Немає заробітку? Рятує оклад
Якщо у розрахунковому періоді працівник з поважних причин не мав заробітку чи страховий випадок настав у перший день роботи, розрахунок лікарняних проводимо відповідно до пп. 5 та 28 Порядку обчислення середньої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) для розрахунку виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням, затвердженого постановою КМУ від 26.09.2001 № 1266 (далі — Порядок № 1266). У такому разі
обчислення середньої зарплати проводимо виходячи з розміру тарифної ставки / посадового окладу працівника (або їх частини), встановленого на день настання страхового випадку
Зауважте, що поважними причинами відсутності на роботі є: тимчасова непрацездатність; відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами; відпустка для догляду за дитиною до 3 (6) років; відпустка без збереження заробітної плати; призупинення дії трудового договору та військова служба працівника під час дії особливого періоду, протягом якої за працівником не зберігався середній заробіток.
У випадках, що розглядаємо, середньоденну зарплату працівника знаходимо так. Установлену йому на день настання страхового випадку тарифну ставку (оклад) або її частину (якщо працівник працює в режимі неповного робочого часу), ділимо на середньомісячну кількість календарних днів — 30,44.
Якщо ж тарифна ставка / оклад не встановлювалися, розрахунок проводимо виходячи з мінімальної заробітної плати (МЗП) чи її частини, встановленої на день настання страхового випадку.
Представимо такий розрахунок у вигляді формули:
ЗПсер = О х З : 30,44,
де ЗПсер — середньоденна зарплата;
О — оклад / місячна тарифна ставка або МЗП;
З — зайнятість працівника (якщо повна зайнятість, то З = 1, якщо неповна, то З = частині штатної одиниці, яку обіймає працівник (0,25, 0,5, 0,75 тощо).
Середньоденну зарплату знайшли. А далі? Далі застосовуємо загальні правила розрахунку лікарняних, які були розглянуті в статті «Лікарняні: механізм розрахунку» // «Податки & бухоблік», 2024, № 98.
Водночас якщо у вашого працівника страховий стаж за останні 12 місяців менше 6 місяців, то контролюємо виконання обмеження за максимальною сумою лікарняних. Про нього розповідали в статті «Розрахунок лікарняних, якщо підкачав стаж за 12 місяців» // «Податки & бухоблік», 2024, № 100.
А ось про обчислення лікарняних резидентами Дія Сіті поговоримо в одному з наступних випусків «Податки & бухоблік».
Як усе працює в купі, розглянемо на прикладах.
Поважні причини «з’їли» розрахунковий період
Приклад 1. Працівник (повна зайнятість), який був мобілізований у вересні 2022 року, звільнився з військової служби 2 грудня 2024 року, став на військовий облік у ТЦК 4 грудня, а на наступний день приступив до роботи. Проте вже 11 грудня він захворів. Хвороба тривала 10 календарних днів.
Оклад працівника на дату настання тимчасової непрацездатності — 30000 грн. Роботодавець не проводив добровільні виплати за період військової служби.
Загальний страховий стаж працівника — 20 років. Страховий стаж за останні 12 місяців більше 6 місяців.
Протягом усього розрахункового періоду (грудень 2023 року — листопад 2024 року) працівник не працював з поважної причини, оскільки проходив військову службу. Календарні дні, не відпрацьовані з такої причини, виключаються з загальної кількості днів у розрахунковому періоді. Тож у розрахунковому періоді залишається 0 днів.
У такому випадку розрахунок лікарняних проводимо з окладу працівника за формулою, наведеною вище.
Середньоденна зарплата дорівнює:
30000 х 1 : 30,44 = 985,55 (грн/к. дн.).
Загальний страховий стаж працівника становить 20 років. Тож денна виплата = середньоденній зарплаті = 985,55 грн/к. дн.
Загальна сума лікарняних за 10 днів непрацездатності дорівнюватиме:
985,55 х 10 = 9855,50 (грн).
Два важливих моменти!
1. У ситуації, наведеній у прикладі 1, проводити розрахунок середньоденної зарплати з виплат за час, фактично відпрацьований перед настанням хвороби (з 2 по 10 грудня), не можна. Чому? Бо так розрахунковий період визначають для працівників-новачків, які відпрацювали менше одного календарного місяця перед настанням страхового випадку і не мають розрахункового періоду (див. п. 27 Порядку № 1266). Проте у працівника з цього прикладу розрахунковий період є, хоч він і був не відпрацьований з поважної причини.
2. Підприємство з прикладу 1 не проводило добровільних виплат працівнику за період військової служби. Водночас, на думку ПФУ, за страховими випадками, що настали з 07.06.2023, період військової служби вважається поважною причиною та виключається із розрахунку навіть у випадку, якщо за цей час роботодавцем добровільно виплачувався середній заробіток чи інші виплати (див. лист від 15.01.2024 № 1544-1895/К-03/8-2800/24). Тож якщо б роботодавець добровільно виплачував працівнику, наприклад, матдопомогу за період військової служби, розрахунок середньоденної не змінився би.
Приклад 2. З 1 вересня 2023 року по 30 листопада 2024 року з працівником (неповний робочий час, обіймає 0,5 штатної одиниці) були призупинені трудові відносини. З 2 грудня 2024 року дію трудового договору було відновлено і працівник приступив до роботи. 9 грудня йому відкрито листок непрацездатності. Хвороба тривала по 13 грудня (5 к. дн.). Оклад працівника на дату настання непрацездатності — 22000 грн.
Загальний страховий стаж працівника — 6,5 року. Страховий стаж за останні 12 місяців менше 6 місяців.
У розрахунковому періоді — грудні 2023 року — листопаді 2024 року працівник не мав заробітку через призупинення дії трудового договору, тобто через поважну причину.
Середньоденну зарплату розраховуємо з окладу з урахуванням зайнятості:
22000 х 0,5 : 30,44 = 361,37 (грн/к. дн.).
Денна виплата складе 70 % середньоденної зарплати, оскільки працівник має загальний страховий стаж 6,5 років, а саме:
361,37 х 70 : 100 = 252,96 (грн/к. дн.).
Страховий стаж за останні 12 місяців менше 6 місяців. Тож лікарняні працівника не можуть бути вищі за лікарняні, розраховані з мінімалки. Щоб перевірити виконання цієї вимоги, розрахуємо обмежувач (ділимо МЗП на 30,44) та порівнюємо його суму з денною виплатою. Сума обмежувача становить:
8000 : 30,44 = 262,81 (грн/к. дн.).
Денна виплата (252,96 грн/к. дн.) нижча за обмежувач (262,81 грн/к. дн). Тож у розрахунку лікарняних денна виплата.
Сума лікарняних за 5 днів хвороби становитиме:
252,96 х 5 = 1264,80 (грн).
Поважні причини перериваються вихідними днями
Приклад 3. Працівник (повна зайнятість) хворів з 5 по 14 грудня 2024 року (10 к. дн.). У розрахунковому періоді (грудень 2023 року — листопад 2024 року) він не мав заробітку, оскільки перебував у відпустках без збереження зарплати з 1 грудня 2023 року по 31 травня 2024 року, а потім з 3 червня по 29 листопада 2024 року. Зазначені відпустки переривалися вихідними днями (1 червня (субота) та 2 червня (неділя)). Також вихідним був останній день листопада — 30 листопада (субота). В грудні до початку хвороби працівник працював.
Оклад працівника на дату настання страхового випадку — 25000 грн.
Загальний страховий стаж працівника — 10 років. Страховий стаж за останні 12 місяців більше 6 місяців (працював у іншого роботодавця за сумісництвом).
У розрахунковому періоді працівник не працював через поважну причину — відпустку без збереження зарплати. Дні поважної причини нероботи покидають розрахунок. Непокритими поважною причиною залишилися тільки 3 вихідних дні: 1, 2 червня та 30 листопада. Тобто у розрахунковому періоді працівник має 3 календарних дні, але його заробіток дорівнює нулю.
Чи означає це, що працівник залишиться без лікарняних? Ні. Адже заробіток відсутній у розрахунковому періоді саме з поважної причини — працівник усі робочі дні перебував у відпустці за свій рахунок. Тож середньоденну зарплату обчислюємо з окладу працівника. Це підтверджує ПФУ у листі від 06.04.2023 № 13252-15249/У-03/8-2800/23, який додано до статті «Лікарняні: коли в розрахунковому періоді лише вихідні» // «Податки & бухоблік», 2023, № 34 (ср. ).
Тож середньоденна зарплата працівника становитиме:
25000 х 1 : 30,44 = 821,29 (грн/к. дн.).
Загальний страховий стаж працівника склав 10 років. Денна виплата = середньоденній зарплаті = 821,29 грн/к. дн.
Загальна сума лікарняних дорівнює:
821,29 х 10 = 8212,90 (грн).
У розрахунковому періоді поважні і неповажні причини
Приклад 4. Працівниця захворіла 16 грудня 2024 року. У розрахунковому періоді (грудень 2023 року — листопад 2024 року, 366 к. дн.) вона:
— з 1 грудня 2023 року по 26 листопада 2024 року перебувала у відпустці для догляду за дитиною до 3 років (поважна причина, що тривала 362 к. дн.);
— з 27 по 29 листопада 2024 року не працювала через неявки, пояснити які відмовилася. Водночас роботодавець прийняв рішення не звільняти працівницю за прогули.
Заробіток у розрахунковому періоді відсутній.
У розрахунковому періоді працівниця не працювала, як через поважні причини (відпустка для догляду за дитиною до 3 років), так і через причини, що не є поважними.
Дні поважних причин викидаємо з загальної кількості днів у розрахунковому періоді. У результаті залишається 4 дні (27 — 30 листопада), які мають брати участь в обчисленні середньоденної зарплати.
Водночас заробіток у листопаді працівниці не нараховувався. Чи можемо в такому випадку проводити розрахунок з окладу? ПФУ у листах від 05.05.2023 № 19084-21538/Р-03/8-2800/23 та від 13.04.2023 № 2800-030401-8/20110 ПФУ зазначає, що
у разі відсутності в розрахунковому періоді заробітку через неповажні причини середньоденну зарплату обчислюють за загальними нормами
Тобто проводити розрахунок з окладу в такій ситуації не можна. Якщо ж застосувати загальні правила розрахунку, то матимемо середньоденну зарплату, що дорівнюватиме 0 грн (0 грн зарплати : 4 к. дн. у розрахунковому періоді). Тож і лікарняні = 0 грн.
Разом з цим, щоб уникнути можливих непорозумінь з Держпраці, у випадку наявності такої ситуації на вашому підприємстві рекомендуємо звернутися з відповідним запитом до ПФУ. Подати його можна за допомогою кабінету страхувальника на порталі ПФУ.
Лікарняний у перший день роботи
Приклад 5. Працівник (повна зайнятість, займає 1 штатну одиницю) повинен був стати до роботи з 9 грудня 2024 року, але у свій перший робочий день захворів. Хвороба тривала 5 календарних днів.
Оклад працівника — 19000 грн.
Загальний страховий стаж працівника — 7 років. Страховий стаж за останні 12 місяців більше 6 місяців.
Середньоденну зарплату обчислюємо з окладу. Її сума становитиме:
19000 х 1 : 30,44 = 624,18 (грн/к. дн.).
Денна виплата складе 70 % середньоденної зарплати, оскільки працівник має загальний страховий стаж 7 років, а саме:
624,18 х 70 : 100 = 436,93 (грн/к. дн.).
Загальна сума лікарняних за 5 днів непрацездатності дорівнює:
436,93 х 5 = 2184,65 (грн).
Приклад 6. Працівник (неповний робочий час, займає 0,75 штатної одиниці) був прийнятий на роботу з 16 грудня 2024 року. У перший робочий день йому відкрили лікарняний лист. Хвороба тривала 5 календарних днів. Оклад працівника — 20000 грн.
Загальний страховий стаж працівника — 3 роки 3 місяці. Страховий стаж за останні 12 місяців менше 6 місяців.
Середньоденна зарплата, обчислена з окладу з урахуванням зайнятості працівника, дорівнює:
20000 х 0,75 : 30,44 = 492,77 (грн/к. дн.).
З урахуванням загального страхового стажу працівника денна виплата складає 60 % середньоденної зарплати, а саме:
492,77 х 60 : 100 = 295,66 (грн/к. дн.).
Страховий стаж за останні 12 місяців менше 6 місяців. Тож лікарняні працівника не можуть бути вищі за лікарняні, розраховані з мінімалки. Щоб перевірити виконання цієї вимоги, розрахуємо обмежувач, розділивши МЗП на 30,44, та порівняємо його з денною виплатою. Сума обмежувача складає:
8000 : 30,44 = 262,81 (грн/к. дн.).
Денна виплата (295,66 грн/к. дн.) вища за обмежувач (262,81 грн/к. дн.). Тому в розрахунку лікарняних обмежувач.
Сума лікарняних за 5 днів хвороби складе:
262,81 х 5 = 1314,05 (грн).
А як розрахувати лікарняні, якщо працівнику встановлено годинну тарифну ставку і він не мав заробітку в розрахунковому періоді?
Шкода, але у Порядку № 1266 ви не знайдете відповіді на це запитання. Не надавав роз’яснень з цього приводу й ПФУ. Свого часу Мінсоцполітики у листі від 23.05.2017 № 262/0/86-17/273 пропонувало в аналогічних випадках визначати місячну ставку розрахунковим шляхом. Для цього годинну тарифну ставку в місяці настання страхового випадку слід помножити на норму робочого часу в цьому місяці. Далі, маючи місячну ставку, обчислювати середньоденну зарплату.
Приклад 7. Працівник з погодинною оплатою праці захворів у перший робочий день — 4 грудня 2024 року. Хвороба тривала 6 календарних днів. Годинна тарифна ставка працівника — 92 грн/год. Норма робочого часу у грудні за графіком роботи працівника — 176 год.
Загальний страховий стаж працівника — 22 роки. Страховий стаж за останні 12 місяців більше 6 місяців.
Якщо використовувати підхід, запропонований Мінсоцполітики, то середньоденна зарплата дорівнює:
(92 х 176) : 30,44 = 531,93 (грн/к. дн.).
З урахуванням загального страхового стажу працівника його денна виплата = середньоденній зарплаті = 531,93 грн/к. дн.
Загальна сума лікарняних за 6 днів непрацездатності становитиме:
531,93 х 6 = 3191,58 (грн).
Висновки
- У разі коли у розрахунковому періоді немає заробітку з поважних причин чи страховий випадок настав у перший день роботи працівника-новачка, середньоденну зарплату обчислюємо з окладу (з урахуванням зайнятості).
- Якщо середньоденну зарплату розраховуємо з окладу, то її суму знаходимо розділивши оклад або його частину (якщо неповний робочий час), встановлений на день настання страхового випадку, на 30,44.
- Якщо працівнику встановлено годинну тарифну ставку, то для обчислення середньоденної зарплати розрахунково виводимо місячну тарифну ставку шляхом множення годинної ставки на норму робочого часу того місяця, на який припадає початок непрацездатності.
