Заповнюємо авансовий звіт щодо закордонного відрядження: практичні ситуації і приклад

Особливості авансового звіту для закордонних відряджень

Насамперед зазначимо: авансовий звіт і, зокрема, щодо закордонних відряджень, складається не завжди. Коли саме його потрібно подавати, читайте у статті «Авансовий звіт: коли він потрібен?» // «Податки & бухоблік», 2023, № 65.

У закордонних відрядженнях підзвітні особи зазвичай розраховуються іноземною валютою (про що свідчать підтвердні документи, які надають підзвітники). Та й аванс на закордонні відрядження переважно видається працівникові поряд з гривнею ще й у тій валюті, яка знадобиться йому для розрахунків.

Тож саме інвалютність породжує відмінність заповнення авансового звіту для закордонних відряджень від внутрішньоукраїнських. Полягає вона лише в тому, що, позаяк розрахунки у такому випадку проводяться в іноземній валюті, то й суми в авансовому звіті слід вказувати у іноземній валюті. Одночасно треба наводити їх еквівалент у гривнях (через дріб).

(ч. 3 ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 № 996-XIV). Само собою гривневі отримання і трати теж фіксують окремо.

Однак незалежно від кількості валют одного авансового звіту, вважаємо, цілком достатньо. Хоча, в принципі, допустимо (а в деяких випадках, можливо, й доцільніше) складати декілька авансових звітів — окремий для кожної з валют. У такому разі радимо нумерувати ці звіти через дріб, щоб потім легше було визначити, що вони належать до одного і того ж самого відрядження.

Якщо вирішили складати один мультивалютний авансовий звіт, його лицьовий бік заповнюють так:

— у графі «Одержано (від кого, № та дата)» наводять стільки рядків, скільки виплат було здійснено підзвітній особі. Тобто на кожну валюту — окремий рядок (чи декілька рядків — якщо аванс видавався частинами);

— у графі «Усього отримано» можна спочатку зазначити загальну суму отриманого авансу в гривні (наприклад, 4656,86), а далі в дужках розшифрувати ($100/3656,86 і 1000,00). Аналогічно можна заповнити графу «Витрачено», а також графи «Залишок» і «Перевитрата»;

— у графах «Залишок унесений» і «Перевитрата видана» інформацію про повернення залишку/видачу перевитрати теж зазначають окремими рядками. Позаяк форма авансового звіту містить тільки один рядок, інформацію щодо другої валюти доведеться заносити вручну.

Решту граф мультивалютного авансового звіту заповнюють аналогічно, як і при внутрішньоукраїнських відрядженнях. Зразок заповненого мультивалютного звіту наведено нижче.

Інвалютні закордонні добові при гривневому авансі

Насамперед нагадаємо, яким чином обліковують операції, коли аванс на закордонне відрядження був виданий в іноземній валюті. Тоді витрати в інвалюті перераховують у гривні:

— проавансовані інвалютні витрати — за курсом НБУ, що діяв на дату видачі авансу (п. 6 НП(С)БО 21 «Вплив змін валютних курсів»);

— інвалютні витрати понад суму авансу — за курсом НБУ, що діяв на дату затвердження авансового звіту (п. 5 НП(С)БО 21).

Однак у разі переказу авансу у гривні на особисту платіжну картку відрядженого працівника все інакше. (ср. ) Усі кошти, зараховані на особистий рахунок працівника, вважаються виданими йому під звіт, незалежно від того, були вони використані у відрядженні чи ні.

У момент перерахування гривні на особисту платіжну картку працівника валютної операції немає. Тільки на дату затвердження авансового звіту з’являються підстави відобразити в обліку понесені працівником валютні витрати, включаючи добові, встановлені в іноземній валюті. Тому

(п. 5 НП(С)БО 21). Докладніше див. у статтях «Закордонне відрядження і аванс у гривні на особисту картку працівника» // «Податки & бухоблік», 2023, № 25 і «Добові у закордонному відрядженні» // «Податки & бухоблік», 2023, № 14.

Тож саме за курсом НБУ на дату затвердження авансового звіту вам слід перерахувати добові, виходячи з фактичної кількості днів перебування працівника у відрядженні. А решту гривень він має повернути в касу або на рахунок підприємства в банку.

Сума закордонних добових, що виплачена у складі авансу, дорівнює:

$75 х 40,6643 грн/€ х 6 дн. = 18298,94 грн.

Сума закордонних добових за фактичний час перебування у відрядженні:

$75 х 40,1450 грн/€ х 5 дн. = 15054,38 грн.

Не використана сума авансу, яка підлягає поверненню працівником:

18298,94 грн - 15054,38 грн = 3244,56 грн.

А от якби в Положенні про відрядження було зафіксовано, що розмір добових складає 75 євро за курсом НБУ на дату видачі авансу, тоді взагалі валютна операція не виникне. За таких умов добові витрати будуть відображені на дату затвердження авансового звіту у відповідній сумі гривень: 18298,94 грн : 6 дн. х 5 дн. = 15249,12 грн. А працівник мав би повернути 3049,82 грн (18298,94 грн - 15249,12 грн).

Купівля з КПК інвалюти в обміннику за кордоном

Оплата витрат, пов’язаних із відрядженням за кордон, належить до дозволених поточних валютних операцій (п.п. 14 п. 4 Положення № 2*). А от розрахунки за зовнішньоекономічними договорами в готівковій формі заборонені. Адже всі розрахунки за ЗЕД-операціями (тобто за поточними торговельними операціями) повинні проводитися виключно через рахунки у банках (ч. 1 ст. 7 Закону України «Про валюту і валютні операції» від 21.06.2018 № 2473-VIII, п. 31 Положення № 2 і п. 16 Положення № 5**, БЗ 109.14).

* Затверджено постановою Правління НБУ від 02.01.2019 № 2.

** Затверджено постановою Правління НБУ від 02.01.2019 № 5.

Ця ж заборона поширюється і на розрахунки за допомогою КПК (п.п. 2 п. 109 Положення № 5). Хоча розраховуватися за кордоном за товари за допомогою КПК (як гривневої з можливістю оплати в інвалюті, так і валютної) відряджений працівник усе-таки може. Але (!) у такому разі дозволені тільки розрахунки за одним ЗЕД-договором (контрактом) в один операційний день і в сумі, яка не перевищує незначний розмір (тобто еквівалент 400 тис. грн, див. статтю «Валютний нагляд за «менше 400 тис. грн» // «Податки & бухоблік», 2023, № 62).

Відтак, працівник, перебуваючи у відрядженні, не може придбавати товари* для потреб підприємства за готівкову валюту (попередньо знявши кошти з КПК). Не плутайте (!) з витратами на відрядження, перелік яких визначений п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ. На оплату таких витрат заборона не поширюється. Детальніше про це й про те, як вийти із ситуації, коли працівник таку заборону порушив, див. у статтях «Купівля ТМЦ за готівкову валюту: чи всі заборони чинні?» // «Податки & бухоблік», 2019, № 21 і «Якщо працівник купив товар за кордоном» // «Податки & бухоблік», 2019, № 80.

* Про те, які існують ризики і чи потрібно щось робити, якщо водій за кордоном витратив валюту на ремонт поламаного вантажного автомобіля, див. у статті «Ремонт авто за кордоном» // «Податки & бухоблік», 2023, № 25.

Утім, нашої ситуації це не стосується. Позаяк купівля валюти з КПК в обміннику за кордоном здійснена підзвітником під час перебування у відрядженні. А згідно з п.п. «з» п. 7 розд. ІІІ Інструкції № 59*

Однак оскільки Інструкції № 59 обов’язкова суто для бюджетників, тому краще продублювати цю норму у своєму внутрішньому Положенні про службові відрядження.

* Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.98 № 59.

Що стосується підтвердних документів, то п. 19 розд. ІІІ Інструкції № 59 містить таку норму щодо перерахунку здійснених у відрядженні витрат:

— якщо підтвердний документ про обмін валюти надано — перераховують відповідно до фактичного обмінного курсу, застосованого банком;

— у разі відсутності підтвердних документів про обмін валюти — зважаючи на крос-курс, розрахований за офіційним обмінним валютним курсом, встановленим НБУ на день затвердження авансового звіту.

Отже, Мінфін допускає, що документ, який підтверджує обмін валюти, може бути відсутнім. Та й за п.п. 170.9.2 ПКУ до авансового звіту підзвітник узагалі може не подавати підтвердні документи. Адже під час відрядження для проведення розрахунків працівник застосував КПК. Вартість витрат у такому разі засвідчується документом (випискою та/або відомостями з рахунку), що містить інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітований такий платіжний інструмент.

Зауважте! Якщо працівник отримав грошові кошти на відрядження за кордон у гривнях, тоді він не може обміняти їх на іноземну валюту у пункті обміну на території України. Як зазначають податківці, для забезпечення витрат на відрядження працівників за кордон суб’єкт господарювання має право зняти готівкову інвалюту в банку з власних поточних рахунків або купити її на підставі заяви на купівлю іноземної валюти (БЗ 109.14).

А про те, як слід звітувати про витрачені у відрядженні суми і в які строки повертати невикористані кошти, читайте у статті «Звітуємо про відрядження по-новому» // «Податки & бухоблік», 2023, № 25.

Підтвердні документи при розрахунках за кордоном КПК

Документи, що підтверджують витрати фізособи, здійснені у відрядженні або для господарських потреб роботодавця, визначено п. 170.9 ПКУ.

З 01.04.2023 для витрат на відрядження підтвердними документами є (п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ):

— транспортні квитки або транспортні рахунки та багажні квитанції (у тому числі електронні квитки);

— документи, отримані від осіб, які надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи;

— страхові поліси;

— документи (виписки та/або відомості з рахунку), що містять визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовані платіжні інструменти;

— документи, що підтверджують виконання операції з використанням платіжних інструментів;

— інші документи, що підтверджують вартість витрат.

Водночас, за вимогами п.п. 170.9.2 ПКУ,

Такий документ може бути в електронній або паперовій формі та повинен містити інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовано платіжний інструмент.

Безумовно, ідеальний варіант, коли відряджена особа подасть максимально можливий набір документів, перелічених у п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ. Утім це можливо не завжди — особливо при закордонних відрядженнях.

Ось і у нашому випадку — відряджений надав лише інвойс за послуги готелю без фіскального чека. Проте, позаяк працівник здійснив оплату з використанням КПК, то тут якраз і слід керуватися п.п. 170.9.2 ПКУ. А згідно з ним вартість витрат при використанні платіжних інструментів підтверджується випискою з рахунку, до якого емітовано такий платіжний інструмент.

Та й п.п. 170.9.1 ПКУ згадує інші документи, що засвідчують вартість витрат. А таку вартість може засвідчувати не тільки фіскальний чек, але й згаданий інвойс (див. статтю «Витрати на відрядження без чека РРО» // «Податки & бухоблік», 2023, № 42). Ба більше, належним чином оформлений рахунок-фактура (інвойс) сам по собі вважається повноцінним первинним документом (див. лист Мінфіну від 24.03.2023 № 41010-06-5/7983, статтю «Оплачений рахунок-фактура (інвойс) може замінити акт приймання-передачі» // «Податки & бухоблік», 2023, № 32). Відтак

Докладно про те, які документи має надати відряджена/підзвітна особа у разі здійснення розрахунків із використанням платіжних інструментів, див. у статті «Розрахунок карткою: підтвердні документи» // «Податки & бухоблік», 2023, № 48. А про використання гривневої КПК у закордонному відрядженні — «Гривнева КПК при відрядженнях за кордон» // «Податки & бухоблік», 2023, № 25.