Коли брати лікарняний в роботу?
Наразі роботодавці мають справу переважно з електронними листками непрацездатності (е-лікарняні), які надходять у кабінет страхувальника на вебпорталі ПФУ.
Водночас на період дії воєнного стану та протягом 3 місяців з дня його припинення / скасування лікарям у певних ситуаціях дозволено видавати паперові листки непрацездатності на затверджених бланках або за їх відсутності у медзакладі — роздрукованими на білому аркуші паперу. Це можливо, наприклад, якщо е-лікарняний не створено через технічні негаразди. Більш детально про такі ситуації дізнавайтеся зі статті «Працюємо з лікарняними листами» // «Податки & бухоблік», 2023, № 95.
Паперовий листок непрацездатності роботодавцю надає працівник. І в цьому випадку його одразу треба брати в роботу.
Що стосується е-лікарняного, то його можна починати опрацьовувати тоді, коли він буде виданий страхувальнику. Цю точку відліку визначаємо таким чином —
звичайний е-лікарняний вважається виданим страхувальнику через 7 днів після дати його закриття, а е-лікарняний з причиною «Вагітність та пологи» — через 7 днів з дати його відкриття
Такі норми прописані у п. 3 розд. ІІ та п. 1 розд. ІІІ Порядку видачі (формування) листків непрацездатності в Електронному реєстрі листків непрацездатності, затвердженому наказом МОЗ від 17.06.2021 № 1234.
Чому ж усе так хитромудро і що це за період у 7 днів? Протягом цього часу лікар має право вносити зміни до е-лікарняного, у тому числі й змінювати дату закриття листка непрацездатності. Після завершення 7-денного періоду е-лікарняний:
1) змінює свій статус з «Закритий» на «Готовий до сплати (виданий)»;
2) є виданим страхувальнику та може бути взятий в роботу.
Проте що робити, якщо 7-дненний строк закінчився, а е-лікарняний через технічні причини не отримує статусу «Готовий до сплати»? В такому випадку роботодавцю треба самостійно визначити дату видачі листка непрацездатності, відрахувавши 7 днів з дати його закриття або дати відкриття залежно від причини непрацездатності.
І навпаки, якщо статус зміниться раніше, варто зачекати, адже протягом 7-денного періоду до е-лікарняного можуть вноситися зміни (див. роз’яснення ПФУ від 22.02.2023).
Призначення
Рішення про призначення лікарняних і допомоги по вагітності та пологах, так само як і рішення про відмову в їх призначенні, приймають або одноосібно керівник підприємства (ФОП-роботодавець), або уповноважена ним особа чи особи (див. ч. 3 ст. 22 Закону України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 23.09.99 № 1105-ХIV, далі — Закон № 1105).
Документи для призначення лікарняних розглядають не пізніше 10 робочих днів з дня їх надходження, а для призначення допомоги по вагітності та пологах — не пізніше 3 робочих днів з дня їх надходження
Це вимога абзацу першого ч. 1 ст. 24 Закону № 1105.
Перебіг строку для розгляду документів та призначення лікарняних / допомоги по вагітності та пологах розпочинається:
— у разі оформлення паперового лікарняного — з дня його надходження до страхувальника;
— у разі формування е-лікарняного — з дня його видачі, коли лікарняний набуває (має набути) статусу «Готовий до сплати». Якщо ж набуття листком непрацездатності зазначеного статусу припадає на вихідний день, то перший день для розгляду документів для призначення лікарняних виплат — це найближчий після вихідного дня робочий день (див. роз’яснення Головного управління ПФУ у Вінницькій області від 27.09.2024).
Приклад 1. У кабінеті страхувальника на порталі ПФУ е-лікарняний працівника отримав статус «Готовий до сплати» 16 листопада 2024 року, у суботу (на 8-й день після дати його закриття). Графік роботи підприємства — п’ятиденка з вихідними днями у суботу та неділю.
Дата видачі е-лікарняного припала на вихідний день (16 листопада, субота). Рішення про призначення лікарняних працівнику треба прийняти не пізніше 29 листопада. Відлік 10 робочих днів починаємо з найближчого робочого дня — з 18 листопада, з понеділка.
Призначення / відмову у призначенні виплат оформлюють або рішенням / наказом / розпорядженням (якщо на підприємстві один уповноважений), або протоколом (якщо керівник призначив комісію з декількох уповноважених). Їх форму підприємство розробляє самостійно (див. статтю «Уповноважені із соціального страхування» // «Податки & бухоблік», 2023, № 95).
При розгляді документів для призначення виплат за паперовими лікарняними враховуємо строки давності, встановлені у ч. 5 ст. 24 Закону № 1105. Так, страхові виплати, передбачені цим Законом, здійснюються у разі, якщо звернення за їх призначенням надійшло не пізніше 6 календарних місяців з дня відновлення працездатності, закінчення відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами.
У випадку, коли працівнику надано паперовий листок непрацездатності, днем звернення буде день подання такого лікарняного роботодавцю. Якщо працівник вклався у зазначений 6-місячний строк, лікарняні призначаємо.
А ось за е-лікарняними виплати можна призначити й після спливу таких 6 місяців. Річ у тім, що за електронними листками непрацездатності звернення за призначенням страхової виплати відбувається тоді, коли лікарняний, що був сформований в електронному кабінеті страхувальника, набуває статусу «Готовий до сплати» (див. лист ПФУ від 17.07.2023 № 2800-030401-8/39741 та коментар до нього у статті «е-Лікарняні: чи призначати, якщо минуло 6 місяців?» // «Податки & бухоблік», 2023, № 58).
До речі, зверніть увагу: якщо прийнято рішення про відмову в призначенні страхових виплат, то окрім його фіксації у відповідному розпорядчому документі, слід проінформувати про це особу, якій відмовлено, не пізніше 5 днів після прийняття рішення. Як саме? Видати або надіслати особі повідомлення про відмову в призначенні допомоги із зазначенням причини відмови та порядку оскарження (див. абзац другий ч. 1 ст. 24 Закону № 1105).
Розрахунок та подання заяви-розрахунку до ПФУ
Після прийняття рішення про призначення лікарняних виплат настає відлік наступного етапу. Це етап обчислення їх суми та формування і подання заяви-розрахунку на отримання фінансування від ПФУ. Скільки днів на це відведено?
Роботодавець має сформувати заяву-розрахунок в кабінеті страхувальника та надіслати її до ПФУ не пізніше 5 робочих днів з дати прийняття рішення про призначення виплат
Такий строк установлений у поки що чинному Порядку, затвердженому постановою правління ФСС від 19.07.2018 № 12* (далі — Порядок № 12). На його дотриманні наразі наполягають пенсійники у своїх роз’ясненнях (див., зокрема, роз’яснення ПФУ від 17.06.2024).
* Див. п. 1 постанови правління ПФУ від 21.12.2022 № 28-3.
Тож страхувальник / уповноважені ним особи повинні максимально швидко передати до бухгалтерії рішення про призначення лікарняних для того, щоб у бухгалтера було достатньо часу для розрахунку непрацездатних виплат та своєчасного подання заяви-розрахунку до ПФУ.
До речі, обчислюють 5-денний строк для подання роботодавцем заяви-розрахунку з наступного робочого дня після прийняття рішення про призначення допомоги (див. роз’яснення ПФУ від 27.09.2024).
Приклад 2. Щодо працівника з прикладу 1 рішення про призначення допомоги по тимчасовій непрацездатності було прийнято раніше максимально допустимого строку (29 листопада), а саме 21 листопада.
На підставі рішення про призначення лікарняних від 21 листопада роботодавець повинен не пізніше 28 листопада:
— розрахувати працівнику суму лікарняних;
— сформувати та надіслати заяву-розрахунок у кабінеті страхувальника на вебпорталі ПФУ для отримання фінансування.
Зауважте, що заяви-розрахунки за електронними та паперовими листками непрацездатності складають окремо.
Фінансування, виплата та повідомлення про виплату
Якщо з формуванням та надсиланням заяви-розрахунку ви впоралися, то
ПФУ зобов’язаний профінансувати виплату лікарняних та допомоги по вагітності та пологах протягом 3 робочих днів після надходження заяви-розрахунку
Такий строк зафіксований у ч. 1 ст. 26 Закону № 1105. Фінансування здійснюється на спеціальний рахунок страхувальника.
Виплачуємо допомогу по тимчасовій непрацездатності та допомогу по вагітності та пологах (див. ч. 2 ст. 24 Закону № 1105):
— найманим працівникам — у найближчий після дня призначення допомоги день виплати заробітної плати;
— застрахованим особам, які виконують роботи (надають послуги) на умовах цивільно-правового договору, у тому числі на умовах гіг-контракту (далі — ЦПД), — протягом 10 робочих днів після призначення допомоги.
Звичайно, оплату перших 5 днів непрацездатності за рахунок роботодавця можна виплатити працівнику до настання такого строку.
Приклад 3. Роботодавець отримав від ПФУ 3 грудня 2024 року фінансування для виплати працівнику допомоги по тимчасовій непрацездатності на підставі заяви-розрахунку, яка була відправлена 28 листопада. Виплата допомоги була призначена 21 листопада. На підприємстві зарплата виплачується 5-го та 20-го числа кожного місяця.
Лікарняні працівнику за усі дні хвороби треба виплатити разом із зарплатою за другу половину листопада 2024 року — 5 грудня. Це найближчий після дня призначення лікарняних (21 листопада) строк, установлений для виплати зарплати.
Після оплати листків непрацездатності за рахунок ПФУ роботодавець повинен відзвітувати про проведені виплати та надіслати до Фонду відповідне повідомлення.
Формуємо повідомлення про виплату коштів застрахованим особам у кабінеті страхувальника на вебпорталі ПФУ. Строк подання — протягом місяця з дня проведення виплат (див. п. 10 Порядку № 12). Відлік строку починаємо з наступного дня після виплати допомоги (див. роз’яснення ПФУ від 27.09.2024).
Зведена інформація щодо строків
Ви отримали повну інформацію щодо строків опрацювання листків непрацездатності. Та щоб не заплутатися в них, пропонуємо до вашої уваги таблицю, в якій усі ці строки зведені.
Інформація щодо строків роботи з листками непрацездатності
| Показник | Строк | |
| Допомога по тимчасовій непрацездатності | Допомога по вагітності та пологах | |
| День надходження лікарняного листа до роботодавця | Паперовий лікарняний — день надання працівником | |
| е-Лікарняний — день, в який він набуває (має набути) статусу «Готовий до сплати» | ||
| Строк розгляду документів для призначення непрацездатних виплат | 10 робочих днів з дня надходження лікарняного листа до роботодавця | 3 робочих дні з дня надходження лікарняного листа до роботодавця |
| Строк для інформування застрахованої особи про відмову у призначенні непрацездатних виплат | 5 днів після прийняття рішення про відмову у призначенні виплат | |
| Строк для розрахунку та подання заяви-розрахунку до ПФУ | 5 робочих днів, що відлічуються з наступного робочого дня після прийняття рішення про призначення виплат | |
| Строк фінансування ПФУ | 3 робочих дні після надходження заяви-розрахунку | |
| Строк виплати коштів застрахованим особам | Найманим працівникам — найближчий після дня призначення допомоги день виплати заробітної плати. Застрахованим особам, які виконують роботи (надають послуги) за ЦПД, — протягом 10 робочих днів після призначення допомоги | |
| Строк надання ПФУ повідомлення про виплату допомоги | Протягом місяця, що відлічується з наступного дня після виплати допомоги | |
А що буде, якщо порушити встановлені строки? Припустимо, призначити допомогу по вагітності та пологах не через 3 робочих дні, а через 2 тижні, або затримати виплату коштів? Відповідь, можливо, буде для вас неочікуваною — за порушення цих строків санкції не передбачені. Єдине, де можуть статися неприємності, — це невиконання строків подання повідомлення про виплату коштів. У цьому випадку страхувальнику може загрожувати перевірка від ПФУ, але тільки у випадку, якщо повідомлення не буде подано протягом 3 місяців з дня здійснення фінансування ПФУ. Проте, погодьтеся, це не привід порушувати законодавство.
Висновки
- Наразі роботодавці можуть мати справу як із паперовими, так і з електронними лікарнями листами.
- При призначенні виплат за паперовими лікарняними слід ураховувати строк давності. Якщо такий лікарняний надано після спливу 6 календарних місяців з дня відновлення працездатності, закінчення відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами, то допомога за ним не призначається.
- Рішення про призначення звичайних лікарняних має бути прийнято не пізніше 10 робочих днів, а допомоги по вагітності та пологах — не пізніше 3 робочих днів з дня надходження відповідного листка непрацездатності.
- Відлік строку для подання роботодавцем заяви-розрахунку до ПФУ розпочинається з наступного робочого дня після прийняття рішення про призначення допомоги, а для подання повідомлення про виплату допомоги застрахованій особі — з наступного дня після її виплати.
- За недотримання страхувальником строків призначення непрацездатних виплат, подання заяви розрахунку та повідомлення про проведені виплати відповідальність не передбачена.
