* Єдиний державний реєстр юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань.
Для того, щоб змінити місцезнаходження, потрібно пройти декілька етапів. Треба внести зміни до ЄДР, розібратися з контролюючими органами, електронним підписом, ліцензіями та іншими дозвільними документами. Також потрібно оповістити контрагентів і банк (у разі потреби).
Вносимо зміни до ЄДР
Нагадаємо: для внесення даних до ЄДР звернутися можна до держреєстратора (зазвичай, через центри надання адмінпослуг) або нотаріуса. Подавати документи можна поштою. А ось в електронному вигляді зробити це поки не вийде. Відстежувати появу функціоналу можна на порталах: «Он-лайн будинок юстиції» та «Дія»**.
** Див. за посиланнями: online.minjust.gov.ua/ і guide.diia.gov.ua відповідно.
Якщо подаєте документи поштою, то підписи на заявах засвідчуються нотаріально.
Для держреєстратора/нотаріуса вам знадобляться:
— заява за формою 2 (затверджена наказом Мін’юсту від 18.11.2016 р. № 3268/5);
— оригінал або копія нотаріально посвідченої довіреності на здійснення реєстраційних дій (якщо документи подаватиме уповноважений представник юрособи). Якщо документи подає директор або представник, внесений до ЄДР, то довіреність не потрібна;
— квитанція про сплату адмінзбору (0,3 ПМПО, у 2020 році — 630 грн***). Якщо запис др ЄДР вноситиме нотаріус, то до адмінзбору додасться ще і його винагорода.
*** Для розрахунку береться прожитковий мінімум станом на 1 січня поточного року й округляється до найближчих 10 грн (ч. 5 ст. 36 Закону № 755).
Рішення в цьому випадку подавати не потрібно (п. 2 ч. 4 ст. 17 Закону № 755).
Якщо місцезнаходження закріплене в статуті, то додатково треба подати:
— протокол/рішення загальних зборів учасників/акціонерів/власників. Важливо! Підписи на протоколі/рішенні засвідчуються нотаріально;
— нову редакцію статуту. Підписи на статуті засвідчуються нотаріально;
Зверніть увагу: графу «Стан відомостей про кінцевого бенефіціарного власника» в заяві потрібно заповнювати обов’язково.
Якщо змін щодо бенефіціарів не відбувається, то ставимо відмітку в полі «в актуальному стані», а «бенефіціарні» документи не подаємо (див. лист Мін’юсту від 23.04.2020 р. № 3887/8.4.4/32-20). Якщо паралельно зі зміною місцезнаходження відбуваються зміна даних про бенефіціарів, то ставимо відмітку в полі «потребують оновлення». Про те, які документи тоді додатково потрібно пред’явити, див. «… учасник» цього номера.
Розбираємося з контролерами
Податкова. Дані про місцезнаходження потрапляють з ЄДР автоматично. Якщо адреса потрапляє під контроль іншої податкової, то починається перекидання туди ваших даних. Тобто запускається процедура зміни основного місця реєстрації. Але тут усе не так просто.
Доведеться звернутися до податкової щодо:
— єдиного податку (ЄП). Потрібно подати заяву про застосування спрощеної системи оподаткування (затверджена наказом Мінфіну від 16.07.2019 р. № 308). Тим більше якщо нова податкова адреса зазначена як місце здійснення госпдіяльності в Реєстрі платників ЄП.
Строк подання заяви для платників групи 3 — не пізніше останнього дня кварталу, в якому ви внесли зміни до ЄДР (п. 298.6 ПКУ). Наприклад, якщо дані про нове місцезнаходження ви внесли в жовтні-2020, то заяву потрібно подати не пізніше 31 грудня;
— форми № 20-ОПП. Якщо ви показували у ф. № 20-ОПП попереднє місцезнаходження і більше до цього приміщення жодного відношення не маєте, то потрібно знову подати цю форму. У ній показуєте закриття об’єкта (код ознаки надання інформації — 6) і появу нового (код ознаки надання інформації — 1).
Строк подання — 10 робочих днів з моменту виникнення змін (укладення договору оренди, придбання юрособою приміщення тощо*).
* Детально про подання та заповнення форми № 20-ОПП див. у «Податки & бухоблік», 2020, № 75.
Не потрібно подавати будь-які документи/заяви щодо:
— ПДВ (п. 183.15 ПКУ). Із цим згодні податківці (див. 101.02 БЗ). І все завдяки змінам, внесеним Законом № 466 ☺;
— РРО (п. 4 гл. 3 розд. II Порядку реєстрації РРО). Реєстраційне посвідчення РРО продовжує діяти;
— КОРО (п. 3 гл. 2 розд. II Порядку реєстрації КОРО);
— ПРРО (п. 11 розд. II Порядку реєстрації ПРРО).
Виняток для РРО, КОРО і ПРРО: коли місцезнаходження збігається з адресою господарської одиниці.
РРО перереєструється на нову господиницю за допомогою заяви за ф. № 1-РРО з відміткою про перереєстрацію. Строк подання — 5 робочих днів після виникнення змін.
Щодо КОРО подається заява за ф. № 1-КОРО з такою ж відміткою. Строк подання — 5 робочих днів після виникнення змін. У такому разі до цієї Книги уповноважена особа податкової вносить зміни, засвідчуючи їх своїм підписом і печаткою податкової (п. 2 гл. 2 розд. II Порядку реєстрації КОРО).
Щодо ПРРО подається заява за ф. № 1-ПРРО з такою ж відміткою. Чіткі строки подання заяви (як для звичайного РРО) не встановлені. Тому враховуючи п. 10 розд. II Порядку реєстрації ПРРО, вважаємо, що потрібно подавати заяву за ф. № 1-ПРРО перед відкриттям зміни на новій господиниці.
Фонд соцзахисту інвалідів. Якщо юрособа зареєстрована у Фонді (подає звіти), то протягом 10 робочих днів після держреєстрації змін до установчих документів до Фонду необхідно подати реєстраційну заяву (п. 3 Порядку № 70).
Ну, а якщо ви залишаєтеся на обліку в тому ж відділенні Фонду, то реєстраційну заяву подавати не потрібно. Щойно в ЄДР перереєструєте місцезнаходження, нову адресу слід просто зазначити в черговому Звіті за ф. № 10-ПІ (див. лист Фонду соцзахисту інвалідів від 27.05.2016 р. № 1/3-81/02-01).
Електронний підпис & договори
Електронний підпис. Про зміну інформації, що міститься в сертифікаті відкритого ключа, обов’язково потрібно повідомляти надавачу електронних довірчих послуг (тобто тому, хто видав електронні ключі) (ч. 2 ст. 12 Закону № 2155).
А місцезнаходження юрособи якраз там і зазначене. Тобто доведеться скасувати діючі ключі (зі старим найменуванням) і згенерувати нові.
Договір про визнання електронних документів. Однією з підстав для розірвання договору з податківцями є анулювання ключів керівника (п. 5 розд. ІІІ Порядку № 557). Але! Розірвання договору не має бути перешкодою, адже для його укладення зараз достатньо направити будь-який електронний документ (п. 1 розд. ІІІ Порядку № 557). Щоправда, поки на практиці із цим механізмом можуть бути проблеми.
Така сама ситуація з ПФУ і Держстатом.
Якщо ж ви укладали договір про подання електронних документів до ФССУ (тобто подаєте в електронному вигляді звіт Ф4-ФСС/заяви-розрахунки/повідомлення про виплату коштів застрахованим особам), то до робочого органу ФССУ за новим місцем обліку потрібно повідомити про ключі.
Куди подавати звітність/платити податки
Нова податкова отримує картки юрособи (як платника податків та зборів, а також платника ЄСВ) не пізніше спливу одного місяця з дня перереєстрації в ЄДР (див. категорії 116.06, 201.02 БЗ). Проте за старим місцезнаходженням юрособа все ще залишатиметься на обліку. Подання звітності з податків (прибуток, ЄП, ПДФО тощо) плюс їх сплата і подання звітності з ЄСВ плюс сплата цього збору відбуваються по-різному.
Податки. Подання звітності, а також сплата податків до кінця бюджетного року відбувається за старим місцезнаходженням (п.п. 2 п. 10.13 розд. Х Порядку № 1588). Тільки з 1 січня наступного року підприємству належить платити податки та збори за новим місцем і подавати звітність до нової податкової.
А ось щодо ЄП є спірний момент. Пункт 294.7 ПКУ чітко говорить: останнім звітним періодом за старим місцезнаходженням є період, у якому подано заяву про зміну адреси. Тобто після внесення змін треба звітувати і сплачувати ЄП за новою адресою.
Але в роз’ясненні в категорії 108.01.04 БЗ податківці радять звітувати і платити ЄП за старим місцезнаходженням до кінця бюджетного року. І це суперечить ПКУ. Так, для платників груп 1 та 2 це не так важливо (звітний період — рік). Але для третьогрупників — дуже критично. Адже звітний період у них — квартал.
ЄСВ. Звіт з ЄСВ за звітний період, у якому відбулася перереєстрація в ЄДР, з першого до останнього календарного числа цього звітного періоду подається до нової податкової (п. 8 розд. III Порядку, затвердженого наказом Мінфіну від 14.04.2015 р. № 435). Так само повинні сплачуватися і суми ЄСВ.
Але! Тут може відбутися неспівпадіння. Адже ЄСВ-картка юрособи передається протягом 1 місяця з дня перереєстрації в ЄДР.
Тому податківці в категорії 201.06 БЗ, відповідаючи на запитання про те, куди подавати звітність і платити ЄСВ, радять звірятися з даними Електронного кабінету на дату подання звітності та сплати податків.
Ліцензії
Дані про місцезнаходження можуть зазначатися в ліцензії. А оскільки про будь-які зміни, пов’язані з її змістом, необхідно повідомляти ліцензіату (ч. 2 ст. 15 Закону № 755), то потрібно подавати документи на переоформлення.
Якщо в ліцензії зазначається ваше місцезнаходження і для вашого виду діяльності, що ліцензується, встановлено ліцензійні умови, то керуємося їх положеннями. Якщо ж таких немає, то заяву потрібно подати протягом 1 місяця з дня, що настає за днем внесення змін до ЄДР (ч. 2 ст. 15 Закону про ліцензування). Також потрібно враховувати спецзакони.
Строки внесення змін ліцензуючим органом різняться залежно від типу ліцензії. Так, зміни до ліцензії на роздрібну торгівлю алкоголем вносяться податківцями на підставі заяви протягом 3 робочих днів (ч. 51 ст. 15 Закону № 481).
Банк, контрагенти
Банк. Юрособа зобов’язана повідомляти свій банк про зміни, які вона вносить до ЄДР і статутних документів, у порядку, встановленому в договорі банківського рахунку (п. 22 розд. ІІ Інструкції № 492). Тому перш ніж повідомляти про зміну найменування — зазирніть у договір між вами і банком. Можливо, повідомляти про зміни не доведеться.
Контрагенти. Перевірте ще раз договори з контрагентами, можливо, там установлено обов’язок повідомляти їх якимось чином про зміни в місцезнаходженні. Якщо цього обов’язку немає, то можна це зробити в добровільному порядку, щоб уникнути непорозумінь надалі.
Проте вносити зміни до договорів не обов’язково*.
* Див. детальніше в «Податки & бухоблік», 2019, № 92, с. 18.
