Придбали планшети для співробітників: як обліковувати?

Бухоблік

Тут усе доволі просто. У нашому випадку планшети призначені для використання в господарській діяльності (для виконання співробітниками трудових функцій). Оскільки очікуваний строк використання планшета, як правило, складає більше року, — вони є класичними необоротними активами. А ось у складі яких саме необоротних активів вони будуть обліковуватися — у складі основних засобів (ОЗ) чи малоцінних необоротних матеріальних активів (МНМА) — залежить від установленого обліковою політикою підприємства вартісного критерію розмежування МНМА та ОЗ.

При цьому з 20-тисячною межею порівнюють первісну вартість об’єкта. Зокрема, якщо планшет придбано з ПДВ, при порівнянні з вартісним критерієм (20000 грн) платники ПДВ орієнтуються на суму без ПДВ.

Якщо підприємство обрало саме такий критерій розмежування МНМА та ОЗ, в такому випадку:

— якщо вартість (первісна) планшета не перевищує 20000 грн, — такий планшет буде обліковуватися у складі МНМА;

— якщо вартість (первісна) планшета перевищує 20000 грн, — у складі ОЗ.

Якщо планшет класифіковано як МНМА. У такому разі всі витрати, що включаються в первісну вартість планшета, узагальнюємо за дебетом субрахунку 153 (Дт 153 — Кт 63). А при введенні планшета в експлуатацію їх списують в дебет субрахунку 112 (Дт 112 — Кт 153).

Вартість МНМА підлягає амортизації. Амортизація МНМА може нараховуватися «прискореними» методами (п. 27 П(С)БО 7):

— у першому місяці використання об’єкта — в розмірі 50 % вартості, яка амортизується, й інші 50 % — у місяці вилучення його з активів внаслідок невідповідності критеріям визнання активом;

— у першому місяці використання об’єкта в розмірі 100 % його вартості.

Амортизація МНМА може також нараховуватися прямолінійним і виробничим методами, але на практиці вони використовуються рідко.

Варто звернути увагу: незважаючи на малоцінність, жодних поблажок у документальному оформленні для МНМА немає. Їх документують точно так само, як і будь-який інший немалоцінний ОЗ.

Якщо планшет класифіковано як ОЗ. Найбільш відповідним субрахунком для обліку планшета буде субрахунок 104 «Машини та обладнання» (Дт 152 — Кт 63; Дт 104 — Кт 152). Нараховувати амортизацію можна будь-яким дозволеним для ОЗ методом. Для нашого конкретного випадку можна обрати найпростіший для розрахунку — прямолінійний.

Податок на прибуток

У малодохідників, які не коригують бухфінрезультат на різниці, все буде за правилами бухобліку.

А ось у високодохідників і малодохідників-добровольців є нюанси.

Якщо планшет класифіковано як МНМА. Тут варто звернути увагу на те, що

МНМА не підпадають під податкове визначення ОЗ

Тому для них немає податкових мінімально допустимих строків корисного використання (п.п. 138.3.3 ПКУ), як і не виникає за ними ніяких податкових різниць. Тобто і в тих платників, які застосовують різниці, все буде за правилами бухобліку.

Якщо планшет класифіковано як ОЗ. У такому разі високодохідникам та малодохідникам-добровольцям потрібно звернути увагу на мінімально допустимі строки амортизації ОЗ, встановлені п.п. 138.3.3 ПКУ.

Для «інших машин для автоматичного оброблення інформації» , до яких можна віднести і планшети, п.п. 138.3.3 ПКУ

До речі, цей строк (2 роки) не можна скоротити за допомогою п. 43¹ підрозд. 4 розд. XX ПКУ. Адже для четвертої групи (машини та обладнання) скорочений мінімальний строк амортизації також дорівнює 2 рокам (більше деталей щодо прискореної амортизації знайдете, зокрема, у статті «Установлення охоронної сигналізації в орендованому приміщенні: що в обліку» // «Податки & бухоблік», 2023, № 96).

ПДВ

Якщо планшет придбаний з ПДВ (і виникло право на податковий кредит (ПК)), то для ПДВ важливе значення має господарський статус його використання. Для того щоб у податківців не було приводів вважати їх негосподарським придбанням, потрібно внутрішніми документами по підприємству підтвердити господарський напрям використання планшетів. Зокрема, внутрішніми документами бажано:

— визначити мету придбання планшетів (виконання трудових функцій працівниками);

— затвердити список працівників (посад), які використовують у своїй трудовій діяльності планшети;

— затвердити порядок використання планшетів (наприклад, заборона їх використання у позаробочий час тощо).

Оформлення видачі працівникам

Видачу планшетів працівникам можна фіксувати в спеціальному журналі обліку видачі / повернення планшетів працівниками. Хоча це і не обов’язково. Може бути достатнім і того, що підприємство визначить внутрішнім розпорядчим документом порядок використання планшетів працівниками.

Якщо, наприклад, планшет видається працівнику, який працює дистанційно, то, як правило, складається акт приймання-передачі (також див. статтю «Працівник звільнився, а ноутбук не повернув» // «Податки & бухоблік», 2022, № 79).

Якось додатково в бухобліку фіксувати передачу працівнику планшета не потрібно. Хіба якщо планшет виданий працівнику, який працює дистанційно, то для обліку такого планшета можна відкрити додатковий аналітичний рахунок до субрахунку 104.

Що стосується ПДФО/ВЗ, то відповідно до п.п. «а» п.п. 164.2.17 ПКУ вартість майна, що належить роботодавцю, передане працівнику для виконання ним трудових функцій відповідно до трудового договору,

Головне — мати підтвердження, що планшети дійсно використовуються для виконання трудових функцій (а підтверджується це вищезгаданими внутрішніми документами, в яких, зокрема, визначено мету використання планшетів, список працівників (посад), які ними користуються, порядок використання планшетів тощо).