонду на спецрахунок роботодавець виплачує допомогу на поховання членові сім’ї померлого працівника (п. 9 Порядку № 12, ч. 3 ст. 32 Закону № 1105).

Але це ще не все.

Про виплату допомоги потрібно відзвітувати перед ФСС, направивши відповідне повідомлення (додаток 2 до Порядку № 12).

Зробити це можна:

1) в електронному вигляді з використанням електронного цифрового підпису;

2) листом з повідомленням про вручення;

3) шляхом подання звіту до ФСС особисто.

Строк подання повідомлення — 1 місяць із дня проведення виплат.

Також пам’ятайте:

У формі № 1ДФ її відображають з ознакою доходу «146» (див. роз’яснення з підкатегорії 103.04 БЗ). При цьому зазначають податковий номер особи, яка фактично отримала допомогу.

Не доведеться нараховувати і ЄСВ. Це пов’язано з тим, що така допомога не включається до фонду оплати праці (п. 3.2 Інструкції № 5) і, відповідно, не включається до бази нарахування ЄСВ (абзац перший п. 1 ч. 1 ст. 7 Закону № 2464). Про неоподаткування допомоги на поховання говорять і податківці (див. роз’яснення з підкатегорії 201.03 БЗ).

Допомога від роботодавця

Маючи таке бажання, роботодавець померлого працівника може надати ще й допомогу на поховання від себе.

У такому разі пам’ятайте: якщо розмір зазначеної допомоги не перевищує подвійного розміру суми, зазначеної в абзаці першому п.п. 169.4.1 ПКУ (у 2020 році — 5880 грн), то ні ПДФО, ні ВЗ з неї утримувати не доведеться (п.п. «б» п.п. 165.1.22, п.п. 1.7 п. 16¹ підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ). Якщо ж допомога буде надана в більшій сумі, то «вершок» потрапить під оподаткування (див. роз’яснення з підкатегорії 103.04 БЗ).

У формі № 1ДФ допомогу від роботодавця (як оподатковувану, так і неоподатковувану) відображають з ознакою доходу «146». На це вказують і податківці у своєму роз’ясненні з підкатегорії 103.25 БЗ.

До бази нарахування ЄСВ така виплата не потрапляє. Адже вона не включається до фонду оплати праці згідно з п. 3.31 Інструкції № 5 і до того ж зазначена в п. 14 розд. І Переліку № 1170.

Підставою для виплати допомоги на поховання від роботодавця є заява родича (іншої особи, яка фактично здійснила поховання працівника).

Ритуальні послуги за рахунок підприємства

Цікаво розглянути ситуацію, коли оплату ритуальних послуг здійснив роботодавець померлого працівника з власної ініціативи. Вона вимагає розібратися, кого в цьому випадку вважати отримувачем доходів.

Працівник таким бути не може.

Річ у тому, що учасником цивільних правовідносин є людина (фізична особа) (ст. 24 ЦКУ). У момент її смерті цивільна правоздатність припиняється.

При цьому в разі смерті платника податків податок за останній податковий період справляється з нарахованих на його користь доходів. Причому останнім податковим періодом вважається період, який закінчується в день, на який припадає смерть такого платника податку (п. 162.3 ПКУ). Проте в цій ситуації нарахування (виплата, надання) доходу здійснювалося після смерті платника подат- ків.

Адже оплату ритуальних послуг підприємство здійснило із своєї ініціативи (на підставі наказу роботодавця). Ніхто з родичів померлого працівника із заявою про надання допомоги на поховання на підприємство не звертався.

Таким чином, оскільки в ситуації, що склалася, відсутній суб’єкт оподаткування — платник податку, з доходу якого можна утримати ПДФО і ВЗ, то такі виплати не є об’єктом оподаткування.