Середньоденну зарплату (дохід) знаходять, розділивши нараховану за розрахунковий період зарплату (дохід), на яку нарахований ЄСВ, на кількість календарних днів зайнятості у розрахунковому періоді, без урахування календарних днів, не відпрацьованих з визначених поважних причин.
У такому ж порядку обчислюють і середню денну суму зарплати (доходу) застрахованої особи, яка є працівником або гіг-спеціалістом резидента Дія Сіті, з якої фактично сплачено страхові внески. Це прямо зазначено в п. 3 Порядку обчислення середньої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) для розрахунку виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням, затвердженого постановою КМУ від 26.09.2001 № 1266 (далі — Порядок № 1266).
Що ж, окреслюємо собі план робіт. Спочатку розберемося з днями зайнятості, а далі з виплатами в розрахунковому періоді.
Дні зайнятості
Під днями зайнятості в розрахунковому періоді Порядок № 1266 розуміє дні перебування у трудових відносинах або виконання робіт (надання послуг) за цивільно-правовими договорами (далі — ЦПД) чи провадження підприємницької або іншої діяльності, пов’язаної з отриманням доходу безпосередньо від такої діяльності. Тобто залежно від того, кому саме проводите розрахунок середньої зарплати, використовуєте той чи інший показник. Наприклад, якщо розрахунок:
— найманому працівнику, то днями зайнятості в розрахунковому періоді будуть дні перебування у трудових відносинах з роботодавцем за останнім укладеним трудовим договором (контрактом), за яким призначена допомога;
— гіг-спеціалісту або особі, що виконувала роботи (надавала послуги) за ЦПД, — дні, що входять до періоду надання послуг (виконання робіт) відповідно до укладеного гіг-контракту або ЦПД.
При підрахунку загальної кількості днів у розрахунковому періоді не враховуємо дні, на які припала дія поважних причин нероботи, перелічених у п. 3 Порядку № 1266. Це:
1) тимчасова непрацездатність;
2) відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами;
3) відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку та шестирічного віку за медичним висновком (незалежно від підстави надання);
4) відпустка без збереження заробітної плати;
5) призупинення дії трудового договору у зв’язку з військовою агресією рф проти України;
6) період, протягом якого працівник проходив військову службу під час дії особливого періоду і за ним не зберігався роботодавцем середній заробіток за такий період.
Перелік поважних причин, наведений у п. 3 Порядку № 1266, є вичерпним. Дні, не відпрацьовані з інших причин, не виключаємо з загальної кількості днів у розрахунку
Тобто якщо у працівника є невідпрацьовані періоди, наприклад, у зв’язку з роботою на умовах неповного робочого тижня або простоєм, прогулом, неявками, як з нез’ясованих причин, так і з інших причин (у табелі обліку робочого часу «НЗ» та «І» відповідно), оплачуваною відпусткою, то всі ці дні враховуємо в загальній кількості днів у розрахунковому періоді, які візьмуть участь у розрахунку середньої лікарняної зарплати.
Приклад 1. Працівник був прийнятий на роботу у 2021 році. З 13 по 25 листопада 2023 року він перебував на лікарняному. Розрахунковий період — листопад 2022 року — жовтень 2023 року (365 к. дн.). У розрахунковому періоді працівник:
— з 1 по 26 грудня 2022 року перебував у відпустці без збереження зарплати, як внутрішньо переміщена особа (26 к. дн.);
— з 27 грудня 2022 року по 31 березня 2023 року — у відпустці за свій рахунок за угодою сторін (95 к. дн.).
З 3 квітня 2023 року працівнику було встановлено на підставі його заяви неповний робочий тиждень з робочими днями понеділок — середа.
При підрахунку кількості днів у розрахунковому періоді не враховуємо дні перебування працівника у відпустках за свій рахунок. Дні, не відпрацьовані у зв’язку з роботою в режимі неповного робочого часу, залишаємо в розрахунку.
Загальна кількість календарних днів, що візьме участь у розрахунку середньої зарплати:
365 - 26 - 95 = 244 (к. дн.).
Приклад 2. Працівниця була прийнята на роботу у 2021 році. На підставі сформованого листка непрацездатності з 09.11.2023 їй призначено допомогу по вагітності та пологах. У розрахунковому періоді (листопад 2022 року — жовтень 2023 року, 365 к. дн.) працівниця перебувала у відпустках за свій рахунок за угодою сторін з 1 по 30 грудня 2022 року (30 к. дн.), з 2 січня по 3 лютого (33 к. дн.), з 6 по 28 лютого 2023 року (23 к. дн.). Зазначені відпустки переривалися вихідними днями 31 грудня 2022 року, 1 січня, 4 та 5 лютого 2023 року. Інший час відпрацьовано повністю.
Відповідно до умов прикладу у працівниці періоди дії поважних причин переривалися вихідними днями. Такі вихідні дні залишаємо в загальній кількості днів у розрахунковому періоді. Не враховуємо виключно дні дії поважних причин. Тобто
якщо поважні причини перериваються вихідними днями, то вихідні дні залишаємо в розрахунку, навіть якщо місяць не відпрацьовано повністю
На це звертає увагу ПФУ в листі від 21.03.2023 № 10344-8077/У-03/8-2800/23.
Загальна кількість календарних днів, що візьме участь у розрахунку середньої зарплати:
365 - 30 - 33 - 23 = 279 (к. дн.).
Приклад 3. Працівника було прийнято на роботу у 2019 році. Відповідно до сформованого листка непрацездатності він перебував на лікарняному з 6 по 13 листопада 2023 року. В розрахунковому періоді (листопад 2022 року — жовтень 2023 року, 365 к. дн.) працівник перебував у неявках з інших причин з 1 листопада 2022 року по 24 лютого 2023 року. Інший час відпрацьовано повністю.
Неявки на роботу не визначені Порядком № 1266 поважними причинами, навіть якщо вони були пов’язані з військовими діями. Тому дні неявок залишаються в розрахунку та зменшать суму середньоденної зарплати. Кількість календарних днів у розрахунковому періоді складе 365.
Приклад 4. Працівника прийнято на роботу з 02.01.2023. З 20.11.2023 він хворіє (сформовано листок непрацездатності). У розрахунковому періоді (лютий — жовтень 2023 року, 273 к. дн.) на працівника також формувалися листки непрацездатності (з 1 по 9 березня, з 15 по 26 травня), які не були оплачені, оскільки працівник у цей період фактично працював, що підтверджується табелем обліку використання робочого часу.
Якщо працівник під час тимчасової непрацездатності працював, то дні, на які вона припала, не виключаємо з розрахункового періоду. Кількість календарних днів у розрахунковому періоді, що візьме участь у розрахунку лікарняного, — 273.
Зауважимо також, що такі дні тимчасової непрацездатності, протягом яких працівник працював, також не повинні бути відображені в графі «12. Кількість календарних днів тимчасової непрацездатності» Д1 Об’єднаного звіту.
Приклад 5. Працівника прийнято на роботу з 30.01.2023. З 24.11.2023 він хворіє (сформовано листок непрацездатності). У розрахунковому періоді (лютий — жовтень 2023 року, 273 к. дн.) у працівника є тривалий період тимчасової непрацездатності (62 к. дн.), підтверджений сформованими листками непрацездатності, які не були оплачені, оскільки тимчасова непрацездатність сталася внаслідок алкогольного сп’яніння.
Лікарняний лист з відміткою про алкогольне сп’яніння в загальному випадку не підлягає оплаті. Проте він підтверджує тимчасову непрацездатність працівника. Тож при підрахунку кількості календарних днів у розрахунковому періоді дні, на які припала така «алкогольна» непрацездатність, віднімаємо з загальної кількості днів:
Кількість календарних днів, що візьме участь у розрахунку середньої зарплати:
273 - 62 = 211 (к. дн.).
З днями визначилися. Розбираємося з виплатами.
Виплати в розрахунку
Пункт 32 Порядку № 1266 зобов’язує роботодавців при визначенні виплат, які візьмуть участь у розрахунку лікарняних та допомоги по вагітності й пологах, керуватися відомостями, відображеними у звітності з ЄСВ, а саме в Д1. Саме ці відомості використовує програмне забезпечення ПФУ при обчисленні суми лікарняних в заяві-розрахунку.
Увага! Якщо ви розумієте, що щось наплутали з відображенням виплат у Д1, то звісно, розраховуйте суму виплат з урахуванням того, як інформація «сяде» після виправлення помилки/неточності в Д1. При цьому у вас будуть наявні розбіжності з сумою лікарняних, розрахованою ПФУ автоматично в заяві-розрахунку за даними спеціалізованого персоніфікованого обліку відомостей про застрахованих осіб (СПОВ).
Зазначаєте в заяві-розрахунку правильні суми виплат та вказуєте в полі «Причина розбіжності суми» причину, через яку виникла розбіжність (відповідно до переліку).
Розглянемо правила включення виплат у розрахунок середньоденної зарплати (доходу).
Правило договору. До розрахунку середньої зарплати (доходу) включаємо виплати, які нараховані застрахованій особі за тим договором (трудовим/цивільно-правовим), за яким призначено страхові виплати. Тобто якщо працівник — внутрішній сумісник, а лікарняні призначені за основним місяцем роботи, то до розрахунку включаємо виключно виплати, що нараховані йому за основним місяцем роботи. Все, що нараховано за сумісництвом, відкидаємо.
Правило бази нарахування. У розрахунку середньої зарплати для визначення суми оплати перших п’яти днів тимчасової непрацездатності, допомоги по тимчасовій непрацездатності та допомоги по вагітності та пологах візьме участь зарплата (винагорода за ЦПД/гіг-контрактом) у сумі, що увійшла до бази нарахування ЄСВ. Цю суму страхувальники зазначають в графі «17. Сума нарахованої заробітної плати / доходу / грошового забезпечення у межах максимальної величини, на яку нараховується єдиний внесок» Д1 Об’єднаного звіту.
Приклад 6. Працівник хворіє з 10.11.2023. Розрахунковий період — лютий 2022 року — жовтень 2023 року. В одному з місяців розрахункового періоду, а саме в січні 2023 року, йому була нарахована зарплата за фактично відпрацьований час та винагорода за підсумками роботи за рік у загальній сумі 140000 грн. До бази нарахування ЄСВ (графа 17 Д1) такий дохід потрапив у сумі 100500 грн (в межах максимальної величини).
До розрахунку лікарняних дохід січня 2023 року включаємо в сумі 100500 грн.
Приклад 7. Гіг-спеціалісту резидента Дія Сіті відповідно до листка непрацездатності призначено допомогу по вагітності та пологах з 10.11.2023. Гіг-контракт з нею було укладено з 01.09.2023. В розрахунковому періоді (вересень — жовтень 2023 року, 61 к. дн.) виплати за гіг-контрактом складали 150000 щомісячно. ЄСВ сплачувався з мінімальної зарплати (в графі 17 Д1 — 6700 грн) у розмірі мінімального страхового внеску.
До розрахунку лікарняних включаємо винагороду в сумі, що увійшла до бази нарахування ЄСВ, а саме в сумі мінімальної зарплати.
Середній денний дохід для визначення суми допомоги по вагітності та пологах складе:
(6700 + 6700) : 61 = 219,67 (грн/к. дн.).
Зауважимо, що в прикладі 7 резиденту Дія Сіті також доведеться проконтролювати виконання вимоги щодо мінімальної суми допомоги по вагітності та пологах, про яку читайте в статті «Непрацездатні виплати: розрахунок і обмеження» // «Податки & бухоблік», 2023, № 95.
Ще раз акцентуємо вашу увагу на виплатах, що беруть участь у розрахунку. У розрахунку непрацездатної середньої зарплати (доходу):
— найманого працівника бере участь нарахована заробітна плата (основна, додаткова та інші заохочувальні й компенсаційні виплати), що потрапила до бази нарахування ЄСВ;
— гіг-спеціаліста або особи, що виконує роботи (надає послуги) за ЦПД, — винагорода за відповідним гіг-контрактом або ЦПД у сумі, на яку нарахований ЄСВ.
Лікарняні, допомога по вагітності та пологах, що припали на розрахунковий період, не беруть участі в обчисленні середньої непрацездатної зарплати.
Йдемо далі. Розглянемо наступне правило, за яким включають виплати до розрахунку середньої.
Правило місяця включення. За загальним правилом
виплати включаємо в розрахунок у тому місяці, з яким вони зазначені в графі «10. Місяць та рік, за який проведено нарахування» Д1 Об’єднаного звіту
Такий висновок випливає з роз’яснень, наведених ПФУ у листах від 05.05.2023 № 17750-19439/У-03/8-2800/23 та від 18.05.2023 № 19516-21777/У-03/8-2800/23 (див. коментар до цих листів «Середня зарплата для лікарняних: якщо міняли зарплату на лікарняні» // «Податки & бухоблік», 2023, № 58).
Якщо звітність за місяці, що входять до розрахункового періоду, ще не подана, виплати відносимо до місяців з урахуванням їх майбутнього відображення в Д1. На це звертає увагу ПФУ в листі від 11.08.2023 № 2800-030401-8/45106.
Увага! Наведені роз’яснення ПФУ щодо включення виплат до розрахунку відрізняються від тих, що надавав ФСС. Проте при обчисленні непрацездатних виплат з 01.01.2023 керуємося саме роз’ясненнями ПФУ.
Приклад 8. Початок тимчасової непрацездатності працівника припав на 10.11.2023. Розрахунковий період — листопад 2022 року — жовтень 2023 року (365 к. дн.). В одному з місяців розрахункового періоду, а саме в грудні 2022 року, працівнику була донарахована своєчасно не нарахована індексація за липень 2022 року. Загальна сума зарплати в місяцях розрахункового періоду з урахуванням донарахованої у грудні 2022 року індексації за липень 2022 року — 138470 грн.
Відповідно до абзацу сорок сьомого п. 1 розд. IV Порядку заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку, затвердженого наказом Мінфіну від 13.01.2015 № 4 (далі — Порядок № 4), якщо нарахування зарплати здійснюється за попередній звітний (податковий) період, зокрема у зв’язку з уточненням кількості відпрацьованого часу, виявленням помилок,
суми донарахованої заробітної плати включаються до заробітної плати місяця, у якому були здійснені такі донарахування
Таким чином, донарахована в грудні 2022 року сума індексації за липень 2022 року повинна бути відображена в Д1 за грудень 2022 року в загальній сумі зарплати грудня. Окремо вона не виділяється в цьому додатку. Тож і в розрахунку середньої така сума візьме участь як зарплата грудня.
Середньоденна зарплата складе:
138470 : 365 = 379,37 (грн/к. дн.).
Приклад 9. Початок тимчасової непрацездатності працівника припав на 13.11.2023. У розрахунковому періоді (листопад 2022 року — жовтень 2023 року, 365 к. дн.) працівнику була нарахована зарплата в загальній сумі 384000 грн. Крім того, в жовтні 2022 року працівнику були нараховані та відображені в Д1 за жовтень відпускні за період щорічної відпустки, що припала на листопад, у сумі 25944 грн.
У Д1 відпускні відображаємо в окремих рядках із зазначенням місяця (та року), за який нараховані. Таким чином, якщо підприємство нарахувало відпускні наперед у жовтні за листопад 2022 року, то в Д1 за жовтень воно повинно було відобразити відпускні за листопад в окремому рядку, вказавши, серед іншого, в графі «10. Місяць та рік, за який проведено нарахування» Д1 — «11.2022».
У пенсійній системі СПОВ після подання звітності відпускні листопада буде додано до доходу листопада 2022 року. Тож вони візьмуть участь у розрахунку лікарняних, навіть не зважаючи на те, що фактично були нараховані за межами розрахункового періоду.
Середньоденна зарплата складе:
(384000 + 25944) : 365 = 1123,13 (грн/к. дн.).
Приклад 10. Початок тимчасової непрацездатності працівника припав на 16.11.2023. Розрахунковий період — листопад 2022 року — жовтень 2023 року, 365 к. дн.
В одному з місяців розрахункового періоду, а саме в листопаді 2022 року, йому була нарахована зарплата за листопад (25000 грн), лікарняні за жовтень 2022 року та відсторнована сума зарплати за жовтень 2022 року (5000 грн), що була нарахована за дні хвороби в цьому місяці. Загальна сума нарахованої зарплати в інших місяцях розрахункового періоду — 275000 грн.
У разі правильного заповнення Д1 сума відсторнованої в листопаді заробітної плати за жовтень 2022 року в системі СПОВ ПФУ буде зазначена в складі доходу жовтня. Це пов’язано з особливостями відображення в Д1 сум перерахунків заробітку (доходу), що пов’язані з уточненням кількості відпрацьованого часу у зв’язку з відпусткою, тимчасовою непрацездатністю, допомоги у зв’язку з вагітністю та пологами, нарахованих у попередніх звітних (податкових) періодах.
Відповідно до приписів абзацу сорок восьмого п. 1 розд. IV Порядку № 4, якщо в поточному місяці (листопаді 2022 року) сторнується зарплата за попередній місяць (жовтень), що була нарахована за дні тимчасової непрацездатності, та нараховуються лікарняні за ці дні, то в Д1 за поточний місяць (листопад) відсторнована сума зарплати минулого місяця (жовтня) відображається в окремому рядку з мінусом із зазначенням у графі 10 місяця (та року), за який була така зарплата нарахована (10.2022).
З урахуванням наведеного, сума середньоденної зарплати складе:
(25000 + 275000) : 365 = 821,92 (грн/к. дн.).
Тобто в листопаді 2022 року враховуємо тільки зарплату за листопад (25000 грн), не зменшуючи її на відсторновану зарплату жовтня. Також не враховуємо лікарняні.
Приклад 11. Початок тимчасової непрацездатності працівника припав на 16.11.2023. Розрахунковий період — листопад 2022 року — жовтень 2023 року, 365 к. дн.
В одному з місяців розрахункового періоду, а саме в жовтні 2023 року, працівник також хворів з 25-го по 31-ше число (7 к. дн). Проте за ці дні йому була нарахована зарплата. Загальна сума зарплати в розрахунковому періоді — 240000 грн.
У листопаді 2023 року, тобто вже за межами розрахункового періоду, підприємство сторнує зарплату, нараховану за дні тимчасової непрацездатності в жовтні 2023 року (-4545,45 грн) та нараховує лікарняні за дні хвороби (4602,71 грн).
З урахуванням роз’яснень, наведених ПФУ в листі від 11.08.2023 № 2800-030401-8/45106, при обчисленні середньої за період хвороби, що почалася у листопаді 2023 року, зарплату за жовтень 2023 року слід уключати до розрахунку зменшеною на суму відсторнованої зарплати, що була помилково нарахована за дні хвороби в жовтні.
Також із загальної кількості днів у розрахунковому періоді (365 к. дн.) віднімаємо дні тимчасової непрацездатності в жовтні 2023 року (7 к. дн.), оскільки непрацездатність є поважною причиною нероботи. А сума середньоденної зарплати складе:
(240000 - 4545,45) : (365 - 7) = 657,69 (грн/к. дн.).
Правило пустого місяця. Говоримо про ситуацію, коли у працівника є повністю невідпрацьований місяць.
Якщо місяць повністю не відпрацьований через поважні причини, то виключаємо з розрахунку всі календарні дні такого місяця й усі виплати, що були нараховані в ньому
Якщо ж поважні причини переривалися, наприклад, вихідними днями, то виплати, що були нараховані в такому місяці (й календарні дні, що не покриті поважними причинами), беруть участь у розрахунку середньої.
Приклад 12. Початок тимчасової непрацездатності працівника припав на 20.11.2023. У розрахунковому періоді (листопад 2022 року — жовтень 2023 року, 365 к. дн.) працівник з 2 січня по 3 лютого 2023 року перебував у відпустці за свій рахунок (33 к. дн.). Січень не був відпрацьований повністю через поважну причину (1 січня — вихідний день працівника), проте в цьому місяці працівнику була нарахована винагорода за підсумками роботи за 2022 рік у сумі 25000 грн.
Заробітна плата, нарахована за фактично відпрацьований час в інших місяцях розрахункового періоду, — 271250 грн.
Хоч січень 2023 року й не був відпрацьований повністю через поважні причини, проте такі поважні причини (відпустка за свій рахунок) охопили не всі календарні дні цього місяця. Тому січень у кількості 1 к. дн. залишається в розрахунку, а з ним і сума винагороди за підсумками роботи за рік.
Сума середньоденної зарплати складе:
(271250 + 25000) : (365 - 33) = 892,32 (грн/к. дн.).
Приклад 13. Початок тимчасової непрацездатності працівника припав на 20.11.2023. У розрахунковому періоді (листопад 2022 року — жовтень 2023 року, 365 к. дн.) працівник з 26 грудня 2022 року по 3 лютого 2023 року перебував у відпустці за свій рахунок (40 к. дн.). Січень не був відпрацьований повністю через поважну причину, проте в цьому місяці працівнику була нарахована винагорода за підсумками роботи за 2022 рік у сумі 25000 грн.
Заробітна плата, нарахована за фактично відпрацьований час в інших місяцях розрахункового періоду, — 265568,18 грн.
Поважна причина (відпустка за свій рахунок) діяла протягом усього січня 2023 року. Тож календарні дні січня повністю «викидаємо» з розрахункового періоду, а разом із ними й суму винагороди за підсумками роботи у 2022 році, що була нарахована в січні.
Сума середньоденної зарплати складе:
265568,18 : (365 - 40) = 817,13 (грн/к. дн.).
При обчисленні середньої непрацездатної зарплати не забувайте враховувати правила, які ми з вами сьогодні розглянули. У наступній статті розбиратимемо порядок обчислення середньої зарплати для лікарняних та допомоги по вагітності та пологах у випадку, коли у працівника немає зарплати в розрахунковому періоді або такий період відсутній.
Висновки
- При підрахунку загальної кількості днів у розрахунковому періоді не враховуємо дні, на які припала дія поважних причин нероботи.
- При визначенні виплат, які візьмуть участь у розрахунку лікарняних та допомоги по вагітності та пологах, слід керуватися відомостями, відображеними у звітності з ЄСВ, а саме в Д1.
- У розрахунку непрацездатної середньої зарплати (доходу):
— найманого працівника бере участь нарахована зарплата, що увійшла до бази нарахування ЄСВ;
— гіг-спеціаліста або особи, що виконує роботи (надає послуги) за ЦПД, — винагорода за відповідним гіг-контрактом або ЦПД у сумі, на яку нарахований ЄСВ. - Лікарняні, допомога по вагітності та пологах, що припали на розрахунковий період, не беруть участі в обчисленні середньої непрацездатної зарплати.
