Теми статей
Обрати теми

Авансовий звіт з недоліками: як бути?

Хмелевський Ігор, податковий експерт
Прискіпливе ставлення до будь-якого документа — неодмінна риса справжнього бухгалтера. Аж надто багато інколи важить незначний, здавалося б, дефект. Хоча буває й так, що ця прискіпливість переходить розумні межі. Як-от, наприклад, коли працівник до авансового звіту додає той чи інший розрахунковий документ, а бухгалтерія відмовляється його прийняти на підтвердження понесених витрат. Та чи завжди вона має рацію?

За загальним правилом до авансового звіту мають бути додані оригінали документів, що підтверджують суми понесених підзвітною особою витрат. Це можуть бути розрахункові або платіжні документи, а саме: чек РРО, розрахункова квитанція, квитанція до прибуткового касового ордера (ПКО), товарний чек, видаткова накладна постачальника тощо. Та найчастіше підзвітні особи мають справу з чеками РРО і з часом ця тенденція збережеться.

З одного боку, вимоги до оформлення фіскального чека суворо регламентовані. Зокрема, перелік його обов’язкових реквізитів наведено в п. 2 розд. ІІ Положення № 13. З іншого боку, іноді РРО-зобов‘язані продавці розуміють ці вимоги по-своєму. Ось тоді й трапляються ситуації, коли, на думку бухгалтера, чек, доданий до авансового звіту, не може вважатися підтверджуючим документом. Проаналізуємо декілька з них.

Ситуація 1. Чек не містить рядків щодо заокруглення суми покупки.

Ви, певно, здогадались, що йдеться про оформлення чека РРО у роздрібній торгівлі після вилучення з обігу монет дрібних номіналів. Фіскали рекомендують чинити так (БЗ 109.10):

— після рядка 7 фіскального чека перед рядком 8 додати нові рядки «Загальна вартість придбаних товарів (отриманих послуг) за чеком до заокруглення» та «заокруглена знижка/заокруглена надбавка»;

— у рядку 8 «СУМА» зазначати «Загальна вартість придбаних товарів (наданих послуг) за чеком після заокруглення».

Разом з тим Положення № 13 не встановлює обов’язковість таких додаткових рядків у чеку РРО. З огляду на це чек без них цілком придатний як додаток до авансового звіту. Однак тут виникає інше питання: як оприбуткувати ТМЦ, придбані за таким чеком, і як провести взаєморозрахунки за цим звітом? Скажімо, працівник одержав з каси 25 грн., а придбав ТМЦ у неплатника ПДВ на 24,58 грн. У такому разі бухгалтер оприбуткує ТМЦ за первісною вартістю 24,58 грн. (оскільки саме ця сума зазначена у чеку). А працівник, щоб не заборгувати перед підприємством за виданим авансом і не наразитися на штрафи з ПДФО, замість 42 коп. (25 - 24,58) змушений буде повернути в касу більшу суму, а саме 45 або 50 коп.

Важливо! Як тільки затвердять проєкт наказу Мінфіну про внесення змін до Положення № 13*, «заокруглювальні» реквізити набудуть статусу обов’язкових. До речі, і зараз, і в майбутньому їх треба наводити у чеку лише у разі готівкового розрахунку. Якщо за товар сплачувати карткою, наявності цих рядків не вимагається.

* Див. за посиланням: mof.gov.ua/uk/draft-regulatory-documents-for-discussion-in-2019

Ситуація 2. У чеку не тими літерами позначено ставки ПДВ.

Літерне позначення ставки ПДВ праворуч від надрукованої вартості товару (послуги) — обов’язковий реквізит чека для платників цього податку. У Вимогах № 199 пояснюється, що літерне позначення ставки ПДВ — це літера, яка відповідає певній податковій групі. А от якою саме літерою слід позначати групи, що оподатковуються за тією чи іншою ставкою, звільнені від оподаткування та не є об’єктом оподаткування, не визначено ніде. Тож ці літери насправді можуть бути будь-якими.

Ситуація 3. У чеку не вказано форму оплати.

Позначення форми оплати (готівкою, електронним платіжним засобом, у кредит тощо) має бути у чеку обов’язково. Ситуація погіршується ще й тому, що у разі відсутності в розрахунковому документі хоча б одного з обов’язкових реквізитів такий документ не прийматиметься як розрахунковий (п. 3 розд. І Положення № 13).

Разом з тим, на нашу думку, остання норма стосується виключно продавців, яких за її допомогою будуть карати за нероздрукування відповідного розрахункового документа (п. 1 ст. 17 Закону про РРО*). А для покупця такий чек цілком прийнятний як документ, що підтверджує розмір витрат за авансовим звітом. Так само вважають і суди (див. ухвалу Харківського апеляційного адмінсуду від 11.05.2017 р. у справі № 818/1740/16).

* Подробиці — у спецвипуску «Податки та бухгалтерський облік», 2019, № 23.

Та у фіскалів своя правда — вони можуть вибракувати чек із зазначеним дефектом. Так само вони можуть вчинити і у ситуаціях 4 — 6 (чим це загрожує підприємству і працівникові, див. наприкінці статті). Тож є сенс роз’яснити підзвітним особам, на що слід звертати увагу при отриманні чека РРО у роздрібній торгівлі.

Ситуація 4. У чеку не наведено адресу магазина (або наведено без зазначення населеного пункту).

Адреса господарської одиниці — теж обов’язковий реквізит чека. Загальні вимоги до написання адреси передбачені п. 42 Правил № 270 і включають серед іншого найменування населеного пункту. Відомі декілька старих судових рішень з протилежними підходами до вирішення цього питання (див., наприклад, ухвалу ВАСУ від 29.01.2013 р. № К-19686/10 // reyestr.court.gov.ua/Review/29149370 і постанову ВСУ від 04.07.2011 р. у справі № 21-111а11 // reyestr.court.gov.ua/Review/17914327). Нам більше імпонує той, за яким незначні недоліки у чеку РРО — не перешкода для відшкодування витрат підзвітної особи. Однак пам’ятайте й про контролерів...

Ситуація 5. У чеку відсутній код за УКТ ЗЕД.

Реквізит «код товарної підкатегорії згідно з УКТ ЗЕД», з одного боку, є обов’язковим реквізитом касового чека, однак, з іншого боку, зазначається у випадках, передбачених чинним законодавством. Єдиний на сьогодні такий випадок прописано в п. 11 ст. 3 Закону про РРО, де міститься вимога наводити його у разі продажу пального**. На нашу думку, відсутність у чеку цього реквізиту не впливає на зміст розрахункової операції, отже, такий чек може бути доданий до авансового звіту.

** Детальніше про це читайте у «Податки та бухгалтерський облік», 2018, № 29, с. 7.

Ситуація 6. У чеку не виділено так званий роздрібний акцизний податок.

Тут слід виходити з того, що, по-перше, сплату роздрібного акцизу при продажу пального давно скасовано. Тож якщо бухгалтер хоче бачити цей податок у чеку на пальне, то він, безумовно, помиляється — його там не повинно бути.

По друге, у складі ціни товару цей податок на сьогодні сплачують лише роздрібні торговці алкогольними напоями і тютюновими виробами. Причому такий товар просто так не купиш. Адже для його перепродажу ви повинні мати відповідну оптову ліцензію, однак тоді суб’єкт, що продав вам такий товар, не сплачує роздрібний акциз, тобто в чеку його не буде. І тільки якщо ви придбали алкоголь і тютюн для власного споживання, скажімо, на корпоративі, тоді ліцензія вам не потрібна***, а в чеку роздрібний акциз таки має бути. У цьому разі він — обов’язковий реквізит.

*** Детальніше про це читайте у «Податки та бухгалтерський облік», 2019, № 8, с. 2.

Ситуація 7. Квитанція до ПКО замість чека РРО.

Таке цілком може бути, якщо ви придбали ТМЦ у виробника, який продає власну продукцію. У цьому випадку касовий апарат він може не застосовувати (п. 1 ст. 9 Закону про РРО), а замість касового чека видавати квитанцію до ПКО. Чи мав право на таке послаблення конкретний суб’єкт господарювання, можна з’ясувати, вивчивши інформацію на маркуванні товару — назва виробника там має зазначатися обов’язково.

Тож, на нашу думку, квитанція до ПКО — цілком прийнятний підтверджуючий документ. Хоча якщо таку квитанцію видасть ФОП, то приймати її на підтвердження понесених витрат за авансовим звітом не варто.

Можливі санкції. На завершення скажемо, чим може загрожувати невизнання перевіряючими чека РРО як підтверджуючого документа.

По-перше, якщо працівник отримав аванс під звіт, то вони можуть заявити, що його не повернуто в строк, і донарахувати ПДФО/ВЗ. По-друге, можуть не визнати витрати (але тут є контраргументи), а також податковий кредит, що відображено на підставі чека.

А от «касових» штрафів після скасування Указу № 436 можна не боятися. Та це зовсім не означає, що бухгалтер має втратити пильність. Зовсім ні, але — у межах розумного.

App
Завантажуйте наш мобільний додаток Factor

© Factor.Media, 1995 -
Всі права захищені

Використання матеріалів без узгодження з редакцією заборонено

Ознайомитись з договором-офертою

Приєднуйтесь
Адреса
м. Харків, 61002, вул. Сумська, 106а
Ми приймаємо
ic-privat ic-visa ic-visa

Ми використовуємо cookie-файли, щоб зробити сайт максимально зручним для вас та аналізувати використання наших продуктів та послуг, щоб збільшити якість рекламних та маркетингових активностей. Дізнатися більше про те, як ми використовуємо ці файли можна тут.

Дякуємо, що читаєте нас Увійдіть і читайте далі