Які б оплачувані відпустки не надавалися працівникам, для розрахунку відпускних керуємося Порядком обчислення середньої заробітної плати, затвердженим постановою КМУ від 08.02.95 № 100 (далі — Порядок № 100). Винятком є лише відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами.
Крім того, беремо до уваги ще й роз’яснення Мінекономіки з питань обчислення відпускної середньої заробітної плати. Повноваження надавати їх закріплене за цим відомством положеннями п. 2 постанови КМУ від 08.02.95 № 100.
Оплачуємо календарні дні відпустки.
Щоб визначити суму відпускних, необхідно кількість календарних днів відпустки помножити на середньоденну зарплату. Як її обчислити? Відповідь на це запитання міститься у п. 7 Порядку № 100. У вигляді формули середньоденну зарплату (ЗПсер) можна представити так:
ЗПсер = ЗП : (К - Св - Ч),
де ЗП — сума зарплати та інших виплат за розрахунковий період, що беруть участь у розрахунку середньоденної зарплати;
К — загальна кількість календарних днів у розрахунковому періоді;
Св — кількість святкових і неробочих днів, передбачених ст. 73 КЗпП, що припали на розрахунковий період (за наявності);
Ч — час у розрахунковому періоді, протягом якого працівник відповідно до чинного законодавства не працював і за ним не зберігався заробіток або зберігався частково, а також час, за який відсутні дані про нараховану заробітну плату працівника внаслідок проведення бойових дій під час дії воєнного стану.
Як бачите, усі показники формули для розрахунку відпускної середньоденної зарплати визначаються у прив’язці до розрахункового періоду. Тож передусім нас цікавить саме він.
Визначаємо розрахунковий період
У трудових відносинах більше року. Якщо працівник перебуває з роботодавцем у трудових відносинах більше року, то (див. абзац перший п. 2 Порядку № 100)
розрахунковий період, за який обчислюють середньоденну відпускну зарплату, — це останні 12 календарних місяців роботи, що передують місяцю, на який припадає початок відпустки
Приклад 1. Працівника було прийнято на роботу у 2023 році. Він йде у щорічну відпустку з 26 травня 2025 року.
Розрахунковий період: травень 2024 року — квітень 2025 року.
У трудових відносинах менше року. У цій ситуації звертаємося до абзацу третього п. 2 Порядку № 100. Так,
якщо працівник пропрацював на підприємстві менше року, розрахунковий період становитиме фактична кількість календарних місяців у трудових відносинах (з 1-го до 1-го числа), що передують місяцю, на який припадає початок відпустки
Приклад 2. Працівник, якого було прийнято на роботу з 13 січня 2025 року, йде у щорічну відпустку з 19 травня 2025 року.
Розрахунковий період: лютий — квітень 2025 року.
Немає календарного місяця в трудових відносинах. У такому разі маємо справу з умовним розрахунковим періодом. Тобто
якщо у працівника-новачка перед початком відпустки немає повного календарного місяця в трудових відносинах, визначаємо умовний розрахунковий період. Його складуть 12 календарних місяців, що передують місяцю, на який припадає початок відпустки
Приклад 3. Працівник був прийнятий на роботу з 14 квітня 2025 року. З 30 травня 2025 року він йде в одноразову оплачувану відпустку при народженні дитини.
Розрахунковий період умовний: травень 2024 року — квітень 2025 року.
Увага! Якщо працівника прийнято на роботу не з 1-го числа місяця, проте дата прийняття його на роботу є першим робочим днем місяця, то цей місяць враховується до розрахункового періоду як повний місяць.
Приклад 4. Працівник, якого було прийнято на роботу з 3 березня 2025 року (1 та 2 березня — вихідні дні), йде у соціальну відпустку на дітей з 2 червня 2025 року.
Розрахунковий період: березень — травень 2025 року.
Розрахунковий період & види відпусток. У випадку, коли надаєте працівнику поспіль різні види (підвиди) відпусток, визначайте розрахунковий період окремо для кожного з них. Вчиняйте так у тому числі й у випадку, коли такі відпустки оформлені одним наказом (див. листи Мінсоцполітики від 26.10.2016 № 1475/13/84-16 та від 01.12.2016 № 1623/13/84-16).
Приклад 5. Згідно з наказом про надання відпустки працівнику надають поспіль щорічну основну відпустку з 19 травня по 1 червня 2025 року і щорічну додаткову відпустку за ненормований робочий день з 2 по 5 червня 2025 року.
Визначаємо окремі розрахункові періоди для різних підвидів щорічної відпустки:
— для оплати днів щорічної основної відпустки: травень 2024 року — квітень 2025 року;
— для оплати днів щорічної додаткової відпустки: червень 2024 року — травень 2025 року.
А як діяти, якщо одним наказом надаються поспіль щорічні основні відпустки або щорічні додаткові відпустки за різні робочі роки чи додаткові відпустки на дітей за різні календарні роки? Дивимося приклад.
Приклад 6. Відповідно до наказу про надання відпустки працівнику з 20 травня 2025 року надається щорічна основна відпустка за 2 робочих роки загальною тривалістю 48 к. дн. (по 24 к. дн. за кожний робочий рік).
Маємо один розрахунковий період: травень 2024 року — квітень 2025 року, оскільки працівнику на підставі одного наказу надаються поспіль відпустки одного виду — щорічні основні.
Водночас якщо відпустки одного виду (підвиду) надаватимуться поспіль, але окремими наказами, то підхід до визначення розрахункового періоду буде іншим. Припустимо на підставі одного наказу працівник йде у щорічну основну відпустку на 24 календарних дні. Далі, вже перебуваючи у такій відпустці, він вирішив «продовжити задоволення», і йому на підставі іншого наказу надають ще 24 календарних дні відпустки. В такому разі розрахунковий період для першої «порції» (24 календарних дні) і для другої «порції» (24 календарних дні) доведеться визначати окремо.
Розрахунковий період визначили. Рухаємося далі.
Дні в розрахунку середньої зарплати
Підрахунок кількості днів у розрахунковому періоді, що візьмуть участь в обчисленні середньоденної зарплати, — важливий етап. Згодом його результат вплине на суму відпускних. Тож діємо так. Із загальної кількості календарних днів у розрахунковому періоді (у формулі показник К) віднімаємо дні, на які припали події, перелічені в табл. 1 нижче.
Таблиця 1. Дні / періоди, що не враховують при підрахунку кількості календарних днів у розрахунковому періоді
| Виключаємо з розрахункового періоду | Пояснення |
| Святкові та неробочі дні, що визначені ст. 73 КЗпП (показник Св у формулі) | У період дії воєнного стану ст. 73 КЗпП не застосовується (див. ч. 6 ст. 6 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-IX). Отже, наразі святкових і неробочих днів у будь-яких розрахункових періодах немає. Якщо ж ви надавали працівникам додаткові дні відпочинку замість святкових / неробочих днів, то залишайте їх у розрахунку |
| Час, за який відсутні дані про нараховану зарплату працівника внаслідок бойових дій під час дії воєнного стану (показник Ч у формулі) | Якщо підприємство нараховувало зарплату працівникам, але через бойові дії не має доступу до відомостей про це або до їх частини, то при розрахунку середньої зарплати виключаємо періоди, за які такі відомості відсутні |
| Час, протягом якого працівник відповідно до чинного законодавства не працював і за ним не зберігався заробіток або зберігався частково (показник Ч у формулі), зокрема: | |
| — період простою (разом із вихідними днями, які припадають на нього), що оплачений частково | Виключаємо весь період простою, оплачений в розмірі, меншому ніж середній заробіток працівника, наприклад, виходячи з 2/3 окладу (ставки) (див. листи Мінекономіки від 04.08.2020 № 3511-06/48200-07 та від 08.02.2021 № 4708-06/7891-09). Якщо простій тривав частину робочого дня, то весь такий день виключаємо з розрахунку, якщо години простою були оплачені в розмірі, меншому ніж середньогодинна зарплата (див. лист Мінекономіки від 04.03.2023 № 4706-05/9373-07) |
| — відпустка для догляду за дитиною до 3 (6) років | Якщо така подія охопила весь розрахунковий період й всі дні підлягають виключенню, то визначаємо умовний розрахунковий період, що складе 12 календарних місяців, що передують місяцю, на який припадає початок відпустки, та підраховуємо кількість календарних днів у ньому |
| — будь-яка відпустка без збереження зарплати | |
| — час призупинення дії трудового договору | |
| — період військової служби, за який не зберігався заробіток / зберігався частково або ж працівнику виплачувалася добровільна матдопомога | Залишаємо в розрахунку тільки дні військової служби, які оплачувалися роботодавцем в розмірі середньої зарплати (див. лист Мінекономіки від 24.10.2023 № 4707-05/57286-09). Якщо ж період, що підлягає виключенню, охопив весь розрахунковий період, то визначаємо умовний розрахунковий період (12 календарних місяців, що передують місяцю початку відпустки) та підраховуємо кількість календарних днів у ньому |
| — робочі дні, не відпрацьовані через установлення працівнику режиму неповного робочого тижня з ініціативи роботодавця на підставі ст. 32 КЗпП | Якщо неповний робочий тиждень встановлено за згодою сторін на підставі заяви працівника (ст. 56 КЗпП), то вільні від роботи дні залишайте в розрахунку (див. п. 1 листа Мінекономіки від 05.01.2021 № 4709-06/235-07). Якщо працівник працює на умовах неповного робочого дня, то усі дні, відпрацьовані у такому режимі, залишаються в розрахунку |
| — періоди неоплаченої тимчасової непрацездатності та відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами | Це можуть бути, наприклад, періоди тимчасової непрацездатності працівника-сумісника (до 04.04.2025) або ж дні лікарняного з «алкогольною» відміткою, протягом яких працівник не працював, проте йому відмовлено в призначенні допомоги (див. лист Мінекономіки від 17.02.2023 № 4707-05/6762-07) |
Далі поговоримо про виплати за розрахунковий період, які треба брати до уваги під час розрахунку середньоденної зарплати (показник ЗП у формулі вище).
Які виплати у розрахунку?
При розрахунку середньоденної зарплати враховуємо виплати, що входять до складу зарплати, за винятком тих, які перелічені у п. 4 Порядку № 100. Приклади таких виплат див. у табл. 2 нижче.
Крім того, якщо в розрахунковому періоді є час, протягом якого працівник згідно із законодавством не працював і за ним частково зберігався заробіток, то і такий час, і його оплату виключаємо з розрахунку. Це, зокрема, час простою, оплачений у розмірі 2/3 окладу.
Увага! Якщо виплата не входить до фонду оплати праці, то вона не братиме участь у розрахунку. Виняток — лікарняні та допомога по вагітності та пологах (див. лист Мінекономіки від 06.01.2021 № 4709-06/524-07). Їх враховуємо.
Таблиця 2. Виплати, визначені у п. 4 Порядку № 100 як такі, що не враховуються при розрахунку відпускних
| № з/п | Окремі виплати, які не беруть участі в розрахунку відпускної середньоденної зарплати |
| 1 | Виплати за виконання окремих доручень (одноразового характеру), що не входять в обов’язки працівника (за винятком доплат за суміщення професій і посад, розширення зон обслуговування або виконання додаткових обсягів робіт та виконання обов’язків тимчасово відсутніх працівників, а також різниці в посадових окладах, що виплачується працівникам, які виконують обов’язки тимчасово відсутнього керівника підприємства або його структурного підрозділу і не є штатними заступниками) |
| 2 | Одноразові виплати (компенсація за невикористану відпустку, будь-яка матеріальна допомога, допомога працівникам, які виходять на пенсію, вихідна допомога тощо) |
| 3 | Компенсаційні виплати на відрядження і переведення (добові, оплата за проїзд, витрати на наймання житла, підйомні, надбавки, що виплачуються замість добових) |
| 4 | Премії за результатами щорічного оцінювання службової діяльності, за винаходи та рацпропозиції, за сприяння впровадженню винаходів і рацпропозицій, за впровадження нової техніки і технології, за збирання і здавання брухту чорних, кольорових і дорогоцінних металів, збирання і здавання на відновлення відпрацьованих деталей машин, автомобільних шин, введення в дію виробничих потужностей та об’єктів будівництва (за винятком цих премій працівникам будівельних організацій, що виплачуються у складі премій за результати госпдіяльності) |
| 5 | Грошові і речові винагороди за призові місця на змаганнях, оглядах, конкурсах тощо |
| 6 | Державна допомога, соціальні та компенсаційні виплати |
| 7 | Літературний гонорар штатним працівникам газет і журналів, що сплачується за авторським договором |
| 8 | Дотації на обіди, проїзд, вартість путівок до санаторіїв і будинків відпочинку |
| 9 | Виплати, пов’язані з святковими та ювілейними датами, днем народження, за довголітню і бездоганну трудову діяльність, активну громадську роботу тощо |
| 10 | Вартість безплатно наданих деяким категоріям працівників комунальних послуг, житла, палива та сума коштів на їх відшкодування |
| 11 | Зарплата на роботі за сумісництвом (за винятком працівників, для яких включення її до середнього заробітку передбачено чинним законодавством) |
| 12 | Суми відшкодування шкоди, заподіяної працівникові каліцтвом або іншим ушкодженням здоров’я |
| 13 | Компенсація працівникам втрати частини заробітної плати у зв’язку з порушенням термінів її виплати |
| 14 | Заробітна плата, яка нарахована за час роботи у виборчих комісіях, комісіях всеукраїнського референдуму |
| 15 | Грошова винагорода за сумлінну працю та зразкове виконання службових обов’язків |
Увага! Суми нарахованої зарплати, лікарняних та допомоги по вагітності та пологах враховуємо у тому місяці, ЗА який вони нараховані. Тобто не має значення, в якому місяці нарахована (донарахована, відсторнована) зарплата чи непрацездатна виплата. У будь-якому разі її слід віднести до того місяця, за який вона нарахована.
Виняток із цього правила — премії (у тому числі за місяць) та інші заохочувальні виплати за підсумками роботи за певний період (далі — премії). Їх враховують у заробіток періоду, який відповідає кількості місяців, за які премії нараховані, починаючи з місяця, в якому вони нараховані. Якщо період, за який нарахована премія, відпрацьований частково, під час обчислення середньої зарплати враховують суму у розмірі, не більше фактично нарахованої суми премії. Детально про врахування премій розповімо в статті «Премії та річна винагорода у розрахунку відпускних» // «Податки & бухоблік», 2025, № 41. У цій статті розглянемо розрахунок середньоденної зарплати для працівників, яким у розрахунковому періоді премії не нараховувалися.
Приклади обчислення відпускних
Приклад 7. Працівник йде у «бойову» відпустку з 3 червня 2025 року на 14 к. дн. У розрахунковому періоді (червень 2024 року — травень 2025 року, 365 к. дн.) він перебував з 1 червня 2024 року по 6 грудня 2024 року (189 к. дн.) на військовій службі, за час якої йому надавалась щомісячна матеріальна допомога у розмірі 8000 грн. Інший час відпрацьований повністю. Зарплата за фактично відпрацьований час у розрахунковому періоді — 127000 грн.
Із загальної кількості календарних днів у розрахунковому періоді виключаємо період військової служби (189 к. дн.), за який не зберігався середній заробіток, а нараховувалася матеріальна допомога. Також за бортом матдопомога (див. рядок 2 табл. 2, лист Мінекономіки від 11.10.2023 № 4707-05/54847-09).
Середньоденна зарплата становитиме: 127000 : (365 - 189) = 721,59 (грн/к. дн.).
Сума відпускних дорівнює: 721,59 х 14 = 10102,26 (грн).
Приклад 8. Працівник йде у щорічну відпустку тривалістю 24 к. дн. з 5 червня 2025 року. У розрахунковому періоді (червень 2024 року — травень 2025 року, 365 к. дн.) він з 1 по 24 червня 2024 року перебував у щорічній відпустці. Відпускні за її час (19700 грн) були нараховані у травні 2024 року (тобто за межами розрахункового періоду).
Сума зарплати за фактично відпрацьований час у розрахунковому періоді — 280900 грн. Крім того, у червні 2024 року працівнику була надана матеріальна допомога на оздоровлення в сумі 8000 грн, а в лютому 2025 року — премія до ювілею в розмірі 10000 грн.
При обчисленні відпускної середньоденної зарплати не беремо до розрахунку:
— матеріальну допомогу незалежно від того, оподатковувана вона чи ні (див. п. 2 табл. 2 вище);
— премію до ювілею (див. п. 9 табл. 2 вище).
Що стосується відпускних за червень 2024 року, які були нараховані у травні 2024 року, то їх відносимо до місяця, за який вони нараховані (до червня).
Середньоденна зарплата становитиме: (280900 + 19700) : 365 = 823,56 (грн/к. дн.).
Сума відпускних дорівнюватиме: 823,56 х 24 = 19765,44 (грн).
Приклад 9. Працівниця йде у соціальну відпустку на дітей з 2 червня 2025 року на 10 к. дн. У розрахунковому періоді (червень 2024 року — травень 2025 року, 365 к. дн.) їй була нарахована зарплата за фактично відпрацьований час у сумі 255000 грн.
Крім того, у розрахунковому періоді з 22 по 31 травня 2025 року (10 к. дн.) працівниця хворіла. Лікарняні будуть призначені та нараховані в червні (поза межами розрахункового періоду).
Дні тимчасової непрацездатності, як і суми лікарняних, беруть участь у розрахунку відпускних. При цьому непрацездатні виплати відносять до місяців, за які вони нараховані (див. розділ «Які виплати у розрахунку?» вище).
Саме тому, незалежно від того, коли буде нарахована сума лікарняних за період травневої непрацездатності, їх сума візьме участь в обчисленні середньоденної зарплати. В такому випадку можливі два варіанти нарахування відпускних.
Варіант 1. У травні 2025 року обчислюємо суму відпускних виходячи з наявних даних, тобто без урахування суми оплати за період тимчасової непрацездатності.
Середньоденна зарплата становитиме: 255000 : 365 = 698,63 (грн/к. дн.).
Сума відпускних дорівнюватиме: 698,63 х 10 = 6986,30 (грн).
У червні, після нарахування суми лікарняних за травень, треба буде переобчислити середньоденну зарплату й донарахувати та доплатити працівниці відпускні за червень.
Варіант 2. На момент розрахунку відпускних роботодавець має лікарняний, хоч і поки що зі статусом «Закритий». Тож можна розрахувати суму непрацездатних виплат за ним, проте не нараховувати їх в обліку, а використати для визначення суми відпускних.
Коли в червні е-лікарняний працівниці отримає статус «Готовий до сплати», сума лікарняних буде нарахована у бухобліку. При цьому переобчислювати відпускні вже не доведеться (звичайно, якщо у лікарняному не буде змін).
А як обчислити суму відпускних, якщо в розрахунковому періоді відсутній заробіток? Відповідь на це запитання — в одному з найближчих номерів «Податки & бухоблік».
Висновки
- Суму відпускних знаходимо, множачи кількість календарних днів відпустки на середньоденну зарплату.
- Середньоденну зарплату обчислюємо шляхом ділення суми виплат за розрахунковий період на загальну кількість днів у розрахунковому періоді, зменшену на кількість днів, які не беруть участі у розрахунку.
- У загальному випадку розрахунковий період складає 12 календарних місяців роботи, які передують місяцю, на який припадає початок відпустки.
- Наразі при обчисленні кількості днів, що беруть участь у розрахунку середньої, не враховують час, протягом якого працівник згідно із законодавством не працював і за ним не зберігався заробіток або зберігався частково, та час, за який відсутні дані про нараховану заробітну плату внаслідок бойових дій.
- При розрахунку відпускної середньоденної ураховуємо суми нарахованої зарплати, лікарняних та допомоги по вагітності та пологах в тих місяцях, за які вони нараховані.
