Передусім зауважимо, що п. 170.9 ПКУ розмежовує (1) документальне підтвердження витрат, пов’язаних з відрядженням, і (2) складання Звіту про використання коштів / електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт* (далі — авансовий звіт). Авансовий звіт подається не завжди, а ось підтвердні документи треба надати в будь-якому разі.
* Затверджений наказом Мінфіну від 28.09.2015 № 841 (у редакції наказу Мінфіну від 09.05.2023 № 239).
У яких випадках треба складати і подавати авансовий звіт, визначено п.п. 170.9.4 ПКУ:
Коли (не)потрібен авансовий звіт щодо відрядження
Авансовий звіт: | Норма ПКУ | Випадки |
— складається | авансовий звіт обов’язково складається і подається у двох таких випадках: 1) при виникненні оподатковуваного доходу за п.п. 170.9.1 ПКУ (з метою розрахунку суми податку); 2) використання відрядженим готівки понад суму добових (у тому числі готівки, отриманої із застосуванням платіжних інструментів) | |
— не складається | авансовий звіт не складається і не подається — якщо підзвітна особа (працівник, що відряджається) застосовувала корпоративні або особисті платіжні інструменти (чи їх реквізити) для проведення розрахунків у безготівковій формі та/або для отримання готівки в межах суми добових і за відсутності оподатковуваного доходу |