Среднедневную зарплату (доход) находят, разделив начисленную за расчетный период зарплату (доход), на которую начислен ЕСВ, на количество календарных дней занятости в расчетном периоде, без учета календарных дней, не отработанных по определенным уважительным причинам.
В таком же порядке исчисляют и среднюю дневную сумму зарплаты (дохода) застрахованного лица, которое является работником или гиг-специалистом резидента Дія Сіті, с которой фактически уплачены страховые взносы. Это прямо указано в п. 3 Порядка исчисления средней заработной платы (дохода, денежного обеспечения) для расчета выплат по общеобязательному государственному социальному страхованию, утвержденного постановлением КМУ от 26.09.2001 № 1266 (далее — Порядок № 1266).
Что же, очерчиваем себе план работ. Сначала разберемся с днями занятости, а дальше с выплатами в расчетном периоде.
Дни занятости
Под днями занятости в расчетном периоде Порядок № 1266 понимает дни пребывания в трудовых отношениях или выполнения работ (предоставления услуг) по гражданско-правовым договорам (далее — ГПД) или осуществления предпринимательской или другой деятельности, связанной с получением дохода непосредственно от такой деятельности. То есть в зависимости от того, кому именно проводите расчет средней зарплаты, используете тот или иной показатель. Например, если расчет:
— наемному работнику, то днями занятости в расчетном периоде будут дни пребывания в трудовых отношениях с работодателем по последнему заключенному трудовому договору (контракту), по которому назначено пособие;
— гиг-специалисту или лицу, которое выполняло работы (предоставляло услуги) по ГПД, — дни, которые входят в период предоставления услуг (выполнения работ) в соответствии с заключенным гиг-контрактом или ГПД.
При подсчете общего количества дней в расчетном периоде не учитываем дни, на которые пришлось действие уважительных причин неработы, перечисленных в п. 3 Порядка № 1266. Это:
1) временная нетрудоспособность;
2) отпуск в связи с беременностью и родами;
3) отпуск для ухода за ребенком до достижения им трехлетнего возраста и шестилетнего возраста по медицинскому заключению (независимо от основания предоставления);
4) отпуск без сохранения заработной платы;
5) приостановка действия трудового договора в связи с военной агрессией рф против Украины;
6) период, в течение которого работник проходил военную службу во время действия особого периода и за ним работодателем не сохранялся средний заработок за такой период.
Перечень уважительных причин, приведенный в п. 3 Порядка № 1266, является исчерпывающим. Дни, не отработанные по другим причинам, не исключаем из общего количества дней в расчете
То есть если у работника есть неотработанные периоды, например, в связи с работой на условиях неполной рабочей недели или простоем, прогулом, неявками, как по невыясненным причинам, так и по другим причинам (в табеле учета рабочего времени «НЗ» и «І» соответственно), оплачиваемым отпуском, то все эти дни учитываем в общем количестве дней в расчетном периоде, которые будут участвовать в расчете средней больничной зарплаты.
Пример 1. Работник был принят на работу в 2021 году. С 13 по 25 ноября 2023 года он находился на больничном. Расчетный период — ноябрь 2022 года — октябрь 2023 года (365 к. дн.). В расчетном периоде работник:
— с 1 по 26 декабря 2022 года находился в отпуске без сохранения зарплаты как внутренне перемещенное лицо (26 к. дн.);
— с 27 декабря 2022 года по 31 марта 2023 года — в отпуске за свой счет по соглашению сторон (95 к. дн.).
С 3 апреля 2023 года работнику была установлена на основании его заявления неполная рабочая неделя с рабочими днями понедельник — среда.
При подсчете количества дней в расчетном периоде не учитываем дни пребывания работника в отпусках за свой счет. Дни, не отработанные в связи с работой в режиме неполного рабочего времени, оставляем в расчете.
Общее количество календарных дней, которое будет участвовать в расчете средней зарплаты:
365 - 26 - 95 = 244 (к. дн.).
Пример 2. Работница была принята на работу в 2021 году. На основании сформированного листка нетрудоспособности с 09.11.2023 ей назначено пособие по беременности и родам. В расчетном периоде (ноябрь 2022 года — октябрь 2023 года, 365 к. дн.) работница находилась в отпусках за свой счет по соглашению сторон с 1 по 30 декабря 2022 года (30 к. дн.), с 2 января по 3 февраля (33 к. дн.), с 6 по 28 февраля 2023 года (23 к. дн.). УКазанные отпуска прерывались выходными днями 31 декабря 2022 года, 1 января, 4 и 5 февраля 2023 года. Остальное время отработано полностью.
В соответствии с условиями примера у работницы периоды действия уважительных причин прерывались выходными днями. Такие выходные дни оставляем в общем количестве дней в расчетном периоде. Не учитываем исключительно дни действия уважительных причин. То есть
если уважительные причины прерываются выходными днями, то выходные дни оставляем в расчете, даже если месяц не отработан полностью
На это обращает внимание ПФУ в письме от 21.03.2023 № 10344-8077/У-03/8-2800/23.
Общее количество календарных дней, которое будет участвовать в расчете средней зарплаты:
365 - 30 - 33 - 23 = 279 (к. дн.).
Пример 3. Работник был принят на работу в 2019 году. В соответствии с сформированным листком нетрудоспособности он находился на больничном с 6 по 13 ноября 2023 года. В расчетном периоде (ноябрь 2022 года — октябрь 2023 года, 365 к. дн.) работник находился в неявках по другим причинам с 1 ноября 2022 года по 24 февраля 2023 года. Остальное время отработано полностью.
Неявки на работу не определены Порядком № 1266 как уважительные причины, даже если они были связаны с военными действиями. Поэтому дни неявок остаются в расчете и уменьшат сумму среднедневной зарплаты. Количество календарных дней в расчетном периоде составит 365.
Пример 4. Работник принят на работу с 02.01.2023. С 20.11.2023 он болеет (сформирован листок нетрудоспособности). В расчетном периоде (февраль — октябрь 2023 года, 273 к. дн.) на работника также формировались листки нетрудоспособности (с 1 по 9 марта, с 15 по 26 мая), которые не были оплачены, поскольку работник в этот период фактически работал, что подтверждается табелем учета использования рабочего времени.
Если работник во время временной нетрудоспособности работал, то дни, на которые она пришлась, не исключаем из расчетного периода. Количество календарных дней в расчетном периоде, которое будет участвовать в расчете больничного, — 273.
Заметим также, что такие дни временной нетрудоспособности, в течение которых работник работал, также не должны быть отражены в графе «12. Кількість календарних днів тимчасової непрацездатності» Д1 Объединенного отчета.
Пример 5. Работник принят на работу с 30.01.2023. С 24.11.2023 он болеет (сформирован листок нетрудоспособности). В расчетном периоде (февраль — октябрь 2023 года, 273 к. дн.) у работника есть длительный период временной нетрудоспособности (62 к. дн.), подтвержденный сформированными листками нетрудоспособности, которые не были оплачены, поскольку временная нетрудоспособность случилась вследствие алкогольного опьянения.
Больничный лист с отметкой об алкогольном опьянении в общем случае не подлежит оплате. Однако он подтверждает временную нетрудоспособность работника. Поэтому при подсчете количества календарных дней в расчетном периоде дни, на которые пришлась такая «алкогольная» нетрудоспособность, вычитаем из общего количества дней.
Количество календарных дней, которое будет участвовать в расчете средней зарплаты:
273 - 62 = 211 (к. дн.).
С днями определились. Разбираемся с выплатами.
Выплаты в расчете
Пункт 32 Порядка № 1266 обязывает работодателей при определении выплат, которые будут участвовать в расчете больничных и пособия по беременности и родам, руководствоваться сведениями, отраженными в отчетности по ЕСВ, а именно в Д1. Именно эти сведения использует программное обеспечение ПФУ при исчислении суммы больничных в заявлении-расчете.
Внимание! Если вы понимаете, что что-то напутали с отражением выплат в Д1, то, конечно, рассчитывайте сумму выплат с учетом того, как информация «сядет» после исправления ошибки/неточности в Д1. При этом у вас будут расхождения с суммой больничных, рассчитанной ПФУ автоматически в заявлении-расчете по данным специализированного персонифицированного учета сведений о застрахованных лицах (СПУС).
Приводите в заявлении-расчете правильные суммы выплат и указываете в поле «Причина розбіжності суми» причину, из-за которой возникло расхождение (в соответствии с перечнем).
Рассмотрим правила включения выплат в расчет среднедневной зарплаты (дохода).
Правило договора. В расчет средней зарплаты (дохода) включаем выплаты, которые начислены застрахованному лицу по тому договору (трудовому/гражданско-правовому), по которому назначены страховые выплаты. То есть если работник — внутренний совместитель, а больничные назначены по основному месту работы, то в расчет включаем исключительно выплаты, которые начислены ему по основному месту работы. Все, что начислено по совместительству, отбрасываем.
Правило базы начисления. В расчете средней зарплаты для определения суммы оплаты первых пяти дней временной нетрудоспособности, пособия по временной нетрудоспособности и пособия по беременности и родам будет участвовать зарплата (вознаграждение по ГПД/гиг-контракту) в сумме, которая вошла в базу начисления ЕСВ. Эту сумму страхователи указывают в графе «17. Сума нарахованої заробітної плати / доходу / грошового забезпечення у межах максимальної величини, на яку нараховується єдиний внесок» Д1 Объединенного отчета.
Пример 6. Работник болеет с 10.11.2023. Расчетный период — февраль 2022 года — октябрь 2023 года. В одном из месяцев расчетного периода, а именно в январе 2023 года, ему была начислена зарплата за фактически отработанное время и вознаграждение по итогам работы за год в общей сумме 140000 грн. В базу начисления ЕСВ (графа 17 Д1) такой доход попал в сумме 100500 грн (в пределах максимальной величины).
В расчет больничных доход января 2023 года включаем в сумме 100500 грн.
Пример 7. Гиг-специалисту резидента Дія Сіті в соответствии с листком нетрудоспособности назначено пособие по беременности и родам с 10.11.2023. Гиг-контракт с ней был заключен с 01.09.2023. В расчетном периоде (сентябрь — октябрь 2023 года, 61 к. дн.) выплаты по гиг-контракту составляли 150000 ежемесячно. ЕСВ уплачивался с минимальной зарплаты (в графе 17 Д1 — 6700 грн) в размере минимального страхового взноса.
В расчет больничных включаем вознаграждение в сумме, которая вошла в базу начисления ЕСВ, а именно в сумме минимальной зарплаты.
Средний дневной доход для определения суммы пособия по беременности и родам составит:
(6700 + 6700) : 61 = 219,67 (грн/к. дн.).
Заметим, что в примере 7 резиденту Дія Сіті также придется проконтролировать выполнение требования в отношении минимальной суммы пособия по беременности и родам, о которой читайте в статье «Нетрудоспособные выплаты: расчет и ограничения» // «Налоги & бухучет», 2023, № 95.
Еще раз акцентируем ваше внимание на выплатах, которые участвуют в расчете. В расчете нетрудоспособной средней зарплаты (дохода):
— наемного работника участвует начисленная заработная плата (основная, дополнительная и другие поощрительные и компенсационные выплаты), которая попала в базу начисления ЕСВ;
— гиг-специалиста или лица, которое выполняет работы (предоставляет услуги) по ГПД, — вознаграждение по соответствующему гиг-контракту или ГПД в сумме, на которую начислен ЕСВ.
Больничные, пособие по беременности и родам, которые пришлись на расчетный период, не участвуют в исчислении средней нетрудоспособной зарплаты.
Идем дальше. Рассмотрим следующее правило, по которому включают выплаты в расчет средней.
Правило месяца включения. По общему правилу
выплаты включаем в расчет в том месяце, с которым они указаны в графе «10. Місяць та рік, за який проведено нарахування» Д1 Объединенного отчета
Такой вывод следует из разъяснений, приведенных ПФУ в письмах от 05.05.2023 № 17750-19439/У-03/8-2800/23 и от 18.05.2023 № 19516-21777/У-03/8-2800/23 (см. комментарий к этим письмам «Средняя зарплата для больничных: если меняли зарплату на больничные» // «Налоги & бухучет», 2023, № 58).
Если отчетность за месяцы, которые входят в расчетный период, еще не подана, выплаты относим к месяцам с учетом их будущего отражения в Д1. На это обращает внимание ПФУ в письме от 11.08.2023 № 2800-030401-8/45106.
Внимание! Приведенные разъяснения ПФУ о включении выплат в расчет отличаются от тех, которые предоставлял ФСС. Однако при исчислении нетрудоспособных выплат с 01.01.2023 руководствуемся именно разъяснениями ПФУ.
Пример 8. Начало временной нетрудоспособности работника пришлось на 10.11.2023. Расчетный период — ноябрь 2022 года — октябрь 2023 года (365 к. дн.). В одном из месяцев расчетного периода, а именно в декабре 2022 года, работнику была доначислена своевременно не начисленная индексация за июль 2022 года. Общая сумма зарплаты в месяцах расчетного периода с учетом доначисленной в декабре 2022 года индексации за июль 2022 года — 138470 грн.
В соответствии с абзацем сорок седьмым п. 1 разд. IV Порядка заполнения и подачи налоговыми агентами Налогового расчета, утвержденного приказом Минфина от 13.01.2015 № 4 (далее — Порядок № 4), если начисление зарплаты осуществляется за предыдущий отчетный (налоговый) период, в частности в связи с уточнением количества отработанного времени, выявлением ошибок,
суммы доначисленной заработной платы включаются в заработную плату месяца, в котором были осуществлены такие доначисления
Таким образом, доначисленная в декабре 2022 года сумма индексации за июль 2022 года должна быть отражена в Д1 за декабрь 2022 года в общей сумме зарплаты декабря. Отдельно она не выделяется в этом приложении. Поэтому и в расчете средней такая сумма будет участвовать как зарплата декабря.
Среднедневная зарплата составит:
138470 : 365 = 379,37 (грн/к. дн.).
Пример 9. Начало временной нетрудоспособности работника пришлось на 13.11.2023. В расчетном периоде (ноябрь 2022 года — октябрь 2023 года, 365 к. дн.) работнику была начислена зарплата в общей сумме 384000 грн. Кроме того, в октябре 2022 года работнику были начислены и отражены в Д1 за октябрь отпускные за период ежегодного отпуска, который пришелся на ноябрь, в сумме 25944 грн.
В Д1 отпускные отражаем в отдельных строках с указанием месяца (и года), за который они начислены. Таким образом, если предприятие начислило отпускные заранее в октябре за ноябрь 2022 года, то в Д1 за октябрь оно должно было отразить отпускные за ноябрь в отдельной строке, указав, среди прочего, в графе «10. Місяць та рік, за який проведено нарахування» Д1, — «11.2022».
В пенсионной системе СПУС после подачи отчетности отпускные ноября будут добавлены к доходу ноября 2022 года. Поэтому они будут участвовать в расчете больничных, даже не принимая во внимание то, что фактически были начислены за пределами расчетного периода.
Среднедневная зарплата составит:
(384000 + 25944) : 365 = 1123,13 (грн/к. дн.).
Пример 10. Начало временной нетрудоспособности работника пришлось на 16.11.2023. Расчетный период — ноябрь 2022 года — октябрь 2023 года, 365 к. дн.
В одном из месяцев расчетного периода, а именно в ноябре 2022 года, ему была начислена зарплата за ноябрь (25000 грн), больничные за октябрь 2022 года и отсторнирована сумма зарплаты за октябрь 2022 года (5000 грн), которая была начислена за дни болезни в этом месяце. Общая сумма начисленной зарплаты в остальных месяцах расчетного периода — 275000 грн.
В случае правильного заполнения Д1 сумма отсторнированной в ноябре заработной платы за октябрь 2022 года в системе СПУС ПФУ будет указана в составе дохода октября. Это связано с особенностями отражения в Д1 сумм перерасчетов заработка (дохода), которые связаны с уточнением количества отработанного времени в связи с отпуском, временной нетрудоспособностью, пособия в связи с беременностью и родами, начисленных в предыдущих отчетных (налоговых) периодах.
В соответствии с предписаниями абзаца сорок восьмого п. 1 разд. IV Порядка № 4, если в текущем месяце (ноябре 2022 года) сторнируется зарплата за предыдущий месяц (октябрь), которая была начислена за дни временной нетрудоспособности, и начисляются больничные за эти дни, то в Д1 за текущий месяц (ноябрь) отсторнированная сумма зарплаты прошлого месяца (октября) отражается в отдельной строке с минусом с указанием в графе 10 месяца (и года), за который такая зарплата была начислена (10.2022).
С учетом приведенного, сумма среднедневной зарплаты составит:
(25000 + 275000) : 365 = 821,92 (грн/к. дн.).
То есть в ноябре 2022 года учитываем только зарплату за ноябрь (25000 грн), не уменьшая ее на отсторнированную зарплату октября. Также не учитываем больничные.
Пример 11. Начало временной нетрудоспособности работника пришлось на 16.11.2023. Расчетный период — ноябрь 2022 года — октябрь 2023 года, 365 к. дн.
В одном из месяцев расчетного периода, а именно в октябре 2023 года, работник также болел с 25-го по 31-е число (7 к. дн). Однако за эти дни ему была начислена зарплата. Общая сумма зарплаты в расчетном периоде — 240000 грн.
В ноябре 2023 года, то есть уже за пределами расчетного периода, предприятие сторнирует зарплату, начисленную за дни временной нетрудоспособности в октябре 2023 года (-4545,45 грн) и начисляет больничные за дни болезни (4602,71 грн).
С учетом разъяснений, приведенных ПФУ в письме от 11.08.2023 № 2800-030401-8/45106, при исчислении средней за период болезни, которая началась в ноябре 2023 года, зарплату за октябрь 2023 года следует включать в расчет уменьшенной на сумму отсторнированной зарплаты, которая была ошибочно начислена за дни болезни в октябре.
Также из общего количества дней в расчетном периоде (365 к. дн.) вычитаем дни временной нетрудоспособности в октябре 2023 года (7 к. дн.), поскольку нетрудоспособность является уважительной причиной неработы. А сумма среднедневной зарплаты составит:
(240000 - 4545,45) : (365 - 7) = 657,69 (грн/к. дн.).
Правило пустого месяца. Говорим о ситуации, когда у работника есть полностью неотработанный месяц.
Если месяц полностью не отработан по уважительным причинам, то исключаем из расчета все календарные дни такого месяца и все выплаты, которые были начислены в нем
Если же уважительные причины прерывались, например, выходными днями, то выплаты, которые были начислены в таком месяце (и календарные дни, которые не покрыты уважительными причинами), участвуют в расчете средней.
Пример 12. Начало временной нетрудоспособности работника пришлось на 20.11.2023. В расчетном периоде (ноябрь 2022 года — октябрь 2023 года, 365 к. дн.) работник с 2 января по 3 февраля 2023 года находился в отпуске за свой счет (33 к. дн.). Январь не был отработан полностью по уважительной причине (1 января — выходной день работника), однако в этом месяце работнику было начислено вознаграждение по итогам работы за 2022 год в сумме 25000 грн.
Заработная плата, начисленная за фактически отработанное время в других месяцах расчетного периода, — 271250 грн.
Хоть январь 2023 года и не был отработан полностью по уважительным причинам, однако такие уважительные причины (отпуск за свой счет) охватили не все календарные дни этого месяца. Поэтому январь в количестве 1 к. дн. остается в расчете, а с ним и сумма вознаграждения по итогам работы за год.
Сумма среднедневной зарплаты составит:
(271250 + 25000) : (365 - 33) = 892,32 (грн/к. дн.).
Пример 13. Начало временной нетрудоспособности работника пришлось на 20.11.2023. В расчетном периоде (ноябрь 2022 года — октябрь 2023 года, 365 к. дн.) работник с 26 декабря 2022 года по 3 февраля 2023 года находился в отпуске за свой счет (40 к. дн.). Январь не был отработан полностью по уважительной причине, однако в этом месяце работнику было начислено вознаграждение по итогам работы за 2022 год в сумме 25000 грн.
Заработная плата, начисленная за фактически отработанное время в остальных месяцах расчетного периода, — 265568,18 грн.
Уважительная причина (отпуск за свой счет) действовала в течение всего января 2023 года. Поэтому календарные дни января полностью «выбрасываем» из расчетного периода, а вместе с ними и сумму вознаграждения по итогам работы в 2022 году, которая была начислена в январе.
Сумма среднедневной зарплаты составит:
265568,18 : (365 - 40) = 817,13 (грн/к. дн.).
При исчислении средней нетрудоспособной зарплаты не забывайте учитывать правила, которые мы с вами сегодня рассмотрели. В следующей статье будем разбирать порядок исчисления средней зарплаты для больничных и пособия по беременности и родам в случае, когда у работника нет зарплаты в расчетном периоде или такой период отсутствует.
Выводы
- При подсчете общего количества дней в расчетном периоде не учитываем дни, на которые пришлось действие уважительных причин неработы.
- При определении выплат, которые будут участвовать в расчете больничных и пособия по беременности и родам, следует руководствоваться сведениями, отраженными в отчетности по ЕСВ, а именно в Д1.
- В расчете нетрудоспособной средней зарплаты (дохода):
— наемного работника участвует начисленная зарплата, которая вошла в базу начисления ЕСВ;
— гиг-специалиста или лица, которое выполняет работы (предоставляет услуги) по ГПД, — вознаграждение по соответствующему гиг-контракту или ГПД в сумме, на которую начислен ЕСВ. - Больничные, пособие по беременности и родам, которые пришлись на расчетный период, не участвуют в исчислении средней нетрудоспособной зарплаты.
