Возможно, эта ситуация — «бензин ваш, идеи (и авто ☺) наши» — всех устраивает. Но…
В призме учетных нормативов
Начнем с того, что неотражение в бухучете хозопераций, даже не подтвержденных документами, противоречит принципам ведения бухучета из Закона о бухучете*. Мы видим здесь нарушение принципов осмотрительности и соответствия доходов и расходов. Ведь принцип осмотрительности предусматривает применение в бухучете методов оценки, исключающих занижение оценки обязательств и расходов и завышение оценки активов и доходов предприятия. А по «доходно-расходному» принципу доходы и расходы отражаются в бухучете и финотчетности в момент их возникновения.
* Закон Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 г. № 996-XIV.
Те факты, что после заливки в авто предприятия ГСМ (горючего и др.) эти материалы попадают во владение/распоряжение предприятия, используются в его хоздеятельности и являются частью его расходов, четко свидетельствуют о необходимости отражения этих ГСМ в учете и на балансе предприятия. Причем такое
отражение в бухучете необходимо делать, несмотря на отсутствие у предприятия на такие ГСМ первичных документов
Наши выводы, кроме норм Закона о бухучете, подтверждает и Минфин в письме от 22.04.2016 г. № 31-11410-06-5/11705. В этом письме указано, что выполнение требований бухнормативов о признании расходов в бухучете и их отражении в финотчетности не зависит от периода получения первичных документов от контрагентов. А здесь контрагентом фактически выступает директор, который передал предприятию ГСМ (заправил ими служебное авто) и, к сожалению, не предоставляет документов по этим ГСМ (в том числе и по условиям такой передачи-заправки).
Что делать
Если бы директор хранил чеки с АЗС и предоставлял авансовые отчеты — головной боли у бухгалтера бы вообще не было. Но, похоже, директор этого не желает. Поэтому первым шагом бухгалтера, который не склонен нарушать бухнормативы, было бы попросить директора хотя бы раз в месяц оформлять (подписывать) с предприятием акт на передачу ГСМ (которыми в этом периоде было заправлено служебное авто). В акте надо указывать все обязательные для первичного документа реквизиты, в частности: количество, марки и цены приобретенных им и залитых в авто ГСМ. Также в этом акте (или другом официальном документе) желательно четко определить, что эти ТМЦ директор предоставил предприятию безвозмездно.
И мы бы советовали минимум раз в месяц оформлять акт на списание количества израсходованных ГСМ согласно путевым листам, показаниям спидометра (других приборов). Позаботьтесь, чтобы путевые листы содержали все обязательные реквизиты первичного документа (предусмотренные ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете).
Самоакт/бухсправка. Если и этого добиться от директора не удастся, то оставить все как есть, мы бы все равно не советовали (почему — см. ниже). Ведь эти ГСМ должны отражаться в бухучете. И здесь основным вопросом будет:
как и в какой сумме без документов оприходовать и учитывать эти «дармовые» ГСМ
Считаем, для целей оприходования ГСМ можно составить односторонний документ: самоакт или бухгалтерскую справку. Согласно п. 2.6 Положения № 88 возможность составления самоакта должна быть предусмотрена правилами документооборота предприятия. Там же указано, что самоакт должен быть составлен должностным лицом, ответственным за прием-отпуск ТМЦ, работ и услуг. Для оприходования ТМЦ без документов роль самоакта может сыграть акт о приеме материалов (типовой формы № М-7). О составлении самоакта читайте также в «Налоги & бухучет», 2020, № 55, с. 23, 2018, № 57, с. 23, 2017, № 43, с. 6. В упомянутом письме от 22.04.2016 г. Минфин указывает, что такой самостоятельно созданный предприятием первичный документ является достаточным основанием для отражения расходов в бухучете.
О том, что и бухсправка является первичным документом, Минфин утверждал еще в письме от 24.05.2007 г. № 31-34000-10-10/10655 (ср. ). Кстати, ее применяют не только для осуществления корректирующих записей. Она также может быть использована в тех случаях, когда нужно подтвердить суммы, полученные расчетным путем.
Думаем, в этом случае можно выбрать какой-то из этих двух документов. С бухсправкой «бумажных» проблем меньше, но в глазах налоговиков, пожалуй, убедительнее будет самоакт. Конечно, такой самоакт или бухсправка тоже должны содержать все обязательные реквизиты первичного документа.
Количество/стоимость ГСМ. И здесь возникает вопрос об определении количества и стоимости безвозмездно полученных предприятием ГСМ. Если директор с этим не желает помочь, придется количество считать самостоятельно, опираясь на показания приборов авто (спидометра, измерителя остатка горючего в баке и т. п.).
Что же до стоимости ГСМ, то согласно п. 12 П(С)БУ 9 «Запасы» первоначальной стоимостью запасов, полученных безвозмездно, является их справедливая стоимость (с учетом расходов, предусмотренных п. 9 этого П(С)БУ). Термин «справедливая стоимость» определен в П(С)БУ 7 «Основные средства»: это сумма, по которой можно продать актив или уплатить обязательство при обычных условиях на конкретную дату.
Что считать справедливой стоимостью ГСМ? Приложение к П(С)БУ 19 «Объединение предприятий» справедливой стоимостью для материалов определяет восстановительную стоимость (настоящую себестоимость приобретения). Себестоимость приобретения отсутствует, и ориентироваться придется на себестоимость приобретения предприятием именно таких или подобных им видов ГСМ. Если же такой информации нет, то придется использовать среднюю рыночную стоимость на местных АЗС конкретных видов ГСМ, залитых директором в служебное авто.
Такая расчетная сумма безвозмездно полученного предприятием горючего согласно самоакту или бухсправке будет зачислена на баланс проводкой: Дт 203 «Топливо» — Кт 718 «Доход от безвозмездно полученных оборотных активов». По мере расходования эти ГСМ будут списываться на расходы проводкой: Дт 92 «Административные расходы» — Кт 203.
Теперь ответим на вопросы читателя.
«Хозяйственность»
Конечно, у фискалов при проверке может возникнуть желание доначислить предприятию в такой ситуации компенсирующий НДС по п. 198.5 НКУ и/или утверждать, что это авто для целей налога на прибыль должно считаться непроизводственным ОС. Но упомянутые в вопросе читателя документы и факты свидетельствуют против. Ведь «хозяйственность» использования авто в данном случае подтверждают путевые листы и приказ, которым, полагаем, запрещены использование служебным авто в личных целях и самовольная передача его другим лицам. Поэтому вопрос об использовании авто вне хоздеятельности предприятия налоговики при проверке без наличия каких-то серьезных доказательств вообще поднимать не должны.
Есть ли доход
Считаем, что стоимость этих ГСМ должна включаться в доход предприятия, поскольку факты их получения и использования предприятием здесь явно имеют место. Ведь в соответствии с п. 5 П(С)БУ 15 доход признается во время увеличения актива или уменьшения обязательства, которое обуславливает рост собственного капитала, при условии, что оценка дохода может быть достоверно определена. С бесплатной заправкой ГСМ служебного авто актив предприятия безусловно увеличился, и нужно признавать доход. Ведь факты получения (и использования) предприятием ГСМ практически не скроешь.
Доход от безвозмездно полученных ГСМ относится в состав прочих операционных доходов и, как мы уже отметили, отражается по кредиту субсчета 718 «Доход от безвозмездно полученных оборотных активов».
Итоги (возможные последствия)
Итак, взвесим плюсы и минусы. Плюсами в этой ситуации, по-видимому, является только отсутствие хлопот и лишней бумажной волокиты.
А вот что касается минусов, то в случае документальной проверки предприятия даже не слишком «продвинутый» фискал может сделать соответствующие доначисления по налогу на прибыль и штраф в придачу. Скорее всего, после выявления на проверке такой ситуации («бензин ваш — авто наше») действия инспектора будут следующими. Посчитав, по данным спидометра, общий километраж, который прошло авто, «накормленное» ГСМ за средства директора, инспектор разделит его на среднюю «паспортную» норму расхода горючего этой модели авто. Таким образом, он рассчитает примерное количество сожженного служебным авто горючего. Прибавив к нему остаток горючего в баке авто на момент проверки, он рассчитает весь объем (количество) безвозмездно полученного предприятием горючего. Потом, перемножив это количество на рыночную стоимость такого вида горючего, инспектор определит общую сумму не отраженного в бухучете дохода от безвозмездно полученных ГСМ. Следовательно,
возможный результат такого бух-разгильдяйства — доначисление с этой суммы ГСМ-дохода: 18 % налога на прибыль плюс штраф по п. 123.1 НКУ (10 %)*
* Пока в период карантина не применяется.
В таком случае логично бы доначислить налог и санкцию только со стоимости остатка горючего в баке, ведь остальные ГСМ уже были использованы и их нужно было списать на расходы. Но налоговики в таких ситуациях учитывают только доходы, а несписанные расходы в расчет не берут (тем более без документов)… ☹
Если же горючее будет оприходовано с отражением дохода, а потом (после его списания) — и расходов, то налоговый результат получится нулевым и налог предприятию придется уплачивать только со стоимости остатка в баке, который был не списан на конец отчетного периода.
Фантазии фискалов на тему, что предприятие безвозмездно получало от директора услуги по управлению авто (чтоб начислить доход в сумме средней зарплаты водителя подобного авто) тут «не прокатят»! Ведь служебное авто используется директором для выполнения своих должностных обязанностей. Поэтому здесь нельзя говорить о бесплатных услугах и о неоформленном совмещении профессий (должностей). В этой ситуации автомобиль является рабочим инструментом директора (таким же, как компьютер, печать и т. п.), который используется им в работе. А управление авто является частью трудовой функции директора (см. «Налоги & бухучет», 2018, № 90, с. 19).
