Нова воєнна відпустка: табель, відпускний стаж та розрахунок відпускних

* Закон України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-IX.

Для початку пояснимо, про яку відпустку запитував наш читач.

Частиною 4 ст. 12 Закону № 2136, яка набрала чинності з 19.07.2022, запроваджений новий вид неоплачуваної відпустки. Це відпустка без збереження зарплати, що надається в обов’язковому порядку у період дії воєнного стану за заявою працівника, який виїхав за межі території України або набув статусу внутрішньо переміщеної особи (далі — ВПО). Тривалість такої воєнної відпустки для ВПО та тих, хто виїхав за кордон, працівник визначає в заяві, але не більше 90 календарних днів, а час перебування у ній не зараховується до стажу роботи, що дає право на щорічну основну відпустку, передбачене п. 4 ч. 1 ст. 9 Закону про відпустки**.

** Закон України «Про відпустки» від 15.11.96 № 504/96-ВР.

Детально про цю відпустку читайте в статті «Відпустка за свій рахунок: ще більше нових підстав» // «Податки & бухоблік», 2022, № 55. Тут ми дамо відповіді на запитання нашого читача. Почнемо з перших двох запитань, що стосуються табелювання.

Табель. Наразі рекомендацій від офіційних органів щодо позначення в табелі обліку робочого часу періоду перебування у відпустці за свій рахунок, що надана на підставі ч. 4 ст. 12 Закону № 2136, немає. Тож давайте розглянемо варіанти, які пропонує типова форма табеля № П-5, затверджена наказом Держкомстату від 15.12.2008 № 489, та про які згадує читач у запитанні.

Код «ДБ» (цифровий код 14) призначений для додаткової відпустки без збереження заробітної плати, що надається в обов’язковому порядку відповідно до ст. 25, крім пп. 3, 12, 13, 17 Закону про відпустки. Відпустка, про яку йшла мова в запитанні, хоч і надається в обов’язковому порядку, проте не на підставі ст. 25 Закону про відпустки, а відповідно до іншої законодавчої норми — ч. 4 ст. 12 Закону № 2136. Тож код «ДБ» не підходить для позначення в табелі обліку робочого часу періоду перебування в такій відпустці.

Щодо коду «БЗ» (цифровий код 19), то ним у типовій формі № П-5 пропонується табелювати інші відпустки без збереження заробітної плати (на період припинення виконання робіт). Зауважимо, що такої підстави для надання відпустки за свій рахунок чинним трудовим законодавством не передбачено. Та й із самого формулювання можна зробити висновок, що йдеться про ситуацію, коли роботодавець припиняє роботи і працівники змушені йти у безоплатні відпустки. Саме тому, на наш погляд, краще цей код не використовувати, щоб не мати потім проблем.

У ситуації, що склалася, радимо ввести своє кодування для позначення в табелі періоду воєнної відпустки без збереження зарплати, що надана на підставі ч. 4 ст. 12 Закону № 2136 ВПО та тим, хто виїхав за кордон. Наприклад, для її позначення можна ввести код «НВ» — неоплачувана воєнна відпустка. Це допустимо.

Табель за формою № П-5 має рекомендаційний характер та складається з мінімальної кількості показників, необхідних для заповнення статзвітності. Саме тому, за потреби, роботодавці можуть доповнити типову форму № П-5 показниками (умовними позначеннями/кодами), необхідними їм для якісного обліку робочого часу. Головне, щоб такі нові коди не збігалися з кодами типової форми, бо це може призвести до плутанини.

Переходимо до наступного запитання.

Відпускний стаж. Частиною 4 ст. 12 Закону № 2136 встановлено, що період перебування у безоплатній воєнній відпустці для ВПО та тих, хто виїхав за кордон, не зараховується до стажу роботи, що дає право на щорічну основну відпустку.

Увага! Обчислення стажу роботи, що дає право на щорічну відпустку, та розрахунок суми оплати такої відпустки, — це різні речі. Тож тут наш читач помилився (див. запитання).

Умова про невключення періоду перебування у безоплатній воєнній відпустці для ВПО та тих, хто виїхав за кордон, до стажу щорічної основної відпустки, говорить про те, що

Тож, у загальному випадку, кількість днів щорічної основної відпуски за робочий рік, на який припала відпустка без збереження заробітної плати, надана на підставі ч. 4 ст. 12 Закону № 2136, може бути менше ніж 24 календарних дні.

Для обчислення тривалості щорічної основної відпустки за такий робочий рік використовуйте алгоритм, запропонований Мінсоцполітики у листі від 28.10.2016 № 616/13/116-16 (ср. ). Представимо його у вигляді формули:

Д_факт = Д_відп х ((Д_стаж - С_стаж) : (Д_рік - С_рік)),

де Д_факт — фактична кількість днів щорічної основної відпустки, зароблена працівником за відповідний робочий рік;

Д_відп — тривалість щорічної основної відпустки, що надається за повний відпрацьований робочий рік (зазвичай 24 к. дн.);

Д_стаж — кількість календарних днів у відповідному робочому році, які входять до відпускного стажу відповідно до ч. 1 ст. 9 Закону про відпустки (в цей показник не включаємо дні відпустки без збереження зарплати, що надається на підставі ч. 4 ст. 12 Закону № 2136);

С_стаж — кількість святкових і неробочих днів, установлених ст. 73 КЗпП*, у відповідному робочому році, які припадають на періоди, що входять до відпускного стажу;

* З 24.03.2022 на період воєнного стану норми ст. 73 КЗпП для трудових цілей не застосовуємо відповідно до ч. 6 ст. 6 Закону № 2136.

Д_рік — кількість календарних днів у відповідному робочому році;

С_рік — кількість святкових і неробочих днів у відповідному робочому році.

Визначимо кількість календарних днів щорічної основної відпустки, яка може бути надана працівнику за робочий рік з 21.08.2021 по 20.08.2022.

Показник Д_відп — тривалість щорічної основної відпустки, що надається за повний відпрацьований робочий рік, дорівнює 24 к. дн.

Показник Д_стаж — кількість календарних днів у робочому році з 21.08.2021 по 20.08.2022, які входять до відпускного стажу, складає: 365 - 32 = 333 (к. дн.),

де 365 — кількість календарних днів у робочому році з 21.08.2021 по 20.08.2022;

32 — кількість календарних днів перебування у відпустці без збереження зарплати, як особи, що має статус ВПО, з 20.07.2022 по 20.08.2022.

Зверніть увагу, що періоди карантинної відпустки без збереження зарплати (ч. 3 ст. 26 Закону про відпустки) та відпустки без збереження зарплати за домовленістю сторін на період воєнного стану (ч. 1 ст. 26 Закону про відпустки) включаємо до відпускного стажу. Тут керуємося п. 4 ч. 1 ст. 9 Закону про відпустки.

Показник С_стаж — кількість святкових і неробочих днів у робочому році з 21.08.2021 по 20.08.2022, які припадають на періоди, що входять до відпускного стажу, дорівнює 6 к. дн. Це День незалежності України (24.08.2021), День захисників і захисниць України (14.10.2021), Різдво Христове (25.12.2021), Новий рік (01.01.2022), Різдво Христове (07.01.2022), Міжнародний жіночий день (08.03.2022).

Показник Д_рік — кількість календарних днів у робочому році з 21.08.2021 по 20.08.2022 складає 365 к. дн.

Показник С_рік — кількість святкових і неробочих днів у робочому році з 21.08.2021 по 20.08.2022 дорівнює 6 к. дн. У нашому прикладі показники С_стаж та С_рік збігаються.

За робочий рік з 21.08.2021 по 20.08.2022 працівник заробив: 24 х ((333 - 6) : (365 - 6)) ≈ 21,86 = 22 (к. дн.).

Якщо у результаті розрахунку виходить не ціле число, як у прикладі, то проводьте округлення кількості календарних днів до цілого числа за математичними правилами округлення. Якщо після коми маєте від 5 до 9, то число округлюємо у бік збільшення, якщо від 1 до 4 — у бік зменшення (див. лист Мінсоцполітики від 27.03.2013 № 321/13/84-13).

А от до розрахунку відпускних те, що період неоплачуваної відпустки для ВПО та працівників, що виїхали за кордон, не включаємо у відпускний стаж, не має жодного відношення.

Відпускні ми розраховуємо на підставі Порядку обчислення середньої заробітної плати, затвердженого постановою КМУ від 08.02.95 № 100. І відповідно до його абзацу шостого п. 2 час, протягом якого працівник згідно із законодавством не працював і за ним не зберігався заробіток або зберігався частково, виключається з розрахункового періоду.

Таким чином, дні відпустки без збереження зарплати, що надається згідно з ч. 4 ст. 12 Закону № 2136, виключайте з розрахункового періоду при обчисленні відпускних.