* Единый государственный реестр юридических лиц, физических лиц — предпринимателей и общественных формирований.
Для того, чтобы поменять местонахождение, нужно пройти несколько этапов. Нужно внести изменения в ЕГР, разобраться с контролирующими органами, электронной подписью, лицензиями и прочими разрешительными документами. Также нужно оповестить контрагентов и банк (в случае необходимости).
Вносим изменения в ЕГР
Напомним: для внесения данных в ЕГР обратиться можно к госрегистратору (как правило, через центры предоставления админуслуг) или нотариусу. Подавать документы можно по почте. А вот в электронном виде сделать это пока не получится. Отслеживать появление функционала можно на порталах: «Он-лайн будинок юстиції» и «Дія»**.
** См. по ссылкам: online.minjust.gov.ua/ и guide.diia.gov.ua соответственно.
Если подаете документы по почте, то подписи на заявлениях удостоверяются нотариально.
Для госрегистратора/нотариуса вам понадобятся:
— заявление по форме 2 (утверждена приказом Минюста от 18.11.2016 г. № 3268/5);
— оригинал или копия нотариально удостоверенной доверенности на осуществление регистрационных действий (если документы будет подавать уполномоченный представитель юрлица). Если документы подает директор или представитель, внесенный в ЕГР, то доверенность не нужна.
— квитанция об уплате админсбора (0,3 ПМТЛ, в 2020 году — 630 грн***). Если запись в ЕГР будет вносить нотариус, то к админсбору добавится еще и его вознаграждение.
*** Для расчета берется прожиточный минимум по состоянию на 1 января текущего года и округляется до ближайших 10 грн (ч. 5 ст. 36 Закона № 755).
Решение в этом случае подавать не нужно (п. 2 ч. 4 ст. 17 Закона № 755).
Если местонахождение закреплено в уставе, то дополнительно нужно подать:
— протокол/решение общего собрания участников/акционеров/собственников. Важно! Подписи на протоколе/решении удостоверяются нотариально;
— новую редакцию устава. Подписи на уставе удостоверяются нотариально.
Обратите внимание: графу «Стан відомостей про кінцевого бенефіціарного власника» в заявлении нужно заполнять обязательно.
Если изменений по бенефициарам не происходит, то ставим отметку в поле «в актуальному стані», а «бенефициарные» документы не подаем (см. письмо Минюста от 23.04.2020 г. № 3887/8.4.4/32-20).
Если параллельно с изменением местонахождения происходят изменение данных о бенефициарах, то ставим отметку в поле «потребують оновлення». О том, какие документы тогда дополнительно нужно предъявить, см. «…участник» этого номера.
Разбираемся с контролерами
Налоговая. Данные о местонахождении попадают из ЕГР автоматически. Если адрес попадает под контроль другой налоговой, то начинается переброска туда ваших данных. То есть запускается процедура смены основного места регистрации. Но здесь все не так просто.
Придется обратиться в налоговую по:
— единому налогу (ЕН). Нужно подать заявление о применении упрощенной системы налогообложения (утверждена приказом Минфина от 16.07.2019 г. № 308). Тем более если новый налоговый адрес указан как место осуществления хоздеятельности в Реестре плательщиков ЕН.
Срок подачи заявления для плательщиков группы 3 — не позднее последнего дня квартала, в котором вы внесли изменения в ЕГР (п. 298.6 НКУ). Например, если данные о новом местонахождении вы внесли в октябре-2020, то заявление нужно подать не позднее 31 декабря;
— форме № 20-ОПП. Если вы показывали в ф. № 20-ОПП предыдущее местонахождение и больше к этому помещению никакого отношения не имеете, то нужно снова подать эту форму. В ней показываете закрытие объекта (код признака предоставления информации — 6) и появление нового (код признака предоставления информации — 1).
Срок подачи — 10 рабочих дней с момента возникновения изменений (заключения договора аренды, приобретения юрлицом помещения и т. д.*).
* Подробно о подаче и заполнении формы № 20-ОПП см. в «Налоги & бухучет», 2020, № 75.
Не нужно подавать какие-либо документы/заявления по:
— НДС (п. 183.15 НКУ). С этим согласны налоговики (см. 101.02 БЗ). И все благодаря изменениям, внесенным Законом № 466 ☺;
— РРО (п. 4 гл. 3 разд. II Порядка регистрации РРО). Регистрационное удостоверение РРО продолжает действовать;
— КУРО (п. 3 гл. 2 разд. II Порядка регистрации КУРО);
— ПРРО (п. 11 разд. II Порядка регистрации ПРРО).
Исключение для РРО, КУРО и ПРРО: когда местонахождение совпадает с адресом хозяйственной единицы.
РРО перерегистрируется на новую хоз. единицу с помощью заявления по ф. № 1-РРО с отметкой о перерегистрации. Срок подачи — 5 рабочих дней после возникновения изменений.
По КУРО подается заявление по ф. № 1-КОРО с такой же отметкой. Срок подачи — 5 рабочих дней после возникновения изменений. В таком случае в эту Книгу уполномоченное лицо налоговой вносит изменения, удостоверяя их своей подписью и печатью налоговой (п. 2 гл. 2 разд. II Порядка регистрации КУРО).
По ПРРО подается заявление по ф. № 1-ПРРО с такой же отметкой. Четкие сроки подачи заявления (как для обычного РРО) не установлены. Поэтому, учитывая п. 10 разд. II Порядка регистрации ПРРО, считаем, что нужно подавать заявление по ф. № 1-ПРРО перед открытием смены на новой хоз. единице.
Фонд соцзащиты инвалидов. Если юрлицо зарегистрировано в Фонде (подает отчеты), то в течение 10 рабочих дней после госрегистрации изменений в учредительные документы в Фонд необходимо подать регистрационное заявление (п. 3 Порядка № 70).
Ну а если вы остаетесь на учете в том же отделении Фонда, то регистрационное заявление подавать не нужно. Как только в ЕГР перерегистрируют местонахождение, новый адрес следует просто указать в очередном Отчете по ф. № 10-ПІ (см. письмо Фонда соцзащиты инвалидов от 27.05.2016 г. № 1/3-81/02-01).
Электронная подпись & договоры
Электронная подпись. Об изменении информации, находящейся в сертификате открытого ключа, обязательно нужно сообщать предоставителю электронных доверительных услуг (то есть тому, кто выдал электронные ключи) (ч. 2 ст. 12 Закона № 2155).
А местонахождение юрлица как раз там и находится. То есть придется отменить действующие ключи (со старым наименованием) и сгенерировать новые.
Договор о признании электронных документов. Одним из оснований для расторжения договора с налоговиками является аннулирование ключей руководителя (п. 5 разд. ІІІ Порядка № 557). Но! Расторжение договора не должно быть помехой, ведь для его заключения сейчас достаточно направить любой электронный документ (п. 1 разд. ІІІ Порядка № 557). Правда, пока на практике с этим механизмом могут быть проблемы…
Так же обстоят дела с ПФУ и Госстатом.
Если же вы заключали договор о подаче электронных документов в ФССУ (т. е. подаете в электронном виде отчет Ф4-ФСС/заявления-расчеты/уведомление о выплате средств застрахованным лицам), то в рабочий орган ФССУ по новому месту учета нужно сообщить о ключах.
Куда подавать отчетность/платить налоги
Новая налоговая получает карточки юрлица (как плательщика налогов и сборов, а также плательщика ЕСВ) не позднее истечения одного месяца со дня перерегистрации в ЕГР (см. категории 116.06, 201.02 БЗ). Однако по старому местонахождению юрлицо все еще остается на учете. Подача отчетности по налогам (прибыль, ЕН, НДФЛ и т. д.) плюс их уплата и подача отчетности по ЕСВ плюс уплата этого сбора происходят по-разному.
Налоги. Подача отчетности, а также уплата налогов до конца бюджетного года происходят по старому местонахождению (п.п. 2 п. 10.13 разд. Х Порядка № 1588). Только с 1 января следующего года предприятию предстоит платить налоги и сборы по новому месту и подавать отчетность в новую налоговую.
А вот по ЕН есть спорный момент. Пункт 294.7 НКУ четко говорит: последним отчетным периодом по старому местонахождению является период, в котором подано заявление об изменении адреса. То есть после внесения изменений нужно отчитываться и уплачивать ЕН уже по новому адресу. Но в разъяснении в категории 108.01.04 БЗ налоговики советуют отчитываться и платить ЕН по старому местонахождению до конца бюджетного года. И это противоречит НКУ. Для плательщиков групп 1 и 2 это не столь важно (отчетный период — год). Но для третьегруппников — очень критично. Ведь отчетный период у них — квартал.
ЕСВ. Отчет по ЕСВ за отчетный период, в котором произошла перерегистрация в ЕГР, с первого до последнего календарного числа этого отчетного периода подается в новую налоговую (п. 8 разд. III Порядка, утвержденного приказом Минфина от 14.04.2015 г. № 435). Таким же образом должны уплачиваться и суммы ЕСВ.
Но! Здесь может произойти нестыковка. Ведь ЕСВ-карточка юрлица передается в течение 1 месяца со дня перерегистрации в ЕГР.
Поэтому налоговики в категории 201.06 БЗ, отвечая на вопрос о том, куда же подавать отчетность и платить ЕСВ, советует сверяться с данными Электронного кабинета на дату подачи отчетности и уплаты налогов.
Лицензии
Данные о местонахождении могут указываться в лицензии. А поскольку о любых изменениях, связанных с ее содержанием, необходимо сообщать лицензиату (ч. 2 ст. 15 Закона № 755), то нужно подавать документы на переоформление.
Если в лицензии указывается ваше местонахождение и для вашего вида лицензируемой деятельности установлены лицензионные условия, то руководствуемся их положениями. Если же их нет, то заявление нужно подать в течение 1 месяца со дня, следующего за днем внесения изменений в ЕГР (ч. 2 ст. 15 Закона о лицензировании). Также нужно учитывать спецзаконы.
Сроки внесения изменений лицензирующим органом разнятся в зависимости от типа лицензии. Так, изменения в лицензию на розничную торговлю алкоголем вносятся налоговиками на основании заявления в течение 3 рабочих дней (ч. 51 ст. 15 Закона № 481).
Банк, контрагенты
Банк. Юрлицо обязано уведомлять свой банк об изменениях, которое оно вносит в ЕГР и уставные документы, в порядке, установленном в договоре банковского счета (п. 22 разд. ІІ Инструкции № 492). Поэтому, прежде чем сообщать об изменении наименования, загляните в договор между вами и банком. Возможно, сообщать об изменениях не придется.
Контрагенты. Перепроверьте договоры с контрагентами, возможно, там установлена обязанность сообщать им каким-либо образом об изменениях в местонахождении. Если этой обязанности нет, то можно это сделать в добровольном порядке, дабы избежать недоразумений в дальнейшем. Однако вносить изменения в договоры не обязательно*.
* См. подробнее в «Налоги & бухучет», 2019, № 92, с. 18.
