Електронний чи паперовий?
Листок непрацездатності — це електронний документ, сформований програмними засобами електронного реєстру листків непрацездатності на підставі медичного висновку про тимчасову непрацездатність або документа, що засвідчує факт усиновлення дитини, і зареєстрований за єдиним реєстраційним номером цього реєстру. Таке визначення терміна «листок непрацездатності» ви знайдете в п. 16 ч. 2 ст. 1 Закону України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 23.09.99 № 1105-XIV (далі — Закон № 1105).
Працювати зі сформованими електронними листками непрацездатності (далі також е-лікарняний) страхувальники можуть на порталі ПФУ в особистому кабінеті.
Разом з тим на період дії воєнного стану та протягом трьох місяців з дня його припинення/скасування лікарям дозволено видавати:
1) лікарняні листи на затверджених бланках, якщо:
— продовжується лікарняний, що був виданий на папері до 01.10.2021;
— сплив строк (7 днів з дати формування е-медвисновку), протягом якого лікар може внести зміни до е-медвисновку про тимчасову непрацездатність. Рішення про видачу паперового лікарняного приймає лікарсько-консультативна комісія (ЛКК) закладу охорони здоров’я, а за її відсутності керівник закладу;
— через технічні причини (помилки) е-медвисновок не передано протягом 7 днів до Електронного реєстру листків непрацездатності й е-лікарняний не створено;
— застрахована жінка усиновлює новонароджену дитину;
— зупинено доступ до центральної бази даних електронної системи охорони здоров’я;
— внаслідок дії обставин непереборної сили пацієнт порушив строк звернення для продовження випадку тимчасової непрацездатності та на дату звернення він залишається непрацездатним. Рішення про видачу такого листка непрацездатності приймає ЛКК закладу охорони здоров’я, а за її відсутності керівник закладу. Перевірте наявність відповідних підписів та печаток на бланку листка непрацездатності;
2) роздруковані на білому аркуші паперу листки непрацездатності в разі відсутності у закладі охорони здоров’я бланків лікарняних листів та неможливості їх отримання. Рішення про роздруківку приймає заклад охорони здоров’я, якщо не має бланків листків непрацездатності, а також не має можливості їх отримати. Форма роздрукованого листка непрацездатності повинна відповідати затвердженій наказом МОЗ, Мінпраці, ФСС з ТВП, Фонду соцстрахування від нещасних випадків від 03.11.2004 № 532/274/136-ос/1406. Тобто вигляд як у бланка, але на звичайному папері.
Роздрукований листок непрацездатності прирівнюється до листка непрацездатності, виданого на бланку (див. п. 1 наказу МОЗ від 25.03.2022 № 522). Він підтверджує факт непрацездатності та є підставою для призначення відповідних виплат.
Порада:
якщо паперовий лікарняний є продовженням електронного, то перевірте, щоб на бланку листка непрацездатності був зазначений номер е-лікарняного, який продовжується
Підсумуємо. Сьогодні страхувальники можуть отримати електронний лікарняний, листок непрацездатності, виданий на бланку або роздрукований на білому аркуші паперу. Всі ці належним чином оформлені документи засвідчують тимчасову непрацездатність особи.
Наповнення лікарняного
Почнемо з паперового листка непрацездатності. Заповнення лікарем його реквізитів регулює Інструкція про порядок заповнення листка непрацездатності, затверджена наказом МОЗ, Мінсоцполітики, ФСС з ТВП, ФНВ від 03.11.2004 № 532/274/136-ос/1406. Проконтролювати коректність формування вам допоможе стаття «Перевіряємо заповнення лицьового боку лікарняного листа» // «Податки & бухоблік», 2017, № 14.
Далі детально розглянемо порядок наповнення окремих реквізитів електронного листка непрацездатності, оскільки страхувальники працюють в переважній більшості саме з електронними лікарняними.
Отже, електронний листок непрацездатності (ЛН) та реквізит…
«Номер ЛН». У загальному випадку унікальний номер електронного листка непрацездатності має, наприклад, такий вигляд «7654321-1234567890-1» і таку структуру:
— цифри до тире (у прикладі — «7654321») — це номер випадку непрацездатності;
— цифри між двох тире (у прикладі — «1234567890») — порядковий номер листка непрацездатності;
— цифра в кінці (у прикладі — «1») — номер версії. Номер версії позначається цифрою «1» при створенні нового листка та при створенні листка як продовження. Номер може збільшуватися («2», «3» та далі за порядком), якщо до листка непрацездатності вносяться зміни.
Увага! За неосновним місцем роботи (діяльності) застрахованої особи формується цифрова копія е-лікарняного. Що це копія, буде зрозуміло з реквізиту «Номер ЛН». У ньому до унікального номера е-лікарняного буде додано порядковий номер копії після знаку крапки «7654321-1234567890-1.1».
Якщо у особи декілька неосновних місць роботи (діяльності), то цифра після крапки буде зростати за порядком («.2», «.3» і далі).
Цифра після крапки в номері цифрової копії лікарняного є технічною інформацією. Тому її не зазначаємо в протоколі про призначення лікарняних, заяві-розрахунку тощо (номер лікарняного зазначаємо до крапки).
«Номер випадку непрацездатності». Номер випадку непрацездатності допомагає ідентифікувати, є електронний лікарняний первинним чи продовженням. Якщо на одного працівника відкрито декілька електронних лікарняних, що йдуть один за одним, то такі
е-лікарняні складають один страховий випадок, якщо у них збігається номер випадку непрацездатності
Наприклад, в електронному кабінеті страхувальника наявні два електронних листки непрацездатності. Перший лікарняний від 20.11.2023 з номером 7654321-1234567890-1. Другий лікарняний від 24.11.2023 з номером 7654321-1254879610-1. Ці лікарняні складають один страховий випадок, оскільки мають один номер випадку непрацездатності — 7654321.
«Дата відкриття», «Дата закриття». Несподівано, але реквізит «Дата відкриття» містить дату відкриття е-лікарняного. ☺ А ось «Дата закриття» — це прогнозована дата, після якої відновиться працездатність особи, або дата наступного огляду пацієнта.
В е-лікарняному ви відразу бачите й дату його відкриття, й дату його закриття. Тобто е-лікарняний одразу і відкривається, і закривається. Проте не спішіть його брати в роботу, як тільки він потрапить до кабінету страхувальника. Чому? Читаємо далі.
«Статус ЛН». Електронний листок непрацездатності може мати в Реєстрі такі статуси: «Закритий», «Готово до сплати (виданий)», «Помилково сформований», «Недійсний» та «Оплачений». На що тут слід звернути увагу.
Як тільки е-лікарняний з’являється в кабінеті страхувальника, він має статус «Закритий». Проте закритий, це ще не виданий.
Звичайний е-лікарняний вважається виданим страхувальнику через 7 днів після дати його закриття, а листок непрацездатності з причиною непрацездатності «Вагітність та пологи» — через 7 днів з дати відкриття листка непрацездатності
Після завершення цього терміну статус лікарняного повинен змінитися на «Готово до сплати». Навіщо чекати 7 днів? Протягом цього періоду лікар може вносити зміни до е-лікарняного, у тому числі й змінювати дату закриття листка непрацездатності.
Статус «Помилково сформований» може отримати е-лікарняний, якщо медвисновок, на підставі якого його створено, було сформовано з помилками.
Статус «Недійсний» отримає е-лікарняний, якщо він «наїжджає» на вже відкритий лікарняний працівника, проте не скорочує його. Про скорочення читайте в статті «Лікарняний наїхав на лікарняний» // «Податки & бухоблік», 2023, № 95.
«Оплачений» має статус е-лікарняний, який був профінансований ПФУ.
«Ознака алкогольного/наркотичного сп’яніння». Позначка «Так» у цьому полі означає, що лікарем установлено, що тимчасова непрацездатність настала внаслідок алкогольного, наркотичного, токсичного сп’яніння або дій, пов’язаних з таким сп’янінням.
«Порушення режиму лікування». Якщо режим не порушувався, то в полі «Позначка про порушення режиму лікування» буде зазначено «Ні».
У випадках, коли лікарем установлено факт порушення призначеного режиму лікування (відмова від огляду МСЕК; відмова від госпіталізації; невиконання рекомендацій лікаря; самовільне залишення закладу охорони здоров’я; навмисне заподіяння шкоди своєму здоров’ю або симуляція хвороби), формується новий медичний висновок (і, відповідно, е-лікарняний) із заповненням полів «Дата порушення режиму лікування» та «Вид порушення режиму лікування».
«Причина непрацездатності». Вона впливає на порядок оплати лікарняного. Детально про нього див. табл. 1 статті «Право на лікарняні та допомогу по вагітності та пологах» // «Податки & бухоблік», 2023, № 95.
Строки розгляду та алгоритм проходження лікарняного
Крок 1. Отримуємо лікарняний. Якщо мова йде про паперовий листок непрацездатності, то його надає працівник. Такий лікарняний одразу беремо в роботу.
Появу електронних лікарняних страхувальник (уповноважена ним особа) перевіряє самостійно в особистому кабінеті страхувальника на порталі Пенсійного фонду. Законодавець не зобов’язує працівника інформувати роботодавця про формування медвисновку, на підставі якого буде створено е-лікарняний. Разом з тим необхідність такого інформування роботодавець може закріпити у внутрішніх документах, що регулюють питання трудової дисципліни.
Цікавий момент. Формально е-лікарняний слід брати в роботу після завершення семиденного терміну очікування та зміни статусу на «Готово до сплати». Проте рекомендуємо вам цей період очікування використати з користю та пройти крок 2.
Крок 2. Визначаємо страховий стаж. Детально порядок визначення страхового стажу див. «Визначаємо страховий стаж» // «Податки & бухоблік», 2023, № 95 (ср. ).
Де зазначати інформацію про страховий стаж, якщо маємо е-лікарняний? Це питання віддано на відкуп роботодавцям. Тобто у випадку з е-лікарняними можете самостійно визначити, де і в якому вигляді ви її фіксуватимете.
Крок 3. Призначаємо виплати. Рішення про призначення лікарняних/допомоги по вагітності та пологах приймає страхувальник або уповноважені ним особи.
Документи для призначення лікарняних розглядають не пізніше 10 робочих днів з дня їх надходження, а для призначення допомоги по вагітності та пологах — не пізніше 3 робочих днів з дня їх надходження
Увага! За е-лікарняним днем надходження слід вважати день видачі такого лікарняного (див. вище). У цей день листок непрацездатності змінить статус на «Готово до сплати».
При призначенні виплат за паперовими лікарняними враховуємо строки давності. Відповідно до ч. 5 ст. 24 Закону № 1105 страхові виплати, передбачені цим Законом, здійснюються у разі, якщо звернення за їх призначенням надійшло не пізніше 6 календарних місяців з дня відновлення працездатності, закінчення відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами.
А ось за е-лікарняними виплати можна призначити й після спливу шестимісячного строку. Річ у тім, що сформований в електронному кабінеті страхувальника електронний листок непрацездатності вважається поданим страхувальнику для призначення страхової виплати, коли він набуває статусу «Готово до сплати» (див. лист Пенсійного фонду України від 17.07.2023 № 2800-030401-8/39741 та наш коментар до нього «е-Лікарняні: чи призначати, якщо минуло 6 місяців?» // «Податки & бухоблік», 2023, № 58).
Якщо прийнято рішення про відмову в призначенні страхових виплат, про це слід проінформувати застраховану особу не пізніше 5 днів після його прийняття. Як саме? Видати або надіслати такій особі повідомлення про відмову в призначенні допомоги із зазначенням причини відмови та порядку оскарження.
Крок 4. Подаємо Податковий розрахунок з Д1 з типом «Звітний» як «Довідковий», якщо плануємо отримувати фінансування від ПФУ та до розрахункового періоду входять місяці кварталу, за який ще не настав час звітувати.
А ось після закінчення звітного кварталу за місяці такого кварталу «Довідковий» звіт не пройде. Треба буде подати Податковий розрахунок з типом «Звітний».
Крок 5. Обчислюємо суму непрацездатних виплат. Розраховані суми виплат відображаємо в бухобліку (див. статтю «Лікарняні та декретні: оподатковуємо та обліковуємо» // «Податки & бухоблік», 2023, № 95).
Крок 6. Формуємо заяву-розрахунок на отримання фінансування від ПФУ в особистому електронному кабінеті страхувальника на вебпорталі ПФУ. Складаємо такі заяви-розрахунки окремо за електронними та паперовими листками непрацездатності.
Якщо з формуванням та надсиланням заяви-розрахунку ви впоралися,
ПФУ зобов’язаний профінансувати виплату допомоги протягом 3 робочих днів після надходження такої заяви
Крок 7. Виплачуємо лікарняні та допомогу по вагітності та пологах:
— найманим працівникам — у найближчий після дня призначення допомоги строк, установлений для виплати заробітної плати;
— застрахованим особам, які працюють на умовах цивільно-правового договору ( у тому числі на умовах гіг-контракту), — протягом 10 робочих днів після призначення допомоги.
Зауважимо, що оплату перших п’яти днів за рахунок роботодавця можна виплати працівнику до настання зазначеного вище строку.
Крок 8. Формуємо повідомлення про виплату коштів застрахованим особам в особистому кабінеті страхувальника на порталі ПФУ. Строк подання — протягом місяця з дня проведення виплат.
Увага! Форма повідомлення про виплату кошті з’явилася на порталі ПФУ тільки в листопаді цього року. Про неї ви могли прочитати в статті «Повідомлення про виплату лікарняних: спроба 2» // «Податки & бухоблік», 2023, № 88. До цього повідомлення про виплату коштів страхувальники або особисто надавали до ПФУ (в паперовому вигляді), або надсилали за допомогою порталу ПФУ (розділ «Комунікації з ПФУ» — «Звернення»).
Разом з тим на місцях
окремі територіальні органи ПФУ наполягають, що страхувальникам слід сформувати в особистому кабінеті на порталі ПФУ повідомлення про виплату коштів за усіма заявами-розрахунками, створеними з 01.01.2023
Приклад — Головне управління ПФУ в Тернопільській області.
Тож рекомендуємо вам звернутися до ПФУ з запитом щодо необхідності такого подання у випадку, якщо повідомлення вже були подані до того, як ПФУ майже через 10 місяців зміг реалізувати цю функцію на порталі. Подати таке звернення можна за допомогою порталу ПФУ (розділ «Комунікації з ПФУ» — «Звернення»).
Підсумуємо. Якщо говоримо, наприклад, про найманих працівників, то страхувальник повинен так організувати роботу, щоб після отримання звичайного листка непрацездатності встигнути (1) протягом 10 робочих днів призначити лікарняні та (2) обчислити їх суму, подати заяву-розрахунок, отримати фінансування й виплатити допомогу у найближчий після дня призначення допомоги строк, установлений для виплати зарплати. У випадку з листком непрацездатності з причиною непрацездатності «Вагітність та пологи» все ще прискорюється, оскільки на призначення допомоги відведено не 10, а 3 робочих дні. Ну і після виплати слід не проґавити строки подання повідомлення про виплату коштів.
А що буде, якщо порушити ці строки? Наприклад, призначити не через 10 днів, а через місяць, або затримати виплату коштів? Відповідь вас здивує: конкретно за порушення цих строків нічого не буде. Єдине, де можуть бути неприємні моменти, — це невиконання строків подання повідомлення про виплату коштів. У цьому випадку страхувальнику може загрожувати перевірка від ПФУ, але тільки якщо повідомлення не буде подано протягом 3 місяців з дня здійснення фінансування ПФУ. Та ми не закликаємо порушувати. Звісно, краще мати добрі стосунки з пенсійниками та своєчасно все призначати й виплачувати працівникам. Адже хворіти зараз дуже не дешево.
Висновки
- Сьогодні страхувальники можуть отримати електронний лікарняний, листок непрацездатності, виданий на бланку або роздрукований на білому аркуші паперу.
- е-Лікарняний вважається виданим страхувальнику після завершення семиденного терміну очікування та набуття статусу «Готово до сплати».
- Страхувальник (уповноважені ним особи) виносить рішення про призначення допомоги по тимчасовій непрацездатності не пізніше 10 робочих днів з дня надходження лікарняного, а про призначення допомоги по вагітності та пологах — не пізніше 3 робочих днів.
- Найманим працівникам лікарняні та допомогу по вагітності та пологах виплачуємо у найближчий після дня призначення допомоги строк, установлений для виплати заробітної плати.
