Теми статей
Обрати теми

Лікарняні-2023: від отримання до оплати

Вороная Наталія, експерт з кадрових і податкових питань
Ви, напевно, вже знаєте, що з 2023 року фінансування страхових виплат за листками непрацездатності здійснюється Пенсійним фондом. Але це не всі зміни в законодавстві про загальнообов’язкове державне соцстрахування, що набули чинності з 1 січня. Поговоримо про те, як нововведення вплинули на дії роботодавців, які необхідні для своєчасного та повного отримання їх працівниками лікарняних та декретних.

Отримуємо лікарняний

Щоб у працівника з’явилася підстава претендувати на лікарняні чи декретні, насамперед на нього має бути сформований (виписаний) листок непрацездатності.

Електронний лікарняний. З 01.10.2021 лікарняні листки у загальному випадку формуються в електронній формі. Роботодавці (за основним місцем роботи та за сумісництвом) отримують інформацію про е-лікарняні, видані їх працівникам, в особистому кабінеті страхувальника на вебпорталі Пенсійного фонду.

При цьому роботодавець за сумісництвом отримує цифрову копію електронного лікарняного працівника-сумісника. Як це зрозуміти? У копії до унікального номера лікарняного доданий через крапку порядковий номер копії (наприклад, ХХХХХХХ-ХХХХХХХХХХ-Х.1). Пам’ятайте, що за сумісництвом діє спеціальний порядок розрахунку сум лікарняних/декретних (див. нижче).

Паперовий лікарняний на бланку. Електронний лікарняний — не єдиний можливий варіант. Працівник може принести паперовий листок непрацездатності. Нагадаємо: можливість видачі паперових лікарняних до 01.01.2023 була передбачена ще навесні 2022 року у випадках, установлених п. 8 наказу № 1066*. МОЗ планує продовжити таку можливість на період дії воєнного стану та протягом 3 місяців після його скасування або припинення (див. проєкт наказу на сайті СПО об’єднань профспілок).

* Наказ МОЗ «Деякі питання формування медичних висновків про тимчасову непрацездатність та проведення їхньої перевірки» від 01.06.2022 № 1066.

Лікарняний, роздрукований на папері. Працівник може порадувати роботодавця й лікарняним листком, роздрукованим на білому аркуші паперу. Відповідно до п. 81 наказу № 1066 такий лікарняний може видаватися у період дії воєнного стану та протягом 3 місяців з дня його припинення/скасування, якщо заклад охорони здоров’я не має бланків листків непрацездатності та можливості їх отримати.

Форма роздрукованого листка непрацездатності повинна відповідати затвердженій наказом МОЗ, Мінпраці, ФСС з ТВП та ФСС від нещасних випадків на виробництві від 03.11.2004 № 532/274/136-ос/1406. Вимоги до заповнення роздрукованого лікарняного такі самі, як і до листка непрацездатності, виготовленого на захищеному бланку. При цьому у рядку, призначеному для серії бланка, наводять код ЄДРПОУ закладу охорони здоров’я, а у рядку з номером бланка — порядковий номер запису в Журналі реєстрації листків непрацездатності цього закладу.

Роздрукований лікарняний прирівнюється до листка непрацездатності, виданого на бланку

Він підтверджує факт тимчасової непрацездатності та є підставою для призначення страхових виплат.

Важливо! З 01.01.2023 страхові виплати здійснюються, якщо звернення за їх призначенням надійшло не пізніше 6 календарних місяців з дня відновлення працездатності (закінчення відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами). Тому попередьте працівників, щоби вони не затягували з наданням паперових листків непрацездатності.

Отже, лікарняний листок роботодавець отримав. Що далі?

Якщо йдеться про паперові листки непрацездатності (на бланку або на білому аркуші), то з ними роботодавець починає роботу одразу після їх надання працівниками.

З електронними лікарняними ситуація інша. Роботодавці за основним місцем роботи та за сумісництвом побачать е-лікарняний у своїх кабінетах страхувальників у день його відкриття. Причому такий листок непрацездатності одразу матиме статус «Закритий». Але закритий ще не означає, що його можна брати до роботи. Необхідно дочекатися закінчення строку, протягом якого лікар має право внести зміни до медвисновку, на підставі якого було сформовано е-лікарняний.

Електронний листок непрацездатності вважають виданим страхувальнику-роботодавцю через 7 днів після дати його закриття, а е-лікарняний з причиною непрацездатності «вагітність та пологи» — через 7 днів з дати відкриття (абзац перший п. 3 розд. ІІ, п. 1 розд. III Порядку № 1234*).

* Порядок видачі (формування) листків непрацездатності в Електронному реєстрі листків непрацездатності, затверджений наказом МОЗ від 17.06.2021 № 1234.

Якщо все пройшло без збоїв, листок непрацездатності після закінчення такого строку змінить статус на «Готово до сплати». Саме після цього вступає у гру роботодавець.

Приймаємо рішення про оплату

Хто приймає рішення. З 1 січня 2023 року рішення про призначення лікарняних/декретних приймає страхувальник або уповноважені ним особи (ч. 3 ст. 22 Закону № 1105*).

* Закон України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 23.09.99 № 1105-ХIV.

Ці ж особи:

— контролюють правильність нарахування та своєчасність здійснення страхових виплат;

— приймають рішення про відмову у призначенні або припинення страхових виплат (повністю чи частково);

— розглядають підставу і правильність видачі документів, які є підставою для надання страхових виплат.

А от комісія із соціального страхування в оновленому Законі № 1105 навіть не згадується.

Таким чином,

приймати рішення про оплату лікарняного листка з 2023 року може одноосібно керівник підприємства (ФОП-роботодавець) або уповноважена ним особа (особи)

Зауважимо, що уповноваженими можуть стати працівники, які раніше були членами комісії із соціального страхування. Адже вони добре знають, які завдання стоять перед ними. Хоча можна призначити й інших уповноважених осіб (чи особу). Але краще, щоб це були фахівці, які розуміються на умовах та порядку призначення страхових виплат. Наприклад, представники кадрової та/або бухгалтерської служб.

При цьому майте на увазі, що зараз немає необхідності дотримуватися вимог, які раніше висувалися до створення комісії із соцстраху. Зокрема, щодо делегування членів комісії у рівній кількості від роботодавця та працівників.

Призначаємо відповідальних. Перше питання, яке виникає: що робити з комісією із соцстраху, яка діяла до 31.12.2022? Вважаємо, право на життя мають 2 варіанти:

1) комісія із соціального страхування може саморозпуститися, склавши про це відповідний протокол;

2) кожна зі сторін, яка делегувала раніше представників у комісію із соціального страхування, може їх відкликати. Для відкликання своїх представників роботодавець видає наказ (розпорядження). У свою чергу, виборний орган первинної профспілкової організації складає відповідну постанову. Якщо профкому на підприємстві немає, рішення про відкликання членів комісії від трудового колективу оформляється уповноваженим, який представляє інтереси застрахованих осіб.

У разі коли надалі рішення про оплату лікарняних прийматиме особисто керівник підприємства, будь-яких наказів/розпоряджень додатково видавати не потрібно. А от при призначенні ним уповноваженої особи (осіб) розпорядчий документ роботодавця має бути.

Приклад наказу див. у статті «Призначаємо уповноважених із соціального страхування» цього номера.

Строк розгляду документів. Документи для призначення допомоги по тимчасовій непрацездатності розглядаються не пізніше 10 робочих днів з дня їх надходження. А ось за допомогою по вагітності та пологах строк розгляду документів з 01.01.2023 скоротився до 3 робочих днів (ч. 1 ст. 24 Закону № 1105). При цьому за е-лікарняним днем надходження слід вважати день видачі такого лікарняного (див. вище). У цей день листок непрацездатності змінить статус на «Готово до сплати».

Оформлюємо ухвалене рішення. Документальне оформлення ухваленого рішення про оплату лікарняного листка залежить від того, хто це рішення ухвалював. Якщо керівник підприємства, то видаємо відповідний наказ (або розпорядження). Якщо йдеться про групу уповноважених осіб, оформляємо протокол, про одного уповноваженого — рішення. Форму протоколу/рішення можна підглянути у додатку до Положення № 13*. Але зовсім не обов’язково її повністю копіювати. Не ускладнюйте собі роботу необхідністю відображення зайвої інформації. Поставтеся до складання форми протоколу (рішення) творчо.

* Положення про комісію (уповноваженого) із страхування у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності, затверджене постановою правління ФСС від 19.07.2018 № 13.

Повідомляємо про відмову. Підстави для відмови в оплаті лікарняного листка передбачені у ст. 16 Закону № 1105. Повідомлення про відмову із зазначенням його причин та порядку оскарження має бути видано (чи надіслано) застрахованій особі не пізніше 5 днів після ухвалення відповідного рішення.

Якщо ж рішення про призначення лікарняних/декретних позитивне, то переходимо до наступного етапу.

Визначаємо суму лікарняних/декретних

Правила обчислення лікарняних/декретних для роботодавця з 2023 року в цілому не змінились. Так, залишилися колишніми порядок визначення розрахункового періоду, перелік виплат, які беруть участь у розрахунку середньої зарплати, процент для обчислення суми лікарняних залежно від страхового стажу тощо.

Водночас з 01.01.2023 Порядок № 1266* було трохи підкориговано. Але внесені зміни фактично закріпили на нормативному рівні практику, що діяла раніше.

* Порядок обчислення середньої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) для розрахунку виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням, затверджений постановою КМУ від 26.09.2001 № 1266.

Наприклад,

до переліку поважних причин додали призупинення дії трудового договору у зв’язку з військовою агресією РФ проти України

Тобто при обчисленні середньоденної зарплати для оплати лікарняних/декретних розрахунковий період слід зменшувати на дні призупинення дії трудового договору. Разом з тим ще 2022 року виключати ці дні з розрахункового періоду рекомендувало Мінсоцполітики (див. лист від 07.07.2022 № 53/0/248-22 // «Податки & бухоблік», 2022, № 77).

Крім того, у Порядку № 1266 прописали, як оплачувати листки непрацездатності працівникам та гіг-спеціалістам резидентів Дія Сіті. Відповідно до п. 3 цього Порядку оплата таким особам лікарняних/декретних здійснюється на основі середнього заробітку, тобто за загальними правилами. Хоча із Закону № 1105 це не випливає. Зауважимо, що на визначенні середньоденної зарплати для оплати лікарняних/декретних спеціалістам резидентів Дія Сіті ФСС наполягав ще у 2022 року (див. лист від 22.08.2022 № 1076-11-1 // «Податки & бухоблік», 2022, № 69).

Але при цьому пам’ятайте, що сума виплат за тимчасовою непрацездатністю спеціалістів резидентів Дія Сіті за місяць не повинна перевищувати заробітку (доходу) за місяць, з якого фактично сплачено страхові внески. На жаль, у Порядку № 1266 не зазначили, як цю вимогу реалізувати. Зокрема, не зрозуміло, із зарплатою (доходом) за який місяць порівнювати розраховану суму допомоги.

Більше про зазначені нововведення див. у статті «Лікарняні 2023: зміни в порядку розрахунку» // «Податки & бухоблік», 2022, № 95 (ср. ).

Тепер про сумісників. Почнемо з того, що в оновленому Законі № 1105 вкрай невдало прописали норму про виплату допомог по тимчасовій непрацездатності та по вагітності та пологах. Відповідно до ст. 22 цього Закону такі допомоги надаються застрахованим особам за основним місцем роботи або за сумісництвом у порядку, встановленому КМУ. Чи означає це, що сумісник має право на допомогу лише за одним місцем роботи? Для відповіді це запитання звернемося до порядку, визначеного КМУ.

Відповідно до підкоригованого з 01.01.2023 п. 30 Порядку № 1266 обчислення середнього заробітку здійснюється страхувальниками окремо за основним місцем роботи та за сумісництвом. Розрахунковий період у такому разі визначається окремо за кожним місцем роботи. Підставами для непрацездатних виплат суміснику є:

1) листок непрацездатності, а у разі видачі лікарняного листка на папері — його копія, засвідчена підписом керівника та скріплена печаткою (за її наявності) за основним місцем роботи, та

2) довідка про середню заробітну плату з основного місця роботи. Форму довідки наведено у додатку до Порядку № 1266. Зверніть увагу: з 01.01.2023 вона трохи змінилася, проте принцип формування довідки залишився тим самим.

Сумарна зарплата, з якої розраховуються виплати, за місяцями розрахункового періоду за основним місцем роботи та за сумісництвом не може перевищувати максимальну величину бази нарахування ЄСВ.

Начебто все залишилося, як і раніше. Але, схоже, ПФУ має з цього приводу іншу думку.

В одному зі своїх коментарів пенсійники стверджують, що розрахунок допомоги по тимчасовій непрацездатності здійснюється із сумарної заробітної плати за основним місцем і за сумісництвом. При цьому допомога надається за вибором застрахованої особи за основним місцем роботи або за сумісництвом. Місце отримання допомоги не впливає на її розмір.

Зауважимо, що з Порядку № 1266 такі висновки не випливають. Наведений пенсійниками механізм виплат нічим не передбачено. Хотілося б, щоб ПФУ у максимально стислий строк надав офіційне роз’яснення з цього питання. А ми обов’язково проінформуємо вас про нього.

Порахували суму лікарняних? Саме час подати заяву-розрахунок на фінансування страхових виплат.

Фінансування страхових виплат

Насамперед звернемо увагу на те, що залишилися незмінними умови здійснення виплат за лікарняними. Зокрема, як і раніше, допомога по тимчасовій непрацездатності оплачується за рахунок страхових коштів з шостого дня хвороби у разі:

— тимчасової непрацездатності внаслідок захворювання або травми, не пов’язаної з нещасним випадком на виробництві, а також тимчасової непрацездатності на період реабілітації внаслідок захворювання чи травми, не пов’язаної з нещасним випадком на виробництві;

— перебування в закладі охорони здоров’я, на самоізоляції під медичним контролем у зв’язку із проведенням COVID-заходів.

У перелічених ситуаціях перші 5 днів оплачує роботодавець.

Увага! Із Закону № 1105 прибрали пільгу для підприємств та організацій товариств УТОГ і УТОС. Раніше допомога по тимчасовій непрацездатності особам з інвалідністю, які працюють у них, з першого дня виплачувалася за рахунок коштів ФСС. З 01.01.2023 жодних винятків для цих підприємств та організацій не передбачено. Отже, вони, як й інші роботодавці, перші 5 днів тимчасової непрацездатності працівників з інвалідністю тепер оплачують за власний рахунок.

З 1 січня 2023 року фінансування страхових виплат здійснює не Фонд соціального страхування, а ПФУ

Пенсійний фонд має затвердити свою нормативку під оновлений Закон № 1105. До 01.01.2023 зробити це не встигли. Тому поки що фінансування здійснюється відповідно до Порядку, затвердженого постановою правління ФСС від 19.07.2018 № 12 (далі — Порядок № 12), з урахуванням особливостей, передбачених постановою № 28-3*.

* Постанова правління ПФУ «Деякі питання фінансування для здійснення виплат та надання соціальних послуг, визначених Законом України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 21.12.2022 № 28-3.

Таким чином, як і раніше, для отримання страхових виплат роботодавцю необхідно скласти заяву-розрахунок. Поговоримо про цей документ.

Подаємо заяву-розрахунок. З 1 січня 2023 року страхувальник-роботодавець подає заяву-розрахунок на фінансування виплати допомоги до Пенсійного фонду. При цьому не має значення, до або після зазначеної дати було сформовано/видано лікарняний.

Формувати заяву-розрахунок слід через відповідний інтерфейс в особистому електронному кабінеті страхувальника на вебпорталі ПФУ.

Форма заяви-розрахунку не змінилася.

При її заповненні автоматично підтягується частина інформації про страхувальника (зокрема, найменування, код ЄДРПОУ), а також відомості з електронних листків непрацездатності, готових до сплати, та про страховий стаж працівника. Це, звісно, полегшує процес складання заяви-розрахунку.

Важливо! Рекомендуємо перевіряти відомості про страховий стаж. Якщо щось не зійшлося, слід здійснити коригування та за необхідності надати відповідну інформацію Пенсійному фонду. До заяви-розрахунку можна додати скан-копії документів та пояснення.

Як консультує ПФУ, максимальна кількість лікарняних листків в одній заяві становить 200 штук.

Сформовану заяву-розрахунок перед відправленням до ПФУ можна переглянути, відкоригувати та зберегти. Також є можливість її роздрукувати.

Майте на увазі: за електронними та паперовими листками непрацездатності потрібно складати окремі заяви-розрахунки.

Як зазначив у своєму роз’ясненні ПФУ, заяви-розрахунки за паперовими листками непрацездатності необхідно заповнювати в режимі ручного введення даних із прикріпленням відсканованих копій таких листків. Щоправда, на момент підготовки статті до публікації можливість подання заяви-розрахунку для паперових лікарняних на порталі ПФУ не було реалізовано. Але програмне забезпечення активно доопрацьовується. Тому, сподіваємося, все незабаром налагодиться.

Також пенсійники обіцяли, що за відсутності доступу до вебпорталу можна буде подати заяву-розрахунок на папері до будь-якого сервісного центру ПФУ. Проте у постанові № 28-3 є суттєві уточнення.

По-перше, паперову заяву-розрахунок має супроводжувати її електронна форма на електронному носії інформації. При цьому, на жаль, не зазначили, в якому форматі така електронна копія має подаватися.

По-друге, у постанові № 28-3 йдеться про подання заяви-розрахунку вже не до будь-якого сервісного центру, а до головних управлінь ПФУ в областях та м. Києві за основним місцем обліку страхувальників.

Виплата допомоги. Якщо з формуванням та надсиланням заяви-розрахунку ви впоралися, ПФУ зобов’язаний профінансувати виплату допомоги протягом 3 робочих днів після надходження такої заяви (абзац третій ч. 1 ст. 26 Закону № 1105). Як і раніше, надходитимуть кошти на окремі поточні рахунки, відкриті страхувальниками для зарахування страхових сум та зазначені у заяві-розрахунку.

Відповідно до ч. 2 ст. 24 Закону № 1105

виплатити лікарняні/декретні найманим працівникам слід у найближчий після дня призначення допомоги строк, установлений роботодавцем для виплати заробітної плати

А що робити, якщо гроші від ПФУ не надійшли вчасно? Виплачувати допомогу за власний рахунок, компенсуючи витрати роботодавця коштами, що надійдуть від ПФУ, ми не рекомендуємо. Такі дії можуть не сподобатися пенсійниками. І тоді свою правоту доведеться відстоювати у суді. Хоча судова практика на вашій стороні (див. статтю «Виплата лікарняних зі свого карману та залік із ФСС: чи буде нецільове використання?» // «Податки & бухоблік», 2022, № 67).

Повідомлення про виплату страхових коштів. Порядок № 12, який, як ми згадували раніше, поки що продовжує діяти, вимагає, щоб після здійснення страхових виплат страхувальник звітував за ними. Зробити це згідно з п. 10 Порядку № 12 слід протягом місяця з дня виплати допомоги шляхом подання повідомлення про проведені виплати.

Як зазначено у п. 1 постанови № 28-3, повідомлення про виплату коштів застрахованим особам може бути надіслано через вебпортал електронних послуг ПФУ або у паперовій формі разом з електронною копією на електронному носії інформації. Проте на момент підготовки статті до публікації на вебпорталі ПФУ створити форму повідомлення було неможливо. Що стосується паперового повідомлення, то виникає те саме питання, що й із заявою-розрахунком. Немає розуміння, в якому форматі слід подавати електронну копію такого повідомлення. Тож залишається лише сподіватися, що ПФУ оперативно вирішить ці проблеми.

Висновки

  • З 01.01.2023 страхові виплати здійснюються, якщо звернення за їх призначенням надійшло не пізніше 6 календарних місяців з дня відновлення працездатності (закінчення відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами).
  • Рішення про призначення допомоги приймає страхувальник або уповноважені ним особи.
  • Документи для призначення допомоги по тимчасовій непрацездатності розглядаються не пізніше 10 робочих днів з дня їх надходження, а допомоги по вагітності та пологах — протягом 3 робочих днів.
  • З 1 січня 2023 року страхувальник-роботодавець подає заяву-розрахунок на фінансування лікарняних та декретних до ПФУ.
App
Завантажуйте наш мобільний додаток Factor

© Factor.Media, 1995 -
Всі права захищені

Використання матеріалів без узгодження з редакцією заборонено

Ознайомитись з договором-офертою

Приєднуйтесь
Адреса
м. Харків, 61002, вул. Сумська, 106а
Ми приймаємо
ic-privat ic-visa ic-visa

Ми використовуємо cookie-файли, щоб зробити сайт максимально зручним для вас та аналізувати використання наших продуктів та послуг, щоб збільшити якість рекламних та маркетингових активностей. Дізнатися більше про те, як ми використовуємо ці файли можна тут.

Дякуємо, що читаєте нас Увійдіть і читайте далі