Видаткова накладна — це документ, який підтверджує факт відвантаження товару покупцю. Вона є підставою для списання товару з обліку продавця і оприбуткування товарів в обліку покупця. Оскільки
ви відвантажуєте товар підприємству (саме воно є отримувачем товару) і договірні відносини у вас укладені саме з підприємством (а не з фізособою-директором), то й видаткову накладну ви виписуєте на підприємство — покупця, а не на директора.
Те ж саме стосується і складання податкової накладної.
Директор (як окрема фізична особа) не є стороною договору.
Єдине що треба, що б цей платіж можна було чітко ідентифікувати (що це саме оплата за товар, який планується відвантажити підприємству), а не якесь нове постачання.
Скоріш за все директор покупця вказав в призначенні платежу принаймні за яким договором це сплата, а можливо й вказано, що це оплата від такого-то підприємства. В цьому випадку з ідентифікацією цього платежу проблем не повинно буде. Тобто тут не буде якогось іншого нового постачання (тим паче, що договору на постачання саме з директором у вас немає). Нового зобов’язання перед директором тут не визнаємо.
Для вас, як для продавця, в принципі все одно, що оплата отримана не з договірного рахунку підприємства-покупця. Головне — що вона отримана. Якщо ви платник ПДВ, нарахувати податкові зобов’язання і скласти податкову накладну потрібно за датою отримання оплати від директора.
Більше проблем може бути у покупця — як потім «закривати» розрахунки з директором і компенсувати йому виплати? Компенсувати ці витрати директору можна як підзвітні суми. Директор принесе авансовий звіт, до якого додасть квитанцію, яка підтверджує оплату за товар на рахунок підприємства-постачальника. До речі, така квитанція для покупця буде підтвердженням, що оплата за товар дійсно здійсненна. Далі за затвердженим авансовим звітом виникає обов’язок погасити цю заборгованість перед директором. Детальніше щодо цього дивіться статтю «Підзвіт за свої: згадаємо все», «Податки & бухоблік», 2021, № 29.
Зверніть увагу:
не виключені в цьому випадку проблеми з відображенням податкового кредиту з ПДВ у покупця.
Адже податкову накладну продавець випише на дату отримання оплати. А у покупця, оскілки не відбулося списання коштів з його банківського рахунку не будуть виконуватися вимоги з п. 198.2 ПКУ. Згідно з цим пунктом податковий кредит формується за датою списання коштів з банківського рахунку платника податків в оплату товарів (перша подія). Але ж гроші списувалися не з його рахунку (див. «Третій не зайвий», «Податки & бухоблік», 2020, № 53)
