Комісія із соціального страхування прийняла рішення про оплату листка непрацездатності та передала його разом з протоколом бухгалтеру. Час братися за розрахунок лікарняних. Розглянемо порядок обчислення оплати за листками непрацездатності для осіб, що працюють за трудовими договорами на підприємстві та у ФОП.
З чого все починається? З розрахунку середньоденної зарплати (ЗПсер). Тут у пригоді вам стане така формула:
ЗПсер = ЗПрп : КДрп,
де ЗПрп — сума зарплати, що нарахована в розрахунковому періоді та увійшла до бази нарахування ЄСВ; КДрп — кількість календарних днів у розрахунковому періоді.
Зверніть увагу: якщо у працівника декілька місць роботи (наприклад, працівник — сумісник), «лікарняну» середньоденну зарплату йому слід визначати окремо за кожним місцем роботи. Відповідно і розрахунковий період, і показники ЗПрп і КДрп на кожному місці роботи будуть свої.
Наведемо поетапний механізм обчислення середньоденної зарплати.
Етап 1. Розрахунковий період
Розрахунковий період — це період, за який здійснюємо розрахунок середньоденної зарплати для оплати днів тимчасової непрацездатності працівника.
Його тривалість залежить від періоду перебування працівника у трудових відносинах з роботодавцем (пп. 25 — 27 Порядку № 1266). Дивимося таблицю нижче.
«Лікарняний» розрахунковий період
| Період перебування у трудових відносинах з роботодавцем | Розрахунковий період |
| Більше 12 календарних місяців | 12 повних календарних місяців (з 1-го до 1-го числа), що передують місяцю настання страхового випадку* |
| Приклад 1. Працівник, що працює на підприємстві з лютого 2019 року, хворів з 2 по 10 жовтня 2020 року. Розрахунковий період: жовтень 2019 року — вересень 2020 року. | |
| Менше 12 календарних місяців | Фактична кількість повних календарних місяців у трудових відносинах (з 1-го до 1-го числа), що передують місяцю, в якому настав страховий випадок |
| Приклад 2. Працівник, що перебуває у трудових відносинах з роботодавцем з 6 квітня 2020 року, був непрацездатним з 28 вересня по 5 жовтня 2020 року. Розрахунковий період: травень — серпень 2020 року. | |
| Менше одного календарного місяця | Фактичний час перебування у трудових відносинах (календарні дні) перед настанням страхового випадку |
| Приклад 3. Працівник, що працює за трудовим договором у ФОП з 28 вересня 2020 року, хворів з 13 по 16 жовтня 2020 року. Розрахунковий період: з 28 вересня 2020 року по 12 жовтня 2020 року. | |
| * Місяць настання страхового випадку — місяць, на який припадає початок тимчасової непрацездатності згідно з лікарняним листком. | |
Увага! Якщо працівник був прийнятий на роботу у перший робочий день місяця, що не є першим календарним днем, цей місяць не включаємо до розрахункового періоду.
Проте це правило не спрацьовує, якщо розрахунковий період — фактичний час перебування у трудових відносинах перед настанням тимчасової непрацездатності. Пояснимо на прикладах.
Приклад 4. Працівника прийнято на роботу з 3 серпня 2020 року (1 та 2 серпня — вихідні дні). З 26 жовтня він хворіє.
Розрахунковий період для визначення суми лікарняних — вересень 2020 року. Серпень 2020 року не потрапляє до розрахункового періоду.
Приклад 5. Працівника прийнято на роботу з 3 серпня 2020 року (1 та 2 серпня — вихідні дні). З 28 вересня він хворіє.
У працівника немає жодного повного календарного місяця (з 1-го до 1-го числа) у трудових відносинах.
Тож розрахунковий період — період з дати прийняття на роботу до дати настання страхового випадку, а саме з 3 серпня по 27 вересня 2020 року.
Йдемо далі.
Календарні місяці, в яких працівник не працював з поважних причин, виключаємо з розрахункового періоду
Вичерпний перелік таких поважних причин установлений п. 3 Порядку № 1266. Це:
1) тимчасова непрацездатність,
2) відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами,
3) відпустка для догляду за дитиною до 3 та 6 років;
4) відпустки без збереження заробітної плати.
Проте Мінсоцполітики (див. лист від 11.06.2019 р. № 311/0/247-19) до поважних причин відносить також період, коли працівник був увільнений від виконання посадових обов’язків за основним місцем роботи на період виконання своїх повноважень у виборчій комісії на платній основі (тобто підприємство зберігало за таким працівником посаду, а зарплату — ні).
Календарні місяці, не відпрацьовані з поважних причин, залишили розрахунковий період? Тоді переходимо до наступного етапу.
Етап 2. Календарні дні в розрахунковому періоді
Середньоденну зарплату визначаємо у розрахунку на 1 календарний день. Тож на цьому етапі потрібно визначити кількість календарних днів у розрахунковому періоді (КДрп), що візьмуть участь у розрахунку «середньої».
Увага! При підрахунку кількості календарних днів у розрахунковому періоді не враховуємо дні, не відпрацьовані з поважних причин (див. вище).
Приклад 6. Працівник був тимчасово непрацездатним з 7 по 14 вересня 2020 року. Розрахунковий період: з вересня 2019 року по серпень 2020 року (366 к. дн.).
У липні 2020 року він з 1 по 17 липня 2020 року хворів, а з 20 по 31 липня 2020 року перебував у відпустці без збереження зарплати (18 та 19 липня — вихідні дні для працівника).
Незважаючи на те, що у липні 2020 року періоди поважних причин «розірвані» вихідними днями, цей місяць виключаємо з розрахункового періоду. Адже він повністю невідпрацьований з поважних причин (див. лист ФСС від 08.10.2019 р. № 1993-11-1).
Кількість днів у розрахунковому періоді, що візьме участь у розрахунку середньоденної зарплати, становитиме 335 к. дн. (366 - 31).
Етап 3. Зарплата у розрахунковому періоді
У розрахунку «лікарняної» середньоденної зарплати працівникам беруть участь нараховані в розрахунковому періоді виплати, що увійшли до бази справляння ЄСВ у складі заробітної плати (основна зарплата, доплати, премії, надбавки, відпускні, інші заохочувальні та компенсаційні). Перелік таких виплат ми навели у «Податки & бухоблік», 2020, № 15.
Виплати, які не входять до фонду оплати праці (наприклад, лікарняні, декретні, разова матдопомога, добровільне медстрахування), у розрахунку лікарняних участі не беруть.
Зверніть увагу на три важливих правила.
Перше — за загальним правилом, при розрахунку «середньої» усі виплати «прив’язуємо» до того місяця, в якому вони були фактично нараховані і відображені у Звіті з ЄСВ.
Саме тому суми коригувань зарплати (донарахування або сторнування) враховуємо в тих місяцях, в яких вони проведені та потрапили до бази нарахування ЄСВ (див. лист Мінсоцполітики від 07.04.2016 р. № 101/18/99-16).
Виняток з цього правила — відпускні. Їх суми відносимо до тих місяців, за які вони нараховані (див. лист ФСС з ТВП від 03.09.2015 р. № 5.2-32-1422).
Друге — до розрахунку «середньої» включаємо зарплату у сумі, що потрапила до бази нарахування ЄСВ. Максимальна величина бази нарахування єдиного внеску дорівнює: у січні — грудні 2019 року — 62595 грн, у січні — серпні 2020 року — 70845 грн, у вересні — грудні 2020 року — 75000 грн.
Третє — зарплатні виплати, що були нараховані в місяцях, повністю невідпрацьованих з поважних причин, виключаємо із загальної суми зарплати, що бере участь у розрахунку «середньої».
Приклад 7. Працівник хворів з 21 по 30 вересня 2020 року. Розрахунковий період: з вересня 2019 року по серпень 2020 року. У розрахунковому періоді з 1 по 31 липня 2020 року він хворів. Сума зарплати у розрахунковому періоді — 132000 грн, у тому числі в липні 2020 року працівнику нарахована виробнича премія за червень у сумі 4000 грн.
Липень 2020 року (31 к. дн.) виключаємо з розрахункового періоду як повністю невідпрацьований з поважної причини — тимчасової непрацездатності. Разом із липнем із розрахунку виключаємо суму премії, нарахованої у цьому місяці.
Розрахуємо суму середньоденної зарплати:
(132000 - 4000) : (366 - 31) = 382,09 (грн/к. дн.).
На практиці трапляються ситуації, коли у працівника немає розрахункового періоду, наприклад, працівник захворів у перший день роботи або у розрахунковому періоді немає заробітку з поважних причин.
У таких випадках середньоденну зарплату визначаємо на підставі пп. 5 та 28 Порядку № 1266. Тарифну ставку або її частину (якщо особа працює у режимі неповного робочого часу), встановлену працівнику на день настання страхового випадку, ділимо на середньомісячну кількість календарних днів (30,44).
Якщо тарифна ставка (оклад) не встановлена, розрахунок проводимо виходячи з розміру мінзарплати (або її частини), встановленого на день настання страхового випадку.
Приклад 8. Працівник прийнятий на роботу на умовах неповного робочого дня на 0,25 штатної одиниці. У перший день роботи він захворів. Оклад працівника становить 10000 грн.
Середньоденну зарплату визначаємо виходячи з окладу, але з урахуванням його зайнятості: (10000 х 0,25) : 30,44 = = 82,13 (грн/к. дн.).
А якщо працівник з погодинною оплатою? У цьому випадку Мінсоцполітики (див. лист від 23.05.2017 р. № 262/0/86-17/273) пропонує середньоденну зарплату визначати так. Годинну тарифну ставку в місяці настання страхового випадку множимо на норму робочого часу в цьому місяці. Отриману величину ділимо на 30,44.
Приклад 9. Працівниця, яка перебувала у відпустці для догляду за дитиною до 3 років, вийшла на роботу з 15 жовтня 2020 року. З 20 по 30 жовтня вона хворіла. Годинна тарифна ставка працівниці у жовтні — 65,00 грн. Норма робочого часу, встановлена їй на жовтень, — 167 год.
У розрахунковому періоді (жовтень 2019 року — вересень 2020 року) працівниця не мала заробітку з поважних причин. Визначимо розрахунково місячну ставку працівниці:
65,00 х 167 = 10855 (грн).
Середньоденна зарплата дорівнює:
10855 : 30,44 = 356,60 (грн/к. дн.).
Здається, все просто? Поки що так. А ось далі все буде залежати від страхового стажу працівника за останні 12 місяців перед настанням страхового випадку.
Коли страховий стаж не підкачав
Якщо у працівника за останні 12 місяців перед настанням тимчасової непрацездатності страховий стаж становить 6 місяців чи більше та у місяцях розрахункового періоду сума доходу:
варіант 1 — не доходила до максимальної величини бази нарахування ЄСВ, у цьому випадку лікарняні обчислюємо так.
Крок 1. Розраховуємо середньоденну зарплату (ЗПсер).
Крок 2. Визначаємо денну виплату (ДВ), використовуючи таку формулу:
ДВ = ЗПсер х С,
де ЗПсер — сума середньоденної зарплати; С — відсоток оплати залежно від загального страхового стажу працівника (див. «Встигнути в строк» цього номера).
Крок 3. Визначаємо суму лікарняних (Л) за формулою:
Л = ДВ х К,
де К — кількість календарних днів, що припадають на період тимчасової непрацездатності.
Приклад 10. Працівник хворів з 1 по 7 жовтня 2020 року (7 к. дн.). Загальний страховий стаж — 75 місяців (або 6 років 3 місяці). Страховий стаж за останні 12 місяців більше 6 місяців. У розрахунковому періоді (жовтень 2019 року — вересень 2020 року) він з 1 по 15 лютого хворів (15 к. дн.). Сума зарплати, нарахованої в розрахунковому періоді — 178328 грн.
Визначимо кількість календарних днів у розрахунковому періоді: 366 - 15 = 351 (к. дн.).
Сума середньоденної зарплати становитиме: 178328 : 351 = 508,06 (грн/к. дн.).
Загальний страховий стаж працівника — 6 років 3 місяці. Тому денна виплата дорівнюватиме 70 % середньоденної зарплати (див. «Встигнути в строк» цього номера): 508,06 х 70 : 100 = 355,64 (грн/к. дн.).
Оплата перших п’яти днів тимчасової непрацездатності: 355,64 х 5 к. дн. = 1778,20 (грн).
Сума допомоги по тимчасовій непрацездатності: 355,64 х 2 к. дн. = 711,28 (грн);
варіант 2 — наближалася або обрізалася максимальною величиною бази нарахування ЄСВ, то тут діємо так.
Крок 1. Розраховуємо середньоденну зарплату (ЗПсер).
Крок 2. Середньоденна зарплата не може перевищувати максимальну величину бази нарахування ЄСВ з розрахунку на один календарний день. Це правило встановлене п. 4 Порядку № 1266. Визначаємо обмежуючий показник (Омакс):
Омакс = Бмакс : 30,44,
де Бмакс — максимальна величина бази нарахування ЄСВ, що діяла в останньому місяці розрахункового періоду.
Крок 3. Проводимо порівняльні розрахунки. Розраховуємо суму лікарняних.
Якщо:
а) ЗПсер ≤ Омакс, то денну виплату (ДВ) розраховуємо в загальному порядку: ДВ = ЗПсер х С : 100;
б) ЗПсер > Омакс, то ДВ = Омакс х С : 100.
Крок 4. Визначаємо суму лікарняних (Л) за загальною формулою:
Л = ДВ х К.
Крок 5. Якщо працівник хворів частину місяця — нараховуємо розраховану суму лікарняних. Якщо хворів календарний місяць або більше, суми виплат розподіляємо за місяцями, за які вони нараховані. Потім порівнюємо місячні суми лікарняних з Бмакс.
Якщо сума лікарняних, нарахованих за повний місяць тимчасової непрацездатності, перевищує Бмакс, то за цей місяць лікарняні нараховуємо на рівні Бмакс. Далі обчислюємо загальну суму лікарняних з урахуванням сум, «обрізаних» до Бмакс.
За неповними місяцями (зазвичай це місяць початку/закінчення тимчасової непрацездатності) порівняльні розрахунки не проводимо.
Приклад 11. Працівник хворів з 28 вересня по 6 жовтня 2020 року (9 к. дн.). У розрахунковому періоді (вересень 2019 року — серпень 2020 року, 366 к. дн) йому нараховано зарплату — 817140 грн. Загальний страховий стаж — 90 місяців (або 7 років 6 місяців). Страховий стаж за останні 12 місяців — більше 6 місяців. Максимальна величина бази нарахування ЄСВ в останньому місяці розрахункового періоду серпні 2020 року — 70845 грн.
Сума середньоденної зарплати становить:
817140 : 366 = 2232,62 (грн/к. дн.).
Визначаємо обмежуючий показник:
70845 : 30,44 = 2327,37 (грн/к. дн.).
Фактична середньоденна зарплата (2232,62 грн/к. дн.) нижча за обмежуючий показник (2327,37 грн/к. дн.). Тому розрахунок лікарняних проводимо з фактичної середньоденної зарплати. Обчислюємо денну виплату:
2232,62 х 70 : 100 = 1562,83 (грн/к. дн.)
Оплата перших п’яти днів тимчасової непрацездатності становить:
1562,83 х 5 к. дн. = 7814,15 (грн).
Сума допомоги по тимчасовій непрацездатності становить:
1562,83 х 4 к. дн. = 6251,32 (грн).
Діють спецобмеження
Якщо протягом 12 місяців перед настанням страхового випадку працівник має страховий стаж менше 6 місяців, застосовують спеціальні обмеження за сумою лікарняних. У такому випадку сума лікарняних не може перевищувати розміру допомоги, обчисленого виходячи з мінзарплати, встановленої на момент настання страхового випадку (далі — МЗП). Діємо так.
Крок 1. Розраховуємо суму середньоденної зарплати (ЗПсер).
Крок 2. Обчислюємо суму денної виплати (ДВ) з урахуванням страхового стажу.
Крок 3. Визначаємо обмежуючий показник (Оспец) за формулою:
Оспец = МЗП : 30,44.
Крок 4. Порівнюємо ДВ та Оспец. Якщо:
а) ДВ ≤ Оспец, то лікарняні розраховуємо виходячи з ДВ, а саме: Л = ДВ х К;
б) ДВ > Оспец, то в розрахунку лікарняних використовуємо Оспец.Тоді: Л = Оспец х К.
Приклад 12. Працівника прийнято на роботу з 20 січня 2020 року. З 14 по 26 жовтня 2020 року хворів (13 к. дн.). Розрахунковий період: лютий — вересень 2020 року (243 к. дн). З 12 березня по 30 вересня 2020 року він перебував у відпустці за свій рахунок (203 к. дн). Загальний страховий стаж працівника — 48 місяців (або 4 роки). Страховий стаж за останні 12 місяців — менше 6 місяців. Сума зарплати у розрахунковому періоді — 14000 грн.
Розраховуємо середньоденну зарплату:
14000 : (243 - 203) = 350 (грн/к. дн.).
Загальний страховий стаж працівника — 4 роки. Тому денна виплата дорівнюватиме 60 % середньоденної зарплати. Розрахуємо її:
350 х 60 : 100 = 210 (грн/к. дн.).
Страховий стаж за останні 12 місяців перед настанням тимчасової непрацездатності —менше 6 місяців. Тож обчислюємо обмежуючий показник:
5000 : 30,44 = 164,26 (грн/к. дн).
Денна виплата (210 грн/к. дн) вища за обмежуючий показник (164,26 грн/к. дн). Тому застосовуємо обмежувач.
Оплати перших п’яти днів становить:
164,26 х 5 = 821,30 (грн).
Сума допомоги по тимчасовій непрацездатності становить:
164,26 х 8 = 1314,08 (грн).
висновки
- «Лікарняну» середню зарплату обчислюємо з розрахунку на 1 календарний день.
- У загальному випадку розмір денної виплати залежить від страхового стажу співробітника.
- Для працівників, які відповідно до Держреєстру соцстрахування за останні 12 місяців перед настанням страхового випадку заробили страховий стаж менше 6 місяців, встановлені спеціальні обмеження за сумою лікарняних.
