Можливо, така ситуація — «бензин ваш, ідеї (та авто ☺) наші» — усіх влаштовує. Але…
У призмі облікових нормативів
Почнемо з того, що невідображення в обліку госпоперацій, у тому числі не підтверджених документами, суперечить передбаченим Законом про бухоблік* принципам ведення бухобліку. Ми вбачаємо тут порушення принципів обачності та відповідності доходів і витрат. Адже принцип обачності передбачає застосування в бухобліку методів оцінки, які повинні запобігати заниженню оцінки зобов’язань та витрат і завищенню оцінки активів і доходів підприємства. А за «дохідно-витратним» принципом доходи і витрати відображаються в бухобліку та фінзвітності в момент їх виникнення.
* Закон «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 р. № 996-XIV.
Ті факти, що після залиття у авто підприємства ПММ (пального та ін.) ці матеріали потрапляють у володіння/розпорядження підприємства, використовуються в його госпдіяльності і є частиною його витрат, чітко свідчать про необхідність відображення цих ПММ в обліку та на балансі підприємства. Причому таке
відображення в бухобліку необхідно робити, незважаючи на відсутність у підприємства щодо таких ПММ первинних документів
Наші висновки, окрім Закону про бухоблік, підтверджує і Мінфін у листі від 22.04.2016 р. № 31-11410-06-5/11705. У цьому листі, зокрема, зазначено, що виконання вимог бухнормативів щодо визнання витрат у бухобліку та їх відображення у фінзвітності не залежить від періоду отримання первинних документів від контрагентів. У цьому ж випадку контрагентом фактично виступає директор, який передав підприємству ПММ (заправив ними службове авто) і, на жаль, не надає підприємству документів щодо цих ПММ (у тому числі й щодо умов такого передання-заправлення).
Що робити
Якби директор зберігав чеки з АЗС та надавав авансові звіти — головного болю у бухгалтера взагалі не було б. Але, схоже, директор цього не бажає. Тому першим кроком бухгалтера, який бажає не порушувати бухнормативи, було б попросити директора хоча б раз на місяць оформлювати (підписувати) з підприємством акт на передачу ПММ (якими у цьому періоді було заправлене службове авто). У акті треба зазначати усі обов’язкові для первинного документа реквізити, зокрема: кількість, марку та ціну придбаних ним і залитих у авто ПММ. Також у цьому акті (чи іншому офіційному документі) бажано чітко визначити, що ці ТМЦ директор надав підприємству безоплатно.
І ми б радили мінімум раз на місяць оформлювати акт на списання кількості витрачених цих ПММ згідно з подорожніми листами, показниками спідометра (іншими приладами). Покваптеся, щоб подорожні листи містили усі обов’язкові реквізити первинного документа (передбачені ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік).
Самоакт/бухдовідка. Якщо й цього домогтися від директора не вдасться, то залишити все як є ми б все одно не радили (чому — див. нижче). Адже ці ПММ повинні відображатися в бухобліку. І тут основним питанням буде:
як і в якій сумі без документів оприбуткувати й обліковувати ці «дармові» ПММ?
Вважаємо, для цілей оприбуткування ПММ можна скласти односторонній документ: самоакт, або бухгалтерську довідку. Згідно з п. 2.6 Положення № 88 можливість складання самоакта має бути передбачена правилами документообігу підприємства. Там же зазначено, що самоакт має бути складений посадовою особою, відповідальною за приймання-відпуск ТМЦ, робіт і послуг. Для оприбуткування ТМЦ без документів роль самоакта може відіграти акт про приймання матеріалів (типової форми № М-7). Щодо складання самоакта читайте також в «Податки & бухоблік», 2020, № 55, с. 23, 2018, № 57, с. 23, 2017, № 43, с. 6. У згаданому листі від 22.04.2016 р. Мінфін зазначає, що такий самостійно створений підприємством первинний документ є достатньою підставою для відображення витрат у бухобліку.
Про те, що й бухдовідка є первинним документом, Мінфін наголошував ще в листі від 24.05.2007 р. № 31-34000-10-10/10655 (ср. ). До речі, її застосовують не лише для здійснення коригувальних записів. Вона може бути використана, коли потрібно підтвердити суми, які були отримані розрахунковим шляхом.
Гадаємо, у цьому випадку можна обрати якийсь із цих двох документів. З бухдовідкою «паперових» проблем менше, але в очах податківців, мабуть, соліднішим буде самоакт. Звісно, самоакт чи бухдовідка має містити усі обов’язкові реквізити первинного документа.
Кількість/вартість ПММ. І тут постане питання щодо визначення кількості та вартості безоплатно отриманих підприємством ПММ. Якщо директор з цим не допоможе, доведеться кількість вираховувати самостійно, спираючись на показники приладів авто (спідометра, вимірювача залишку пального в баку тощо).
Стосовно вартості ПММ: відповідно до п. 12 П(С)БО 9 «Запаси» первісною вартістю запасів, отриманих безоплатно, є їх справедлива вартість (з урахуванням витрат, передбачених п. 9 цього П(С)БО). «Справедлива вартість» — це сума, за якою можна продати актив або оплатити зобов’язання за звичайних умов на певну дату (П(С)БО 7 «Основні засоби»).
Що вважати справедливою вартістю ПММ? Додаток до П(С)БО 19 «Об’єднання підприємств» справедливою вартістю для матеріалів визначає відновлювальну вартість (сучасну собівартість придбання). Оскільки собівартість придбання відсутня, то орієнтуватись доведеться або на собівартість придбання підприємством саме таких чи подібних до них видів ПММ. Якщо ж такої інформації нема, то доведеться брати середню ринкову вартість на місцевих АЗС конкретних видів ПММ, залитих директором у службове авто.
Така розрахункова сума безоплатно отриманого підприємством пального згідно із самоактом або бухдовідкою буде зарахована на баланс проводкою: Дт 203 «Паливо» — Кт 718 «Дохід від безоплатно отриманих оборотних активів». У міру витрачання ці ПММ будуть списуватись на витрати проводкою: Дт 92 «Адміністративні витрати» — Кт 203.
Тепер відповімо на запитання читача.
«Господарність»
Звісно, у фіскалів при перевірці може виникнути бажання донарахувати підприємству у такій ситуації компенсаційний ПДВ за п. 198.5 ПКУ та/або стверджувати, що це авто для цілей податку на прибуток повинно вважатись невиробничим ОЗ. Але згадані в запиті читача документи та факти свідчать проти. Адже «господарність» використання авто у даному випадку підтверджують подорожні листи та наказ, яким, гадаємо, заборонено користування службовим авто у власних цілях і самовільну передачу його іншим особам. Тому, вважаємо, що питання щодо використання авто за межами госпдіяльності підприємства податківці при перевірці без наявності якихось серйозних доказів взагалі порушувати не повинні.
Чи є дохід
Вважаємо, що вартість цих ПММ повинна включатись до доходу підприємства, оскільки факти їх отримання і використання підприємством тут явно мають місце. Адже відповідно до п. 5 П(С)БО 15 дохід визнається під час збільшення активу або зменшення зобов’язання, що зумовлює зростання власного капіталу, за умови, що оцінка доходу може бути достовірно визначена. З безоплатним заправленням ПММ службового авто актив підприємства безумовно збільшився, і потрібно визнавати дохід. Адже факти отримання (і використання) підприємством ПММ практично не сховаєш. Дохід від безоплатно отриманих ПММ відноситься до складу інших операційних доходів і, як ми вже зазначили, відображається за кредитом субрахунку 718 «Дохід від безоплатно отриманих оборотних активів».
Підсумки (можливі наслідки)
Отже, зважимо плюси та мінуси. Плюсами у викладеній ситуації, мабуть, є тільки відсутність клопоту і зайвої паперової тяганини.
А от що стосується мінусів, то у випадку документальної перевірки підприємства навіть не надто «просунутий» фіскал може зробити відповідні донарахування з податку на прибуток і штраф на додаток. Скоріш за все, після виявлення на перевірці такої ситуації («бензин ваш, авто наше») дії інспектора будуть такими. Порахувавши за даними спідометра загальний кілометраж, який пройшло авто, «нагодоване» ПММ коштом директора, інспектор розділить його на середню паспортну норму витрат пального цієї моделі авто. Таким чином він приблизно розрахує кількість спаленого службовим авто пального. Додавши до нього залишок пального у баку авто на момент перевірки, він обрахує увесь обсяг (кількість) безоплатно отриманого підприємством пального. Потім, перемноживши цю кількість на ринкову вартість такого виду пального, інспектор визначить загальну суму невідображеного в бухобліку доходу від безоплатно отриманих ПММ. Отже,
можливий результат такого бух-недбальства — донарахування з цієї суми ПММ-доходу: 18 % податку на прибуток плюс штраф за п. 123.1 ПКУ (10 %)*
* Поки в період карантину не застосовується.
У такому разі було б логічно донарахувати податок та санкцію лише з вартості залишку пального в баку, але ж решта ПММ уже була витрачена та її потрібно було списати на витрати. Але податківці у таких ситуаціях враховують тільки доходи, а несписані витрати до уваги не беруть (тим паче без документів)… ☹
Якщо ж пальне буде оприбутковане з відображенням доходу, а потім (після його списання) — і витрат, то податковий результат вийде нульовим і податок підприємству доведеться сплачувати лише з вартості залишку в баку, який не списаний на кінець звітного періоду.
Фіскальні фантазії на тему, що підприємство безоплатно отримувало від директора послуги з управління авто (щоб нарахувати дохід у сумі середньої зарплати водія подібного авто), тут ні до чого! Адже службове авто директор використовує для виконання своїх посадових обов’язків. Тому тут не можна говорити про безоплатні послуги і про неоформлене суміщення професій (посад). У цій ситуації автомобіль є робочим інструментом директора (таким же, як комп’ютер, печатка тощо), що використовується ним у роботі. А керування авто є частиною трудової функції директора (див. «Податки & бухоблік», 2018, № 90, с. 19).
