12.1. Оформляем прекращение трудовых отношений
В случае смерти работника для работодателя важно правильно оформить кадровые документы.
Для начала ему необходимо дождаться, когда родственники умершего сотрудника предоставят свидетельство о его смерти (форма свидетельства утверждена постановлением КМУ от 10.11.2010 г. № 1025).
Именно должным образом оформленное свидетельство о смерти является основанием для прекращения трудовых отношений с умершим
Пока у работодателя на руках нет такого документа, лицо будет числиться в списочном составе предприятия.
Имейте в виду: если такое свидетельство выдано на временно оккупированной территории Украины, то оно является ничтожным (не имеющим юридической силы) и не может должным образом удостоверять смерть лица. Для установления факта смерти на временно оккупированной территории родственники умершего лица должны обратиться в суд (ст. 317, 318 ГПКУ).
А если у умершего работника нет родственников? В таком случае факт подтверждения регистрации смерти ложится на плечи работодателя. Для этого последнему следует обратиться в соответствующий орган, который зарегистрировал смерть работника*.
* Смерть регистрируется в органах РАГС по последнему месту проживания умершего, по месту наступления смерти, выявления трупа или по месту захоронения (п. 3 гл. 5 разд. ІІІ Правил № 52/5).
После того, как свидетельство о смерти предоставлено, необходимо сделать его копию и заверить ее. Такая копия и будет основанием для издания приказа (распоряжения) о прекращении трудового договора в связи со смертью работника.
Датой прекращения трудовых отношений является дата смерти работника, указанная в свидетельстве о смерти, независимо от даты приказа (распоряжения) и от того, работал в этот день умерший работник или нет (был в отпуске, болел и пр.) (письмо Минсоцполитики от 31.12.2010 г. № 284/06/186-10).
В день издания приказа (распоряжения) о прекращении трудовых отношений в связи со смертью в трудовой книжке умершего работника нужно сделать запись следующим образом (п. 4.3 Инструкции № 58):
— в графе 1 — указать порядковый номер записи;
— в графе 2 — проставить дату смерти работника;
— в графе 3 — вписать фразу «Роботу припинено у зв’язку зі смертю»;
— в графе 4 — привести наименование (приказ/распоряжение), дату и номер документа, на основании которого внесена запись.
Запись заверяют в общем порядке.
Оформленную трудовую книжку выдают на руки ближайшим родственникам** умершего работника под роспись или отправляют по почте по их требованию
** Кого относят к ближайшим родственникам, см. «12. Увольнение умершего работника» этого номера.
Сведения о прекращении трудовых отношений не забудьте внести также в личную карточку работника (типовая форма № П-2).
Учтите: если у умершего работника нет родственников, которые захотели бы получить его трудовую книжку, избавляться от нее не стоит. Такую трудовую книжку следует продолжать хранить в отделе кадров в течение 2 лет, но отдельно от других трудовых книжек работающих сотрудников.
Если по истечении этого срока никто не заберет документ, его нужно хранить в архиве предприятия в течение 50 лет. И только после этого трудовую книжку можно будет уничтожить в установленном порядке (п. 6.2 Инструкции № 58).
12.2. Окончательный расчет: нюансы
На основании приказа (распоряжения) о прекращении трудового договора необходимо провести окончательный расчет.
Прежде всего нужно начислить заработную плату за фактически отработанные дни в месяце, на который пришлась смерть работника. Расчет зарплаты производят в общем порядке*.
* Какие нюансы при этом следует учесть, см. в подразделе 15.1.
Кроме того, если родственники предоставляют больничные листы, оформленные на умершего работника, то их также следует оплатить в общем порядке**. Причем если работник умер, находясь на больничном, то последний день болезни, на который пришлась дата смерти, также подлежит оплате (см. письме ФСС от 12.02.2015 г. № 5.2-32-316).
** Вспомнить порядок расчета больничных вам поможет тематический номер «Налоги & бухучет», 2019, № 95.
Исключение — ситуация, когда больничные листы предоставлены по истечении 12 календарных месяцев со дня смерти застрахованного лица (ч. 5 ст. 32 Закона № 1105). Тогда они не оплачиваются.
Обратите внимание:
если работник умер в период оплачиваемого отпуска, то перерасчет отпускных не производится
Это не предусмотрено действующим законодательством.
Кроме того, если умерший работник использовал излишние дни отпуска, то при проведении окончательного расчета отчисления из зарплаты за неотработанные дни отпуска не осуществляют (ч. 3 ст. 22 Закона об отпусках).
Если на день проведения окончательного расчета у работника остались неиспользованные дни отпусков — ежегодного отпуска и социального дополнительного отпуска работникам, имеющим детей (при наличии права на него), нужно обязательно начислить за них компенсацию***.
*** Подробнее о ее расчете и начислении см. в подразделе 15.3.
А кому же следует выплатить трудовые доходы умершего работника?
Из ч. 1 ст. 1227 ГКУ следует, что суммы заработной платы (включая компенсацию за неиспользованный отпуск****) и больничных, которые начислены умершему лицу, но не получены им при жизни, передаются членам его семьи, а в случае их отсутствия — входят в состав наследства.
**** Напомним, что компенсация за неиспользованный отпуск включается в фонд дополнительной заработной платы согласно п.п. 2.2.12 Инструкции № 5.
В связи с этим важно знать, кого в этом случае понимать под членами семьи.
Так, согласно ст. 3 СКУ в семью входят лица, которые:
1) совместно проживают;
2) связаны общим бытом;
3) имеют взаимные права и обязанности.
При этом семья создается на основании брака, кровного родства, усыновления, а также на других основаниях, не запрещенных законом и не противоречащих моральным устоям общества.
Однако учтите, что:
— супруги считаются семьей и тогда, когда они в связи с обучением, работой, лечением, необходимостью ухода за родителями, детьми и по другим уважительным причинам не проживают совместно;
— ребенок* является членом семьи своих родителей, даже если не проживает вместе с ними.
* Напомним, что правовой статус ребенка имеет лицо до достижения им совершеннолетия, т. е. 18 лет (ст. 6 СКУ).
Совершеннолетних детей, родителей, а также других лиц, связанных с умершим кровным родством или на других основаниях, установленных законом (например, иждивение), можно отнести к членам его семьи при условии, что выполняются такие требования, как совместное проживание, ведение общего быта и наличие взаимных прав и обязанностей.
Если обратившийся родственник соответствует определению члена семьи, то для получения выплат, причитающихся умершему работнику, ему необходимо написать заявление на выплату и приложить к нему копии:
1) свидетельства о смерти работника;
2) документов, подтверждающих, что обратившийся являлся членом семьи умершего работника.
Такими документами могут быть:
— для жены (мужа) — свидетельство о браке;
— для несовершеннолетнего ребенка — свидетельство о рождении (об усыновлении);
— для других родственников — документы, подтверждающие факты нахождения с умершим в кровном родстве и совместного с ним проживания.
Родственники не обращаются к работодателю?
Если в личном деле работника есть информация о членах семьи, можно направить им по почте заказное письмо с предложением обратиться на предприятие за причитающимися выплатами.
В случае когда такие действия ни к чему не привели, у работодателя остаются два варианта:
1) хранить средства, принадлежащие умершему работнику, на счете предприятия до появления наследников.
Учтите, что списывать сумму задолженности нельзя;
2) обратиться к услугам нотариуса (государственного или частного), который осуществляет деятельность в нотариальном округе по месту исполнения обязательства.
Предприятие как должник может погасить свой долг путем внесения заработной платы, причитающейся умершему работнику, в депозит нотариуса (ч. 1 ст. 537 ГКУ, письмо Минюста от 12.03.2012 г. № 113-0-2-12/13.1).
Подтверждает факт внесения средств в депозит квитанция, которую нотариус выдает после того, как убедится в поступлении средств на счет.
12.3. Выплаты на погребение
Пособие от ФСС
Согласно п. 3 ч. 1 ст. 20 Закона № 1105 по основному месту работы умершего сотрудника предоставляется пособие на погребение от Фонда социального страхования (далее — ФСС).
Правда, это не касается погребения работников — пенсионеров по возрасту либо по инвалидности и работников, умерших от несчастного случая на производстве.
Получить пособие на погребение могут члены семьи работника или другие юридические либо физические лица, фактически осуществившие погребение (ч. 3 ст. 27 Закона № 1105).
Для назначения такого пособия в комиссию по социальному страхованию член семьи умершего работника должен предоставить следующие документы:
— копию свидетельства о смерти работника (ч. 3 ст. 31 Закона № 1105);
— оригинал извлечения из Госреестра актов гражданского состояния, выдаваемого отделом РАГС (оригинал справки для получения пособия на погребение — если госрегистрацию смерти проводил исполнительный орган сельского, поселкового, городского (кроме городов областного значения) совета) (п. 16 гл. 5 разд. ІІІ Правил № 52/5).
Обратите внимание: в извлечении, выдаваемом РАГС, указываются Ф. И. О. лица, на запрос которого выдано это извлечение. Именно этому лицу предприятие должно выплатить пособие на погребение.
А вот в справке для получения пособия на погребение Ф. И. О. лица, обратившегося за его получением, не проставляются. Поэтому страхователь выплатит пособие на погребение тому лицу, которое предоставило все документы для его получения.
Не позднее следующего дня после дня обращения за пособием комиссия по соцстрахованию принимает решение о его назначении (ч. 3 ст. 32 Закона № 1105).
На сегодняшний день размер пособия составляет 4100 грн (п. 1 постановления № 17)
Далее не позднее 5 рабочих дней со дня принятия решения комиссией работодатель должен подать в рабочий орган исполнительной дирекции ФСС или его отделение по своему местонахождению (месту проживания) заявление-расчет* (пп. 2 и 5 Порядка № 12). Подать такое заявление можно лично «на бумаге» или отправить в электронной форме.
* См. приложение 1 к Порядку № 12.
В свою очередь, ФСС должен перечислить работодателю соответствующие средства в течение 10 рабочих дней.
Не позднее следующего рабочего дня после получения страховых средств от Фонда на спецсчет работодатель выплачивает пособие на погребение члену семьи умершего работника (п. 9 Порядка № 12, ч. 3 ст. 32 Закона № 1105).
Но это еще не все.
О выплате пособия нужно отчитаться перед ФСС, направив соответствующее уведомление (приложение 2 к Порядку № 12).
Сделать это можно:
1) в электронном виде с использованием электронной цифровой подписи;
2) письмом с уведомлением о вручении;
3) путем подачи отчета в ФСС лично.
Срок подачи уведомления — 1 месяц со дня проведения выплат.
Также помните:
пособие на погребение от ФСС не облагается НДФЛ (п.п. «а» п.п. 165.1.22 НКУ) и ВС (п.п. 1.7 п. 161 подразд. 10 разд. ХХ НКУ)
В форме № 1ДФ его отражают с признаком дохода «146» (см. разъяснение из подкатегории 103.04 БЗ). При этом указывают налоговый номер лица, фактически получившего пособие.
Не придется начислять и ЕСВ. Это связано с тем, что такое пособие не включается в фонд оплаты труда (п. 3.2 Инструкции № 5) и, соответственно, не включается в базу начисления ЕСВ (абзац первый п. 1 ч. 1 ст. 7 Закона № 2464). О необложении пособия на погребение говорят и налоговики (см. разъяснение из подкатегории 201.03 БЗ).
Помощь от работодателя
Имея такое желание, работодатель умершего работника может предоставить еще и помощь на погребение от себя.
В таком случае помните: если размер указанной помощи не превышает двойной размер суммы, указанной в абзаце первом п.п. 169.4.1 НКУ (в 2020 году — 5880 грн), то ни НДФЛ, ни ВС с нее удерживать не придется (п.п. «б» п.п. 165.1.22, п.п. 1.7 п. 161 подразд. 10 разд. ХХ НКУ). Если же помощь будет предоставлена в большей сумме, то «вершок» попадет под налогообложение (см. разъяснение из подкатегории 103.04 БЗ).
В форме № 1ДФ помощь от работодателя (как облагаемую, так и необлагаемую) отражают с признаком дохода «146». На это указывают и налоговики в своем разъяснении из подкатегории 103.25 БЗ.
В базу начисления ЕСВ такая выплата не попадает. Ведь она не включается в фонд оплаты труда согласно п. 3.31 Инструкции № 5 и к тому же указана в п. 14 разд. І Перечня № 1170.
Основанием для выплаты помощи на погребение от работодателя является заявление родственника (другого лица, фактически осуществившего погребение работника).
Ритуальные услуги за счет предприятия
Интересно рассмотреть ситуацию, когда оплату ритуальных услуг осуществил работодатель умершего работника по собственной инициативе. Она требует разобраться, кого в этом случае считать получателем доходов.
Работник таковым быть не может. Дело в том, что участником гражданских правоотношений является человек (физическое лицо) (ст. 24 ГКУ). В момент его смерти граж- данская правоспособность прекращается.
При этом в случае смерти налогоплательщика налог за последний налоговый период взимается с начисленных в его пользу доходов. Причем последним налоговым периодом считается период, заканчивающийся днем, на который приходится смерть такого плательщика налога (п. 162.3 НКУ). Однако в рассматриваемой ситуации начисление (выплата, предоставление) дохода производилось после смерти налогоплательщика.
Нельзя считать получателем такой помощи и родственников умершего работника
Ведь оплату ритуальных услуг предприятие произвело по своей инициативе (на основании приказа работодателя). Никто из родственников умершего работника с заявлением об оказании помощи на погребение на предприятие не обращался.
Таким образом, поскольку в сложившейся ситуации отсутствует субъект налогообложения — плательщик налога, с дохода которого можно удержать НДФЛ и ВС, то такие выплаты не являются объектом налогообложения.
выводы
- Датой прекращения трудовых отношений с умершим работником является дата его смерти, указанная в свидетельстве о смерти.
- Оформленную трудовую книжку умершего работника выдают на руки его ближайшим родственникам под роспись.
- Если умерший работник использовал излишние дни отпуска, при проведении окончательного расчета отчисления из зарплаты за неотработанные дни отпуска не производятся.
- Суммы заработной платы и больничных, которые начислены умершему лицу, но не получены им при жизни, передаются членам его семьи, а в случае их отсутствия — входят в состав наследства.
- В форме № 1ДФ пособие на погребение от ФСС, а также помощь на погребение работника от работодателя (как облагаемую, так и необлагаемую часть) показывают с признаком дохода «146».
- Оплата ритуальных услуг работодателем по собственной инициативе не облагается, поскольку отсутствует физлицо — получатель такого дохода.
