Інвентаризуємо резерв відпусток

Хто звільнений?

Перш ніж почати, спочатку визначимо, кого не стосується обов’язок проводити інвентаризацію резерву відпусток. Це ті роботодавці, яким законодавство дозволяє не створювати резерв. Це (п. 7 НП(С)БО 25):

— мікропідприємства. Щоправда, якщо мікропідприємство бажає скористатися своїм правом не створювати резерв відпусток, про це потрібно зазначити в обліковій політиці;

— непідприємницькі товариства.

Ну і, звісно, ФОП теж у числі тих, хто не створює резерв відпусток.

Усі інші роботодавці створювати резерв відпусток зобов’язані.

На яку дату проводиться інвентаризація резерву?

Відповідно до п. 10 Положення № 879* інвентаризація зобов’язань у частині невикористаних забезпечень проводиться в період двох місяців до дати балансу, тобто в період з 01.11 по 31.12. Але потрібно врахувати, що при проведенні щорічної інвентаризації

* Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затверджене наказом Мінфіну від 02.09.2014 № 879.

Тобто суму резерву відпусток потрібно проінвентаризувати станом на 31 грудня.

Як проінвентаризувати резерв?

Як визначає п.п. 8.2 розд. ІІІ Положення № 879, залишок забезпечення на оплату відпусток станом на кінець звітного року (включаючи відрахування ЄСВ з цих сум) розраховують виходячи з кількості днів не використаних працівниками підприємства щорічних відпусток та середньоденної оплати їхньої праці. При цьому середньоденну зарплату визначають відповідно до Порядку № 100*.

* Порядок обчислення середньої заробітної плати, затверджений постановою КМУ від 08.02.95 № 100.

Зверніть увагу! Незважаючи на те, що в Положенні № 879 мова йде саме про щорічні відпустки, вважаємо, що резерв має створюватися під всі відпустки, які підлягають накопиченню. Адже відповідно до вимог п. 7 НП(С)БО 26 виплати за невідпрацьований час, що підлягають накопиченню, визнаються зобов’язаннями через створення забезпечення у звітному періоді. Тому

Процес інвентаризації резерву відпусток складається з декількох кроків.

Крок 1. Визначаємо кількість днів невикористаних відпусток кожним працівником станом на 31.12.2023.

При цьому

Якщо працівник отримав дні відпустки авансом, то ці дні не мають брати участь у підрахунку.

Дані про невикористані дні відпустки має надати бухгалтеру кадрова служба.

Крок 2. Визначаємо середньоденну зарплату по кожному працівнику, в якого станом на 31.12.2023 є невикористані дні відпустки. При цьому середньоденну оплату праці розраховують так само, як і для обчислення суми відпускних, тобто згідно з Порядком № 100. Тобто нам потрібно порахувати середньоденну зарплату так, як би ми її порахували, якщо б з 01.01.2024 працівник пішов у відпустку.

Крок 3. Визначаємо суму резерву станом на 31.12.2023. Для цього кількість днів не використаних працівником відпусток множимо на середньоденну зарплату та на коефіцієнт ЄСВ. Адже у суму забезпечень включають і суму ЄСВ.

Фактично, залишок суми резерву відпусток щодо кожного працівника встановлюють за допомогою формули:

РВ_зал = З : (К - С - К_пов) х Д_відп х К_ЄСВ,

де РВ_зал — залишок суми резерву відпусток, грн;

З — заробіток, нарахований у розрахунковому періоді, грн;

К — загальна кількість календарних днів у розрахунковому періоді. Нагадаємо: розрахунковим періодом є останні 12 календарних місяців або менший фактично відпрацьований період (з 1-го до 1-го числа), якщо особа пропрацювала менше року;

С — кількість святкових та неробочих днів згідно зі ст. 73 КЗпП, що припадають на розрахунковий період. При цьому

К_пов — кількість календарних днів, які не були відпрацьовані працівником у розрахунковому періоді згідно з чинним законодавством або з інших поважних причин та протягом яких за ним не зберігався заробіток або зберігався частково. Також із розрахункового періоду виключають час, за який відсутні дані про нараховану заробітну плату працівника внаслідок проведення бойових дій під час воєнного стану;

Д_відп — кількість невикористаних днів відпустки на дату балансу;

К_ЄСВ — коефіцієнт, який збільшує резерв відпусток на суму ЄСВ. Для звичайних працівників такий коефіцієнт становить 1,22, а для працівників з інвалідністю — 1,0841.

Відомість інвентаризації днів невикористаної відпустки та забезпечень для оплати відпусток працівникам станом на 31.12.2023

Крок 4. Порівнюємо суму залишку резерву відпусток, визначеного за даними інвентаризації, з даними бухобліку (величиною залишку, яка є на рахунку 471) і відображаємо результати інвентаризації в обліку. При цьому:

— якщо сума резерву, відображена у бухобліку, перевищує розрахований за результатами інвентаризації показник, необхідно зменшити раніше нараховану суму. Роблять це проводкою Дт 23, 91, 92, 93, 94 — Кт 47 (методом «червоне сторно») або прямою кореспонденцією рахунків Дт 47 — Кт 719;

— якщо ж виявляється, що створеного раніше забезпечення недостатньо, проводять його донарахування: Дт 23, 91, 92, 93, 94 — Кт 47 (залежно від виду забезпечення).

Зверніть увагу:

Результати інвентаризації забезпечень відпускного резерву можна відобразити в Акті інвентаризації забезпечень майбутніх витрат і платежів. Щоправда, тут є невелика проблема: форма такого акта не встановлена. Але ви можете розробити її самостійно. Головне — дотриматися вимог Положення № 879: така форма повинна містити інформацію про суму забезпечень (за видами) разом із відповідними розрахунками, а також суми забезпечень за даними бухобліку.

Припустимо, що за умовами нашого прикладу залишок резерву за даними бухобліку (залишки по рахунку) 471 склав 100000 грн. При цьому:

— за адміністративним персоналом його сума складає 60000 грн;

— за персоналом відділу збуту — 30000 грн;

— за загальновиробничим персоналом — 10000 грн.

Порівняємо суми залишку резерву за даними бухобліку з даними інвентаризації.

<…>

Акт інвентаризації створених резервів і забезпечень від 31.12.2023

На підставі наказу (розпорядження) від 18.10.2023 № 50 проведено інвентаризацію забезпечення відпусток працівникам станом на 31.12.2023. У результаті інвентаризації встановлено таке.

<…>

За підсумками інвентаризації робимо проводки:

Дт 92 — Кт 471 — 16876,84 грн;

Дт 93 — Кт 471 (методом «червоне сторно») — 7314,04 грн;

Дт 91 — Кт 471 — 7869,87 грн.

Резиденти Дія Сіті та інвентаризація резерву відпусток

Фізичних осіб, які можуть працювати / виконувати роботи для резидентів Дія Сіті (співпрацю з ФОП тут опускаємо), можна поділити на дві категорії:

1) це наймані працівники резидента Дія Сіті (які перебувають із ним у трудових відносинах);

2) гіг-спеціалісти, які працюють за гіг-контрактом.

Резерв відпусток за найманими працівниками. Резиденти Дія Сіті, які не є мікропідприємствами, зобов’язані створювати забезпечення на оплату відпусток своїх працівників і відповідно наприкінці року провести його інвентаризацію. Алгоритм дій аналогічний тому, що був описаний вище. Але! У резидентів Дія Сіті є нюанс, пов’язаний з ЄСВ. Відпустки відповідно до Інструкції № 5* включаються в фонд оплати праці, тобто це зарплатна виплата, до якої резиденти Дія Сіті мають право застосовувати ставку ЄСВ 22 % з мінзарплати, а не з розміру нарахованого доходу.

* Інструкція зі статистики заробітної плати, затверджена наказом Державного комітету статистики України від 13.01.2004 № 5.

Тому пропонуємо резидентам Дія Сіті для визначення залишку суми резерву відпусток на кінець року щодо кожного працівника застосовувати таку формулу:

РВ_зал = З : (К - С - К_пов ) х Д_від+ Сум_ЄСВ,

де Сум_ЄСВ — сума ЄСВ, що дорівнює мінімальному страховому внеску за кожен місяць відпустки, належної працівнику.

Інші складові формули такі самі, як ми наводили вище для звичайних роботодавців.

Гіг-спеціалісти. Гіг-спеціалістам ч. 4 ст. 21 Закону № 1667* надає право на щорічну оплачувану перерву у виконанні робіт (наданні послуг) тривалістю 17 робочих днів, якщо гіг-контрактом не визначено більшу тривалість такої перерви.

* Закон України «Про стимулювання розвитку цифрової економіки в Україні» від 15.07.2021 № 1667-ІХ.

При цьому спочатку звернемо увагу на позицію податківців щодо того, як повинна взагалі розцінюватися (оподатковуватися) оплата цієї перерви. У листі від 02.11.2023 № 3913/ІПК/99-00-24-03-03-06 податківці зазначають, що:

— якщо відповідно до умов гіг-контракту сума оплати щорічної оплачуваної перерви включається до складу винагороди, то вона оподатковується за правилами винагороди. Тобто податківці фактично допускають варіант, коли в гіг-контракті окремо не виділяється такий вид оплати, як оплата щорічної перерви. Фактично гіг-спеціаліст отримує тільки винагороди з правом отримати перерву у виконанні робіт тривалістю не менше 17 робочих днів. У такому випадку, звісно, ні про яке резервування оплат щорічної перерви мова не йде;

— якщо оплата щорічної перерви прописана в гіг-контракті як окрема від винагороди виплата. У такому випадку ця виплата оподатковується ПДФО на загальних підставах (18 %). При цьому ЄСВ не нараховується.

Варто звернути увагу на те, що в другому варіанті (коли це окрема від винагороди оплата) така щорічна оплачувана перерва не є відпусткою. Як саме вона оплачується, визначається умовами гіг-контракту. Так само умовами гіг-контракту визначається, чи підлягає така перерва накопиченню (тобто чи переноситься вона на наступні роки) та чи підлягає виплата за неї компенсації (у разі її невикористання) при розірванні/закінченні гіг-контракту. Враховуючи, що (1) щорічна оплачувана перерва не є відпусткою, а (2) гіг-спеціаліст не є працівником, то

Втім, якщо гіг-контрактом передбачено накопичення такої відпустки (тобто право перенесення її на наступні періоди) або виплата компенсації за неї, то логічно створити резерв (забезпечення) під оплату щорічних перерв. Якщо вважаєте необхідним створити такий резерв, то як це зробити, дивіться в статті «Відпускний резерв у резидентів Дія Сіті» // «Податки & бухоблік», 2023, № 34.