Недоклали гроші при інкасації: розрулюємо ситуацію

Документування інкасації

Правила інкасації грошових коштів регулює Інструкція № 29*. Також порядок інкасації готівки прописують у договорі на інкасацію коштів (п. 49 Положення № 148**).

* Інструкція з організації інкасації коштів та перевезення валютних цінностей банків в Україні, затверджена постановою Правління НБУ від 31.03.2017 № 29.

** Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 29.12.2017 № 148.

Документом, що свідчить про здавання виручки до банку через інкасаторів, є копія супровідного касового ордера (КО) до сумки з цінностями (п. 29 Положення № 148, БЗ 109.15). Форма такого супровідного КО затверджена додатком 7 до Інструкції № 29.

Супровідний КО складають у трьох примірниках. Допускається роздруковувати примірники супровідного КО у формі чека з мобільного термінала. У ньому зазначають номінали вкладених до сумки банкнот і монет, а також їх загальну суму (п. 79 Інструкції № 29).

Один примірник супровідного КО вкладають до інкасаторської сумки з готівкою. Другий примірник віддають інкасаторові.

Видачу готівки з каси для здавання її до банку оформляють видатковим касовим ордером (ВКО), до якого й додають копію супровідного КО. У реквізиті «Видати» такого ВКО зазначають прізвище, ім’я і по батькові (повністю) касира або працівника підприємства, відповідального за передачу інкасаторові готівки в інкасаторській сумці, що виконує його обов’язки (див. «Податки & бухоблік», 2018, № 64, с. 8).

На підставі ВКО на суму інкасованих грошей (яка тотожна загальній сумі готівкових коштів, зазначених у супровідному КО) роблять запис у касовій книзі.

У бухгалтерському обліку таку операцію відображають проводкою: Дт 333 «Грошові кошти в дорозі в національній валюті» — Кт 301 «Готівка в національній валюті». Подальше зарахування грошових коштів на поточний рахунок підприємства відображають згідно з випискою банку записом: Дт 311 «Поточні рахунки в національній валюті» — Кт 333.

Документуємо розбіжності

При виявленні невідповідності фактичного вмісту інкасаторської сумки даним, заявленим у супровідному КО (нестачі або надлишку), касир банку оформляє акт про розбіжності, де зазначає суму розбіжності. Форма акта надрукована на лицьовому боці супровідного КО.

Акт про розбіжності складають також при виявленні касиром банку серед інкасованої готівки неплатіжних і сумнівних купюр/монет (наприклад, фальшивих). Їх банк вилучає з обігу. Детальніше про фальшиві купюри в касі підприємства читайте в «Податки & бухоблік», 2021, № 21, с. 10.

У результаті виявлення нестач, надлишків, неплатіжних купюр і монет сума розбіжності зависає або за дебетом (нестача), або за кредитом (надлишок) субрахунку 333. Як діяти підприємству в такому разі?

Для підтвердження розбіжності та з’ясування її причин проводять інвентаризацію грошових коштів у касі підприємства, з якої інкасувалася готівка. Оформляють її Актом про результати інвентаризації наявних коштів за формою з додатка 7 до Положення № 148. Детальніше про інвентаризацію каси див. «Податки & бухоблік», 2021, № 82, с. 11.

При виявленні за результатами інвентаризації нестачі або надлишку грошей у касі інвентаризаційна комісія складає звіряльну відомість. За кожним випадком виявлених відхилень беруть пояснення від касира і з’ясовують обставини їх виникнення. Інвентаризаційна комісія розглядає результати інвентаризації каси та подає їх на розгляд керівнику підприємства, який приймає відповідне рішення.

Також у цьому випадку проводять інвентаризацію грошових коштів у дорозі. Для цього звіряють суми, що значаться на рахунках бухобліку, з даними виписок банку, копій супровідних КО на здавання виручки інкасаторам тощо.

Нестача в інкасаторській сумці

Гроші в касі. Якщо касир підприємства недоклав до інкасаторської сумки готівку через неуважність (помилково), то при проведенні інвентаризації каси буде виявлений надлишок грошових коштів у тій же сумі, що й нестача в інкасаторській сумці.

Виявлений при інвентаризації каси надлишок готівкових коштів (а саме готівки, надходження якої на підприємство не підтверджене касовими документами) сформує інший операційний дохід підприємства. Адже за вимогами п. 46 Положення № 148

Оприбутковують таку готівку в касі на підставі прибуткового касового ордера (ПКО) проводкою: Дт 301 — Кт 719 «Інші доходи від операційної діяльності».

Нестачу, яку виявив касир банку при перерахунку інкасованих грошових коштів, спишемо до складу інших операційних витрат на підставі даних проведеної інвентаризації грошових коштів у дорозі: Дт 947 «Нестачі і втрати від псування цінностей» — Кт 333.

Але в нашій ситуації сума готівки, якої не вистачає в інкасаторській сумці, опинилася в надлишку в касі підприємства. Ця ситуація виникла через неуважність касира, тобто відсутній факт розкрадання і втрати грошей. Чи можна відсторнувати бухгалтерський запис, в якому бере участь рахунок обліку готівкових грошових коштів, і не показувати нестачу грошей в інкасаторській сумці у складі витрат, а надлишок готівки в касі — у доходах? На жаль, так робити не можна. Оскільки це спричинить коригування касових документів. А виправляти їх прямо забороняють пп. 32 і 39 Положення № 148 (ср. ).

Неприпустимо, на наш погляд, і безпосередньо закрити субрахунок обліку грошових коштів у дорозі в кореспонденції із субрахунком обліку готівки (Дт 301 — Кт 333). Аргумент — п. 46 Положення № 148, який, повторимо, суму надлишку пропонує зараховувати в дохід підприємства.

Приклад 1. Сума інкасованої виручки згідно із супровідним КО становить 50000 грн. При перерахунку готівки касир банку виявив нестачу в сумі 200 грн, про що був складений акт про розбіжності. На поточний рахунок підприємства зараховані 49800 грн. При підрахунку залишку каси підприємства виявлений надлишок грошових коштів у сумі 200 грн. За результатами інвентаризації каси складено акт і надлишок оприбутковано.

Таблиця 1. Нестача в інкасаторській сумці — надлишок у касі

У касі грошей немає. Якщо ж мають місце зловживання з боку касира підприємства, тоді, безумовно, грошей у касі не виявиться. У цьому випадку касир, з яким в обов’язковому порядку укладають договір про повну матеріальну відповідальність, відшкодовує нестачу, що виникла, в повному обсязі. Якщо касир добровільно не бажає відшкодувати заподіяну шкоду, то роботодавець повинен звернутися з позовом до суду (ст. 136 КЗпП). Детальніше про матеріальну відповідальність працівників див. у «Податки & бухоблік», 2020, № 93, с. 78.

На суму нестачі готівки в касі, що підлягає відшкодуванню касиром, у бухобліку роблять запис: Дт 375 «Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків» — Кт 716 «Відшкодування раніше списаних активів».

Далі погашення заборгованості відображають залежно від способу відшкодування нестачі касиром:

— при внесенні готівки до каси підприємства: Дт 301 — Кт 375;

— при перерахуванні грошей на поточний рахунок підприємства: Дт 311 — Кт 375;

— при утриманні із заробітної плати касира: Дт 661 — Кт 375.

Чи потрібен РРО, якщо винна особа відшкодовує нестачу готівки, виявлену в інкасаторських сумках та в касі підприємства? Ні, при внесенні нестачі до каси підприємства РРО не задіюють. Адже такі операції вважаються безпосередньо не пов’язаними з реалізацією продукції (товарів, робіт, послуг) та іншого майна. Підтримують такий підхід і податківці. На їхню думку, операції, доходи від яких включаються до складу інших операційних доходів або інших доходів, оформляють ПКО в установленому порядку (див. БЗ 109.03).

Приклад 2. Сума інкасованої виручки згідно із супровідним КО і ВКО становить 10000 грн. При перерахунку готівки касир банку виявив нестачу в сумі 100 грн, про що складено акт про розбіжності. На поточний рахунок підприємства зараховано 9900 грн. При підрахунку залишку каси підприємства надлишку грошей не виявлено. Касир відшкодував суму нестачі готівки шляхом унесення до каси підприємства.

Таблиця 2. Нестача в інкасаторській сумці — грошей у касі немає

Надлишок в інкасаторській сумці

Суму виявленого касиром банку надлишку готівки в інкасаторській сумці зараховують на поточний рахунок підприємства.

Якщо такий надлишок інкасованої виручки не призвів до нестачі в касі підприємства, то таку суму включають до складу інших операційних доходів. Оскільки в цьому випадку зайва готівка вважається безоплатно отриманими грошовими коштами (Кт 719).

У випадку якщо при збиранні інкасаторської сумки було допущено перевкладення готівки через помилку касира підприємства, тоді на таку ж суму в касі виникне нестача. Виявлену нестачу за результатами інвентаризації списують до складу інших операційних витрат (Дт 947). Якщо виписка банку покаже, що грошові кошти зараховані в розмірі, який дорівнює нестачі, тоді матеріальну відповідальність на касира не покладають. Надлишок грошей, що надійшли на поточний рахунок, відносять до складу інших операційних доходів (Кт 719).

Приклад 3. Сума інкасованої виручки за супровідним КО становить 30000 грн. При перерахунку готівки в інкасаторській сумці касир банку виявив надлишок у сумі 50 грн, про що складено акт про розбіжності. На поточний рахунок підприємства зараховано 30050 грн.

При цьому в касі підприємства виявлено нестачу готівки на ту ж суму — 50 грн. Касир поклав зайву купюру до інкасаторської сумки через неуважність.

Таблиця 3. Надлишок в інкасаторській сумці