До початку роботи за трудовим договором (крім договору про дистанційну роботу) роботодавець зобов’язаний, зокрема, роз’яснити працівнику його права та обов’язки. Це одна з вимог ст. 29 КЗпП. У зв’язку із цим наявність посадових (робочих) інструкцій обов’язкова на кожному підприємстві. Їх відсутність інспектори праці вважають порушенням законодавства про працю.
Таким чином,
новоприйнятого працівника слід ознайомити з посадовою (робочою) інструкцією до початку роботи
За загальним правилом посадові (робочі) інструкції складають на кожну посаду (професію), передбачену штатним розписом роботодавця.
Винятком є окремі керівні посади. Це ті посади, за якими правове положення, основні завдання, обов’язки, права і відповідальність викладені в Статуті підприємства або в Положенні про структурний підрозділ (див. п. 6 Загальних положень розд. 1 Довідника № 336, лист Мінпраці від 03.10.2005 № 36-508). Наприклад, якщо в Статуті перелічені завдання та обов’язки, права і відповідальність директора підприємства, то посадову інструкцію для цієї посади не складають.
Посадові інструкції розробляють для керівників (крім зазначених вище), професіоналів, фахівців і технічних службовців.
Що стосується робочих професій (див. розділи 6 — 9 Класифікатора професій), то для них складають робочі інструкції.
Основою для розробки посадових (робочих) інструкцій є Довідник кваліфікаційних характеристик професій працівників (далі — Довідник). Він складається з окремих випусків, згрупованих за основними видами економічної діяльності, виробництва і робіт. При цьому в Довідник № 336 (Випуск 1) включені професії працівників, що є спільними для всіх видів економічної діяльності.
Проте це не означає, що треба точно керуватися Довідником. Підприємство має право відступати від нього, розробляючи інструкції «під себе». Так, завдання й обов’язки, включені Довідником до типової кваліфікаційної характеристики тієї чи іншої посади, можна розподілити між окремими працівниками.
Можлива і зворотна ситуація. Коло завдань і обов’язків окремих працівників можна розширити дорученням їм робіт, передбачених для різних груп посад (професій), рівних за складністю (чи меншої складності). Це можливо, якщо виконання таких робіт не вимагає іншої спеціальності, кваліфікації.
Посадова інструкція складається зазвичай із 7 розділів (п. 6 Загальних положень розд. 1 Довідника № 336). Ознайомитися з розділами та їх змістом ми пропонуємо за допомогою табл. 4.1.
Але всі перелічені в ній розділи вносити до посадової інструкції не обов’язково. Наприклад, можна обійтися без розділу «Взаємовідносини (зв’язки) за посадою», якщо порядок взаємодії працівників підрозділів відображений у Положеннях про ці структурні підрозділи.
Крім того, можна не включати до посадової інструкції розділ «Кваліфікаційні вимоги». Це можливо, якщо зазначити інформацію про рівень освіти, кваліфікацію, спеціальність, необхідний стаж роботи в розділі «Загальні положення».
Таблиця 4.1. Розділи посадової інструкції
| Назва розділу | Зміст |
| Загальні положення | У цьому розділі: — наводять основні дані про посаду і найменування підрозділу, в якому працює працівник; — визначають сферу діяльності працівника; — зазначають порядок призначення на посаду і звільнення із займаної посади, підлеглість; — установлюють наявність підлеглих; — визначають порядок заміщення інших працівників на період їх тимчасової відсутності, а також осіб, що заміщують самого працівника; — перелічують основні законодавчі акти і нормативні документи, якими повинен керуватися працівник |
| Завдання та обов’язки* | Тут зазначають зміст і перелік видів робіт, з яких складаються виконувані працівником функції; визначають самостійну ділянку роботи згідно з Положенням про підрозділ |
| * Завдання та обов’язки працівника повинні відповідати завданням і функціям підрозділу, а також вимогам кваліфікаційної характеристики відповідної посади. | |
| Права | Цей розділ включає повноваження, делеговані працівнику для виконання покладених на нього завдань і обов’язків* |
| * Наприклад: вносити пропозиції з відповідних питань, приймати певні рішення, погоджувати проєкти документів, виконувати обов’язки представництва підрозділу з певних питань, брати участь у нарадах тощо. | |
| Відповідальність | У цьому розділі встановлюють показники оцінки роботи працівника і межі його особистої відповідальності за результати діяльності та виконання робіт. Показники оцінки — якість і своєчасність виконання посадових завдань та обов’язків |
| Повинен знати | Тут наводять вимоги до спеціальних знань, а також до знання законодавчих актів і нормативних документів, необхідних для виконання посадових обов’язків |
| Кваліфікаційні вимоги | Сюди поміщають вимоги про освіту, освітньо-кваліфікаційні рівні і досвід, достатні для повного та якісного виконання робіт за посадою |
| Взаємовідносини (зв’язки) за посадою | У цьому розділі встановлюють коло основних взаємозв’язків працівника зі співробітниками свого та інших структурних підрозділів, а також зі сторонніми підприємствами. Тут зазначають строки отримання і надання взаємної інформації, порядок узгодження та затвердження відповідних документів тощо |
Тепер перейдемо до робочих інструкцій. Вони зазвичай складаються з 5 розділів (п. 6 Загальних положень розд. 2 Довідника № 336). Перелічимо їх у табл. 4.2.
За необхідності робоча інструкція може бути доповнена розділами «Загальні положення», «Приклади робіт», «Взаємовідносини (зв’язки) за професією».
Таблиця 4.2. Розділи робочої інструкції
| Назва розділу | Зміст |
| Завдання та обов’язки | Розділ включає зміст робіт, які повинен виконувати працівник, а також характеристику робочого місця |
| Права | Цей розділ визначає делеговані працівнику повноваження, за допомогою яких він повинен виконувати покладені на нього завдання та обов’язки |
| Відповідальність | Тут зазначають показники особистої відповідальності за результати діяльності та виконання робіт, а також за невжиття належних заходів у межах своїх обов’язків |
| Повинен знати | Розділ регламентує вимоги до спеціальних знань, умінь, майстерності робітника, викликані реальними умовами виробництва (сфери послуг), особливостями обладнання, матеріалів, інструментів, що використовуються для виконання робіт |
| Кваліфікаційні вимоги | Сюди поміщають норми, що стосуються професійної освіти і досвіду, достатніх для повного і якісного виконання робіт за професією |
Важливо! Посадові (робочі) інструкції не повинні містити умов, які обмежують трудові права та соціальні гарантії працівників. Дискримінаційні умови, включені до посадової (робочої) інструкції, вважаються недійсними (ст. 9 КЗпП).
Складену посадову (робочу) інструкцію підписує керівник структурного підрозділу або фахівець, що її підготував. Потім її погоджують з особами/підрозділами підприємства, відповідальними за розробку і зміст інструкцій. Наприклад, з начальником відділу організації праці та заробітної плати, заступником директора за підлеглістю, юрисконсультом. Після цього інструкцію затверджує керівник підприємства.
Посадову (робочу) інструкцію доводять до відома працівника під підпис.
Оформляють інструкцію у двох примірниках. Один примірник зберігають на підприємстві, а другий — передають працівнику.
Уніфіковані форми посадової та робочої інструкцій містить Збірник № 7. Проте використовуйте їх у роботі з урахуванням вимог ДСТУ 4163:2020.
Далі наведемо приклад посадової інструкції бухгалтера, що має ступінь магістра (належить до категорії професіоналів). Згідно з Класифікатором професій цій посаді відповідає код 2411.2.
До посадової (робочої) інструкції можуть бути внесені зміни. Вносять їх на підставі наказу керівника підприємства і за згодою працівника (п. 6 Загальних положень розд. 1 Довідника № 336). При цьому, на наш погляд, найбільш прийнятним варіантом буде викладення посадової (робочої) інструкції в новій редакції.
Також її заміна може знадобитися у випадку зміни найменування підприємства, його структурного підрозділу або назви поса- ди.
висновки
- Посадові (робочі) інструкції розробляють за кожною посадою (професією), внесеною до штатного розпису підприємства, крім деяких керівних посад.
- У посадову (робочу) інструкцію не можна включати умови, що обмежують трудові права і соціальні гарантії працівників.
- Новоприйнятого працівника слід ознайомити з посадовою (робочою) інструкцією до початку роботи під підпис.
