Річний перерахунок ПДФО — 2024

Річний перерахунок — справа обов’язкова

Роботодавці зобов’язані здійснювати перерахунок суми доходів, нарахованих фізособам у вигляді заробітної плати, а також суми наданої податкової соціальної пільги (далі — ПСП) за результатами кожного звітного податкового року. Це вимога п.п. «а» п.п. 169.4.2 ПКУ. Тобто проводити річний перерахунок — не право, а обов’язок роботодавця.

А якщо згадану норму проігнорувати? Якогось окремого штрафу за це не передбачено. Але перерахунок дозволить вам без штрафів виправити помилки, допущені під час утримання ПДФО протягом року.

Нагадаємо: за подання 4ДФ з недостовірними відомостями чи помилками, якщо такі відомості або помилки призвели до зменшення чи збільшення податкового зобов’язання з ПДФО, передбачено штраф у розмірі 1020 грн (п. 119.1 ПКУ). За повторне порушення протягом року сума штрафу становить 2040 грн. Також у разі неутримання ПДФО з оподатковуваного доходу податковому агенту може загрожувати штраф за ст. 125¹ ПКУ — у загальному випадку 10 % від суми податку, що підлягає перерахуванню / сплаті до бюджету. Повторність та умисність збільшують його розмір.

Водночас зазначені штрафи не застосовують, якщо недостовірні відомості чи помилки було самостійно виявлено та виправлено податковим агентом під час проведення перерахунку ПДФО відповідно до норм ПКУ. Тому рекомендуємо не ігнорувати можливість перевірити себе і за необхідності виправитися.

Здійснюють річний перерахунок ПДФО усі роботодавці: як підприємства (установи, організації), так і самозайняті особи (зокрема, підприємці).

При цьому не має значення, мали працівники право на ПСП чи ні.

Річний перерахунок за 2024 слід провести при нарахуванні заробітної плати за грудень 2024 року.

Далі поговоримо про те, як саме його здійснюють.

Що перераховувати

В обов’язковому річному перерахунку ПДФО беруть участь лише доходи працівників у вигляді заробітної плати. Але що належить до заробітної плати?

Для цілей оподаткування при визначенні складових фонду оплати праці застосовується Інструкція зі статистики заробітної плати, затверджена наказом Держкомстату від 13.01.2004 № 5, у частині, що не суперечить ПКУ.

Так, податкове законодавство до зарплати зараховує, наприклад:

1) основну та додаткову заробітну плату, інші заохочувальні та компенсаційні виплати, що здійснюються у зв’язку з відносинами трудового найму (п.п. 14.1.48 ПКУ);

2) допомогу по тимчасовій непрацездатності та оплату перших п’яти днів хвороби за рахунок коштів роботодавця (абзац третій п.п. 169.4.1 ПКУ). Підтверджують це й податківці (див. БЗ 103.08.04). Щоправда, щодо роботодавців — резидентів Дія Сіті фіскали мають особливу думку. Лікарняні спеціалістів резидента Дія Сіті* вони вважають іншим доходом, а не зарплатою (див. БЗ 103.25) та вимагають оподатковувати не за пільговою (5 %), а за звичайною ставкою 18 % (див. БЗ 103.03). Хоча, на наш погляд, такий підхід справедливий лише для гіг-спеціалістів. Щодо працівників резидента Дія Сіті він не має працювати. Докладніше про цю проблему див. у статті «Оподаткування лікарняних спеціалістів Дія Сіті» // «Податки & бухоблік», 2022, № 67.

* Спеціалістами резидента Дія Сіті вважаються як гіг-спеціалісти, так і особи, які перебувають з резидентом Дія Сіті у трудових відносинах (п.п. 14.1.283 ПКУ).

Водночас рекомендуємо переглянути усі види доходів, які нараховувалися найманим працівникам протягом року. Можливо, вони були неправильно класифіковані. Ви маєте шанс все виправити без штрафів.

Як перераховувати

Річний перерахунок ПДФО проводять за кожним працівником окремо. Фактично перерахунок полягає у перевірці правильності нарахування податку за кожен місяць звітного року (див. БЗ 103.08.04). Тобто у загальному випадку перевіряємо період із січня по грудень 2024 року включно.

Для осіб, прийнятих на роботу протягом 2024 року, перерахунок здійснюємо з місяця прийняття на роботу. Якщо по комусь із працівників протягом року проводився добровільний перерахунок ПДФО або перерахунок за останній місяць застосування ПСП (див. п.п. 169.4.3 та п.п. «б» п.п. 169.4.2 ПКУ відповідно), то за ними перевіряємо період з моменту останнього перерахунку.

Далі розглянемо алгоритм проведення перерахунку ПДФО.

Крок 1. Визначаємо розмір заробітної плати, нарахований у кожному місяці поточного року. При цьому якщо у періоді, за який провадиться перерахунок, працівнику нараховувалися доходи у вигляді відпускних або лікарняних, то суми таких виплат (їх частини) відносимо до місяців, за які вони були нараховані (абзац третій п.п. 169.4.1 ПКУ).

Інші виплати, зокрема премії, доплати, надбавки, індексацію, нараховані (донараховані, відсторновані) за попередні податкові періоди, відносимо до того місяця, в якому вони були фактично нараховані (сторновані), оскільки вони не підпадають під дію абзацу третього п.п. 169.4.1 ПКУ. Підтверджують це й податківці (див. БЗ 103.25).

Також слід проаналізувати правильність класифікації інших виплат. Наприклад, якщо працівнику надавалася матеріальна допомога, перевіряємо її вид: оподатковувана чи неоподатковувана. Можливо, ви помилково оподаткували благодійну допомогу, звільнену від оподаткування. Або, навпаки, забули утримати ПДФО із систематичної матдопомоги, що входить до фонду оплати праці.

Крок 2. Якщо працівник користувався ПСП, уточнюємо, чи були підстави для її застосування. Коротко нагадаємо основні правила, яких необхідно дотримуватися.

1. ПСП застосовуємо з дня отримання від працівника заяви та документів (за необхідності), що підтверджують право на неї (п.п. 169.2.2 ПКУ). При цьому щороку вимагати від працівника заяву про застосування ПСП не потрібно (див. БЗ 103.08.03).

2. Якщо заяву та підтвердні документи подано не з початку місяця, ПСП застосовуємо до всієї суми нарахованої у такому місяці зарплати. Ніякого пропорційного розподілу робити не потрібно (див. БЗ 103.08.04).

3. Працівник має право на ПСП лише за одним місцем роботи. Тому зверніть увагу на застосування пільги до зарплати працівників-новачків. Якщо у місяці звільнення на старому місці роботи працівнику було надано ПСП, у нового роботодавця того ж місяця пільга надаватися не повинна (див. БЗ 103.08.04).

4. Граничний розмір доходу, за якого працівник мав право на застосування ПСП у 2024 році, становить:

— для ПСП на себе, що надаються на підставі п.п. 169.1.1, пп. «в» — «е» п.п. 169.1.3 та п.п. 169.1.4 ПКУ, — 4240 грн.

— для ПСП на дітей, що надаються на підставі п.п. 169.1.2, пп. «а» та «б» п.п. 169.1.3 ПКУ, — в одного з батьків 4240 грн, помножені на кількість дітей віком до 18 років, на яких надається ПСП, а в другого — 4240 грн.

Більше про особливості застосування ПСП див. у статті «Податкова соціальна пільга у 2024 році» // «Податки & бухоблік», 2023, № 99 (ср. ).

Крок 3. Виходячи з уточнених сум заробітної плати визначаємо окремо за кожен місяць 2024 року суму ПДФО, що підлягає сплаті до бюджету.

Крок 4. Розраховуємо загальний розмір ПДФО за рік шляхом підсумовування місячних сум податку.

Крок 5. Порівнюємо отриману в результаті перерахунку суму ПДФО із фактично утриманим протягом року податком.

Важливо! У сумі ПДФО, фактично утриманій за 2024 рік, не враховуємо результати перерахунку цього податку за 2023 рік, якщо такі суми доутримувалися чи поверталися у місяцях 2024 року.

За результатами перерахунку може виявитися, що:

— зобов’язання з ПДФО були занижені (утримали менше, ніж слід);

— зобов’язання з ПДФО були завищені (утримали більше, ніж слід);

— відсутні розбіжності (сума фактично утриманого за рік ПДФО дорівнює сумі, що отримана при перерахунку).

Тепер перейдемо від теорії до практики та проілюструємо алгоритм проведення перерахунку на прикладі.

Результат проведення перерахунку за працівником наведемо у таблиці нижче.

Річний перерахунок ПДФО

Внаслідок перерахунку виявлено, що протягом 2024 року із зарплати працівника було зайво утримано ПДФО в сумі 2452,67 грн (17543,26 грн - 15090,59 грн).

Відображаємо результати перерахунку

Найпростіше, якщо в результаті перерахунку вийшов нульовий результат, тобто сума фактично утриманого за рік ПДФО дорівнює сумі, що отримана при перерахунку. У такому разі якихось дій від роботодавця не вимагається. А про те, що робити, якщо виявлено недоплату чи переплату, розповімо далі.

Недоплата. Якщо в результаті перерахунку виявили заниження зобов’язання з ПДФО, недоутриману суму податку стягуємо за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу після його оподаткування за відповідний місяць (тобто за грудень 2024 року). У разі якщо суми доходу виявилося недостатньо, ПДФО, що залишився, утримуємо за рахунок оподатковуваних доходів наступних місяців (наприклад, січня, лютого 2025 року) до повного його погашення. Такий порядок прописано у п.п. 169.4.4 ПКУ.

Важливо! Пам’ятайте про обмеження, передбачені ст. 128 КЗпП! Так, за загальним правилом

Водночас працівник може подати роботодавцю заяву з проханням утримати всю суму недоплати з ПДФО одноразово. Тоді жодних обмежень немає. Головне, щоб сума зарплати дозволяла це зробити.

У бухобліку суму недоплати ПДФО, виявленої за результатами річного перерахунку, відображаємо проводкою: Дт 661 — Кт 641/ПДФО.

У розд. I 4ДФ за грудень 2024 року за рядком із зарплатним доходом у графах 4а та 4 проставляємо суму ПДФО з урахуванням перерахунку (див. БЗ 103.25). Тобто показники граф 4а та 4 збільшуємо на суму виявленої недоплати з ПДФО. Але враховуйте обмеження відрахувань у 20 % (див. вище), якщо працівник не подав заяви з проханням утримати всю суму недоплаченого податку одноразово. Розмір недоплати перевищує 20-відсоткове обмеження або суму оподатковуваного доходу працівника (якщо подано відповідну заяву)? Тоді залишок ПДФО відобразіть у 4ДФ за наступні звітні періоди у міру його утримання із зарплати працівника.

Переплати. В результаті річного перерахунку виявили завищення зобов’язання з ПДФО? Як роз’яснили податківці в консультації з підкатегорії 103.08 БЗ,

А як бути, якщо сума податкового зобов’язання за грудень 2024 року менша, ніж надміру утриманий протягом року ПДФО? Тоді зменшуємо ПДФО у наступних місяцях (у січні, лютому 2025 року) до повного повернення надміру утриманої суми податку.

У бухгалтерському обліку суму переплати, що виявлена за результатами річного перерахунку ПДФО та підлягає поверненню працівнику, відображаємо проводкою: Дт 661 — Кт 641/ПДФО (методом «червоне сторно»).

У розд. I 4ДФ за грудень 2024 року показники граф 4а та 4 зменшуємо на суму надміру утриманого ПДФО. Якщо переплата перевищує суму податкових зобов’язань за грудень 2024 року, то на залишок переплати зменшують показники граф 4а та 4 у наступних звітних періодах.

В результаті перерахунку у нашому прикладі (див. вище) виявлено, що працівнику потрібно повернути надміру утриману суму податку у розмірі 2452,67 грн. Сума ПДФО за грудень 2024 року становить 2340 грн (менше суми переплати). Тому у графах 4а та 4 розд. І 4ДФ за грудень 2024 року даних не буде (відсутня сума утриманого податку). Залишок переплати ПДФО у розмірі 112,67 грн (2452,67 грн - 2340 грн) зменшить суму податкового зобов’язання з цього податку у січні 2025 року.

Порядок заповнення 4ДФ за грудень 2024 покажемо на рисунку нижче.

Фрагмент 4ДФ за грудень 2024 року

Тепер ви знаєте, як правильно зробити річний перерахунок ПДФО. Щодо військового збору, то про перерахунок його суми у зв’язку зі збільшенням з 01.12.2024 розміру ставки ви можете дізнатися зі статті «Податковий агент та військовий збір: ставка 1,5 чи 5 %?» // «Податки & бухоблік», 2024, № 101.