Правила оформлення первинних документів

Важливість ДСТУ

Перше, що цікавить бухгалтерів, коли мова заходить про оформлення первинних документів, так це: чи слід при їх складанні чітко дотримуватися вимог ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» (див. «ДСТУ про діловодство: що нового?» // «Податки & бухоблік», 2021, № 73)?

Відразу зазначимо, що

Аргументуємо це тим, що:

1) дія ДСТУ 4163:2020 поширюється на організаційно-розпорядчі документи, зокрема, на:

— організаційні (положення, статути, посадові інструкції, штатні розписи тощо);

— розпорядчі (постанови, рішення, накази, розпорядження);

— інформаційно-аналітичні (акти, довідки, доповідні записки, пояснювальні записки, службові листи тощо) документи.

Як бачимо, серед документів, на які поширюється дія цього ДСТУ, бухгалтерських первинних документів немає;

2) Закон про бухоблік* не вимагає, щоб первинні документи були оформлені саме за вимогами якогось ДСТУ.

* Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 № 996-XIV.

Він говорить, що первинні документи повинні містити відомості про господарську операцію (дію або подію, яка викликає зміни в структурі активів та зобов’язань, власному капіталі підприємства), а також обов’язкові реквізити, визначені ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік.

Отже, робимо висновок: при складанні первинного документа спиратися обов’язково на вимоги вищезгаданого ДСТУ не потрібно.

Це підтверджує і Мінфін у листі від 22.09.2021 № 41020-07/К-64/1/2109 (див. «Новий ДСТУ 4163:2020 та бухпервинка» // «Податки & бухоблік», 2021, № 79). У ньому бухрегулятор заявляє, що для цілей бухгалтерського обліку господарських операцій необхідно виконувати вимоги до оформлення первинних документів, визначені у:

— Законі про бухоблік;

— Положенні № 88*.

* Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.95 № 88.

Отже, якщо при складанні первинного документа не було дотримано вимог ДСТУ 4163:2020, але були дотримані вимоги Закону про бухоблік та Положення № 88 (документ міститиме всі обов’язкові реквізити), то такий документ вважатиметься для цілей бухобліку первинним.

Типові форми документів

За загальним правилом первинні документи складаються на бланках типових і спеціалізованих форм, затверджених відповідним органом державної влади (п. 2.6 Положення № 88).

Але вони не завжди є зручними для того чи іншого підприємства. Більше того, деяка первинка офіційно затверджених форм узагалі не має. А буває, що з часом офіційні форми скасовують.

Так, наприклад, сталося із типовими формами первинки з обліку ОЗ, МШП, сировини та матеріалів, а також роботи будмашин та механізмів. Вони скасовані ще у 2021 році наказом Держстату від 17.09.2021 № 238 (див. «Прощавай, типова первинко з ОЗ, МШП, запасів!» // «Податки & бухоблік» 2021, № 85).

Так от, якщо підприємству не підходить затверджена типова форма первинного документа або вона була скасована чи для певного документа взагалі немає затвердженої форми, то для документування господарських операцій доцільно використовувати самостійно виготовлені бланки. На це прямо вказує п. 2.6 Положення № 88.

Але пам’ятайте: такі бланки повинні містити обов’язкові реквізити або реквізити типових чи спеціалізованих форм (п. 2.3 Положення № 88). Перелік таких реквізитів шукайте нижче.

Щоб можна було використовувати в обліку самостійно розроблені форми первинки, їх використання слід затвердити наказом керівника або іншим розпорядчим документом. Окрім, власне, форми документа, резонно затвердити також порядок його застосування та інструкцію із заповнення.

Якщо підприємству буде зручно, то, як приклад, можна взяти форму скасованого типового документа. При цьому ніхто не заважає з нього викинути ті реквізити, які підприємство вважає зайвими (застарілими), і доповнити потрібними. Головне, щоб у цьому документі після всіх удосконалень були обов’язкові реквізити.

Можна піти іншим шляхом: пошукати затверджені форми подібних документів інших органів влади і взяти їх на озброєння. Так, наприклад, після того, як Держстат скасував форми первинних документів з обліку ОЗ, багато підприємств використовують форми ОЗ-первинки, затверджені наказом Мінфіну від 13.09.2016 № 818 для бюджетників.

Вимоги до первинних документів

Як було сказано вище, вимоги до первинних документів визначають Закон про бухоблік та Положення № 88. Відповідно до них первинний документ — це документ, який містить відомості про господарську операцію (ст. 1 Закону про бухоблік).

При цьому такий документ може складатися у паперовій або в електронній формі.

Нагадаємо, що записи у первинних документах, створених у паперовій формі, повинні здійснюватися тільки у темному кольорі чорнилом, пастою кулькових ручок. Вільні рядки підлягають обовʼязковому прокреслюванню.

Записи у первинних документах, створених в електронній формі, здійснюються за допомогою електронних засобів оброблення інформації та іншими засобами, які б забезпечили збереження цих записів протягом установленого строку зберігання документів та запобігли внесенню несанкціонованих і непомітних виправлень.

Крім того, варто пам’ятати, що усі первинні документи, регістри бухобліку, бухгалтерська та інша звітність мають бути складені українською мовою (п. 1.4 Положення № 88). Документи, які є підставою для записів у бухгалтерському обліку і складені іноземною мовою, повинні мати впорядкований автентичний переклад українською мовою. Про це нагадують і податківці у своїх роз’ясненнях (БЗ 102.18).

Обов’язкові реквізити

Перелік реквізитів. Щоб документ було визнано первинним, він повинен мати певні реквізити. Серед обов’язкових (див. ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік, п. 2.3 Положення № 88):

— назва документа;

— дата складання;

— назва підприємства, від імені якого складено документ;

— зміст та обсяг господарської операції, одиниця виміру господарської операції;

— посади і прізвища (крім первинних документів, вимоги до яких встановлюються НБУ) осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;

— особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Зауважимо:

Наприклад, обов’язковим реквізитом ТТН є, крім вищенаведених реквізитів, і найменування (прізвище, ім’я, по батькові) перевізника та/або експедитора, замовника, вантажовідправника, вантажоодержувача, а також дані про автомобіль (марка, модель, тип, реєстраційний номер), причіп/напівпричіп (марка, модель, тип, реєстраційний номер), пункти навантаження та розвантаження із зазначенням повної адреси (п. 11.1 Правил № 363*).

* Правила перевезень вантажів автомобільним транспортом в Україні, затверджені наказом Мінтрансу від 14.10.97 № 363.

Звісно ж, не забороняється також додавати свої реквізити (наприклад, код ЄДРПОУ; номер документа; підставу для здійснення операцій; дані про документ, що засвідчує особу-одержувача, тощо). Хоча не щодо усіх документів це можливо. Адже інколи законодавство вимагає використовувати первинні документи тільки затвердженої певним органом форми. От тоді свавілля у реквізитах не допускається.

Заповнення реквізитів. Як бачимо перелік обов’язкових реквізитів первинних документів не такий і великий. Хоча інколи їх заповнення може викликати певні запитання. Щоб їх не було, далі коротко пробіжимося по правилах заповнення цих реквізитів.

1. Дата складання. Господарські операції мають відображатися у бухобліку в тому звітному періоді, в якому вони були здійснені (ч. 5 ст. 9 Закону про бухоблік). Виходячи з цього дата, яка вказується у первинному документі, як дата складання, має відповідати даті фактичного здійснення господарської операції.

2. Назва підприємства. Узагалі-то назва підприємства складається із двох частин: організаційно-правової форми підприємства і самої власної назви підприємства (наприклад, Товариство з обмеженою відповідальністю «Мрія»).

При заповненні цього реквізиту первинного документа слід брати назву, яка відповідає найменуванню підприємства, що міститься в його установчих документах.

Можна використовувати при заповненні цього реквізиту скорочене найменування підприємства. Звичайно, за умови, що воно офіційно зафіксоване в статуті (положенні про підприємство). Під скороченим найменуванням слід розуміти скорочене написання організаційно-правової форми підприємства (наприклад, ТОВ «Мрія»), а от скорочувати власну назву підприємство не можна (виняток — випадки, коли таке скорочення зафіксовано у статуті).

3. Зміст і обсяг господарської операції. Правила заповнення цього реквізиту первинного документа уже давно описав Мінфін у листах від 18.03.2019 № 35210-06-5/7548 і від 14.03.2012 № 31-08410-07/23-1994/1318 (ср. ). У них він зауважив, що

При цьому така деталізація має забезпечити розкриття змісту господарської операції та ідентифікувати активи, зобов’язання, доходи або витрати, які пов’язані з операцією, з метою правильного подальшого їх відображення в аналітичному обліку та регістрах бухобліку для узагальнення інформації.

4. Підпис. Підписувати первинний документ має особисто особа, яка бере участь у господарській операції. При цьому такий підпис може бути скріплений печаткою.

Якщо мова йде про електронний документ, то на нього має бути накладений електронний підпис.

Щоб особа могла підписати певний первинний документ, їй має бути делеговане таке право. Перелік осіб, що мають право підписувати первинні документи, затверджує керівник підприємства:

— розпорядчим документом (наприклад, наказом по підприємству);

— у посадовій інструкції працівника.

Якщо право підпису надано не працівнику підприємства, то повноваження на підпис даються, зокрема, письмовим договором, довіреністю, актом органу юридичної особи тощо.

Відсутність одного із реквізитів

Звісно, бажано, щоб у первинному документі були заповнені всі обов’язкові реквізити (їх перелік див. вище). Якщо у первинному документі не буде заповнений якийсь обов’язковий реквізит (наприклад, дата складання, назва посади та прізвище підписанта, недостатня деталізація даних про госпоперацію тощо), то податківці на місцях можуть сказати, що такий документ не підтверджує реальність здійснення операції.

Водночас з їхніми нападками можна боротися. Адже згідно з ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік та п. 2.3 Положення № 88 неістотні недоліки в документах, що містять відомості про господарську операцію, не є підставою для невизнання господарської операції, за умови, що такі недоліки:

— не перешкоджають можливості ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції;

— містять відомості про дату складання документа, назву підприємства, від імені якого складено документ, зміст та обсяг господарської операції тощо.

На цьому акцентують увагу і головні фіскали (БЗ 102.18), і суди (див., наприклад, постанови ВС від 02.06.2022 у справі № 160/70/19 і від 18.05.2022 у справі № 280/5989/20).

Так, наприклад, суди зазначають, що ступінь деталізації опису госпоперації у первинному документі законодавством не встановлена. А тому відсутність максимальної деталізації виду наданих послуг не перешкоджає прийняттю цих документів до обліку та не спростовує фактичне виконання госпоперацій (див. постанову ВС від 02.06.2023 у справі № 820/1810/16).

Водночас і зневажливо ставитися до реквізитів первинних документів також не варто. Адже коли у первинному документі буде допущено багато помилок, то інколи суди можуть стати на бік податківців. Тому краще заповнювати у первинному документі всі обовʼязкові реквізити і причому робити це слід чітко і зважено.