Документирование инкассации
Правила инкассации денежных средств регулирует Инструкция № 29*. Также порядок инкассации наличности предприятия прописывают в договоре на инкассацию средств (п. 49 Положения № 148**).
Документом, свидетельствующим о сдаче выручки в банк через инкассаторов, является копия сопроводительного кассового ордера (КО) к сумке с ценностями (п. 29 Положения № 148, БЗ 109.15). Форма такого сопроводительного КО утверждена приложением 7 к Инструкции № 29.
Сопроводительный КО составляют в трех экземплярах. Допускается распечатывать экземпляры сопроводительного КО в форме чека с мобильного терминала. В нем указывают номиналы вложенных в сумку банкнот и монет, а также их общую сумму (п. 79 Инструкции № 29).
Один экземпляр сопроводительного КО вкладывают в инкассаторскую сумку с наличностью. Второй экземпляр отдают инкассатору.
Третий экземпляр сопроводительного КО с подписью инкассатора остается у кассира предприятия в подтверждение сдачи денег
Выдачу наличности из кассы для сдачи ее в банк оформляют расходным кассовым ордером (РКО), к которому и прилагают копию сопроводительного КО. В реквизите «Видати» такого РКО указывают фамилию, имя и отчество (полностью) кассира или исполняющего его обязанности работника предприятия, ответственного за передачу инкассатору наличности в инкассаторской сумке (см. «Налоги & бухучет», 2018, № 64, с. 8).
На основании РКО на сумму инкассированных денег (которая тождественна общей сумме наличности, указанной в сопроводительном КО) делают запись в кассовой книге.
В бухгалтерском учете такую операцию отражают проводкой: Дт 333 «Денежные средства в пути в национальной валюте» — Кт 301 «Наличность в национальной валюте». Последующее зачисление денежных средств на текущий счет предприятия отражают согласно выписке банка записью: Дт 311 «Текущие счета в национальной валюте» — Кт 333.
Документируем расхождения
При выявлении несоответствия фактического содержимого инкассаторской сумки данным, заявленным в сопроводительном КО (недостачи или излишка), кассир банка оформляет акт о расхождениях, где указывает сумму расхождения. Форма акта напечатана на лицевой стороне сопроводительного КО.
Акт о расхождениях составляют также при выявлении кассиром банка среди инкассированной наличности неплатежных и сомнительных купюр/монет (например, фальшивых). Их банк изымает из оборота. Подробнее о фальшивых купюрах в кассе предприятия читайте в «Налоги & бухучет», 2021, № 21, с. 10.
В результате выявления недостач, излишков, неплатежных купюр и монет сумма расхождения зависает либо по дебету (недостача), либо по кредиту (излишек) субсчета 333. Как поступать предприятию в таком случае?
Для подтверждения расхождения и выяснения его причин проводят инвентаризацию денежных средств в кассе предприятия, из которой инкассировалась наличность. Оформляют ее Актом о результатах инвентаризации имеющихся средств по форме из приложения 7 к Положению № 148. Подробнее об инвентаризации кассы см. «Налоги & бухучет», 2021, № 82, с. 11.
При выявлении по результатам инвентаризации недостачи или излишка денег в кассе инвентаризационная комиссия составляет сличительную ведомость. По каждому случаю выявленных отклонений берут пояснения от кассира и выясняют обстоятельства их возникновения. Инвентаризационная комиссия рассматривает результаты инвентаризации кассы и представляет их на рассмотрение руководителю предприятия, который принимает соответствующее решение.
Также в данном случае проводят инвентаризацию денежных средств в пути. Для этого сверяют числящиеся суммы на счетах бухучета с данными выписок банка, копий сопроводительных КО на сдачу выручки инкассаторам и т. п.
Недостача в инкассаторской сумке
Деньги в кассе. Если кассир предприятия недовложил в инкассаторскую сумку наличность из-за невнимательности (по ошибке), то при проведении инвентаризации кассы будет обнаружен излишек денежных средств в той же сумме, что и недостача в инкассаторской сумке.
Выявленный при инвентаризации кассы излишек наличных средств (а именно наличности, поступление которой на предприятие не подтверждено кассовыми документами) сформирует прочий операционный доход предприятия. Ведь по требованиям п. 46 Положения № 148
наличность, которая хранится в кассе, но не подтверждена кассовыми документами, считают излишком и зачисляют в доход предприятия
Оприходуют такую наличность на основании приходного кассового ордера (ПКО) проводкой: Дт 301 — Кт 719 «Прочие доходы от операционной деятельности».
Недостачу, которую обнаружил кассир банка при пересчете инкассированных денежных средств, спишем в состав прочих операционных расходов на основании данных проведенной предприятием инвентаризации денежных средств в пути: Дт 947 «Недостачи и потери от порчи ценностей» — Кт 333.
Но в нашей ситуации сумма наличных денег, недостающих в инкассаторской сумке, оказалась в излишке в кассе предприятия. Данная ситуация возникла из-за невнимательности кассира, то есть отсутствует факт хищения и потери денег. Можно ли отсторнировать бухгалтерскую запись, в которой участвует счет учета наличных денежных средств, и не показывать недостачу денег в инкассаторской сумке в составе расходов, а излишек наличности в кассе — в доходах? К сожалению, так делать нельзя, так как это повлечет за собой корректировку кассовых документов. А исправлять их прямо запрещают пп. 32 и 39 Положения № 148 (ср. ).
Недопустимо, на наш взгляд, и напрямую закрыть субсчет учета денежных средств в пути в корреспонденции с субсчетом учета наличности (Дт 301 — Кт 333). Аргумент — п. 46 Положения № 148, который, повторим, сумму излишка предписывает зачислять в доход предприятия.
Пример 1. Сумма инкассированной выручки согласно сопроводительному КО составила 50000 грн. При пересчете наличных кассир банка выявил недостачу в сумме 200 грн, о чем был составлен акт о расхождениях. На текущий счет предприятия зачислено 49800 грн. При подсчете остатка кассы предприятия обнаружен излишек денежных средств в сумме 200 грн. По результатам инвентаризации кассы составлен акт и излишек оприходован.
Таблица 1. Недостача в инкассаторской сумке — излишек в кассе
| № п/п | Содержание хозяйственной операции | Корреспондирующие счета | Сумма, грн | |
| дебет | кредит | |||
| 1 | Сдана наличная выручка инкассаторам по сопроводительному КО | 333 | 301 | 50000 |
| 2 | Зачислена выручка на текущий счет предприятия | 311 | 333 | 49800 |
| 3 | Отражен излишек наличности в кассе предприятия | 301 | 719 | 200 |
| 4 | Списана сумма недостачи в инкассаторской сумке на расходы | 947 | 333 | 200 |
В кассе денег нет. Если же имеют место злоупотребления со стороны кассира предприятия, тогда, безусловно, денег в кассе не окажется. В этом случае кассир предприятия, с которым в обязательном порядке заключают договор о полной материальной ответственности, возмещает возникшую недостачу в полном объеме. Если кассир добровольно не желает возместить причиненный ущерб, то работодатель должен обратиться с иском в суд (ст. 136 КЗоТ). Подробнее о материальной ответственности работников см. в «Налоги & бухучет», 2020, № 93, с. 78.
На сумму недостачи наличности в кассе, подлежащую возмещению кассиром, в бухучете делают запись: Дт 375 «Расчеты по возмещению причиненных убытков» — Кт 716 «Возмещение ранее списанных активов». Далее погашение задолженности отражают в зависимости от способа возмещения недостачи кассиром:
— при внесении наличности в кассу предприятия: Дт 301 — Кт 375;
— при перечислении денег на текущий счет предприятия: Дт 311 — Кт 375;
— при удержании из заработной платы кассира: Дт 661 — Кт 375.
Нужен ли РРО, если виновное лицо возмещает недостачу наличности, выявленную в инкассаторских сумках и в кассе предприятия? Нет, при внесении недостачи в кассу предприятия РРО не задействуют. Ведь такие операции считаются непосредственно не связанными с реализацией продукции (товаров, работ, услуг) и другого имущества. Поддерживают такой подход и налоговики. По их мнению, операции, доходы от которых включаются в состав прочих операционных доходов или прочих доходов, оформляют ПКО в установленном порядке (см. БЗ 109.03).
Пример 2. Сумма инкассированной выручки согласно сопроводительному КО и РКО составила 10000 грн. При пересчете наличных кассир банка выявил недостачу в сумме 100 грн, о чем составлен акт о расхождениях. На текущий счет предприятия зачислено 9900 грн. При подсчете остатка кассы предприятия излишек денег не выявлен. Кассир возместил сумму недостачи наличности путем внесения в кассу предприятия.
Таблица 2. Недостача в инкассаторской сумке — денег в кассе нет
| № п/п | Содержание хозяйственной операции | Корреспондирующие счета | Сумма, грн | |
| дебет | кредит | |||
| 1 | Сдана наличная выручка инкассаторам по сопроводительному КО | 333 | 301 | 10000 |
| 2 | Зачислена выручка на текущий счет предприятия | 311 | 333 | 9900 |
| 3 | Списана сумма недостачи в инкассаторской сумке на расходы | 947 | 333 | 100 |
| 4 | Отражена задолженность кассира по возмещению ущерба | 375 | 716 | 100 |
| 5 | Возмещена кассиром сумма недостачи | 301 | 375 | 100 |
Излишек в инкассаторской сумке
Сумму выявленного кассиром банка излишка наличных в инкассаторской сумке зачисляют на текущий счет предприятия.
Если такой излишек инкассированной выручки не привел к недостаче в кассе предприятия, то такую сумму включают в состав прочих операционных доходов, поскольку в данном случае излишняя наличность считается безвозмездно полученными денежными средствами (Кт 719).
В случае если при сборе инкассаторской сумки было допущено перевложение наличности вследствие ошибки кассира предприятия, тогда на такую же сумму в кассе возникнет недостача. Обнаруженную недостачу по результатам инвентаризации списывают в состав прочих операционных расходов (Дт 947). Если выписка банка покажет, что денежные средства зачислены в размере, равном недостаче, тогда материальную ответственность на кассира не возлагают. Излишек денег, поступивших на текущий счет, относят в состав прочих операционных доходов (Кт 719).
Пример 3. Сумма инкассированной выручки по сопроводительному КО составила 30000 грн. При пересчете наличных в инкассаторской сумке кассир банка выявил излишек в сумме 50 грн, о чем составлен акт о расхождениях. На текущий счет предприятия зачислено 30050 грн.
При этом в кассе предприятия обнаружена недостача наличности на ту же сумму — 50 грн. Кассир вложил лишнюю купюру в инкассаторскую сумку из-за невнимательности.
Таблица 3. Излишек в инкассаторской сумке
| № п/п | Содержание хозяйственной операции | Корреспондирующие счета | Сумма, грн | |
| дебет | кредит | |||
| 1 | Сдана наличная выручка инкассаторам по сопроводительному КО | 333 | 301 | 30000 |
| 2 | Зачислена выручка на текущий счет предприятия | 311 | 333 | 30050 |
| 3 | Отражена сумма излишка в инкассаторской сумке | 333 | 719 | 50 |
| 4 | Списана на расходы сумма недостачи в кассе предприятия | 947 | 301 | 50 |
выводы
- Для подтверждения расхождения наличности в инкассаторской сумке и выяснения его причин проводят инвентаризацию денежных средств в кассе предприятия.
- Недостачу, которую обнаружил кассир банка при пересчете инкассированных денежных средств, списывают в состав прочих операционных расходов (Дт 947), а излишек в кассе предприятия относят в прочий операционный доход (Кт 719).
- Излишек, образовавшийся в инкассаторской сумке, зачисляют в состав прочего операционного дохода (Кт 719), а недостачу в кассе включают в прочие операционные расходы (Дт 947).
