Працівник помер або зник безвісти: чи можна звільнити?

Чи є підстави для звільнення?

Трудовий договір з працівником, який помер, припиняють. Підставу для припинення — норму КЗпП — не зазначають. Чому? Річ у тім, що наразі у КЗпП відсутня така підстава для припинення трудового договору, як смерть працівника. Проте, звісно, працівник, що помер, не може бути стороною трудового договору. Тож тут однозначно договір припиняємо.

Що стосується зниклого працівника, то сьогодні в законодавстві є:

— особа, зникла безвісти, — фізична особа, стосовно якої немає відомостей про її місцеперебування на момент подання заявником заяви про її розшук (абзац десятий ч. 1 ст. 1 Закону № 2505*);

* Закон України «Про правовий статус осіб, зниклих безвісти за особливих обставин» від 12.07.2018 № 2505-VIII

— особа, зникла безвісти за особливих обставин , — особа, зникла безвісти у зв’язку із збройним конфліктом, воєнними діями, тимчасовою окупацією частини території України, надзвичайними ситуаціями природного чи техногенного характеру (абзац дванадцятий ч. 1 ст. 1 Закону № 2505). Особа набуває такого статусу з моменту внесення про неї відомостей до Єдиного реєстру осіб, зниклих безвісти за особливих обставин;

— безвісно відсутня особа. Визнається такою на підставі рішення суду, якщо протягом одного року в місці її постійного проживання немає відомостей про місце перебування цієї особи (див. ст. 43 ЦКУ та гл. 4 ЦПКУ).

Почнемо з працівників, зниклих безвісти. Чи можна їх звільнити?

Частиною 5 ст. 8 Закону № 2505 визначено, що за особою, зниклою безвісти за особливих обставин, зберігаються місце роботи та займана посада, але не більш як до моменту визнання її безвісно відсутньою чи оголошення померлою у порядку, встановленому законодавством.

А ось правових наслідків визнання особи безвісно відсутньою ст. 43 ЦКУ не встановлює. Проте такі наслідки можуть бути визначені іншими нормами законодавства, в тому числі й щодо припинення зобов’язань, що тісно пов’язані з особою безвісно відсутнього. Так, наприклад, ст. 107 СКУ дає можливість чоловікові (дружині) розірвати шлюб, якщо інший з подружжя визнаний безвісно відсутнім. Стаття 46 Закону України «Про пенсійне забезпечення» від 05.11.91 № 1788-XII дає право звернутися за призначенням пенсії у разі встановлення безвісної відсутності годувальника.

Чи встановлені в КЗпП правові наслідки визнання працівника безвісно відсутнім, наприклад, щодо можливості припинення з ним трудового договору? Ні.

Ба більше, ч. 5 ст. 119 КЗпП зобов’язує зберігати місце роботи, посаду та середній заробіток за працівниками, які під час проходження військової служби були визнані безвісно відсутніми, на строк:

— до дня, наступного за днем їх взяття на військовий облік після їх звільнення з військової служби у разі появи їх після визнання безвісно відсутніми

або

— до дня оголошення судом їх померлими.

Тобто відповідно до приписів ч. 5 ст. 119 КЗпП наявність рішення суду про визнання працівника-воїна безвісно відсутнім, не є підставою для припинення з ним трудових відносин. Навіть маючи на руках таке рішення суду, роботодавець повинен продовжувати зберігати за цим працівником місце роботи, посаду та середній заробіток (див. лист Мінсоцполітики від 29.04.2016 № 494/13/84-16).

Разом з тим, не можна заперечувати, що з приписів ч. 5 ст. 8 Закону № 2505 випливає, що працівника, який має статус зниклого безвісти за особливих обставин, можна звільнити після визнання безвісно відсутнім. Адже цей Закон більше не зобов’язує зберігати за таким працівником місце роботи та посаду.

Допускаємо, що ч. 5 ст. 119 КЗпП є спецнормою, яка працює лише у випадках, визначених нею. Тож інших працівників, яким встановлено статус зниклого безвісти за особливих обставин, можна звільнити після визнання їх судом безвісно відсутніми.

І тут логічно виникає питання: на якій підставі звільняти? Звісно, можна сказати, що трудовий договір припиняється відповідно до п. 9 ч. 1 ст. 36 КЗпП, де підставою для припинення зазначено: «підстави, передбачені іншими законами». А цим іншим законом буде Закон № 2505, який непрямо дозволяє звільнення.

Проте тут постає інша проблема: а як бути з тими, хто не мав статусу особи, що зникла безвісти за особливих обставин, проте був визнаний безвісно відсутнім у судовому порядку? На якій підставі їх звільняти й чи можна це робити?

Нажаль, але на сьогодні наявна певна невизначеність, неузгодженість норм законодавства в питанні припинення трудового договору з особами, що визнані судом безвісно відсутніми.

Вирішити її повинен законопроект від 05.04.2022 № 7251. Ним пропонується доповнити ст. 36 КЗпП новими підставами припинення трудового договору. Це, зокрема,

— смерть працівника,

— визнання його судом безвісно відсутнім (не плутаємо зі зниклими безвісти) або оголошення померлим.

Тож, чекаємо на розгляд законопроекту Верховною Радою. А поки розглянемо порядок припинення трудового договору з працівником, який помер чи якого оголошено померлим.

Документи для оформлення наказу

Припинення трудового договору у разі смерті працівника оформлюємо відповідним наказом. Підставою буде копія свідоцтва про смерть. Форма свідоцтва про смерть затверджена постановою КМУ від 10.10.2010 № 1025. До отримання копії свідоцтва наказ не видавайте, навіть якщо ви напевно знаєте, що ваш працівник помер.

Важливо! Якщо свідоцтво про смерть видане на тимчасово окупованій території України, то воно є нікчемним. У такому разі родичі померлого працівника (їх представники) для встановлення факту смерті повинні звернутися із заявою до суду за межами тимчасово окупованої території (див. ст. 317 — 319 ЦПКУ). А потім для отримання свідоцтва про смерть подати до відділу РАЦС копію рішення суду про встановлення факту смерті.

У разі, коли працівник-громадянин України помер за кордоном, порадьте його родичам, які знаходилися з ним, звернутися в дипломатичне представництво або консульську установу України для реєстрації факту смерті (абзац третій п. 1 розд. I Правил, затверджених наказом Мін’юсту від 18.10.2000 № 52/5). Це дозволить в подальшому оформити свідоцтво про смерть в Україні.

Документи — підстави отримані? Розбираємося з наказом.

Видаємо наказ

Як правило, дата наказу про припинення трудового договору не збігається з датою смерті працівника. І ніякої помилки в цьому немає.

Важливо! Не потрібно видавати наказ «заднім» числом. Коли отримали копію свідоцтва про смерть, тоді й оформлюйте наказ. Це може бути типова форма № П-4, затверджена наказом Держстату від 05.12.2008 № 489 або наказ у довільній формі.

Нижче ми навели приклад оформлення наказу про припинення трудового договору з померлим працівником у довільній формі.

Що з трудовою?

У разі, коли трудова книжка померлого працівника знаходиться на підприємстві, зробіть у ній відповідний запис про припинення трудових відносин.

Тут керуємося п. 4.3 Інструкції № 58*. У розділі «Відомості про роботу» вказуєте в графі:

— 1 — номер запису;

— 2 — дату смерті працівника, що співпадає з датою припинення трудового договору;

— 3 — запис «Роботу припинено у зв’язку зі смертю»;

— 4 — дату і номер наказу про припинення трудового договору.

Запис засвідчуйте у загальному порядку. Посилання на норму КЗпП, на підставі якої припиняються трудові відносини, у такому випадку не роблять.

* Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена спільним наказом Мінпраці, Мін’юсту та Мінсоцзахисту від 29.07.93 № 58.

Оформлену належним чином трудову книжку видайте на руки найближчим родичам померлого працівника. Видачу робіть під розписку або на їх вимогу надсилайте поштою.

Що стосується копії наказу про припинення трудових відносин, то також рекомендуємо надати її родичам.

Відомості про припинення трудових відносин та про факт отримання трудової книжки родичем працівника треба внести до особової картки (типова форма № П-2, затверджена наказом Держкомстату та Міноборони від 25.12.2009 № 495/656).

А якщо ніхто не звернувся за трудовою? У цьому випадку, безумовно, позбавлятися її не варто. Таку трудову книжку зберігайте у відділі кадрів протягом 2 років окремо від інших трудових книжок. Якщо і після спливу цього строку документ ніхто не забере, його потрібно зберігати в архіві підприємства протягом 50 років. І тільки після закінчення зазначеного строку її можна буде знищити в установленому порядку (п. 6.2 Інструкції № 58).

Остаточний розрахунок

На підставі наказу про припинення трудового договору необхідно провести остаточний розрахунок із працівником.

Зарплата. Її розраховуємо у звичайному порядку відповідно до умов оплати праці, що були встановлені працівникові трудовим договором.

Відпускна компенсація, перерахунок відпускних. Якщо на день проведення остаточного розрахунку в працівника залишилися невикористані дні відпусток — щорічної відпустки та соціальної відпустки на дітей, обов’язково нараховуємо за них грошову компенсацію.

Якщо працівник помер, перебуваючи в оплачуваній відпустці, то перерахунок відпускних не робимо. Це не передбачено законодавством. Також не робимо жодного перерахунку, якщо померлому працівникові раніше надали дні відпустки наперед. Підстава — ч. 3 ст. 22 Закону України «Про відпустки» від 15.11.96 № 504/96-ВР. Відповідно до її норм у разі смерті працівника відрахування із заробітної плати за невідпрацьовані дні відпустки не провадиться.

Лікарняні. Лікарняні листи, оформлені на померлого працівника, оплачуйте у загальному порядку. Причому

Проте на практиці трапляються ситуації, коли в е-лікарняному дата закриття не збігається з датою смерті, а припадає на наступні після неї дні. Що робити в такій ситуації? Можна звернутися до родичів працівника, який помер, із проханням вирішити це питання з лікарем (відкоригувати е-лікарняний або у разі неможливості, замінити на паперовий). А якщо родичі (або ж лікар) відмовляються? На нашу думку, якщо є така можливість, варто звернутися до ФСС з вимогою перевірити коректність оформлення лікарняного. Проте в будь-якому випадку лікарняний оплачуємо по день смерті.

Якщо маєте справу з е-лікарняним, то враховуйте час, після якого його можна брати в роботу. Виданим електронний листок непрацездатності вважається через 7 днів після дати його закриття, а е-лікарняний по вагітності та пологах — через 7 днів з дати його відкриття.

Якщо електронний лікарняний не є виданим на дату проведення остаточного розрахунку з працівником, що помер, то нараховувати непрацездатні виплати за ним не можна. Це справедливо й для випадку оплати перших п’яти днів хвороби за рахунок роботодавця. Детально про те, як діяти в такій ситуації ми розповідали в статті «Звільнення: лікарняний є, а оплатити не можна» // «Податки & бухоблік», 2021, № 89.

Також майте на увазі, що паперові лікарняні листи мають строк давності — 12 календарних місяців, зокрема, з дня відновлення працездатності, встановлення інвалідності, смерті застрахованої особи (ч. 5 ст. 32 Закону України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 23.09.99 № 1105-XIV).

Тому, якщо працівник помер на лікарняному і лікарняний з якихось причин надано родичами після закінчення 12 календарних місяців із дня смерті працівника, то він не оплачується.

Оподаткування, звітність. Із доходів, зазначених вище, утримуйте ПДФО та ВЗ за загальними правилами. Причому якщо працівник користувався правом на ПСП, то це право зберігається і в місяці, в якому він помер (п.п. 169.3.4 ПКУ).

Також під час проведення остаточного розрахунку не забудьте провести перерахунок ПДФО відповідно до п.п. «в» п.п. 169.4.2 ПКУ (ср. ).

Заробітну плату, нараховану працівникові, що помер, відображайте у 4ДФ Податкового розрахунку з ознакою доходу «101» із зазначенням реєстраційного номера такого працівника. Той факт, що належні працівникові виплати, отримала інша особа, не має значення (див. 103.25). У графі 7 «Дата звільнення з роботи» розд. І зазначайте дату припинення трудового договору згідно з відповідним наказом.

На практиці можуть виникнути ситуації, коли на момент подання 4ДФ реєстраційний номер померлого працівника вже буде виключений із Державного реєстру фізичних осіб — платників податку. У такому разі вам прийде повідомлення про помилку в Податковому розрахунку. Та приводу для хвилювань тут немає. Просто надайте податківцям письмове пояснення, в якому зазначте, що відображений у 4ДФ дохід був нарахований працівникові, який помер, за період, коли він ще перебував у трудових відносинах із роботодавцем.

Суми заробітної плати, компенсації за невикористану відпустку та лікарняних, нараховані при остаточному розрахунку, включаємо до бази нарахування ЄСВ у загальному порядку. Відображаємо ці суми у Д1 Податкового розрахунку також із реєстраційним номером працівника, який помер.

У Д5 зазначаємо інформацію про припинення трудового договору. При цьому в графу 17 вписуємо «смерть».

Увага! Якщо свідоцтво про смерть працівника отримано після завершення періоду для звітування за квартал, на який припала дата припинення трудового договору у зв’язку зі смертю, то слід сформувати уточнюючий Податковий розрахунок з Д5. У Податковому розрахунку заповнюємо реквізитну частину (рядки 01 — 05) та в рядку 06 вказуємо вид додатка, який подаємо разом з Розрахунком (Д5), та кількість аркушів у ньому. У Д5 заповнюємо «шапку» (рядки 01 — 031). Далі в табличній частині Д5 формуємо рядок на працівника, що помер, з інформацією про припинення трудового договору та в графі 20 проставляємо «0».

Важливо! Якщо ви з якихось причин не нарахували компенсацію за невикористану відпустку або лікарняні при проведенні остаточного розрахунку й нараховуєте їх пізніше, то зверніть увагу на таке. Ці виплати є виплатами за невідпрацьований час. Тож у разі їх нарахування після проведення остаточного розрахунку ЄСВ на суми таких виплат не нараховуйте та у Д1 їх не відображайте (див. БЗ 201.03).

Кому виплачуємо

Суми заробітної плати та допомоги у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю, які не були виплачені особі за життя, роботодавці передають членам її сім’ї, а у разі їх відсутності — такі суми входять до складу спадщини (ч. 1 ст. 1227 ЦКУ).

Однак ч. 6 ст. 83 КЗпП встановлює дещо інший підхід щодо виплати компенсації за невикористані дні щорічних відпусток, а також соціальної відпустки на дітей. Який саме? Виплачувати відпускну компенсацію спадкоємцям.

А що на практиці? На практиці більшість роботодавців виплачує всю суму членам сім’ї померлого. Суди також поблажливо до цього ставляться (див. рішення Деснянського суду м. Києва у справі від 11.12.2017 № 754/12893/16-ц). Причина — відпускна компенсація входить до складу зарплати.

Зауважимо, що розбіжність щодо виплати компенсації повинен усунути законопроєкт від 05.04.2022 № 7251. У разі його прийняття буде чітко зазначено, що відпускну компенсацію також слід виплачувати членам сім’ї працівника, що помер, а у разі їх відсутності вона увійде до складу спадщини.

Тож залишається визначитися з тим, кого можна вважати членами сім’ї. Чіткої відповіді на це питання СКУ не дає.

Разом з цим

Сім’я створюється на підставі шлюбу, кровного споріднення, усиновлення, а також на інших підставах, не заборонених законом і таких, що не суперечать моральним засадам суспільства (ст. 3 СКУ).

Майте на увазі, що:

— подружжя вважається сім’єю і тоді, коли дружина та чоловік у зв’язку з навчанням, роботою, лікуванням, необхідністю догляду за батьками, дітьми та з інших поважних причин не проживають спільно;

— неповнолітня дитина належить до сім’ї своїх батьків і тоді, коли спільно з ними не проживає.

Що стосується повнолітніх дітей, батьків працівника, який помер, а також інших осіб, пов’язаних з померлим кровним спорідненням або на інших підставах, установлених законом (наприклад, утримання), то їх може бути віднесено до членів його сім’ї виключно за умови, що виконуються такі вимоги, як спільне проживання, ведення спільного побуту та наявність взаємних прав та обов’язків. Тому якщо, наприклад, на момент виникнення заборгованості із заробітної плати перед працівником, який помер, його син або донька є повнолітніми, не пов’язані з ним спільним побутом та проживають окремо, то вони не мають права на отримання сум виплат, які були нараховані померлому його роботодавцем, але не були одержані ним за життя.

Підставою для виплати зарплати померлого працівника членам його сім’ї є заява з проханням виплатити належні такому працівникові суми, а також свідоцтво про смерть.

Крім того, дружина (чоловік) для підтвердження статусу члена сім’ї померлого працівника має пред’явити свідоцтво про шлюб, дитина — свідоцтво про народження (про усиновлення).

Інші члени сім’ї повинні підтвердити і факт перебування в кровному спорідненні, і факт спільного проживання з померлим.

Буває й таке, що за виплатами ніхто не звертається. У такому разі пропонуємо надіслати на адресу працівника лист. Так у вас з’явиться документальне підтвердження, що роботодавець дійсно здійснив спробу повідомити членів сім’ї про отримання зарплати померлого. На жаль, трапляються ситуації, коли і після таких активних дій ніхто не бажає отримати зарплату померлого працівника. Тоді є два варіанти дій:

1) зберігати кошти, які належать працівникові, до появи спадкоємців. Списувати суму зарплати не можна;

2) звернутися до нотаріуса, який здійснює діяльність у нотаріальному окрузі за місцем виконання зобов’язання. Роботодавець як боржник може погасити свій борг шляхом внесення зарплати, що належить померлому, у депозит нотаріуса (ч. 1 ст. 537 ЦКУ, лист Мін’юсту від 12.03.2012 № 113-0-2-12/13.1). Після цього її сума перейде до складу спадщини.