Долаємо проблеми з готівкою (обгоріла частково, згоріла вщент, украли тощо)

Що робити при пожежі

Тільки-но сталося займання, в першу чергу необхідно викликати пожежну команду. Якщо свідком пожежі став хтось із співробітників підприємства, він має негайно повідомити керівника про цю надзвичайну подію.

Він підписується комісією, до складу якої входять не менше 3 осіб, у тому числі і представник територіального органу ДСНС. Залежно від обставин пожежі до огляду місця події можуть залучатися Національна поліція і Експертна служба МВС.

Обов’язково домагайтеся оформлення зазначеного акта. Він вам знадобиться на наступному етапі — при переданні обгорілої готівки до НБУ на дослідження (про це нижче). Та це ще не все.

Інвентаризація — обов’язкова! Випадки обов’язкової інвентаризації передбачено п. 7 Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затвердженого наказом Мінфіну від 02.09.2014 № 879. Так от, вона має проводитися в обсязі, визначеному керівником підприємства, зокрема у разі техногенних аварій, пожежі чи стихійного лиха (на день після закінчення явищ) або у разі встановлення фактів крадіжок чи зловживань, псування цінностей (на день встановлення таких фактів).

Рмзом з тим податківці наголошують (evp.tax.gov.ua/media-ark/news-ark/582117.html): урахування в складі витрат платника податку втрат від псування або знищення його майна внаслідок настання форс-мажорних обставин повинно здійснюватися на підставі відповідних первинних документів, за умови проведення обов’язкової інвентаризації та за наявності сертифіката про форс-мажорні обставини (обставини непереборної сили).

Розглянемо далі можливі трабли з готівкою унаслідок надзвичайної ситуації під час війни. Одразу домовимося про монети тут не згадувати. Говоритимемо тільки про паперові банкноти, причому лише про справжні (непідроблені). Якщо вас цікавить порядок дій у разі виявлення фальшивих грошей, читайте про це тут — i.factor.ua/ukr/journals/nibu/2021/march/issue-21/article-113871.html.

Якщо готівка обгоріла частково

За певних умов її ще можна врятувати. Власне кажучи, банкноти, що обгоріли, вже не врятуєш, проте збитки від такої пожежі можна спробувати мінімізувати. Як?

Порядок дій. Почати, безумовно, треба з проведення інвентаризації. Щоб оформити результати інвентаризації каси, складають Акт про результати інвентаризації наявних коштів. Його форма наведена в додатку 7 до Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління НБУ від 29.12.2017 № 148. Детально про порядок проведення інвентаризації грошових коштів ви можете прочитати тут — i.factor.ua/ukr/journals/nibu/2021/october/issue-82/article-117412.html.

Важливо! Ваше завдання полягатиме не тільки в тому, щоб встановити наявний залишок готівки в касі після пожежі, а ще й у тому, щоб відділити значно пошкоджені банкноти від більш-менш придатних Керуватися при цьому слід спеціальними нацбанківськими критеріями.

Що говорить НБУшна нормативка. Якщо проаналізувати розд. ІІ Правил № 134*, де наведено платіжні ознаки та критерії обміну банкнот, то вимальовується картина, яку ми узагальнили в таблиці 1.

* Правила визначення платіжних ознак та обміну банкнот, розмінних та обігових монет національної валюти України, затверджені постановою Правління НБУ від 03.12.2018 № 134.

Таблиця 1. Як НБУ класифікує банкноти

У контексті нашої розмови про обгорілі банкноти зосередимося на двох ситуаціях, що прямо згадуються у Правилах № 134 як ознаки значної зношеності банкнот.

Ситуація 1. Банкноти, пошкоджені внаслідок дії вогню та/або з утраченими частинами (отворами), що зберегли цілу частину, площа якої не менше ніж 55 % початкової площі банкноти (п.п. 1 п. 11 Правил № 134).

Банки зобов’язані без будь-яких обмежень приймати для обміну такі банкноти на придатні до обігу, а також за всіма видами платежів для зарахування на рахунки, вклади, акредитиви та для переказів (п. 12 Правил № 134).

Підкреслимо, що жодних додаткових досліджень таких банкнот (крім визначення вцілілої площі банкноти) банки проводити не повинні.

Категорично ні! Адже, як ми уже з’ясували (див. табл. 1 вище), такі банкноти класифікуються як значно зношені, а отже, непридатні до обігу. Разом з тим вони зберігають 100 % платіжність, саме тому й обмінюються банками на придатні для обігу безкоштовно (п. 19 Правил № 134). Інакше кажучи, вам спочатку слід провести такий обмін у обслуговуючому банку, а вже потім видавати цілу (а не обгорілу!) готівку на будь-які потреби.

Ситуація 2. Банкноти, значно пошкоджені внаслідок дії вогню та/або мають деструкцію та обвуглення паперу на окремих ділянках або по всій площі банкноти, і площа яких під час приймання та оброблення може стати меншою, ніж 55 % початкової площі банкноти, або внаслідок чого створилася цілісна група пошкоджених банкнот, яку неможливо розділити (п.п. 12 п. 11 Правил № 134).

Такі банкноти приймає Національний банк за заявою, форму якої наведено у додатку 2 до Правил № 134 (ср. ). Пред’явнику банкнот не рекомендується самостійно порушувати цілісність групи склеєних банкнот, якщо пошкодження двох або більшої кількості банкнот призвело до їх склеювання (спікання).

З метою спрощення порядку обміну пошкоджених вогнем банкнот НБУ надав відповідні роз’яснення щодо приймання та обміну таких банкнот в умовах воєнного стану (facebook.com/100064819655579/posts/356092516561401/?d=n). Стисло наведемо їх.

Що робити з обгорілими банкнотами? Значно пошкоджені банкноти через пожежу абощо можна віддати на дослідження для відшкодування збитків.

Куди звертатися? До регіональних підрозділів грошового обігу НБУ. Контакти можна знайти за посиланням: bank.gov.ua/ua/uah/cash-withdrawal. При цьому слід ураховувати, що на сьогодні такі підрозділи працюють у Дніпропетровській, Одеській, Хмельницькій та Львівській областях. Спершу варто зателефонувати у відповідний регіональний підрозділ грошового обігу НБУ та дізнатися, чи працює підрозділ у вашому місті найближчими днями.

Разом із пошкодженими банкнотами необхідно надати довідку про пожежу, катастрофу, виникнення іншої ситуації (за наявності) або зазначити в заяві ситуацію, унаслідок якої було пошкоджено банкноти.

Якщо у вашому регіоні немає підрозділу грошового обігу НБУ, слід звертатися до уповноважених банків (Ощадбанк, Приватбанк, Райффайзен банк, ПУМБ). Уповноважені банки не обстежують значно пошкоджені банкноти, а пакують їх із максимальним збереженням цілісності та передають як сумнівні для проведення досліджень до НБУ разом із заявою пред’явника, довідкою про вилучення (прийняття) банкнот для дослідження та довідкою про пожежу, катастрофу, виникнення іншої ситуації (за наявності).

Майте на увазі, що процедура підтвердження платіжності обгорілих банкнот доволі тривала й громіздка. Тож приготуйтеся чекати остаточних її результатів принаймні кілька місяців.

Яку суму відшкодують? Клієнтам відшкодовується сума грошових знаків національної валюти, які виявлені фахівцями НБУ з цілісної групи пошкоджених банкнот, з утраченими внаслідок пожежі платіжними ознаками, але без ознак підроблення.

Оформлення та облік. У бухгалтерському обліку обгорілі банкноти, що зберегли цілу частину, площа якої не менше ніж 55 % початкової площі (ситуація 1), у разі внесення їх на банківський рахунок, будуть відображені на рахунку 31 у повній сумі (на підставі банківської виписки).

А от банкноти, значно пошкоджені внаслідок дії вогню, площа яких під час приймання та оброблення може стати меншою, ніж 55 % початкової площі (ситуація 2), зависнуть за дебетом субрахунку 333 (334). Адже жоден банк, як ми з’ясували вище, одразу їх не обміняє і на рахунок не зарахує — вони мають бути передані на дослідження до НБУ. Документальним підтвердженням такої передачі буде складена регіональним підрозділом грошового обігу НБУ або уповноваженим банком довідка про вилучення (прийняття) банкнот (монет) для дослідження.

Операцію зарахування на рахунок підприємства тієї частини суми, яку Нацбанк згодом відшкодує, відобразите звичайною проводкою: Дт 311, 312 — Кт 333, 334. Цілком можливо, що ви отримаєте не всю суму, яка реально перебувала у касі напередодні пожежі. У такому разі суму недостачі спишете на інші витрати операційної діяльності підприємства: Дт 947 «Нестачі і втрати від псування цінностей» — Кт 333, 334.

Адже навряд чи її конкретні винуватці будуть знайдені.

На нашу думку, це не перешкоджає тому, щоб зробити зазначений запис поза балансом. Бо зовсім не виключено, що після нашої Перемоги держава доб’ється відповідних репарацій від агресора. Тільки-но це станеться, відобразите проводку: Дт 375 «Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків» — Кт 716 «Відшкодування раніше списаних активів» і одночасно спишете недостачу із позабалансового обліку. Після відшкодування збитків зробите проводку Дт 311 (312) — Кт 375.

Приклад 1. У касі магазину в операційному залі перебувала виручка в сумі 100000 грн. Після пожежі вдалося обміняти в банку обгорілі банкноти на суму 30000 грн. Їх унесли на поточний рахунок підприємства. Решту (орієнтовно 70000 грн) віддали на дослідження в НБУ через уповноважений банк. Вартість цієї послуги — 0,5 % номіналу переданих банкнот. За результатами дослідження вдалося ідентифікувати банкноти на суму 60000 грн, яку й було зараховано на поточний рахунок підприємства.

Як відобразити ці господарські операції в бухгалтерському обліку, покажемо в табл. 2.

Таблиця 2. Облік обгорілої готівки

Якщо готівка згоріла вщент

Очевидно, що у такому разі пред’явити на дослідження Нацбанку вам буде нічого. Тож залишається лише зафіксувати суму збитків. Як це зробити?

Порядок дій. Визначити і зафіксувати нестачу коштів у касі підприємства слід шляхом проведення інвентаризації.

Детально про порядок проведення інвентаризації грошових коштів ви можете прочитати тут — i.factor.ua/ukr/journals/nibu/2021/october/issue-82/article-117412.html.

Бухгалтерський облік. На підставі Акта про інвентаризацію, який засвідчив нестачу грошових коштів, у бухобліку зникла з каси готівка підлягає виключенню з активів (списанню з балансу) проводкою Дт 947 — Кт 301.

Міркування щодо того, чи слід у такому разі відображати суму недостачі ще й на позабалансовому субрахунку 072, див. у попередньому розділі статті.

Якщо готівку вкрадено

На жаль, у воєнний час може трапитися й таке. Як слід діяти у цьому випадку?

Порядок дій. Якщо свідком злочину став хтось із співробітників підприємства, то очевидець зобов’язаний в першу чергу повідомити про це директорові. Далі події можуть розвиватися по-різному. Повідомити про ймовірний злочин у поліцію може як сам співробітник, що став свідком (написавши заяву), так і підприємство (направивши на адресу відділення поліції повідомлення).

Відповідно до ст. 214 КПК слідчий вносить інформацію про таку заяву (повідомлення) в Єдиний реєстр досудових розслідувань.

Далі вам слід провести інвентаризацію грошових коштів. Алгоритм дій тут той самий, що і при проведенні цієї процедури у звичайних обставинах (деталі див. за посиланням: i.factor.ua/ukr/journals/nibu/2021/october/issue-82/article-117412.html).

Бухгалтерський облік. У випадку, що розглядається, облік не відрізнятиметься від описаного в попередньому розділі. Причому якщо готівка не згоріла внаслідок пожежі, а була викрадена невідомим, то після розкриття злочину і встановлення особи винного він має відшкодувати вкрадене. Тож сумнівів у необхідності позабалансового обліку нестачі грошових коштів бути не може.

Приклад 2. Невідомою особою було викрадено готівку на суму 5000 грн, що зберігалася в торговому автоматі з розливу води, розташованому на вулиці. Через певний час особу винного було встановлено. Усю викрадену суму було повернуто в касу підприємства.

Порядок відображення цих госпоперацій у бухгалтерському обліку покажемо в табл. 3.

Таблиця 3. Облік викраденої готівки та її відшкодування

І насамкінець — кілька слів про те, як описані тут трабли з готівкою впливають на податковий і ПДВ-облік.

Податок на прибуток

Податковоприбутковий розд. ІІІ ПКУ не передбачає жодних різниць при списанні виявлених нестач готівки в касі та при подальшій компенсації таких витрат винною особою.

Тож ці операції відобразяться на об’єкті оподаткування податком на прибуток цілком по-бухобліковому: витрати — при списанні нестачі, дохід — при подальшій компенсації такої нестачі винною особою (у разі її встановлення).

ПДВ

Списання грошових коштів у зв’язку із їх знищенням, викраденням тощо не має жодного стосунку до ПДВ-обліку. Адже ідеться про гроші, а не про ТМЦ (які могли бути придбані з ПДВ). Тож при списанні зниклих коштів ПДВ-обліку як такого немає.

А що з відшкодуванням нестачі винною особою? Чи не примусять фіскали при отриманні такого відшкодування нараховувати податкові зобов’язання з ПДВ? Підстав для цього немає жодних. Адже, знову ж таки, ідеться не про відшкодування нестачі ТМЦ, а про нестачу саме грошових коштів. Тобто

Тому при відшкодуванні такою винною особою сум нестач готівки жодні податкові зобов’язання з ПДВ не нараховуються.