Підзвіт за свої: згадаємо все

* «Податки & бухоблік», 2020, № 94, с. 28, № 53, с. 20, № 11, с. 2, 28.

Придбання для потреб підприємства за рахунок коштів працівника — випадки непоодинокі. Пов’язані вони зазвичай із гострою виробничою необхідністю й банальною нестачею коштів на підприємстві, а зовсім не зі злою волею його керівника.

Іноді навіть сплата податків і зборів за рахунок особистих коштів директора стає звичайним робочим процесом (детальніше див. «Податки & бухоблік», 2021, № 19, с. 11).

Обґрунтовуємо підзвіт за свої

З одного боку, підприємство зобов’язане забезпечити працівника грошовими коштами для здійснення будь-яких придбань за дорученням підприємства (п. 3 ст. 29 КЗпП). Причому

Будь-які дії в цьому напрямі будуть визнані недійсними (ст. 9 КЗпП).

З іншого — якщо працівник самовільно вже за фактом придбав будь-що за свої кровні, то, схваливши таке придбання, роботодавець не порушить вимоги КЗпП. Адже працівник діяв на власний розсуд, а не за наказом роботодавця. Причому претендувати на компенсацію своїх витрат працівник зможе тільки після того, як оформить Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (далі — Звіт), і додасть до нього документ, що підтверджує факт того, що товар був придбаний та оплачений*. А роботодавець, як ми вже казали, таке придбання повинен схвалити — а це вже залежить від його бажання. Тобто якщо підприємству такі придбання не потрібні, то Звіт працівника так і залишиться незатребуваним і грошей працівник не побачить.

** Про те, що такий документ необов’язково має бути розрахунковим у розумінні Закону про РРО, див. «Податки & бухоблік», 2020, № 30, с. 30.

Утім, у нас історія інша — придбання здійснені для потреб підприємства, й питання в тому, як безболісно компенсувати такі витрати працівникові.

Строк подання Звіту

Якщо працівник витратив особисті гроші на потреби підприємства, він повинен за першої нагоди повідомити про свої дії роботодавця (ч. 2 ст. 1158 ЦКУ). Повідомити його шляхом подання Звіту, з доданими оригіналами документів, що підтверджують розмір понесених витрат.

Тим часом чинним законодавством передбачені строки подання Звіту саме за отримані під звіт грошові кошти, а не за використання особистих коштів. Але податківці вважають, що й у разі витрачання на придбання товарів (послуг) для потреб підприємства особистих коштів працівник повинен дотримуватися загальновстановлених строків подання Звіту. Тобто відзвітувати про витрачені кошти він повинен до закінчення 5-го банківського дня, що настає за днем, в якому придбав товари (послуги) для господарських (виробничих) потреб підприємства (п.п. 170.9.2 ПКУ).

Але тут же фіскали роблять приємне застереження: у разі несвоєчасного подання такого Звіту фінсанкції не застосовують (109.15 БЗ) — ні роботодавцеві, ні працівникові за порушення цих строків нічого не загрожує.

Податкові ризики

Звіт оформлений і роботодавцем схвалений (затверджений), справа за компенсацією витрат.

Фіскали погоджуються з тим, що сума компенсації витрачених власних коштів працівника за придбання для роботодавця не оподатковується ПДФО і ВЗ (див. 103.04 БЗ). Але тут же висувають дві умови:

(1) доцільність та обґрунтованість таких витрат мають бути підтверджені роботодавцем (це затверджений Звіт — тут усе ок) і

(2) самі витрати повинні здійснюватися у межах трудової функції працівника. Тобто обов’язок здійснювати закупівлі в інтересах підприємства має бути прописаний у трудових обов’язках працівника.

Цієї ж позиції дотримується Мінфін (Узагальнююча податкова консультація, затверджена наказом Мінфіну від 26.04.2019 р. № 181). Ми ж вважаємо, що

*** Детальніше див. «Податки & бухоблік», 2020, № 11, с. 2.

Причому незалежно від того, у межах трудових або цивільно-правових відносин відбувається таке відшкодування.

Готівкові обмеження

Розрахунки з постачальником. Незалежно від того, здійснювалися закупівлі за рахунок отриманої раніше готівки або за рахунок власних коштів працівника, при закупівлях для потреб підприємства працівник фактично виступає від імені такого підприємства. Тобто готівкові обмеження, встановлені п. 6 Положення № 148***, застосовуються. Наприклад, при розрахунках із суб’єктами господарювання — 10 тис. грн, з фізособами — 50 тис. грн**** на день за одним або декількома платіжними документами.

**** Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 29.12.2017 р. № 148.

***** Ліміт 50000 грн стосується також розрахунків з особами, які здійснюють незалежну професійну діяльність і не зареєстровані як ФОП.

Винятки з цього правила перераховані в п. 8 Положення № 148. Зокрема, для цілей готівкового обмеження не має значення розмір перерахувань при сплаті податків. До речі, через підзвіт (через звичайного працівника — не директора) без доручення податки краще не сплачувати (див. «Податки & бухоблік», 2021, № 19, с. 28). Також

Компенсація працівникові. Отримання під звіт готівки працівниками (і повернення ним таких коштів) не вважається розрахунковою операцією й не належить до розрахунків готівкою (п.п. 5 п. 3 Положення № 148). Не сперечаються тут і фіскали (лист ДПСУ від 03.07.2020 р. № 2688/6/99-00-07-05-01-06/ІПК).

Водночас компенсацію працівникові витрат на купівлю товарів/послуг хіба що з дуже великою натяжкою можна назвати видачею коштів під звіт. А враховуючи, що термін «готівкові розрахунки» охоплює також платежі за операціями, які безпосередньо не пов’язані з реалізацією, то при поверненні коштів працівникові за придбаний ним товар/послугу безпечніше дотримуватися готівкового обмеження (50 тис. грн на день). Такі витрати краще компенсувати, розділяючи суми на декілька днів, та/або перераховувати кошти фізособі безготівкою.

Утім, знаючи ціну питання, ви можете самі вирішити, йти на ризики фінансової загрози чи ні. Фінансових санкцій за порушення готівкових розрахунків немає, але ФОП або посадовим особам юрособи загрожує адмінвідповідальність згідно зі ст. 163¹⁵ КУпАП (у розмірі від 1700 до 3400 грн, а за повторне порушення протягом року — від 8500 до 17000 грн). Причому цей штраф перебуває поза карантинним мораторієм. Хоча застосувати його податківці можуть, тільки якщо з дня вчинення порушення не минуло два місяці (детальніше див. «Податки & бухоблік», 2020, № 70, с. 20).

Строк компенсації витрат

Строк погашення заборгованості, що виникла у підприємства перед працівником, законодавчо не встановлений — немає жодного слова про це ані в ПКУ, ані в Положенні № 148. Податківці, у свою чергу, теж відхрестилися, заявивши, що це питання не належить до компетенції контролюючих органів (див. 109.14 БЗ).

Утім, строк погашення такої заборгованості може бути встановлений у колективному договорі.

Якщо строк погашення заборгованості перед працівником установлений у колективному або трудовому договорі, то строк позовної давності відлічуємо з дня, наступного за останнім днем установленого строку.

Якщо строк виплати компенсації ніде не прописаний, працівник може звернуться з письмовою вимогою виплатити йому належні суми з дня затвердження Звіту. Після отримання від працівника вимоги в роботодавця є 7 днів, щоб його виконати (ч. 2 ст. 530 ЦКУ). При цьому з 8-го дня можна починати відлічувати строк позовної давності (ч. 5 ст. 261 ЦКУ). Тобто поки працівник не звернеться до підприємства з письмовою вимогою про відшкодування йому витрачених коштів, перебіг позовної давності за такою заборгованістю не почнеться.

Нижче покажемо мовою проводок відображення підзвітних витрат за особисті кошти працівника.

Облік підзвітних витрат за кошти працівника