Теми
Вибрати теми статей
Сортувати за темами

Документування господарських операцій

Альошкіна Наталя, податковий експерт, Вороная Наталія, редактор, Чернишова Наталія, податковий експерт
Податки & бухоблік Грудень, 2018/№ 102
В обраному У обране
Друк
Важливість документів для бухгалтера важко переоцінити. Адже людям цієї професії фактично й кроку не можна ступити без наявності відповідного документа, що підтверджує факт здійснення господарської операції. Про необхідність і правила документування госпоперацій ви дізнаєтеся із цього розділу спецвипуску.

8.1. Первинний документ: роль, значення і правила складання

Роль і значення первинного документа

Як відомо, будь-яка господарська операція має бути зафіксована в первинному документі. Інакше відображення госпоперації на рахунках бухгалтерського обліку буде неправомірним.

А який же документ вважати первинним? Про це знає п. 2.1 Положення № 88. Відповідно до цього пункту первинні документи — це документи, створені у письмовій або електронній формі, які містять відомості про господарські операції, включаючи розпорядження та дозволи адміністрації (власника) на їх проведення.

Водночас зазначимо, що, на думку Мінфіну (див. лист від 27.01.2006 р. № 31-34000-30-27/1450), розпорядження керівника підприємства на передачу майна не є первинним документом. Воно лише підтверджує дозвіл (дає вказівку) працівникам підприємства передати майно і не фіксує самого факту здійснення господарської операції з передачі такого майна.

Хоча в окремих випадках наказ керівника все ж може виступати первинним документом. Це, наприклад, наказ про відрядження, у якому, зокрема, встановлена сума добових витрат відрядженого працівника. Якщо інші первинні документи, що підтверджують перебування такого працівника у відрядженні, відсутні, то сума добових визначатиметься лише на підставі цього наказу.

Зверніть увагу:

при реалізації товарів за готівку допускається складання первинного документа не рідше одного разу на день на підставі даних касових апаратів, чеків тощо

На це вказує п. 2.2 Положення № 88.

Для контролю та впорядковування обробки інформації на основі первинних документів можна складати зведені документи.

Первинні документи є підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій (ч. 1 ст. 9 Закону № 996, п. 2.2 Положення № 88). У свою чергу, на даних бухгалтерського обліку базується фінансова, податкова, статистична та інші види звітності, що використовують грошовий вимірник. А отже, первинний документ у переважній більшості випадків буде основою для відображення господарських операцій не лише в бухгалтерській, а й в інших видах звітності, у тому числі в податковій.

Так, у ст. 44 ПКУ зазначено, що для цілей оподаткування платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі:

первинних документів;

— регістрів бухгалтерського обліку;

— фінансової звітності;

— інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків та зборів, ведення яких передбачене законодавством.

Платникам податків забороняється формувати показники податкової звітності та митних декларацій на підставі даних, не підтверджених вищезгаданими документами.

Крім того, на сьогодні для обчислення об’єкта оподаткування платники податку на прибуток використовують дані бухгалтерського обліку та фінансової звітності щодо доходів, витрат і фінансового результату до оподаткування (п. 44.2 ПКУ). Тож для визначення оподатковуваного прибутку також потрібні первинні документи, оформлені відповідно до вимог, установлених ст. 9 Закону № 996.

Важливо! За роз’ясненнями ВАСУ, викладеними в листі від 02.06.2011 р. № 742/11/13-11, будь-які документи мають силу первинних лише у разі фактичного здійснення господарської операції. Тобто навіть за наявності всіх формальних реквізитів документ не можна вважати первинним, якщо насправді операції не було.

Нагадаємо, що відповідальність за:

— організацію бухгалтерського обліку та забезпечення фіксації фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах несе уповноважений орган (посадова особа), що здійснює керівництво підприємством, або власник відповідно до законодавства та установчих документів (ч. 3 ст. 8 Закону № 996);

— несвоєчасне складання первинних документів та недостовірність відображених у них даних несуть особи, які склали та підписали ці документи (ч. 8 ст. 9 Закону № 996).

Форма і мова первинного документа

Первинні документи найчастіше складають на бланках типових і спеціалізованих форм, затверджених відповідним органом державної влади. Але вони не завжди є зручними для того чи іншого підприємства. Більше того, деяка первинка офіційно затверджених форм узагалі не має. У такому разі для документування господарських операцій доцільно використовувати самостійно виготовлені бланки. Але пам’ятайте: такі бланки повинні містити обов’язкові реквізити або реквізити типових чи спеціалізованих форм (п. 2.7 Положення № 88).

Таким чином,

підприємство може користуватися бланками будь-якої форми, якщо вони містять усі обов’язкові реквізити первинного документа*

* Про ці реквізити ви можете прочитати на с. 71.

Але зауважте: нормативні акти можуть установлювати додаткові вимоги до порядку створення первинних документів про касові та банківські операції, рух цінних паперів, товарно-матеріальних цінностей та інших об’єктів майна (п. 2.8 Положення № 88). Крім того, у випадках, визначених законодавством, окремі бланки первинних документів можуть бути віднесені до бланків суворої звітності. Для них також установлений особливий порядок оформлення, виготовлення, використання й обліку (п. 2.9 Положення № 88).

Записи в первинних документах здійснюють чорнилом, пастою кулькових ручок темного кольору, за допомогою електронних засобів обробки інформації та іншими засобами, що забезпечують збереження записів протягом установленого строку зберігання документів і неможливість внесення непомітних несанкціонованих виправлень (п. 2.10 Положення № 88). У вільних рядках ставлять прокреслення з урахуванням спеціальних правил для окремих документів.

Зверніть увагу: електронні документи створюють із дотриманням вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг. Про це ви можете детально прочитати в підрозділі 8.4 на с. 82.

Важливо! Усі первинні документи мають бути складені українською мовою. Це передбачено п. 1.3 Положення № 88. При цьому в згаданому пункті сказано, що разом з українською може використовуватися й інша мова в порядку, передбаченому Законом про мови. Проте на сьогодні цей Закон втратив чинність унаслідок того, що був визнаний неконституційним (див. рішення КСУ від 28.02.2018 р. № 2-р/2018). Формально це означає, що відновилася дія ст. 11 Закону «Про мови в Українській РСР» від 28.10.89 р. № 8312-XI, яка в категоричнішій формі вимагає від підприємств складати первинні документи українською мовою. Крім того, парламент у першому читанні прийняв законопроект № 5670-д*, відповідно до ст. 33 якого первинні документи мають бути складені виключно українською мовою.

* Див. за посиланням: http://w1.c1.rada.gov.ua/pls/zweb2/webproc4_1?pf3511=61994.

Документи, які є підставою для записів у бухгалтерському обліку і складені іноземною мовою, повинні мати впорядкований автентичний переклад. Про це нагадують і податківці (див. роз’яснення з підкатегорії 102.21 БЗ).

Цікаво, що фіскали дозволяють зазначати, наприклад, у податковій накладній без перекладу українською мовою торговельні марки і найменування товару, якщо їх неможливо перекласти, а також з метою збереження ідентифікації товару. Консультація такого змісту наведена в підкатегорії 101.16 БЗ.

Обов’язкові реквізити

Первинні документи мають юридичну силу і доказовість як у бухгалтерських, так і в податкових цілях (а іноді й з метою вирішення судових спорів) тільки за наявності обов’язкових реквізитів. Перелік обов’язкових реквізитів первинних документів містять ч. 2 ст. 9 Закону № 996 і п. 2.4 Положення № 88. Узагальнено наведемо його на рис. 8.1.

Крім того, п. 2.4 Положення № 88 передбачає можливість залежно від характеру операції і технології обробки даних включати до первинних документів додаткові реквізити, зокрема:

— код ЄДРПОУ;

— номер документа;

— підставу для здійснення операцій;

— дані про документ, що засвідчує особу-одержувача тощо.

Зауважте також, що деякі законодавчі акти встановлюють свій перелік обов’язкових реквізитів. Наприклад, ПКУ в п. 201.1 передбачає обов’язкові реквізити для податкової накладної.

Поговоримо про окремі реквізити детальніше.

Дата складання. Згідно з п. 1.2 Положення № 88 господарські операції відображаються в бухобліку методом їх суцільного і безперервного документування. При цьому в облікових регістрах госпоперації відображають у тому звітному періоді, в якому вони були здійснені (ч. 5 ст. 9 Закону № 996). Саме тому такий реквізит, як дата, має велике значення.

Найменування підприємства, від імені якого складено документ. Передусім зазначимо, що найменування підприємства має дві складові: його організаційно-правову форму і безпосередньо назву самого підприємства (наприклад, Товариство з обмеженою відповідальністю «Сплеск»).

Найменування підприємства в первинному документі повинно відповідати найменуванню, зазначеному в його установчих документах

При цьому можна використовувати і скорочене найменування підприємства. Але! Тільки в тому випадку, якщо воно офіційно зафіксоване в статуті (положенні про підприємство). Як було зазначено в листі Держкомпідприємництва від 04.11.2009 р. № 13574 (далі — лист № 13574), під скороченим найменуванням слід розуміти скорочене написання організаційно-правової форми підприємства (наприклад, ТОВ «Сплеск»). А ось безпосередньо саму назву (у попередньому прикладі — «Сплеск») скорочувати не можна. Адже це може призвести до того, що найменування юрособи буде тотожним найменуванню іншого суб’єкта господарювання. А це є неприпустимим.

Зверніть увагу: найменування підприємства не може вважатися скороченим, якщо зазначено тільки назву підприємства без його організаційно-правової форми (див. рішення господарського суду м. Києва від 22.11.2012 р. у справі № 5011-50/13877-2012).

Як ви вже могли побачити в наведених вище прикладах, назву юрособи беруть у лапки і зазначають безпосередньо після організаційно-правової форми суб’єкта господарювання. Таке написання регламентовано п. 3 Вимог № 368.

Щодо шрифту написання назви зазначимо таке. Найменування юрособи, написане великими літерами, є тотожним найменуванню юрособи, написаному великими і маленькими літерами, якщо ці літери повністю збігаються (див. п. 2 Вимог № 368, лист № 13574). Наприклад, найменування «Товариство з обмеженою відповідальністю «Сплеск» тотожне найменуванню «Товариство з обмеженою відповідальністю «СПЛЕСК».

Якщо первинний документ складає відокремлений підрозділ підприємства, то реквізит «Найменування підприємства, від імені якого складено документ» повинен містити слова «відокремлений підрозділ» («філія», «представництво» тощо), а також вказувати на належність до юрособи, що створила цей відокремлений підрозділ. В іншому до найменування відокремленого підрозділу висуваються ті самі вимоги, що й до найменування самої юрособи.

Зміст і обсяг господарської операції. Ступінь деталізації змісту та обсягу господарської операції визначають особи, відповідальні за її проведення і правильність оформлення. При цьому потрібно забезпечити розкриття змісту господарської операції та ідентифікацію активів, зобов’язань, доходів або витрат, пов’язаних з нею. Так наказує чинити Мінфін у своєму листі від 14.03.2012 р. № 31-08410-07/23-1994/1318.

Зазначимо, що недостатня деталізація може призвести до невизнання контролерами документа як первинного. Наприклад, фіскали наполягали (див. лист ДПАУ від 27.12.2004 р. № 14170/5/14-3216), що акт виконаних робіт (наданих послуг) обов’язково повинен містити: конкретний перелік виконаних робіт (наданих послуг), дату та місце* їх виконання (надання), відомості про те, у чому виражений результат виконаних робіт (наданих послуг). Інакше вони знімали витрати при визначенні об’єкта обкладення податком на прибуток. Хоча деяким підприємствам у таких ситуаціях вдавалося відстояти своє право на витрати в судових інстанціях (див. ухвалу ВАСУ від 12.06.2016 р. № К/800/13578/16 // «Податки та бухгалтерський облік», 2017, № 54, с. 12).

* Нині місце складання не є обов’язковим реквізитом первинного документа.

Підпис. Це ще один з ключових реквізитів первинного документа. Згідно з п. 2.5 Положення № 88 первинний документ має бути підписаний особисто особою, яка бере участь у господарській операції, а підпис може бути скріплений печаткою*. Причому така особа повинна мати право підписувати той чи інший документ.

* Про особливості підпису електронних документів див. у підрозділі 8.4 на с. 82.

Перелік осіб, що мають право підписувати первинні документи, затверджує керівник підприємства

Повноваження особи давати дозвіл / підписувати первинні документи можна закріпити:

— розпорядчим документом (наприклад, наказом по підприємству);

— у посадовій інструкції працівника.

Фіскали ратують за наказ. Більше того, пропонують довести його до відома працівників під особистий підпис (див. лист Міндоходів від 01.04.2014 р. № 414/3/99-99-10-04-02-10). Тому безпечніше буде скористатися цим варіантом.

Майте на увазі: кількість осіб, які мають право підписувати документи на здійснення операцій з видачею особливо дефіцитних товарів і цінностей, бланків суворої звітності, повинна бути обмежена (абзац другий п. 2.13 Положення № 88).

А чи можна використати факсиміле? Нагадаємо, що в загальному розумінні факсиміле є точним відтворенням будь-якого графічного оригіналу, у тому числі підпису, за допомогою засобів механічного, електронного або іншого копіювання. Це кліше, печатка, за допомогою яких можна багаторазово відтворювати власноручний підпис особи. Факсиміле використовують зазвичай посадові особи, до обов’язків яких входить підписання великої кількості документів, листів та інших ділових паперів.

У принципі, абзац другий п. 2.5 Положення № 88 дозволяє використовувати факсиміле в порядку, встановленому законом, іншими актами цивільного законодавства. Базові вимоги до використання факсиміле висуває ч. 3 ст. 207 ЦКУ. Вона допускає використання факсиміле при вчиненні правочинів:

— у встановлених законом випадках;

— у випадках, обумовлених іншими актами цивільного законодавства;

— за письмовою згодою сторін, у якій повинні міститися зразки відповідного аналога їх власноручних підписів.

Виходить, застосовувати факсиміле при оформленні первинних документів можна. Але! За умови, що спеціальний нормативний акт не містить прямої заборони. На сьогодні факсиміле «під забороною» при оформленні, зокрема:

— розрахункових документів при безготівкових розрахунках (платіжне доручення, платіжна вимога, платіжна вимога-доручення, розрахунковий чек тощо);

— касових документів (грошовий чек, заява на переказ готівки, заява на видачу готівки, прибутковий касовий ордер, видатковий касовий ордер тощо);

— платіжних доручень в іноземній валюті або банківських металах;

— копій документів, що подаються резидентом до банків при здійсненні валютного контролю за експортними та імпортними операціями.

Зазначимо, що раніше (див. лист від 03.08.2009 р. № 31-34000-20-16/20991) Мінфін заперечував проти підписання первинних документів за допомогою факсиміле. Аргументом такої позиції було те, що це не передбачено нормами Закону № 996. Проте після внесення відповідних змін до п. 2.5 Положення № 88 такої категоричності вже не спостерігається (див. лист Мінфіну від 27.02.2012 р. № 31-08410-07-29/4796).

Нині не проти використання факсиміле при оформленні первинних документів і фіскали. Але за умови наявності письмової угоди сторін зі зразками відповідного аналога власноручних підписів. Проте таке послаблення не стосується випадків використання первинних документів типових і спеціалізованих форм, якими не передбачено використання факсиміле (див. листи ДФСУ від 04.05.2016 р. № 4582/Л/99-95-42-01-14 та від 04.09.2015 г. № 18936/5/99-99-10-03-02-15 і роз’яснення з підкатегорії 135.06 БЗ).

Таким чином, щоб документ, підписаний із застосуванням факсиміле, був визнаний контролюючими органами як первинний, слід подбати про наявність письмової угоди сторін зі зразками аналогів власноручних підписів. Підтверджують це і суди (див., наприклад, ухвалу ВАСУ від 06.07.2015 р. у справі № 2а-17581/11/2670 і від 20.02.2013 р. у справі № к-578/10-с).

Розробіть також правила, що регламентують використання факсиміле, і затвердіть їх наказом.

Печатка на первинному документі. У Законі № 996 серед обов’язкових реквізитів первинного документа печатка не названа. Що стосується Положення № 88, то в його п. 2.5 зазначено: «підпис може бути скріплений печаткою». Із цього можна зробити висновок: проставляти печатку на первинному документі не обов’язково.

Більше того, про те, що використання суб’єктом господарювання печатки в принципі не є обов’язковим, говорить ч. 1 ст. 581 ГКУ. Також у ч. 3 цієї статті сказано, що наявність або відсутність відбитку печатки суб’єкта господарювання на документі не створює юридичних наслідків.

Отже,

питання проставляння печатки на первинних документах підприємство вирішує виключно на власний розсуд

Наостанок зазначимо: несуттєві недоліки в документах, що містять відомості про господарську операцію, не можуть бути підставою для невизнання такої госпоперації. Але мають бути дотримані наступні умови (ч. 2 ст. 9 Закону № 996, абзац третій п. 2.4 Положення № 88):

— такі недоліки не перешкоджають можливості ідентифікувати особу, яка брала участь у її здійсненні;

— документ містить відомості про дату його складання, назву підприємства, від імені якого складено документ, зміст і обсяг господарської операції тощо.

Виправлення помилок у первинних документах

Від помилок ніхто не застрахований, у тому числі при складанні первинних документів. Тому потрібно знати, як їх правильно виправити.

Передусім пам’ятайте:

у тексті та цифрових даних первинних документів не допускаються підчистки та необумовлені виправлення

Помилки в первинних документах, створених у паперовій формі, виправляють одним з таких способів (п. 4.2 Положення № 88):

1) «червоне сторно»;

2) додаткових бухгалтерських проводок;

3) коректурним:

— неправильний текст або цифри закреслюють і над закресленим вписують правильний текст або цифри. Закреслення роблять однією рискою так, щоб можна було прочитати виправлене;

— роблять напис «виправлено»;

— проставляють дату виправлення;

— напис своїми підписами засвідчують особи, які підписали цей документ.

Зауважте: у документах, якими оформлені касові, банківські операції та операції із цінними паперами, виправлення не допускаються (п. 4.5 Положення № 88). У разі виявлення помилки такі документи слід переоформити.

Як зазначено в п. 4.6 Положення № 88, виправлення помилок у документах, які створені у формі електронного документа, здійснюють відповідно до законодавства. Водночас процедура виправлення помилок в електронних документах законодавством не визначена. Тому Мінфін у листі від 14.01.2011 р. № 31-34020-07-27/23-8665/89 рекомендує застосовувати той же порядок, що передбачений Положенням № 88 для виправлення помилок у документах на паперових носіях.

8.2. Основні документи: первинні та непервинні

Як ви вже зрозуміли, первинний документ у переважній більшості випадків є основою для відображення господарських операцій як у бухгалтерській, так і в інших видах звітності, у тому числі податковій. У зв’язку із цим важливо знати, які саме документи відповідають цьому статусу. Давайте розбиратися!

Договір

Згідно з ч. 1 ст. 626 ЦКУ договором є домовленість двох або більше сторін, спрямована на встановлення, зміну або припинення цивільних прав та обов’язків. Тобто по суті договір фіксує не факт здійснення господарської операції, а лише безпосередньо порядок дій сторін при її здійсненні. Укладення договору не викликає змін у структурі активів та зобов’язань, власному капіталі підприємства. На цій підставі можна дійти висновку, що договір не є первинним документом.

Але! Якщо договір фактично фіксує вже здійснену операцію (наприклад, у ньому фігурує формулювання: «Одна сторона передала майно у власність іншої сторони, а інша сторона прийняла майно»), то його можна класифікувати як первинний документ.

Що цікаво, суди (див., зокрема, листи ВАСУ від 20.07.2010 р. № 1112/11/13-10 і від 02.06.2011 р. № 742/11/13-11), податківці (див. лист ДПАУ від 23.12.2016 р. № 40795/7/99-99-11-04-04-17), а також Мінпромполітики (див. пп. 138 та 284 Методрекомендацій № 373) відносять договір до первинних документів.

Накладна

Такий документ є первинним. Причому підприємства можуть використовувати як офіційно затверджену форму накладної, так і самостійно розроблену.

Типова форма № М-11 «Накладна-вимога на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів», що використовується для обліку відпуску матеріальних цінностей покупцям, затверджена наказом Мінстату від 21.06.96 р. № 193. В описі цієї форми сказано, що у разі відпуску матеріальних цінностей стороннім організаціям накладна-вимога виписується на підставі договорів, нарядів та інших відповідних документів у двох примірниках, кожен з яких підписує головний бухгалтер або особа, на це уповноважена. Перший примірник передають складу як підставу для відпуску матеріалів, другий — їх отримувачу. В обліку постачальника накладна-вимога є підставою для відображення доходів від реалізації.

Водночас, як ми вже сказали, підприємство має повне право розробити зручну для нього форму накладної з урахуванням специфіки його операцій, яка буде підставою для відпуску товарів покупцям. Запам’ятайте тільки одне: така форма повинна містити всі обов’язкові реквізити, передбачені п. 2.4 Положення № 88 і ч. 2 ст. 9 Закону № 996 (про них див. на с. 71). Зазначимо, що суб’єкти господарювання часто обирають саме такий варіант. Пов’язано це передусім із тим, що накладна, на відміну від накладної-вимоги, не переобтяжена такими реквізитами, як кореспондуючий рахунок, інвентарний номер, номер паспорта, порядковий номер запису в складській картотеці.

Акт виконаних робіт (наданих послуг)

Цей документ, якщо він складений з дотриманням вимог чинного законодавства і галузевих особливостей, відповідає критеріям первинного документа, викладеним у п. 2.1 Положення № 88. І, крім нього, жодних додаткових підтверджень фактичного виконання робіт (надання послуг) не потрібно. Звісно,

у такому акті мають бути всі обов’язкові реквізити, наведені в ст. 9 Закону № 996 і п. 2.4 Положення № 88

Мінфін нагадав про це, зокрема, у листі від 11.06.2007 р. № 31-34000-10-16/11926.

Зазначимо, що вимоги про обов’язкове складання акта для підтвердження факту надання послуг чинне законодавство не містить*. Проте фіскали зазвичай наполягають на наявності цього документа. Більше того, у листі ДПАУ від 27.12.2004 р. № 14170/5/14-3216 податківці стверджували, що незазначення в актах конкретного переліку наданих послуг, місця і дати їх надання, а також у чому виражено їх результат, є порушенням ст. 9 Закону № 996 і п. 2.4 Положення № 88.

* Щодо робіт необхідність складати акт, що підтверджує факт їх передачі замовнику, встановлено для будівельного підряду ч. 4 ст. 882 ЦКУ.

А ось в іншій консультації (див. лист ДПАУ від 30.06.2006 р. № 12304/7/15-0517) фіскали погоджувалися з тим, що документом, який підтверджує надання послуг, може бути й інший документ, наприклад інвойс.

Рахунок-фактура (інвойс)

Передусім нагадаємо, що з 2017 року визначення терміна «первинний документ» дещо змінилося. Тепер, щоб вважатися первинним, документ не повинен обов’язково підтверджувати здійснення господарської операції. Достатньо лише містити відомості про таку операцію (п. 2.1 Положення № 88).

Виходячи із цього, рахунок-фактура (інвойс) може вважатися первинним документом. Але для цього, безумовно, він повинен містити всі обов’язкові реквізити, названі в ст. 9 Закону № 996 і п. 2.4 Положення № 88. Підтверджує це і Мінфін у листах від 16.02.2017 р. № 31-11410-06-5/4339 та від 22.08.2017 р. № 35210-07/23-3364/2658. Водночас він додає ще одну умову для набуття рахунком-фактурою (інвойсом) статусу первинки. Так,

первинним документом рахунок-фактура (інвойс) стане лише після його оплати

Важливо! Мінфін підкреслює, що сплачений рахунок-фактура може замінити акт приймання-передачі. Але актом зазвичай оформляють тільки факт виконання робіт / передачу результатів послуг, а ось надходження товарів і необоротних активів оформляється іншими первинними документами (товарно-транспортними накладними, видатковими накладними тощо). Та й зміни до Закону № 996 щодо первинних документів були затіяні з метою усунути адміністративні бар’єри для експорту послуг. Тому використовувати рахунок-фактуру (інвойс) як первинку рекомендуємо тільки при оформленні операцій з надання послуг. Тим паче, що на цьому стоять і податківці.

Зокрема, у листі ГУ ДФС у м. Києві від 31.03.2017 р. № 6964/10/26-15-14-05-04-22 вони підтверджують статус рахунка-фактури (інвойсу) як первинного документа при оформленні наданих послуг за умови їх оплати. Водночас щодо інвойсу при імпорті товару фіскали висловлюють іншу думку. Так, за наявності тільки інвойсу частина інформації буде недоступною. Наприклад, інвойс не дозволяє визначити дату надходження товару, а отже, і курс, який слід застосовувати для перерахунку його вартості в гривню. У зв’язку із цим для оприбуткування товарів податківці рекомендують використовувати інформацію, наведену в митній декларації, яка є первинним документом (див. лист Мінфіну від 23.01.2013 р. № 31-08410-07-16/2073).

Майте на увазі: схоже, деякі контролери взагалі не в курсі змін, внесених до Закону № 996. Наприклад, у листі ДФСУ від 14.11.2017 р. № 2608/О/99-99-13-01-02-14/ІПК стверджується, що рахунок-фактура не відповідає ознакам первинного документа. При цьому фіскали посилаються на старі листи Мінфіну. І вимагають, щоб факт отримання послуг підтверджувався актом.

Товарно-транспортна накладна

Товарно-транспортна накладна (далі — ТТН) — це єдиний для всіх учасників транспортного процесу юридичний документ, що призначений для списання товарно-матеріальних цінностей у вантажовідправника та оприбуткування їх у вантажоодержувача, для складського, оперативного та бухгалтерського обліку, а також для розрахунків за перевезення вантажу та обліку виконаної роботи (розд. 1 Правил № 363).

Наявність ТТН є обов’язковою при автомобільних перевезеннях (ст. 48 Закону про автотранспорт)

Причому ТТН включено до переліку документів, необхідних для здійснення перевезень вантажів автомобільним транспортом у внутрішньому сполученні, тільки у разі, коли водій юрособи або фізособи-підприємця здійснює вантажні перевезення на договірних умовах (п. 1 Переліку № 207).

Якщо вантажні перевезення здійснює юрособа або фізособа-підприємець для власних потреб, то їх водієві достатньо мати накладну або інший документ, що підтверджує право власності на вантаж. На це вказує п. 2 Переліку № 207. Але на практиці все виявляється не так однозначно. При перевірках фіскали нерідко виходять з того, що ТТН підтверджує не лише факт і вартість наданих транспортних послуг, але і сам факт постачання загалом. Тому ті платники податків, які не бажають вступати в дебати з податківцями, вважають за краще підстрахуватися та оформляють ТТН навіть при «самотранспортуванні».

Зауважте: обов’язкової наявності ТТН на переміщення спирту етилового, горілки та лікеро-горілчаних виробів вимагають положення ст. 230 ПКУ. Так, відповідно до п. 230.18 цього Кодексу заборонено транспортування такої продукції, відвантаженої з акцизного складу підприємства, яке її виготовляє, без ТТН, зареєстрованих у Єдиному реєстрі товарно-транспортних накладних на переміщення спирту етилового й алкогольних напоїв, з відміткою представника органу ДФСУ на акцизному складі.

«Звичайна» ТТН складається за формою № 1-ТН, наведеною в додатку 7 до Правил № 363. Якщо вона здасться вам незручною, можете розробити власну форму ТТН (абзац другий п. 11.1 Правил № 363). Головна умова застосування «довільної» ТТН — вона повинна містити набір таких обов’язкових реквізитів:

— назву документа («Товарно-транспортна накладна»);

— дату і місце його складання;

— найменування (П. І. Б.) перевізника та/або експедитора, замовника, вантажовідправника, вантажоодержувача;

— найменування та кількість вантажу;

— основні характеристики та ознаки, які надають можливості однозначно ідентифікувати вантаж;

— марку, модель, тип, реєстраційний номер автомобіля, причепа/напівпричепа;

— пункти навантаження та розвантаження із зазначенням повної адреси;

— посади, прізвища та підписи відповідальних осіб вантажовідправника, вантажоодержувача, водія та/або експедитора.

Зауважте: самостійно розроблену форму ТТН потрібно затвердити наказом керівника або іншим розпорядчим документом по підприємству.

Важливо! Довільні форми ТТН не можна застосовувати суб’єктам господарювання, які перевезення вантажів оформляють спец-ТТН. Зокрема, за встановленими формами з обов’язковим дотриманням усіх правил їх складання ТТН оформляють вантажовідправники (замовники транспортних послуг):

— спирту етилового, високооктанових кисневмісних домішок і алкогольних напоїв (форми № 1-ТН /спирт/, № 1-ТН /вкд/, № 1-ТН /алкогольні напої/ відповідно, затверджені наказом Мінтрансзв’язку від 28.04.2005 р. № 154);

— нафти та нафтопродуктів (форма № 1-ТТН (нафтопродукт), затверджена спільним наказом Мінпаливенерго, Мінекономіки, Мінтрансзв’язку, Держспоживстандарту від 20.05.2008 р. № 281/171/578/155);

— хлібобулочних виробів (форма № 1-ТТН (хліб), затверджена наказом Мінагрополітики від 06.06.2001 р. № 153);

— молочної сировини (форма № 1-ТН (МС), затверджена наказом Мінагрополітики від 01.12.2015 р. № 457);

— деревини (форма ТТН-ліс, затверджена наказом Мінінфраструктури і Мінагрополітики від 29.11.2013 р. № 961/707).

Подорожні листи

Подорожній лист як первинний документ застосовується для бухгалтерського та податкового обліку господарських операцій, пов’язаних з перевезенням вантажів. Цей документ підтверджує витрати, пов’язані зі здійсненням перевезень, зокрема витрати на паливно-мастильні матеріали.

На сьогодні типові форми подорожніх листів для легкового та вантажного автомобілів скасовано, як і обов’язковість їх застосовувати та пред’являти дорожній поліції. Проте за потреби підприємство може прийняти рішення про використання подорожніх листів у своїй господарській діяльності. Для цього воно розробляє власні бланки подорожніх листів, які, звісно, повинні містити обов’язкові реквізити, передбачені п. 2.4 Положення № 88 і ч. 2 ст. 9 Закону № 996.

Причому при розробці власної форми подорожнього листа вам ніщо не заважає прийняти за основу старі форми, які втратили чинність. При цьому ви можете прибрати з них зайві, на ваш погляд, реквізити і додати свої, нові. Показово, що дозволяють так чинити і контролюючі органи (див. лист Мінінфраструктури від 23.04.2013 р. № 4492/25/10-13, листи ДФСУ від 09.06.2015 р. № 11999/6/99-99-19-01-01-15 і від 02.11.2015 р. № 23178/6/99-99-19-02-02-15).

Податкова накладна

Згідно з нормами ПКУ податкова накладна — це основний документ, який підтверджує сплату покупцем суми ПДВ продавцеві та надає право покупцю включити таку суму до податкового кредиту. І хоча бухгалтерський запис за субрахунком 641/ПДВ є частиною (наслідком) господарської операції з придбання/постачання товарів (робіт, послуг), він супроводжується зміною в структурі активів і зобов’язань, власному капіталі підприємства. Тому, з точки зору Закону № 996, податкову накладну можна віднести до категорії первинних документів. Те саме говорять і податківці (див. лист ДПАУ від 22.02.2011 р. № 4905/7/16-1517-10).

При її складанні потрібно орієнтуватися на спеціальні правила, встановлені Порядком № 1307.

Податкову накладну складають на дату виникнення податкових зобов’язань постачальника (продавця)

Це випливає з п. 201.1 ПКУ і п. 5 Порядку № 1307. Причому обов’язково в електронній формі з дотриманням умови про реєстрацію в порядку, передбаченому законодавством, електронного підпису уповноваженої платником податків особи.

Нагадаємо також, що всі без винятку податкові накладні обов’язково мають бути зареєстровані в Єдиному реєстрі податкових накладних (абзац перший п. 201.1 ПКУ, п. 3 Порядку № 1307).

Чек РРО

Відповідно до норм Закону про РРО фіскальний касовий чек є розрахунковим документом. Вимоги до розрахункових документів, зокрема перелік їх обов’язкових реквізитів, установлені Положенням № 13. У разі відсутності хоча б одного з обов’язкових реквізитів документ не вважатиметься розрахунковим (п. 3 розд. І Положення № 13).

Припустимо, чек РРО містить усі обов’язкові реквізити, передбачені Положенням № 13. Чи є він при цьому первинним документом?

Як ми вже говорили, первинний документ повинен містити такий обов’язковий реквізит, як підпис. Але в чеку РРО він відсутній.

Крім того, окремий чек не є підставою для відображення госпоперації з отримання грошових коштів у бухгалтерському обліку продавця. Як зазначено в п. 2.2 Положення № 88, при здійсненні операцій із готівкою первинний документ може складатися не рідше одного разу на день на підставі даних РРО. Саме цей документ (зазвичай прибутковий касовий ордер) і буде повноцінним первинним документом для відображення отриманих грошових коштів в обліку.

Тепер про роль чека РРО в підприємства, яке купує товари (роботи, послуги) за готівку. Для оприбуткування товарів або відображення витрат одного фіскального чека також недостатньо. Ще необхідно, щоб підзвітна особа склала Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт*, і поставила на ньому свій підпис. І тільки після затвердження цього Звіту керівником підприємства бухгалтер зможе відобразити операції з придбання товарів (робіт, послуг) в обліку.

* На сьогодні діє форма Звіту, затверджена наказом Мінфіну від 28.09.2015 р. № 841.

Калькуляція

Калькуляція — це представлений у табличній формі бухгалтерський розрахунок витрат у грошовому вираженні на виробництво одиниці виробу або партії виробів, а також на виконання робіт і послуг (п. 597 Методрекомендацій № 373). Таким чином, будучи по своїй суті розрахунком, калькуляція є основою для визначення середніх витрат виробництва і встановлення собівартості продукції. У ній не фіксується жодна господарська операція, розпорядження або дозвіл на проведення господарської операції. А отже, вона не відповідає ознакам первинного документа. Згоден із цим і Мінфін (див. листи від 29.05.2009 р. № 31-34000-10-16/14618 і від 15.02.2013 р. № 31-08410-07/23-357/246).

Виписка банку

Відповідно до п.п. 336 п. 4.2 Переліку № 578 виписку банку віднесено до первинних документів. Підтверджують це й податківці (див., зокрема, УПК № 583 і роз’яснення з підкатегорії 102.21 БЗ).

Відповідно до п. 59 Положення № 75 банки обов’язково повинні складати на паперових та/або електронних носіях певні регістри, серед яких значаться і виписки з особових рахунків. Такі виписки є підтвердженням виконаних за день операцій і призначені для видачі або направлення клієнту. Порядок, періодичність друкування та форма надання виписок (у паперовій або електронній формі) встановлюються договором банківського рахунка, який укладають між собою банк і клієнт при відкритті рахунка (п. 62 Положення № 75).

Зазначимо, що податківці, крім обов’язкових реквізитів, установлених п. 61 Положення № 75, зазвичай хочуть бачити на виписці відбиток штампа банку і підпис співробітника банку (операціоніста). Певна логіка в цьому бажанні є, оскільки п. 58 цього Положення орієнтує на те, що банківські регістри повинні містити назву, період реєстрації операції, прізвища та підписи або інші дані, що дозволяють ідентифікувати осіб, які брали участь у їх складанні. Тому якщо до виписки банк не додає жодних інших первинних документів (касових та/або меморіальних) з підписом співробітника банку і відбитком штампа банку, то до думки податківців варто прислухатися.

Бухгалтерська довідка

Те, що бухгалтерська довідка є первинним документом, Мінфін говорив ще в листах від 13.12.2004 р. № 31-04200-30-10/22823 і від 24.05.2007 р. № 31-34000-10-10/10655. На підставі цього документа зазвичай здійснюють коригувальні записи в облікових регістрах у зв’язку з виправленням допущених помилок (п. 4.3 Положення № 88).

Форма бухгалтерської довідки затверджена наказом № 356

Проте на практиці підприємства доволі часто використовують бухгалтерську довідку самостійно розробленої (тобто довільної) форми. Таку можливість, нагадаємо, надає п. 2.7 Положення № 88. Але не забувайте: щоб бухдовідка набула ознак первинки, вона повинна містити всі обов’язкові реквізити, встановлені ч. 2 ст. 9 Закону № 996 і п. 2.4 Положення № 88 (див. лист Мінфіну від 05.08.2014 р. № 31-11410-08/23-2303/2333).

Бухгалтерську довідку підписує працівник, який її склав, і (після перевірки) головний бухгалтер.

Варто зазначити, що бухгалтерську довідку застосовують не лише для здійснення коригувальних записів. Вона також може бути використана в тих випадках, коли потрібно підтвердити суми, які були отримані розрахунковим шляхом. Ось приклади ситуацій, для документування яких можна використовувати бухдовідку:

— нарахування амортизації основних засобів та інших необоротних активів — сам розрахунок амортизації в цій ситуації можна зробити у відповідній відомості, яку потім додати як підставу до бухдовідки;

— нарахування відсотків за кредитно-депозитними операціями — у цьому випадку в бухгалтерській довідці зазначаємо реквізити відповідного договору, строк його дії, суму кредиту/вкладу, процентну ставку, період, за який нараховуються відсотки;

— розрахунок сум доходів і витрат майбутніх періодів, що підлягають включенню до складу доходів і витрат поточного звітного періоду;

— нарахування сум податків та зборів — підставою тут будуть податкові декларації (розрахунки) з податків/зборів, що сплачуються підприємством;

— розрахунок пені та штрафів за порушення господарських договорів, а також невиконання норм чинного законодавства;

— визнання курсових різниць — до бухдовідки можна додати складені відомості, де буде проведений сам розрахунок;

— розподіл транспортно-заготівельних витрат (згідно з відомістю з розрахунком, яка додається);

— розрахунок торгової націнки підприємствами роздрібної торгівлі (можливе складання розрахункової відомості);

— розрахунок суми резерву сумнівних боргів;

— нарахування сум забезпечень майбутніх витрат і платежів;

— розрахунок розподілу постійних загальновиробничих витрат (з доданням окремої відомості розподілу);

— розрахунок розподілу змінних і постійних розподілених загальновиробничих витрат на кожен об’єкт витрат (згідно з відомостями розподілу, що додаються);

— нарахування дивідендів засновникам (учасникам);

— коригування податкових зобов’язань і податкового кредиту при списанні заборгованості, щодо якої строк позовної давності минув.

Безумовно, це неповний перелік операцій, які в принципі можуть бути оформлені «розрахунковою» бухгалтерською довідкою. Усе залежить від організації документообігу на кожному конкретному підприємстві.

При цьому вкрай важливо розуміти, що «розрахункова» бухдовідка (власне як і «виправна») жодним чином не замінює первинні документи, які підтверджують госпоперації з реального отримання доходів і понесення витрат підприємством. Вона є лише результатом розрахунків, які мають ґрунтуватися на інших первинних документах, що підтверджують доходи і витрати підприємства (платіжні документи, накладні, вимоги, акти виконаних робіт тощо).

Крім іншого, бухгалтерські довідки використовують для:

— відображення заліку заборгованостей;

— віднесення сум чистого доходу і витрат діяльності на фінансовий результат (наприкінці звітного року або щомісячно);

— списання фінансового результату до складу нерозподіленого прибутку (непокритого збитку).

У місяці складання бухгалтерської довідки її дані записують до відповідного регістру бухгалтерського обліку і до Головної книги (абзац четвертий п. 9 Методрекомендацій № 356).

«Самоакт»

Якщо ви не отримали від контрагента первинного документа на товар/роботу/послугу, то цілком можете оформити його самостійно. Адже відображення в бухобліку госпоперацій не залежить від періоду отримання первинних документів від постачальників.

Таким внутрішнім первинним документом має бути акт

Але! Для того щоб оформити госпоперацію своєю первинкою, п. 2.6 Положення № 88 висуває низку умов:

1) така можливість має бути передбачена правилами документообігу підприємства;

2) «контрагентська» первинка відсутня на момент завершення складання облікових регістрів за звітний період. Зауважте: якщо стороння первинка надійде в наступному періоді, але до того, як закрито звітний період і здано бухзвітність, її проводять останнім днем звітного періоду. Своїм актом таку госпоперацію не документують і на наступні періоди її відображення не переносять;

3) «самоакт» має бути складений посадовою особою, відповідальною за приймання-відпуск товарно-матеріальних цінностей, робіт і послуг.

Тут зазначимо, що згідно з п. 3.8 Методрекомендацій № 2 при отриманні запасів без товаросупровідних документів оформляють акт про приймання матеріалів (типова форма № М-7). При цьому складає зазначений акт не одна посадова особа, а приймальна комісія за участю матеріально відповідальної особи. Тому вважаємо, що в такій ситуації підставою для оприбуткування буде саме цей акт, підписаний комісією (а не однією посадовою особою) і затверджений керівником підприємства.

У тому місяці, коли від контрагента надійде первинка за самозаактованою госпоперацією, необхідно порівняти суму з первинного документа з розрахунковою, зазначеною в акті. Якщо виникли розбіжності, то різницю обліковують у поточному звітному періоді (п. 3.5 Положення № 88). Тобто тут не застосовуються правила, передбачені для виправлення помилок.

Детальніше про «самоакти» див. «Податки та бухгалтерський облік», 2017, № 43, с. 6.

8.3. Документи при роботі з підприємцями

Певні особливості має документальне оформлення операцій у разі, коли контрагентом виступає фізична особа — підприємець (далі — ФОП). Не обійдемо стороною і їх.

Якщо підприємство здійснює розрахунки з ФОП за товари (роботи, послуги) в безготівковій формі, то документами, що підтверджують оплату, у підприємства будуть стандартні для таких операцій платіжне доручення, виписка банку, банківська квитанція (при внесенні оплати через касу банку). У цій ситуації жодного спеціального документа про оплату від підприємця вимагати не потрібно. Постачання самого товару (роботи, послуги) варто оформити товарною накладною (актом виконаних робіт, наданих послуг). Тоді юрособа, яка має в наявності документи, що підтверджують як оплату товарів (робіт, послуг), так і їх отримання, може почуватися спокійно.

Оплату готівкою підприємцеві можна здійснювати двома способами:

1) безпосередньо через касу;

2) через підзвітну особу.

У першому випадку первинним документом, що підтверджує оплату, буде видатковий касовий ордер. Постачання товару (роботи, послуги) в цьому випадку підтверджують тими ж первинними документами, що і при безготівковій формі оплати.

А які документи повинна вимагати у ФОП підзвітна особа підприємства, якщо розрахунки здійснюються через неї? Підтверджувати одночасно і придбання, і оплату буде розрахунковий документ, виданий продавцем-підприємцем (п. 2 ст. 3 Закону про РРО).

Зокрема, на думку податківців (див. консультацію з підкатегорії 109.15 БЗ), при прийманні готівки ФОП зобов’язані на вимогу покупця видавати касовий чек, товарний чек або розрахункову касову квитанцію. Зупинимося на цих документах детальніше.

Так, якщо підприємець:

використовує РРО (КОРО* з РК**), розрахунковим документом є чек РРО (розрахункова квитанція, спрощена розрахункова квитанція);

* Книга обліку розрахункових операцій.

** Розрахункова книжка.

не використовує РРО, то розрахунковий документ може ним оформлятися в довільній формі. Виходячи зі згаданої вище консультації податківців, таким документом може бути:

1) квитанція. На практиці ФОП, оформляючи надходження грошей квитанціями, зазвичай на догоду податківцям відштовхуються від розрахункової квитанції за формою № РК-1 (додаток 3 до Положення № 13);

2) товарний чек. У листі ДПАУ від 27.04.2011 р. № 7966/6/23-7015/515 і роз’ясненні з підкатегорії 109.10 БЗ податківці констатують, що форма товарного чека не встановлена і дозволяють ФОП складати його в довільній формі. Проте при цьому вони наполягають на тому, що такий документ повинен містити напис «Товарний чек» і за наповненням відповідати чеку РРО, за винятком зазначення фіскального номера РРО та напису «Фіскальний чек».

Саме такі документи підзвітна особа додає до Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт.

А ось прибуткові касові ордери від ФОП краще не приймати. У цьому питанні фіскали категоричні. Зокрема, у консультації з підкатегорії 109.15 БЗ вони стверджують: ФОП касові ордери не складають.

І ще при роботі з підприємцями не забудьте про отримання від них документального підтвердження їх реєстрації як ФОП. Детальніше про це див. «Податки та бухгалтерський облік», 2018, № 76, с. 72.

8.4. Первинні документи в електронній формі

Не важко помітити, що останнім часом документи, які використовуються суб’єктами господарювання в їх діяльності, дедалі частіше складаються в електронному вигляді. Не дивно, адже це і зручно, і швидко, й економно. Але водночас необхідно знати специфіку складання таких документів. Про неї й поговоримо.

Загальні моменти

Складати первинні документи в електронній формі дозволяють ч. 2 ст. 9 Закону № 996 і п. 2.1 Положення № 88. Головне, щоб такі документи містили всі обов’язкові реквізити, передбачені законом (див. с. 71), і були дотримані вимоги законодавства про електронні документи та електронний документообіг. На це вказують пп. 2.3 і 2.12 Положення № 88.

Основні організаційно-правові принципи електронного документообігу і використання електронних документів установлені Законом № 851. Відповідно до ст. 5 цього Закону електронним вважається документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа.

При цьому даними є інформація, яка подана у формі, придатній для її оброблення електронними засобами. А під обов’язковим реквізитом електронного документа розуміють обов’язкові дані в електронному документі, без яких він не може бути підставою для його обліку і не матиме юридичної сили. Визначення цим поняттям дає ст. 1 Закону № 851.

Зверніть увагу:

юридична сила електронного документа не може заперечуватися виключно через те, що він має електронну форму

Це чітко визначено ст. 8 Закону № 851.

Але пам’ятайте, що електронний документ не буде визнаний оригіналом, якщо стосовно цього виду документів законодавчо встановлено вимогу про його складання на папері.

Також зауважте: якщо первинні документи складаються в електронній формі, підприємство зобов’язане виготовляти за свій рахунок їх копії на паперових носіях на вимогу інших учасників господарських операцій, а також правоохоронних, судових, контролюючих та інших органів у межах їх повноважень, передбачених законами (ч. 6 ст. 9 Закону № 996, п. 2.3 Положення № 88). Копією документа на папері є візуальне подання електронного документа на папері, яке засвідчене в порядку, встановленому законодавством (ст. 7 Закону № 851).

Що стосується ведення підприємством бухгалтерського обліку на підставі електронних первинних документів, то воно повинне здійснюватися в порядку, аналогічному для документів на паперових носіях.

Для складання електронних первинних документів установлені певні правила, яких потрібно неухильно дотримуватися. Про них — наша подальша розмова.

Основні вимоги до електронного документа

Основні вимоги, що висуваються до електронного документа, обумовлені ст. 5 і 6 Закону № 851. Серед них:

— наявність обов’язкових реквізитів документа, склад та порядок розміщення яких визначається законодавством. Нагадаємо: для первинних документів обов’язкові реквізити встановлюють ч. 2 ст. 9 Закону № 996 і п. 2.4 Положення № 88. Таким чином, електронна первинка повинна містити ті ж обов’язкові реквізити, які встановлені для первинних документів на папері;

— можливість створення, передачі, збереження та перетворення електронного документа електронними засобами у візуальну форму. При цьому під візуальною формою подання електронного документа слід розуміти відображення його даних електронними засобами або на папері у формі, придатній для приймання його змісту людиною.

Як ви вже знаєте (див. с. 72), до обов’язкових реквізитів будь-якого первинного документа належить особистий підпис особи, яка бере участь у господарській операції (ч. 2 ст. 9 Закону № 996 і п. 2.4 Положення № 88). А як підписати електронний документ?

Для ідентифікації автора електронного документа може використовуватися електронний підпис. Накладенням електронного підпису завершується створення електронного документа.

Згідно зі ст. 1 Закону № 2155 електронний підпис є електронними даними, які додаються підписувачем до інших електронних даних або логічно з ними пов’язуються і використовуються ним як підпис.

Зверніть увагу: згідно з ч. 1 ст. 7 Закону № 851 оригіналом електронного документа може вважатися електронний примірник документа з обов’язковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного відповідно до Закону № 2155. У свою чергу, до власноручного підпису прирівнюється кваліфікований електронний підпис* (ч. 4 ст. 18 Закону № 2155). Таким є вдосконалений електронний підпис, який створюється з використанням засобу кваліфікованого електронного підпису і базується на кваліфікованому сертифікаті відкритого ключа.

* Електронний цифровий підпис, виданий відповідно до Закону № 852, використовується як кваліфікований електронний підпис до закінчення строку дії посиленого сертифіката відкритого ключа, але не більше 2 років з дня набрання чинності Законом № 2155 (07.11.2018 р.).

Із цього випливає висновок: щоб електронний документ можна було визнати первинним, він повинен містити електронний підпис (кваліфікований електронний підпис).

Зауважте:

без електронного підпису електронний документ не може бути підставою для його обліку

Крім того, він не матиме юридичної сили (ст. 1 Закону № 851).

Нагадаємо: відповідальність за несвоєчасне складання первинних документів і недостовірність відображених у них даних згідно з ч. 8 ст. 9 Закону № 996 несуть особи, які склали та підписали ці документи. Ця норма дійсна і для первинних документів, створених в електронному вигляді.

8.5. Іноземні первинні документи

Якщо ви працюєте з іноземними контрагентами, то вам доведеться мати справу з іноземною первинкою. Як з нею необхідно поводитися, розповімо далі.

Передусім нагадаємо:

документ, складений іноземною мовою, необхідно перекласти українською мовою

Це випливає з п. 1.3 Положення № 88. На необхідність перекладу вказує також Мінфін у листі від 24.10.2011 р. № 31-08410-07-29/26066.

Крім того, підприємство може зіткнутися з необхідністю легалізації іноземних документів, що підтверджують той чи інший факт або ж певний статус особи. Тут можливі дві ситуації, що принципово впливають на вирішення питання про необхідність і порядок легалізації:

1) іноземний документ отримано від державного або спеціально уповноваженого ним органу, має офіційний статус;

2) іноземний документ отримано від контрагента, особи в його приватному статусі.

Розглянемо особливості підтвердження належного статусу кожної з названих груп документів.

Легалізація документів офіційних органів

Легалізація документів, як зазначає ДФСУ у своєму роз’ясненні, розміщеному в підкатегорії 102.18 БЗ, є процедурою, проходження якої є умовою надання доказової сили іноземним офіційним документам на території України.

Найпоширенішими видами іноземних документів, що підлягають легалізації, є:

1) документи, що підтверджують державну реєстрацію підприємства-нерезидента в країні свого місцезнаходження (виписка з торговельного, банківського або іншого аналогічного реєстру). Легалізація таких документів потрібна, наприклад, у випадках:

— державної реєстрації на території України юридичної особи, яка матиме у своєму складі засновника-нерезидента (п. 13 ч. 1 ст. 15 Закону № 755);

— взяття на облік в органах ДФСУ нерезидента у разі отримання ним майнових прав на нерухомість або землю в Україні, що підлягають оподаткуванню, якщо не створюється відокремлений підрозділ або постійне представництво нерезидента (п. 64.5 ПКУ);

— участі нерезидента на території України в договорах про спільну діяльність тощо;

2) довідка про статус резидента в країні свого місцезнаходження, яку повинен надати іноземний суб’єкт для застосування конвенції про уникнення подвійного оподаткування (п. 103.5 ПКУ);

3) довідка про суму сплачених за межами України податків та зборів, а також про базу та/або об’єкт оподаткування. Зазначена довідка потрібна платнику податків для отримання права на зарахування на території України податків та зборів, сплачених за її межами (п. 13.5 ПКУ);

4) документи, видані на території іноземної держави, необхідні для відкриття рахунків в українських банках (абзац третій п. 1.18 Інструкції № 492).

Процедура легалізації залежно від законодавчого регулювання може здійснюватися в одній з трьох найпоширеніших форм:

1. Легалізація документа дипломатичними або консульськими агентами країни, на території якої документ має бути представлений, для посвідчення достовірності підпису, якості, в якій виступала особа, що підписала документ, і, у відповідних випадках, автентичності відбитка печатки або штампа, якими скріплено документ. Ця процедура здійснюється з урахуванням вимог Інструкції № 113.

Легалізацію здійснює уповноважений працівник Департаменту консульської служби МЗС України, Представництв МЗС на території України або консульська посадова особа іноземної дипломатичної установи України (п. 2.2 Інструкції № 113). За легалізацію документів необхідно заплатити консульський збір.

Важливо! Розділ 3 Інструкції № 113 передбачає низку вимог до документів, які подаються на консульську легалізацію, зокрема:

— документи, викладені на двох і більше окремих аркушах, мають бути прошиті, а аркуші пронумеровані та скріплені підписом і печаткою;

— не приймаються на легалізацію документи, текст яких неможливо прочитати внаслідок пошкодження, написані чи підписані олівцем або отримані через засоби факсимільного зв’язку, а також документи, у яких уживається декілька мов одночасно;

— підписи посадових осіб та відбитки печаток мають бути чіткими. Посвідчувальний напис повинен бути написаний без підчисток, вільні місця — прокреслені, дописки й інші виправлення — застережені.

Нині цю процедуру застосовують при легалізації документів, виданих у тих країнах, на які не поширює свою дію Конвенція, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів від 05.10.61 р.* (далі — Конвенція).

* Ратифікована Законом України від 10.01.2002 р. № 2933-III і набула чинності на території нашої держави з 22.12.2003 р.

2. Шляхом посвідчення документа штампом апостиль, якщо документ складено на території держав — учасниць Конвенції.

На сьогодні до Конвенції приєдналося більше 100 держав. Для використання в Україні виданих у них документів уже не потрібно проходити складну процедуру легалізації, передбачену Інструкцією № 113. Достатньо проставлення компетентним органом країни, в якій був виданий документ, спеціального напису — апостилю. Його зразок ви можете побачити на с. 85.

Апостиль може бути проставлено на:

1) документах, що виходять від органу або посадової особи і діють у сфері судової юрисдикції держави, включаючи документи, що виходять від прокуратури, секретаря суду або судового виконавця. До таких документів, зокрема, належать рішення іноземних судових органів, іноземні аналоги виконавчих документів;

2) адміністративних документах, за винятком тих, які мають прямий стосунок до комерційних та митних операцій (тобто не ставлять апостиль на товарно-транспортних накладних, виписках з банку тощо);

3) нотаріальних актах;

4) офіційних свідоцтвах, які зроблені на документах, підписаних особами в їх приватній якості, таких як офіційні свідоцтва про реєстрацію документа або факту, що мав місце на певну дату, і офіційних та нотаріальних посвідченнях підписів.

Відповідно до ст. 3 Конвенції єдиною формальною процедурою, яка може вимагатися для посвідчення автентичності підпису і повноважень особи, яка підписала документ, а також у відповідному випадку для посвідчення достовірності печатки (штампа) на тому чи іншому офіційному документі, є проставлення компетентним органом держави, в якій був складений документ, апостилю. Кожна держава самостійно призначає офіційні органи, яким надає ці повноваження.

Стосовно документів, що видаються в Україні, такими органами є Міністерство освіти і науки України, Міністерство юстиції України, а також Міністерство закордонних справ України (п. 1 постанови КМУ від 18.01.2003 р. № 61). Про те, як повноваження з проставлення апостилю розподілені між зазначеними органами, ви можете дізнатися з табл. 8.1.

Таблиця 8.1. Повноваження офіційних органів з проставлення апостилю

Найменування компетентного органу

Документи, на яких може бути проставлено апостиль

Міністерство освіти і науки України

Офіційні документи, що стосуються освіти і науки, які видаються навчальними закладами, державними органами, підприємствами, установами, організаціями

Міністерство юстиції України

Документи, що видаються органами юстиції та судами, а також документи, які оформляються нотаріусами України

Міністерство закордонних справ України

Усі інші офіційні документи

Апостиль проставляється на вимогу особи, яка підписала документ, або на вимогу пред’явника на самому документі чи на окремому аркуші, який скріплюється (зшивається) з документом.

Апостиль може бути складений офіційною мовою країни перебування компетентного органу. Водночас деякі типові положення апостилю можуть бути продубльовані й другою мовою. Але!

Назву апостилю незалежно від мови, якою він складений, завжди викладають французькою мовою таким чином: «Apostille (Convention de la Haye du 5 octobre 1961)»

Процедура проставлення апостилю на документах, виданих на території України, викладена в Правилах № 237.

3. За наявності відповідних міжнародних договорів про правову допомогу офіційні документи іноземних держав — партнерів приймаються без будь-якого підтвердження (без консульської легалізації та без апостилю). Готові визнати юридичну силу таких документів і фіскали (див., зокрема, лист ДФСУ від 03.01.2012 р. № 38/6/12-0016, лист ГУ ДФС у Запорізькій області від 15.03.2016 р. № 827/10/08-01-12-04-11, а також роз’яснення, наведене в підкатегорії 102.18 БЗ).

Але зауважте! Не завжди наявності міжнародного договору про правову допомогу достатньо для звільнення від легалізації всіх офіційних іноземних документів (або проставлення на них апостилю). Необхідно враховувати формулювання, наведені в таких договорах. На цей факт звертав увагу Мін’юст у листі від 11.05.2010 р. № 26-26/291. У додатку до згаданого листа зазначено перелік договорів, відповідно до яких будь-які офіційні документи, видані в одній договірній державі, повинні прийматися без будь-якого додаткового посвідчення на території іншої договірної держави.

Легалізація документів іноземних контрагентів

Тут варто розуміти, що процедура легалізації може застосовуватися тільки щодо офіційних документів, які надаються (видаються) уповноваженими органами (посадовими особами) тієї чи іншої держави.

Якщо ж ідеться про документи, що оформляються приватними особами у взаємовідносинах між собою, то легалізація не потрібна. Такий висновок, зокрема, випливає зі ст. 13 Закону № 2709. Згідно із цією нормою легалізація потрібна для визнання дійсності документів, виданих у встановленій формі уповноваженими органами іноземних держав, а не приватними особами й організаціями.

Такої ж думки і суди (див. п. 7 роз’яснення Президії ВГСУ від 31.05.2002 р. № 04-5/608). Так, наприклад, в ухвалі ВАСУ від 06.10.2010 р. № К-7099/09 зазначається, що твердження про необхідність легалізації або проставлення апостилю на рахунках, документах про переміщення товару через кордон, договорах, митних деклараціях, інвойсах, міжнародних товарно-транспортних накладних, будь-якій товарно-транспортній документації суперечать вимогам Конвенції і чинного українського законодавства.

Хоча фіскальні органи іноді висловлюють іншу позицію із цього приводу. Буває, що вони наполягають на перекладі українською мовою і легалізації консульськими установами договорів купівлі-продажу, розрахункових документів при безготівкових розрахунках тощо. Проте правових підстав для цього немає: консульська установа відмовить у легалізації документа, складеного приватною організацією.

А ось переклад українською мовою документа, складеного іноземною мовою, зробити доведеться. Адже цього вимагає п. 1.3 Положення № 88.

8.6. Документообіг

У попередніх підрозділах ми неодноразово згадували про документообіг. Настав час поговорити про нього ґрунтовніше.

Так, під документообігом розуміють рух документів через усі стадії обробки, починаючи з моменту створення (отримання) і закінчуючи здаванням до архіву.

На підприємстві документ проходить такі стадії обробки:

— створення (отримання) документа;

— перевірка документа та його прийняття;

— обробка;

— відображення операцій в обліку згідно з документом;

— передання документа на зберігання.

Про правила виписки документів ми з вами вже говорили (див. підрозділ 8.1 на с. 69). Тепер же коротко зупинимося на інших стадіях документообігу.

У ході перевірки документи перевіряють на законність операції, правильність заповнення текстової частини і відображення сум. Працівники бухгалтерії (у межах їх компетенції) контролюють первинні документи за формою та змістом, тобто перевіряють наявність у документі обов’язкових реквізитів і відповідність господарської операції чинному законодавству у сфері бухгалтерського обліку, логічну пов’язаність окремих показників.

Крім того, пам’ятайте: документи повинні бути підписані тими особами, які мають на це повноваження. Відповідний перелік затверджує керівник підприємства (п. 2.13 Положення № 88). При цьому відповідальність за несвоєчасне складання первинних документів і недостовірність відображених у них даних несуть особи, які їх склали та підписали.

При перевірці первинного документа виявили його невідповідність вимогам законодавства у сфері бухобліку? У такому разі

неправильно складений документ з письмовим обґрунтуванням потрібно передати керівнику підприємства

До окремого письмового рішення керівника зазначені документи не приймаються до виконання (п. 2.16 Положення № 88). При цьому нагадаємо, що несуттєві недоліки в документах не є підставою для невизнання господарської операції. Але повинні дотримуватися наступні умови: такі недоліки не перешкоджають можливості ідентифікувати особу, яка брала участь у її здійсненні, і документи містять відомості про дату складання, назву підприємства, від імені якого вони складені, зміст і обсяг господарської операції (ч. 2 ст. 9 Закону № 996, абзац третій п. 2.4 Положення № 88).

Нижче наведемо приклад доповідної записки на ім’я директора, що інформує про невідповідність первинного документа вимогам законодавства.

Обробка первинних документів включає:

— таксування (тобто проставлення ціни та суми);

— групування (за періодами, за однорідними ознаками);

— складання групувальних відомостей.

Після обробки первинного документа працівник бухгалтерії повинен проставити відповідну відмітку, щоб унеможливити його повторне використання (дату запису до облікового регістру, іншу відмітку).

На основі цих групувальних відомостей роблять бухгалтерські проводки.

Після проходження обробки всі первинні документи передають на зберігання. Оперативне (тимчасове) зберігання бухгалтерських документів, зазвичай, здійснюють безпосередньо в бухгалтерії. При цьому документи мають бути сформовані у справи, які слід відповідним чином оформити. Після закінчення встановлених строків тимчасового зберігання сформовані у справи документи передають до архіву. Детальніше про зберігання первинних документів та облікових регістрів див. у підрозділі 8.8 на с. 90.

З метою впорядковування руху та своєчасного отримання первинних документів для записів у бухгалтерському обліку наказом керівника підприємства затверджується графік документообігу (п. 5.1 Положення № 88). Про нього ви могли прочитати в розділі 7 на с. 65.

Також нагадаємо, що правилами документообігу підприємство може передбачити занесення до облікових регістрів інформації про госпоперації на підставі внутрішнього первинного документа (акта) у разі ненадходження від контрагентів відповідної первинки на момент завершення складання таких регістрів (див. с. 80).

8.7. Облікові регістри

Інформацію, що міститься в первинних документах, систематизують в облікових регістрах.

Облікові регістри — це носії спеціального формату (паперові, електронні) у вигляді відомостей, ордерів, книг, журналів тощо, призначені для хронологічного, систематичного або комбінованого накопичення, групування та узагальнення інформації з первинних документів, що прийняті до обліку (п. 3.1 Положення № 88).

Форми облікових регістрів затверджені наказом № 356. Малі підприємства (включаючи мікро-) і юрособи, що не здійснюють підприємницької діяльності, які складають фінзвітність відповідно до П(С)БО 25, мають право застосовувати регістри, затверджені наказом № 422. А ось для суб’єктів малого підприємництва — єдиноподатників групи 3, не зареєстрованих платниками ПДВ, є ще один варіант — облікові регістри, наведені в Методрекомендаціях № 720.

Але нагадуємо: усі перелічені документи лише рекомендують, а не зобов’язують застосовувати зазначені в них форми. Підприємство має право саме обрати форму бухгалтерського обліку як певну систему регістрів обліку, порядку і способу реєстрації та узагальнення інформації з урахуванням особливостей своєї діяльності та технології обробки облікових даних (ч. 5 ст. 8 Закону № 996).

Як говорить п. 3.5 Положення № 88, переносити інформацію з первинних документів до облікових регістрів потрібно в міру їх надходження до місця обробки, але не пізніше строку, що забезпечує своєчасну виплату заробітної плати, складання бухгалтерської та іншої звітності і розрахунків. При цьому

господарські операції слід відображати в облікових регістрах у тому звітному періоді, в якому вони були здійснені (ч. 5 ст. 9 Закону № 996)

Водночас ч. 3 ст. 9 Закону № 996 свідчить, що права та обов’язки сторін, які виникають за результатами здійснення господарської операції, оформленої первинним документом відповідно до вимог згаданого Закону, не залежать від факту відображення її в регістрах і на рахунках бухгалтерського обліку.

Зверніть увагу: у разі надходження від контрагента первинного документа за господарською операцією, інформація про яку в минулих звітних періодах була внесена до облікових регістрів на підставі внутрішнього первинного документа (акта), у місяці надходження первинки від контрагента в облікових регістрах за звітний період відображають різницю між оцінкою такої господарської операції за внутрішнім первинним документом (актом) і первинним документом, отриманим від контрагента.

Регістри бухгалтерського обліку повинні мати такі реквізити (ч. 4 ст. 9 Закону № 996):

— назву;

— період реєстрації господарських операцій;

— прізвища і підписи або інші дані, що дозволяють ідентифікувати осіб, які брали участь у їх складанні.

Підписувати облікові регістри повинні виконавці та головний бухгалтер або особа, на яку покладено ведення бухгалтерського обліку підприємства.

Майте на увазі: ведення облікових регістрів і контирування документів первинного обліку (тобто відображення в обліку кореспондуючих рахунків) здійснюють із застосуванням принаймні коду класу рахунків і коду синтетичного рахунку (п. 5 Методрекомендацій № 356).

Якщо ви складаєте облікові регістри на електронних носіях, потрібно обов’язково забезпечити технічні засоби для їх відтворення у зручному для читання вигляді (п. 3.3 Положення № 88).

В облікових регістрах потрібно виправити помилку? Тоді ви можете зробити це тими ж способами, що й у разі допущення помилки в первинних документах: «червоного сторно», додаткових бухгалтерських проводок або коректурним (див. с. 74).

Проте коректурний спосіб підходить, тільки якщо помилку виявлено до закриття місяця (тобто підсумкові записи до Головної книги не внесені).

Якщо ж помилки в облікових регістрах виявлено після записів підсумків до Головної книги, їх виправляють способом «сторно» (п. 4.3 Положення № 88, абзац третій п. 9 Методрекомендацій № 356) та/або способом додаткових бухгалтерських записів. При цьому складають бухгалтерську довідку, до якої помилку (суму, кореспонденцію рахунків) заносять чорнилом, пастою кулькових ручок червоного кольору, в дужках або зі знаком «мінус». У свою чергу, правильний запис заносять чорнилом, пастою кулькових ручок темного кольору.

Внесення таких даних до облікових регістрів і Головної книги в місяці, в якому було виявлено помилку, ліквідовує неправильний запис і відображає правильну суму та кореспонденцію рахунків бухобліку. Аналогічним чином в облікових регістрах виправляють помилки минулих років.

Зверніть увагу:

бухгалтерська довідка повинна містити причину помилки, посилання на документи й облікові регістри, в яких допущено помилку

Довідку підписує працівник, який її склав, а також (після перевірки) — головний бухгалтер.

Відповідальність за несвоєчасне складання облікових регістрів і недостовірність відображених у них даних несуть особи, які склали та підписали ці облікові регістри (п. 3.4 Положення № 88).

Інформацію про господарські операції підприємства за звітний період (місяць, квартал, рік) з облікових регістрів переносять у згрупованому виді до бухгалтерських звітів.

8.8. Зберігання первинних документів та облікових регістрів

Як ми вже зазначали, після проходження обробки первинні документи передають на зберігання. Що ж з ними відбувається далі? Давайте розбиратися.

До передачі до архіву первинні документи зберігають у бухгалтерії в спеціальних приміщеннях або закритих шафах під відповідальністю осіб, уповноважених головним бухгалтером.

Як випливає з листа Мінфіну від 22.07.2002 р. № 053-3996, під спеціальним приміщенням слід розуміти приміщення з температурно-вологісним режимом, що забезпечує збереження документів і записів у них, та приміщення, що виключає можливість користування або виносу документів, які в ньому зберігаються, без дозволу головного бухгалтера підприємства.

Бланки суворої звітності зберігають у сейфах, металевих шафах або спеціальних приміщеннях, що забезпечують їх збереження.

Первинні документи поточного місяця, що пройшли обробку ручним способом і належать до відповідного облікового регістра, комплектують у хронологічному порядку, нумерують, переплітають і супроводжують довідкою для архіву. Порядок підготовки та передавання документів до архіву нам диктують Правила № 1000.

Архів підприємства — це структурний підрозділ (відповідальна за ведення архіву особа підприємства), що організовує та забезпечує приймання, нагромаджування архівних документів, їх облік, зберігання та користування ними (абзац другий п. 2 розд. І Правил № 1000).

Відповідно до п. 8 розд. І Правил № 1000 архів може або бути самостійною структурною одиницею підприємства, або входити до складу служби діловодства. На підприємствах з невеликим документообігом призначають особу, відповідальну за ведення архіву.

Якщо архів (служба діловодства) є структурним підрозділом, він працює на підставі положення про нього, погодженого і затвердженого відповідно до законодавства. Якщо функції ведення архіву покладено на відповідальну особу, у посадовій інструкції такої особи мають бути зазначені ці обов’язки, її права та відповідальність.

Зверніть увагу: зберігання документів може здійснюватися не лише самим підприємством. Так, за відсутності вільного місця для зберігання документів їх можна передати на постійне або тимчасове зберігання до місцевої архівної установи (зазвичай, на платній основі).

Окремо зупинимося на зберіганні електронних документів. Тут є свої особливості. Так,

електронні документи потрібно зберігати на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність на цих носіях (п. 6.4 Положення № 88)

Крім того, обов’язково потрібно дотримуватися таких вимог (ст. 13 Закону № 851):

— інформація, що міститься в електронних документах, має бути доступною для її подальшого використання;

— має бути забезпечена можливість відновлення електронного документа в тому форматі, в якому він був створений, відправлений або одержаний;

— у разі наявності повинна зберігатися інформація, яка дає змогу встановити походження та призначення електронного документа, а також дату і час його відправлення чи одержання.

Зверніть увагу: суб’єкти електронного документообігу* можуть забезпечувати дотримання вимог щодо зберігання електронних документів шляхом використання послуг посередника, у тому числі архівної установи, якщо вона дотримується зазначених вище вимог.

* Під суб’єктами електронного документообігу слід розуміти автора, підписувача, адресата та посередника, які набувають передбачених законом або договором прав і обов’язків у процесі електронного документообігу (абзац сьомий ст. 1 Закону № 851).

Зберігання первинних документів та облікових регістрів, які пройшли обробку і були підставою для складання звітності, оформлення та передавання їх до архіву забезпечує головний бухгалтер або особа, відповідальна за ведення бухобліку на підприємстві. Крім того, тільки за рішенням цих осіб документи можуть видаватися з бухгалтерії та з архіву підприємства працівникам інших структурних підрозділів.

Строки зберігання первинних документів установлені Переліком № 578. Так, первинні документи та додатки до них, які фіксують факт виконання господарських операцій і стали підставою для записів у регістрах бухобліку та податкових документах, а також облікові регістри потрібно зберігати не менше 3 років. Для окремих документів передбачено триваліший строк зберігання.

Крім того, строки зберігання первинних документів, регістрів бухобліку, фінзвітності та інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, а також з виконанням вимог законодавства, яке контролюють органи ДФСУ, регулює п. 44.3 ПКУ. У ньому, зокрема, зазначено, що перелічені документи повинні зберігатися не менше 1095 днів (2555 днів — для документів, необхідних для здійснення податкового контролю за трансфертним ціноутворенням відповідно до ст. 39 ПКУ) із дня подання податкової звітності, для складання якої вони використовувалися, а у разі її неподання — з граничного строку її подання.

Якщо ж зазначені документи пов’язані з предметом перевірки, проведенням процедури адміністративного оскарження податкового повідомлення-рішення, прийнятого за її результатами, або судового розгляду, то вони повинні зберігатися до закінчення перевірки і передбаченого законом строку оскарження прийнятих за її результатами рішень та/або вирішення справи судом. Проте такий строк також не може бути менше 1095 (2555) днів з моменту подання податкової звітності або з граничного строку її подання.

Строк зберігання електронних документів повинен бути не менше строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері

Про це прямо говорить абзац другий ст. 13 Закону № 851.

У разі якщо неможливо зберігати електронні документи на електронних носіях інформації протягом строку, встановленого для відповідних документів на папері, суб’єкти електронного документообігу повинні вживати заходів щодо дублювання документів на декількох електронних носіях інформації та здійснювати їх періодичне копіювання у встановленому законодавством порядку. При цьому обов’язково перевіряють цілісність даних на носії, з якого здійснюється копіювання.

Якщо такий варіант неможливий, електронні документи потрібно зберігати у вигляді копій документа на папері.

У разі пропажі або передчасного знищення первинних документів, облікових регістрів і звітності керівник підприємства повинен письмово повідомити про це правоохоронні органи та наказом призначити комісію для встановлення переліку відсутніх документів та розслідування причин їх пропажі або знищення (п. 6.10 Положення № 88). Для участі в роботі комісії запрошують представників слідчих органів, органів охорони і державного пожежного нагляду. Результати роботи комісії оформляються актом, який затверджує керівник підприємства. Копію акта потрібно направити органу ДФСУ в 10-денний строк.

Зауважте: ПКУ пред’являє додаткові вимоги, які потрібно виконати при втраті, пошкодженні або достроковому знищенні документів, пов’язаних з обчисленням податків і зборів. Так, згідно з п. 44.5 цього Кодексу платник податку зобов’язаний у 5-денний строк із дня такої події письмово повідомити орган ДФСУ за місцем обліку. Більше того, ПКУ зобов’язує підприємство відновити втрачені документи протягом 90 календарних днів, що настають за днем надходження повідомлення контролюючому органу.

висновки

  • Кожна господарська операція має бути зафіксована в первинному документі.
  • Первинні документи мають юридичну силу і доказовість як у бухгалтерських, так і в податкових цілях тільки за наявності обов’язкових реквізитів.
  • Електронні документи створюють і застосовують у бухгалтерському обліку з дотриманням вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.
  • Документ, складений іноземною мовою, необхідно перекласти українською мовою, а також у певних випадках легалізувати.
  • Помилки в первинних документах і облікових регістрах, створених у паперовій формі, виправляють одним з таких способів: «червоне сторно», додаткових бухгалтерських проводок або коректурним.
  • Госпоперації відображають в облікових регістрах у тому звітному періоді, в якому вони були здійснені.
  • Первинні документи і додатки до них, які фіксують факт виконання господарських операцій і стали підставою для записів у регістрах бухобліку та податкових документах, а також облікові регістри в загальному випадку потрібно зберігати не менше 3 років.
Оформи передплату та читай все Передплатити журнал
stop

Схоже, що ви використовуєте блокувальник реклами :(

Щоб користуватися всіма функціями сайту, додайте нас у винятку!

Як відключити
App
Завантажуйте наш мобільний додаток Factor

© Factor.Media, 1995 -
Всі права захищені

Використання матеріалів без узгодження з редакцією заборонено

Ознайомитись з договором-офертою

Приєднуйтесь
Адреса
м. Харків, 61002, вул. Сумська, 106а
Powered by
Factor Web Solutions
Ми використовуємо cookie-файли, щоб зробити сайт максимально зручним для вас та аналізувати використання наших продуктів та послуг, щоб збільшити якість рекламних та маркетингових активностей. Дізнатися більше про те, як ми використовуємо ці файли можна тут.
Дякуємо, що читаєте сайт Factor Увійдіть та читайте далі безкоштовно