Хто подає таблицю 7?
Таблицю 7 «Наявність підстав для обліку стажу окремим категоріям осіб відповідно до законодавства» Звіту за формою № Д4 (далі — таблиця 7) заповнюють не всі роботодавці. Обов’язок формування та подання цієї таблиці покладається лише на тих із них, чиї працівники мають право на пільгове пенсійне забезпечення: на пенсію за віком на пільгових умовах та на пенсію за вислугу років.
Для призначення пенсії на пільгових умовах важливий спеціальний стаж. Спеціальний стаж — це період роботи в певних умовах праці чи на посадах, з якими законодавець пов’язує пільгове (або за особливими правилами) пенсійне забезпечення (див. постанову ВСУ від 14.03.2017 р. у справі № 21-1753а16).
Підстави для обліку спецстажу наведені у довіднику кодів підстав у додатку 3 до Порядку № 435.
Якщо у роботодавця відсутні робочі місця, робота на яких зараховується до спеціального стажу, таблицю 7 не формуємо і не подаємо.
Ваше підприємство належить до «щасливчиків», які формують таблицю 7? Тоді давайте поговоримо про особливості заповнення граф, які викликають найбільше запитань.
У таблиці 7 Звіту з ЄСВ у графі:
— 8 «Код підстави для обліку спецстажу» зазначаємо 8-розрядний код підстави для обліку спецстажу з довідника, наведеного у додатку 3 до Порядку № 435;
— 10 «Початок періоду» — якщо працівника у звітному місяці прийнято на посаду, робота на якій зараховується до спецстажу, то проставляємо дату (відповідне число місяця) початку трудових відносин. Ця дата збігатиметься з датою початку трудових відносин у графі 11 «Дата початку» таблиці 5 Звіту за формою № Д4.
Якщо працівника прийнято на роботу на таке місце у попередніх звітних місяцях, то проставляємо «1» (тобто перше число місяця). Якщо провели атестацію робочого місця, вказуємо дату початку строку дії висновку атестаційної комісії з особливих умов праці, якщо вона припадає на звітний місяць.
Якщо у звітному місяці працівника перевели на посаду, робота на якій зараховується до спецстажу, зазначаємо дату початку роботи на цій посаді. Ця дата повинна збігатися з датою початку роботи за новою посадою, зазначеною в графі 11 «Дата початку» таблиці 5 Звіту. Важливий нюанс: у таблиці 6 суму зарплати, нарахованої працівникові за фактично відпрацьований час на посаді, робота на якій зараховується в спецстаж, відображаємо в окремому рядку, проставляючи в графі 23 ознаку «1 — так»;
— 11 «Кінець періоду» — у загальному випадку зазначаємо останнє число місяця (28 — 31).
Якщо працівника протягом звітного місяця було звільнено з посади, робота на якій зараховується в спецстаж, вносимо дату звільнення, що відповідає даним графи 11 «Дата закінчення» таблиці 5 Звіту за формою № Д4.
Якщо у звітному місяці закінчився строк дії висновку атестаційної комісії з особливих умов праці, проставляємо дату закінчення строку дії висновку комісії.
Якщо у звітному місяці працівника перевели з посади, робота на якій зараховується до спецстажу, зазначаємо дату закінчення роботи на цій посаді. Ця дата повинна збігатися з датою, зазначеною в графі 11 «Дата закінчення» таблиці 5 Звіту за рядком з переведенням;
— 12 «Кількість днів» чи графі 13 «Кількість годин, хвилин» — зазначаємо один з можливих показників фактичної тривалості спецстажу за конкретним кодом підстави (кількість днів або годин і хвилин) залежно від обліку праці та робочого часу, що діє на підприємстві для конкретного працівника. Тобто
заповнюємо тільки одну з граф: або графу 12, або графу 13
Так, якщо робочий час ураховують, наприклад, у днях, то кількість фактично відпрацьованих днів в умовах праці, що дають підстави для нарахування спецстажу, проставляєте в графі 12. При цьому графа 13 залишається не заповненою (на папері — прокреслюється);
— 14 «Норма тривалості роботи…» — указуємо норму тривалості роботи для її зарахування за повний місяць спецстажу для конкретної підстави за умовами праці залежно від обраного варіанта необхідної одиниці виміру в графах 12 або 13;
— 15 «№ наказу про проведення атестації робочого місця» та графі 16 «Дата наказу про проведення атестації робочого місця». Назва цих граф говорить сама за себе. Їх заповнюємо, якщо для віднесення періодів роботи до спецстажу потрібне проведення атестації;
— 17 «Ознака/ сезон» — проставляємо один з кодів ознаки «сезон» залежно від прийнятої схеми та результатів обліку на виробництві із сезонним характером праці. Код 1 — повністю в межах місяця, код 2 — незавершення в межах місяця, код 3 — завершення в межах місяця.
Важливі акценти
Не тільки між таблицями 5 і 7 Звіту за формою № Д4 існує зв’язок, про що йшлося вище. Також пов’язані між собою і таблиці 6 і 7 Звіту з ЄСВ. Якщо період роботи працівника на підприємстві зараховується в спецстаж, то при формуванні таблиці 6 Звіту з даними за таким працівником у графі 23 «Ознака наявності спецстажу» слід проставити відмітку «1 — так». Після цього відомості про страховий стаж працівника ви зможете відобразити в таблиці 7 Звіту.
Окремо зупинимося на працівниках, які перебувають у відпустці для догляду за дитиною до трьох років та від трьох до шести років. У загальному випадку, якщо їм не нараховували виплати, що входять до бази нарахування ЄСВ, то у таблиці 6 їх не відображають.
Проте якщо такі працівники працюють на посадах, робота на яких зараховується до спецстажу, то в період відпустки для догляду за дитиною до 3 (6) років на них продовжують відображати відомості в таблиці 7 на загальних підставах (див. лист ПФУ від 03.01.2020 р. № 2800-050101-8/321).
Але, як уже зазначалося вище, між таблицями 6 та 7 Звіту з ЄСВ установлено зв’язок. Саме тому для коректного відображення відомостей щодо декретників із спецстажем, за роз’ясненнями фахівців ПФУ, необхідно діяти так (див. «Податки & бухоблік», 2019, № 92). У таблиці 6 Звіту за формою № Д4, як виняток із загального правила, за таким працівником, який перебуває у відпустці для догляду до 3 (6) років, формуємо рядок без сумових показників, але з кількістю календарних днів у трудових відносинах. При цьому в графі 23 «Ознака наявності спецстажу» зазначаємо «1 — так». Після цього в таблиці 7 заповнюємо рядок із кодом підстави, який відповідає посаді, що займає працівник. Використання коду підстави «ПСД003Б1» в такому випадку є помилковим.
Ще важливий момент. Якщо працівники працюють на робочих місцях, період роботи на яких зараховується до спецстажу, таку інформацію обов’язково відображаємо у таблиці 7 незалежно від того, працює працівник повний чи неповний робочий день. У графі 13 зазначаємо фактичну кількість годин та хвилин, відпрацьованих в умовах праці, що дають підстави для зарахування спецстажу.
Період військової служби працівника, чия трудова діяльність давала підстави для зарахування періодів роботи до спецстажу, у таблиці 7 не відображаємо. Дані про цей період будуть внесені за місцем служби.
