Годовой перерасчет НДФЛ — 2024

Годовой перерасчет — дело обязательное

Работодатели обязаны осуществлять перерасчет суммы доходов, начисленных физлицам в виде заработной платы, а также суммы предоставленной налоговой социальной льготы (далее — НСЛ) по результатам каждого отчетного налогового года. Это требование п.п. «а» п.п. 169.4.2 НКУ. То есть проводить годовой перерасчет — не право, а обязанность работодателя.

А если упомянутую норму проигнорировать? Какого-то отдельного штрафа за это не предусмотрено. Но перерасчет позволит вам без штрафов исправить ошибки, допущенные при удержании НДФЛ в течение года.

Напомним: за подачу 4ДФ с недостоверными сведениями или ошибками, если такие сведения или ошибки привели к уменьшению либо увеличению налогового обязательства по НДФЛ, предусмотрен штраф в размере 1020 грн (п. 119.1 НКУ). За повторное нарушение в течение года сумма штрафа составляет 2040 грн. Также в случае неудержания НДФЛ с налогооблагаемого дохода налоговому агенту может грозить штраф по ст. 125¹ НКУ — в общем случае 10 % суммы налога, подлежащего перечислению/уплате в бюджет. Повторность и умышленность увеличивают его размер.

Вместе с тем указанные штрафы не применяют, если недостоверные сведения или ошибки были самостоятельно выявлены и исправлены налоговым агентом при проведении перерасчета НДФЛ в соответствии с нормами НКУ. Поэтому настоятельно рекомендуем не игнорировать возможность проверить себя и при необходимости исправиться.

Осуществляют годовой перерасчет НДФЛ все работодатели: как предприятия (учреждения, организации), так и самозанятые лица (в частности, предприниматели).

При этом не имеет значения, имели работники право на НСЛ или нет.

Годовой перерасчет за 2024 год следует провести при начислении заработной платы за декабрь 2024 года.

Далее поговорим о том, как именно его осуществляют.

Что пересчитывать

В обязательном годовом перерасчете НДФЛ участвуют только доходы работников в виде заработной платы. Но что относить к заработной плате?

Для целей налогообложения при определении составляющих фонда оплаты труда применяется Инструкция по статистике заработной платы, утвержденная приказом Госкомстата от 13.01.2004 № 5, в части, не противоречащей НКУ.

Так, налоговое законодательство к зарплате относит, например:

1) основную и дополнительную заработную плату, другие поощрительные и компенсационные выплаты, осуществляемые в связи с отношениями трудового найма (п.п. 14.1.48 НКУ);

2) пособие по временной нетрудоспособности и оплату первых пяти дней болезни за счет средств работодателя (абзац третий п.п. 169.4.1 НКУ). Подтверждают это и налоговики (см. БЗ 103.08.04). Правда, в отношении работодателей — резидентов Дія Сіті у фискалов особое мнение. Больничные специалистов резидента Дія Сіті* они считают прочим доходом, а не зарплатой (см. БЗ 103.25) и требуют облагать не по льготной (5 %), а по обычной ставке 18 % (см. БЗ 103.03). Хотя, на наш взгляд, такой подход справедлив только для гиг-специалистов. В отношении работников резидента Дія Сіті он работать не должен. Подробнее об этой проблеме см. в статье «Налогообложение больничных специалистов Дія Сіті» // «Налоги & бухучет», 2022, № 67.

* Специалистами резидента Дія Сіті считаются как гиг-специалисты, так и лица, находящиеся с резидентом Дія Сіті в трудовых отношениях (п.п. 14.1.283 НКУ).

Вместе с тем рекомендуем пересмотреть все виды доходов, которые начислялись наемным работникам в течение года. Возможно, они были неверно классифицированы. У вас есть шанс все исправить без штрафов.

Как пересчитывать

Годовой перерасчет НДФЛ проводят по каждому работнику отдельно. Фактически перерасчет заключается в проверке правильности начисления налога за каждый месяц отчетного года (см. БЗ 103.08.04). То есть в общем случае проверяем период с января по декабрь 2024 года включительно.

Для лиц, принятых на работу в течение 2024 года, перерасчет осуществляем с месяца приема на работу. Если по кому-либо из работников в течение года проводился добровольный перерасчет НДФЛ или перерасчет за последний месяц применения НСЛ (см. п.п. 169.4.3 и п.п. «б» п.п. 169.4.2 НКУ соответственно), то у них проверяем период с момента последнего перерасчета.

Далее рассмотрим алгоритм проведения перерасчета НДФЛ.

Шаг 1. Определяем размер заработной платы, начисленный в каждом месяце текущего года. При этом если в периоде, за который производится перерасчет, работнику начислялись доходы в виде отпускных или больничных, то суммы таких выплат (их части) относим к месяцам, за которые они были начислены (абзац третий п.п. 169.4.1 НКУ).

Прочие выплаты, в частности премии, доплаты, надбавки, индексацию, начисленные (доначисленные, отсторнированные) за предыдущие налоговые периоды, относим к тому месяцу, в котором они были фактически начислены (сторнированы), поскольку они не подпадают под действие абзаца третьего п.п. 169.4.1 НКУ. Подтверждают это и налоговики (см. БЗ 103.25).

Также следует проанализировать правильность классификации прочих выплат. Например, если работнику предоставлялась материальная помощь, проверяем ее вид: облагаемая или необлагаемая. Возможно, вы ошибочно обложили благотворительную помощь, освобожденную от налогообложения. Или, наоборот, забыли удержать НДФЛ из систематической матпомощи, входящей в фонд оплаты труда.

Шаг 2. Если работник пользовался НСЛ, уточняем, были ли основания для ее применения. Кратко напомним основные правила, которые необходимо соблюдать.

1. НСЛ применяем со дня получения от работника заявления и документов (при необходимости), подтверждающих право на нее (п.п. 169.2.2 НКУ). При этом ежегодно требовать от работника заявление о применении НСЛ не нужно (см. БЗ 103.08.03).

2. Если заявление и подтверждающие документы поданы не с начала месяца, НСЛ применяем ко всей сумме начисленной в таком месяце зарплаты. Никакого пропорционального распределения делать не нужно (см. БЗ 103.08.04).

3. Работник имеет право на НСЛ только по одному месту работы. Поэтому обратите внимание на применение льготы к зарплате работников-новичков. Если в месяце увольнения на старом месте работы работнику была предоставлена НСЛ, у нового работодателя в том же месяце льгота предоставляться не должна (см. БЗ 103.08.04).

4. Предельный размер дохода, при котором работник имел право на применение НСЛ в 2024 году, составляет:

— для НСЛ на себя, предоставляемых на основании п.п. 169.1.1, пп. «в» — «е» п.п. 169.1.3 и п.п. 169.1.4 НКУ, — 4240 грн;

— для НСЛ на детей, предоставляемых на основании п.п. 169.1.2, пп. «а» и «б» п.п. 169.1.3 НКУ, — у одного из родителей 4240 грн, умноженные на количество детей в возрасте до 18 лет, на которых предоставляется НСЛ, а у второго — 4240 грн.

Больше об особенностях применения НСЛ см. в статье «Налоговая социальная льгота в 2024 году» // «Налоги & бухучет», 2023, № 99 (ср. ).

Шаг 3. Исходя из уточненных сумм заработной платы определяем отдельно по каждому месяцу 2024 года сумму НДФЛ, подлежащую уплате в бюджет.

Шаг 4. Рассчитываем общий размер НДФЛ за год путем суммирования месячных сумм налога.

Шаг 5. Сравниваем полученную в результате перерасчета сумму НДФЛ с фактически удержанным в течение года налогом.

Важно! В сумме НДФЛ, фактически удержанной за 2024 год, не учитываем результаты перерасчета этого налога за 2023 год, если такие суммы доудерживались или возвращались в месяцах 2024 года.

По результатам перерасчета может оказаться, что:

— обязательства по НДФЛ были занижены (удержали меньше, чем следовало);

— обязательства по НДФЛ были завышены (удержали больше, чем следовало);

— отсутствуют расхождения (сумма фактически удержанного за год НДФЛ равна сумме, полученной при перерасчете).

Теперь перейдем от теории к практике и проиллюстрируем алгоритм проведения перерасчета на примере.

Результат проведения перерасчета по работнику приведем в таблице ниже.

Годовой перерасчет НДФЛ

В результате перерасчета выявлено, что в течение 2024 года из зарплаты работника был излишне удержан НДФЛ в сумме 2452,67 грн (17543,26 грн - 15090,59 грн).

Отражаем результаты перерасчета

Проще всего, если в результате перерасчета получился нулевой результат, т. е. сумма фактически удержанного за год НДФЛ равна сумме, полученной при перерасчете. В таком случае каких-либо действий от работодателя не требуется. А о том, что делать, если выявлена недоплата или переплата, расскажем далее.

Недоплата. Если в результате перерасчета обнаружили занижение обязательства по НДФЛ, недоудержанную сумму налога взыскиваем за счет любого налогооблагаемого дохода после его налогообложения за соответствующий месяц (т. е. за декабрь 2024 года). В случае когда суммы дохода оказалось недостаточно, оставшийся НДФЛ удерживаем за счет налогооблагаемых доходов следующих месяцев (например, января, февраля 2025 года) до полного его погашения. Такой порядок прописан в п.п. 169.4.4 НКУ.

Важно! Помните об ограничениях, предусмотренных ст. 128 КЗоТ! Так, по общему правилу

Вместе с тем работник может подать работодателю заявление с просьбой удержать всю сумму недоплаты по НДФЛ единоразово. Тогда никаких ограничений нет. Главное, чтобы сумма зарплаты позволяла это сделать.

В бухучете сумму недоплаты НДФЛ, выявленной по результатам годового перерасчета, отражаем проводкой: Дт 661 — Кт 641/НДФЛ.

В разд. I 4ДФ за декабрь 2024 года по строке с зарплатным доходом в графах 4а и 4 проставляем сумму НДФЛ с учетом перерасчета (см. БЗ 103.25). То есть показатели граф 4а и 4 увеличиваем на сумму выявленной недоплаты по НДФЛ. Но учитывайте ограничение отчислений в 20 % (см. выше), если работник не подал заявление с просьбой удержать всю сумму недоплаченного налога единоразово. Размер недоплаты превышает 20-процентное ограничение или сумму налогооблагаемого дохода работника (если подано соответствующее заявление)? Тогда остаток НДФЛ отразите в 4ДФ за следующие отчетные периоды по мере его удержания из зарплаты работника.

Переплата. В результате годового перерасчета выявили завышение обязательства по НДФЛ? Как разъяснили налоговики в консультации из подкатегории 103.08 БЗ),

А как быть, если сумма налогового обязательства за декабрь 2024 года меньше, чем излишне удержанный в течение года НДФЛ? Тогда уменьшаем НДФЛ в следующих месяцах (в январе, феврале 2025 года) до полного возврата излишне удержанной суммы налога.

В бухгалтерском учете сумму переплаты, выявленную по результатам годового перерасчета НДФЛ и подлежащую возврату работнику, отражаем проводкой: Дт 661 — Кт 641/НДФЛ (методом «красное сторно»).

В разд. I 4ДФ за декабрь 2024 года показатели граф 4а и 4 уменьшаем на сумму излишне удержанного НДФЛ. Если переплата превышает сумму налоговых обязательств за декабрь 2024 года, то на остаток переплаты уменьшают показатели граф 4а и 4 в следующих отчетных периодах.

В результате перерасчета в нашем примере (см. выше) выявлено, что работнику нужно вернуть излишне удержанную сумму налога в размере 2452,67 грн. Сумма НДФЛ за декабрь 2024 года составляет 2340 грн (меньше суммы переплаты). Поэтому в графах 4а и 4 разд. І 4ДФ за декабрь 2024 года данных не будет (отсутствует сумма удержанного налога). Остаток переплаты НДФЛ в размере 112,67 грн (2452,67 грн - 2340 грн) уменьшит сумму налогового обязательства по этому налогу в январе 2025 года.

Порядок заполнения 4ДФ за декабрь 2024 года покажем на рисунке ниже.

Фрагмент 4ДФ за декабрь 2024 года

Теперь вы знаете, как правильно сделать годовой перерасчет НДФЛ. Что касается военного сбора, то о перерасчете его суммы в связи с увеличением с 01.12.2024 размера ставки вы можете узнать из статьи «Налоговый агент и военный сбор: ставка 1,5 или 5 %?» // «Налоги & бухучет», 2024, № 101.