Працівник звільнився, а ноутбук не повернув

Насамперед майте на увазі, що не можна відмовити у звільненні працівнику або затримати остаточний розрахунок у зв’язку з тим, що він не повернув ноутбук. Інакше матимете проблеми під час перевірки Держпраці.

Далі слід з’ясувати, як була оформлена передача ноутбука працівнику.

Якщо працівник виїжджав з України з технікою, що належить роботодавцю, слід було скласти акт приймання-передачі ноутбука.

Працівник купив ноутбук, перебуваючи за кордоном, і підприємство відшкодувало йому витрачені кошти*? І в такій ситуації слід оформити двосторонній документ, яким за працівником закріплювався придбаний ноутбук. Зробити це було можливо, наприклад, за допомогою засобів електронної комунікації.

* Про те, як це можна зробити, ми писали у статті «Працівник купив ноутбук за кордоном: як облікувати?» // «Податки & бухоблік», 2022, № 27.

Таким чином, важливо, щоб підприємство мало підтвердження факту передачі працівнику комп’ютерної техніки. Підтверджуючі документи є? Тоді можливі такі варіанти розвитку подій:

— домовляємося з працівником про реалізацію йому ноутбука;

— роботодавець дарує ноутбук працівнику;

— роботодавець вимагає відшкодувати завдані йому матеріальні збитки. При цьому, якщо працівник відмовляється добровільно відшкодовувати збитки або не згоден із сумою відшкодування, доведеться звертатися до судових інстанцій.

Давайте розглянемо різні варіанти вирішення проблеми, що виникла, та їх наслідки для роботодавця. А почнемо із ситуації, коли підприємство не може підтвердити факт передачі ноутбука працівнику.

Передача ноутбука працівнику не оформлена

Бухоблік. Маємо ситуацію, коли в обліку підприємства обліковується об’єкт основних засобів (ОЗ) чи малоцінних необоротних матеріальних активів (МНМА), а фактично він відсутній. Використовувати ноутбук у своїй діяльності юрособа не може. Отже, ноутбук перестає відповідати критеріям визнання активом, і в обліку його необхідно списати (п. 33 НП(С)БО 7 «Основні засоби»).

При цьому роблять проводки:

1) Дт 131 — Кт 104 (або Дт 132 — Кт 112) — на суму накопиченого зносу ноутбука;

2) Дт 976 — Кт 104 або 112 — на суму його залишкової вартості.

Крім того, у позабалансовому обліку (Дт 072) відображаємо суму збитків, завданих підприємству. Вона обліковуватиметься там до встановлення винної особи або до закінчення строку позовної давності.

Скажете, що тут встановлювати, якщо ми знаємо винну особу? Але це треба якось підтвердити. Не можете? Отже, й повісити збитки на колишнього працівника не вийде. Більше того, на наш погляд, винною в такій ситуації може бути визнана матеріально відповідальна особа, яка допустила передачу ноутбука без відповідного документального оформлення.

Податок на прибуток. Якщо ноутбук обліковувався у податковому обліку у складі ОЗ, то високодохідники та малодохідники-добровольці при його списанні повинні:

— збільшити фінрезультат на суму бухгалтерської залишкової вартості ноутбука (абзац четвертий п. 138.1 ПКУ);

— зменшити фінрезультат на суму його податкової залишкової вартості (абзац третій п. 138.2 ПКУ).

Пам’ятайте, що ліквідаційні різниці розраховують лише за ОЗ, до яких у податковому обліку належать необоротні активи первісною вартістю понад 20000 грн (за введеними в експлуатацію до 22.05.2020 включно — 6000 грн). Щодо МНМА (навіть якщо ви обліковуєте їх у бухобліку як ОЗ) різниці рахувати не потрібно.

ПДВ. При списанні ноутбука, що обліковується у складі ОЗ, слід нарахувати податкові зобов’язання з ПДВ згідно з п. 189.9 ПКУ виходячи зі звичайних цін, але не нижче балансової вартості ноутбука на момент ліквідації. Причому скористатися пільгою, передбаченою абзацом другим цього пункту для ненарахування ПДВ, на наш погляд, не вийде, оскільки такого випадку серед винятків немає.

Якщо ноутбук у податковому обліку є МНМА, доведеться нарахувати компенсуючі податкові зобов’язання на підставі п.п. «г» п. 198.5 ПКУ (як у разі негосподарського використання). При цьому

Втім, якщо підприємство амортизує МНМА методом 100 % у першому місяці використання, податкові зобов’язання нараховувати не доведеться (залишкова вартість дорівнює нулю).

Увага платників спецЄП, які до переходу на нього були платниками ПДВ! Зрозуміло, що у період перебування на спецЄП жодних податкових зобов’язань не виникає. Але якщо ноутбук було придбано з ПДВ до переходу на спецЄП, то в періоді повернення на колишню систему оподаткування вам доведеться нарахувати компенсуючі податкові зобов’язання за п. 198.5 ПКУ (п.п. 9.9 підрозд. 8 розд. ХХ ПКУ). База оподаткування — балансова (залишкова) вартість на початок звітного (податкового) періоду списання ноутбука.

Якщо ж ноутбук був придбаний без ПДВ, то компенсуючих податкових зобов’язань не буде.

Тепер поговоримо про ситуацію, коли передача працівнику ноутбука документально підтверджена.

Працівник відшкодовує вартість ноутбука

Не викликає сумнівів, що у разі звільнення працівник зобов’язаний повернути обладнання, надане йому роботодавцем для виконання посадових обов’язків (зокрема, ноутбук). Відмовляючись це робити, працівник завдає підприємству матеріальної шкоди. І компанія-роботодавець має право вимагати її відшкодування грошима.

Правила відшкодування збитків, завданих працівниками, встановлює ст. 136 КЗпП. Відповідно до цієї норми, якщо сума збитків не перевищує середньомісячного заробітку працівника, відшкодування здійснюється шляхом відрахувань із зарплати винної особи за розпорядженням роботодавця. При цьому таке розпорядження може бути видано не пізніше 2 тижнів з дня виявлення заподіяної шкоди та звернено до виконання не раніше 7 днів з дня повідомлення працівника. В інших випадках необхідно звертатися до суду.

У нашій ситуації, навіть якщо розмір збитку менший за середньомісячний заробіток, утримати його суму із зарплати винного при остаточному розрахунку на підставі наказу роботодавця, швидше за все, не вийде. Пояснимо.

У загальному випадку повернути ноутбук, що необхідний для виконання посадових обов’язків, працівник повинен у день звільнення. При цьому підприємство зобов’язане цього ж дня провести із працівником остаточний розрахунок (див. ст. 116 КЗпП). А ось здійснити утримання у рахунок відшкодування збитків відповідно до ст. 136 КЗпП можна лише через 7 днів після повідомлення працівника. Отже, у день звільнення зробити це підприємство не зможе. Також слід пам’ятати про обмеження розміру відрахувань із заробітної плати, що визначені ст. 128 КЗпП. За загальним правилом вони становлять 20 %.

Водночас ніхто не забороняє працівнику відшкодувати збитки добровільно. Так, він може написати заяву з проханням утримати суму збитків із його заробітної плати. І тоді перешкод зробити це при остаточному розрахунку (якщо суми вистачає) не виникає. Крім того, працівник може погасити суму заподіяної шкоди шляхом перерахування коштів на банківський рахунок підприємства.

Можна вчинити й інакше — домовитися з працівником про реалізацію йому ноутбука. І в цьому випадку договірну вартість:

— утримують із зарплати працівника при остаточному розрахунку (на підставі його заяви) або

— працівник перераховує на рахунок роботодавця.

До яких же наслідків призведе відшкодування колишнім працівником шкоди чи реалізація йому ноутбука?

Податок на прибуток. Для цілей обкладення податком на прибуток не має значення, домовилося підприємство про реалізацію ноутбука працівнику або останній компенсує заподіяну їм шкоду. Якщо ноутбук обліковувався у складі ОЗ, високодохідники та малодохідники-добровольці визначають продажно-ліквідаційні різниці відповідно до пп. 138.1 та 138.2 ПКУ (див. вище). В іншому треба орієнтуватися на бухгалтерський облік.

Єдиний податок. Якщо підприємство — платник єдиного податку, то насамперед не забудьте про заборону негрошових розрахунків! Тобто єдиноподатник не має права утримувати вартість ноутбука чи суму відшкодування шкоди із зарплати працівника.

У загальному випадку до доходу потрапляє вся сума, що надійшла на банківський рахунок спрощенця. Але є виняток, передбачений п. 292.2 ПКУ. Так, якщо продаж ОЗ відбувається після їх використання протягом 12 календарних місяців з дня введення в експлуатацію, дохід визначається як різниця між сумою коштів, отриманих від продажу ОЗ, та їх залишковою балансовою вартістю на день продажу. Таким чином, домовленість із працівником про реалізацію йому ноутбука, який обліковується у складі ОЗ (див. п.п. 14.1.138 ПКУ), може допомогти заощадити на єдиному податку, якщо цей ноутбук використовувався понад 12 місяців.

Зверніть увагу: відповідно до п. 292.15 ПКУ дохід, отриманий як компенсація (відшкодування) за рішенням суду за будь-які попередні звітні періоди, не враховується під час визначення обсягу доходу, що дає право суб’єкту господарювання зареєструватися платником єдиного податку та/або перебувати на спрощеній системі оподаткування у наступному податковому періоді. Але при цьому така сума відшкодування повинна відображатися у складі доходів спрощенця та обкладатися єдиним податком (див. лист ДФСУ від 20.11.2015 № 24785/6/99-99-10-03-02-15).

ПДВ. Якщо підприємство домовилося з працівником про реалізацію йому ноутбука, то нараховуємо податкові зобов’язання з ПДВ виходячи з договірної вартості, але не нижче балансової (залишкової) вартості ноутбука за даними бухобліку на початок періоду, в якому здійснюється операція (п. 188.1 ПКУ).

Працівник відшкодовує шкоду підприємству (домовленості про реалізацію не досягнуто)? У цьому випадку підприємство нараховує компенсуючі податкові зобов’язання відповідно до п. 189.9 (якщо йдеться про об’єкт ОЗ) або п.п. «г» п.п. 198.5 ПКУ (якщо ноутбук був у складі МНМА). Так само, як при списанні ноутбука, передача якого працівнику не була оформлена (див. вище).

Зверніть увагу: абзац другий п. 189.9 ПКУ дозволяє не нараховувати ПДВ у разі ліквідації об’єктів ОЗ без згоди платника податків, зокрема, у разі викрадення, підтвердженого відповідно до законодавства. Тому нарахування податкових зобов’язань можна уникнути, якщо звернутися до правоохоронців та отримати витяг із Єдиного реєстру досудових розслідувань, що підтверджує факт реєстрації відомостей про кримінальне правопорушення. Але це якщо підприємство вирішить йти «на принцип» до кінця. І лише у випадку, коли ноутбук є об’єктом ОЗ із погляду ПКУ.

Але будьте обережні у формулюваннях! У документах суму, яку виплачуватиме працівник, рекомендуємо назвати саме відшкодуванням збитків, а не компенсацією вартості ноутбука. Зауважте: в окремих ІПК податківці стверджують: якщо кошти за своєю суттю є компенсацією вартості майна, то суми такого відшкодування включаються до бази оподаткування ПДВ (листи ДПСУ від 26.05.2021 № 2051/ІПК/99-00-21-03-02-06 та від 04.11.2020 № 4539/ІПК/99-00-05-06-02-06). Докладніше про це див. у статті «Компенсуючі ПЗ: бути чи не бути» // «Податки & бухоблік», 2021, № 49 (ср. ).

Щодо платників спецЄП, то для них ПДВ-наслідки настануть після повернення на колишню систему оподаткування. Вони такі самі, як і при списанні ноутбука (див. вище).

Бухоблік. Відображення операції з відшкодування працівником вартості ноутбука розглянемо на прикладі.

Приклад. Підприємство за актом приймання-передачі передало працівнику ноутбук для виконання посадових обов’язків. Після звільнення працівника ноутбук залишився у нього.

Варіант 1. Досягнута домовленість щодо реалізації працівнику ноутбука за ціною 13200 грн (у тому числі ПДВ — 2200 грн).

Варіант 2. Працівник добровільно відшкодовує суму збитків на суму 13200 грн.

Вартість ноутбука при придбанні становила 28800 грн (у тому числі первісна вартість — 24000 грн, ПДВ — 4800 грн). Залишкова вартість на початок місяця вибуття ноутбука становить 12000 грн, на кінець місяця — 11000 грн.

В обліку підприємства зазначені операції відображають так (див. таблицю нижче).

Відшкодування працівником вартості ноутбука

Працівник не відшкодовує вартість ноутбука

Такий варіант розвитку подій можливий, якщо підприємство:

— дарує працівнику ноутбук;

— формує дебіторську заборгованість у сумі невідшкодованої працівником шкоди, а надалі прощає її працівнику або списує після закінчення строку позовної давності.

Дарунок. Безоплатна передача підпадає під податкове визначення продажу (п.п. 14.1.202 ПКУ). Тому діють ті самі правила обкладення податком на прибуток, як й у разі реалізації.

Так, якщо ноутбук для цілей податкового обліку є ОЗ, високодохідники та малодохідники-добровольці визначають продажно-ліквідаційні різниці відповідно до абзацу четвертого п. 138.1 та абзацу третього п. 138.2 ПКУ. А от подарункової різниці, передбаченої п.п. 140.5.10 ПКУ, тут не буде, оскільки обдарований є фізичною особою, яка сплачує ПДФО.

Якщо ноутбук — МНМА, зовсім ніяких податковоприбуткових різниць у зв’язку з його безоплатною передачею фізособі немає. Все за бухобліковими правилами.

Безоплатна передача є об’єктом оподаткування ПДВ (п.п. «а» п.п. 185.1 ПКУ). Підприємство-дарувальник нараховує податкові зобов’язання з ПДВ, виходячи з балансової (залишкової) вартості ноутбука за даними бухобліку на початок періоду, в якому здійснюється операція (п. 188.1 ПКУ). При цьому компенсуючі податкові зобов’язання на підставі п. 189.9 або п.п. «г» п.п. 198.5 ПКУ нараховувати не потрібно (див. листи ДПСУ від 24.03.2020 № 1211/6/99-00-07-03-02-06/ІПК та ОВПП ДПС від 10.06.2020 № 2383/ІПК-28-10-30-02-11).

Тепер про оподаткування доходів фізособи — одержувача дарунка. Для ПДФО-цілей дарунок юрособи вважається додатковим благом та підлягає обкладенню цим податком відповідно до п.п. «е» п.п. 164.2.17 ПКУ.

База оподаткування — вартість, визначена за правилами звичайної ціни, збільшена на «натуральний» коефіцієнт, передбачений п. 164.5 ПКУ. При ставці ПДФО 18 % величина цього коефіцієнта становить 1,219512.

Крім того, дарунок підлягає обкладенню військовим збором (далі — ВЗ) за ставкою 1,5 %. Причому з метою утримання цього збору жодних коефіцієнтів застосовувати не слід (див. консультацію у категорії 126.05 БЗ ). Тобто базою оподаткування буде вартість дарунка.

Водночас не варто забувати про п.п. 165.1.39 ПКУ. Він дозволяє у 2022 році вивести з-під оподаткування вартість негрошових дарунків у частині, що не перевищує 1625 грн (у розрахунку на місяць). З вартості (частини вартості) дарунка, що не оподатковується ПДФО, не утримують і ВЗ (п.п. 1.7 п. 16¹ підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ).

У 4ДФ неоподатковуваний відповідно до п.п. 165.1.39 ПКУ дохід у вигляді негрошового дарунка (його частини) відображають з ознакою доходу «160».

Переходимо до ЄСВ. Якщо на момент дарування фізособа ще є працівником, такий дарунок розглядатиметься як оплата праці (п.п. 2.3.2 Інструкції № 5*). Отже, треба нарахувати ЄСВ.

* Інструкція зі статистики заробітної плати, затверджена наказом Держкомстату від 13.01.2004 № 5.

Щоб цього уникнути, за домовленістю з працівником у день звільнення оформіть «повернення» ноутбука, а вже після розірвання трудових відносин подаруйте його непрацівнику. Оскільки обдарований на цей момент, не буде застрахованою особою, нараховувати ЄСВ не доведеться.

Далі розглянемо ситуацію, коли підприємство не дарує ноутбук, а формує в обліку дебіторську заборгованість.

Формуємо заборгованість. Насамперед ноутбук слід списати. Далі визначаємо суму шкоди, що підлягає відшкодуванню працівником, та відображаємо її в обліку. Як це зробити, ви можете побачити на прикладі вище (див. варіант 2).

Що стосується податку на прибуток, то високодохідники та малодохідники-добровольці при списанні ноутбука, що обліковується у складі ОЗ, визначають продажно-ліквідаційні різниці відповідно до пп. 138.1 та 138.2 ПКУ. В іншому орієнтуємося на бухгалтерський облік.

Не забудьте нарахувати компенсуючі податкові зобов’язання з ПДВ відповідно до п. 189.9 (якщо йдеться про об’єкт ОЗ) або п.п. «г» п.п. 198.5 ПКУ (якщо ноутбук був у складі МНМА).

Платники спецЄП мають зробити це після відновлення їх реєстрації платниками ПДВ у зв’язку з переходом на попередню систему оподаткування.

Що далі робити з непогашеною заборгованістю?

Роботодавець може ухвалити рішення про прощення заборгованості до закінчення строку позовної давності або списати заборгованість після закінчення цього строку. При цьому нагадаємо, що відповідно до п. 19 Прикінцевих та перехідних положень ЦКУ строк позовної давності продовжуються на строк дії в Україні воєнного, надзвичайного стану.

Прощення заборгованості. Якщо підприємство у бухобліку створювало під таку заборгованість резерв сумнівних боргів (далі — РСБ), його необхідно відкоригувати. Робимо це такими проводками: Дт 38 — Кт 719 чи Дт 944 — Кт 38 (методом «сторно»). Якщо РСБ не створювався, зазначені проводки не робимо.

Списання заборгованості показуємо так: Дт 949 — Кт 375.

У податковоприбутковому обліку високодохідники та малодохідники-добровольці мають пам’ятати про різниці, передбачені п. 139.2 ПКУ. Так, при нарахуванні РСБ (Дт 944 — Кт 38) фінрезультат збільшувався на суму створеного резерву відповідно до абзацу другого п.п. 139.2.1 ПКУ. У свою чергу, при коригуванні РСБ у бік зменшення необхідно зменшити фінансовий результат на суму такого коригування (абзац другий п.п. 139.2.2 ПКУ).

Далі слід збільшити фінансовий результат на всю суму прощеної дебіторки (абзац третій п.п. 139.2.1 ПКУ). А ось зменшуючої різниці, передбаченої абзацом третім п.п. 139.2.2 ПКУ, не буде, оскільки прощена заборгованість не відповідає ознакам безнадійної із п.п. 14.1.11 ПКУ.

Сума прощеної заборгованості включається до складу доходу фізособи як додаткове благо. Відповідно до п.п. «д» п.п. 164.2.17 ПКУ основна сума боргу фізособи, прощеної (анульованої) підприємством за його самостійним рішенням, не пов’язаним з процедурою банкрутства, до закінчення строку позовної давності, у разі якщо сума такого боргу перевищує 25 % мінзарплати (у розрахунку на рік), встановленої на 1 січня звітного податкового року (2022 року — 1625 грн), обкладається ПДФО.

Причому зауважте: на думку податківців (див. «Прощення боргу до закінчення строку позовної давності» // «Податки & бухоблік», 2019, № 88),

Такий самий порядок оподаткування суми прощеної заборгованості ВЗ (п.п. 1.2 п. 16¹ підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ).

У 4ДФ Об’єднаного звіту оподатковуваний дохід у вигляді заборгованості, прощеної до закінчення строку позовної давності, відображають з ознакою «126».

Зверніть увагу! Якщо суб’єкт господарювання належним чином проінформує боржника про анулювання (прощення) боргу, то ПДФО та ВЗ з оподатковуваного доходу зобов’язаний сплатити боржник самостійно за підсумками річного декларування. Підприємству потрібно лише відобразити такий дохід у 4ДФ Об’єднаного звіту.

При цьому проінформувати боржника можна одним із таких способів:

— направити рекомендований лист із повідомленням про вручення;

— укласти договір про прощення боргу;

— надати повідомлення особисто боржнику під підпис.

А от якщо підприємство проігнорує цю вимогу, то йому доведеться виконати обов’язки податкового агента в повному обсязі (утримати ПДФО та ВЗ + відобразити дохід у 4ДФ).

Списання заборгованості після закінчення строку позовної давності. У бухобліку таку заборгованість списують за рахунок РСБ, якщо він створювався: Дт 38 — Кт 375. Якщо РСБ не створювався або його суми недостатньо, списання відображають проводкою: Дт 944 — Кт 375.

При визначенні податку на прибуток високодохідники та малодохідники-добровольці коригують фінрезультат на різниці, передбачені п. 139.2 ПКУ. Зокрема, необхідно:

— збільшити фінрезультат на суму витрат від списання в бухобліку дебіторської заборгованості понад суму РСБ;

— зменшити фінрезультат на суму списаної дебіторської заборгованості (у тому числі за рахунок створеного РСБ), яка відповідає безнадійній. Нагадаємо, що закінчення строків позовної давності є достатнім критерієм для визнання заборгованості безнадійної згідно з п.п. «а» п.п. 14.1.11 ПКУ.

Щодо оподаткування доходів фізичних осіб, то при списанні заборгованості після закінчення строку позовної давності у гру вступають норми п.п. 164.2.7 ПКУ. Відповідно до цього підпункту сума заборгованості платника податків за укладеними ним цивільно-правовими договорами, за якою минув строк позовної давності та яка перевищує 50 % місячного прожиткового мінімуму для працездатної особи на 1 січня звітного податкового року (у 2022 року — 1240,50 грн), включається до складу річного оподатковуваного доходу фізособи.

Але! Підприємство не утримує ПДФО та ВЗ із цієї суми. Фізособа зобов’язана самостійно сплатити ПДФО та ВЗ на підставі річної декларації про доходи.

Тільки не забудьте відобразити дохід фізособи у 4ДФ Об’єднаного звіту. Як роз’яснюють податківці у категорії 103.25 БЗ , оподатковувані суми списаної після закінчення строку позовної давності заборгованості слід показувати з ознакою доходу «107».

Таким чином, можна переконатися, що варіанти врегулювання проблеми є. Головне, щоб сторони мали бажання домовитися.