* Див. статтю «Повідомлення про прийняття на роботу: основи основ» // «ОП», 2020, № 4.
Робота за цивільно-правовим договором (ЦПД): чи подавати Повідомлення?
У такому разі подавати Повідомлення не потрібно.
Це пояснюється просто: вимога ст. 24 КЗпП — це вимога трудового законодавства і застосовується вона тільки в разі укладення трудового договору. Виконання роботи за ЦПД, наприклад за договором підряду, регулюється нормами цивільного законодавства, в якому немає вимоги про Повідомлення.
Підтвердження знаходимо у листі МГУ ДФС — Центрального офісу з обслуговування ВП від 3 вересня 2015 року № 21446/10/28-10-06-11.
Якщо працівник працевлаштовується вперше: яку категорію обирати: «1» — наймані працівники з трудовою книжкою або «2» — наймані працівники без трудової книжки?
У такому разі потрібно подавати Повідомлення із категорією «1», як наймані працівники з трудовою книжкою.
Річ у тому, що для цілей заповнення гр. 4 Повідомлення: позначення «1» застосовують для відображення працевлаштування працівника за основним місцем роботи, а позначення «2» — для відображення працевлаштування працівника за сумісництвом (зовнішнім чи внутрішнім). Отже, сам факт відсутності на руках у працівника трудової книжки, який ще ніде раніше не працював, не є визначальним. За правилами ст. 48 КЗпП, працівникам, що стають до роботи вперше, трудова книжка оформлюється не пізніше п’яти днів після прийняття на роботу.
Приймаємо на роботу внутрішнього сумісника: чи подавати Повідомлення? Якщо потрібно, то яку категорію обирати: «1» — наймані працівники з трудовою книжкою або «2» — наймані працівники без трудової книжки?
Так, потрібно.
Основний аргумент: робота за сумісництвом (як зовнішнім, так і внутрішнім) виконується на підставі окремого трудового договору (п. 1 Положення № 43**). А якщо укладається трудовий договір і оформлюється наказ про прийняття на роботу, то обов’язково необхідно повідомити про це податківців. При оформленні такого Повідомлення використовуйте код «2» (наймані працівники без трудової книжки), навіть якщо сумісництво внутрішнє.
** Положення про умови роботи за сумісництвом працівників державних підприємств, установ і організацій, затверджене наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства фінансів України від 28.06.93 р. № 43.
Підтвердження знаходимо у роз’ясненні Держпраці у Кіровоградській області (див. за посиланням kr.dsp.gov.ua/index.php/4551-pa26-07-19).
Але тут необхідно враховувати декілька нюансів.
1. Не плутайте поняття: внутрішнє сумісництво та суміщення посад (професій). Суміщення передбачає виконання працівником поряд зі своєю основною роботою, що обумовлена трудовим договором, додаткової роботи за іншою професією (посадою) протягом установленої законодавчо тривалості робочого дня (робочої зміни) (п. 2 постанови Ради Міністрів СРСР «Про порядок і умови суміщення професій (посад)» від 04.12.81 р. № 1145). У разі оформлення суміщення посад новий трудовий договір не укладається, отже, Повідомлення до податківців не надсилається (див. лист ДФСУ від 18.10.2016 р. № 22502/6/99-99-13-02-03-15).
2. У Положенні № 43 визначено Перелік робіт, які не є сумісництвом. Зазначені види робіт працівники мають право виконувати, але їх виконання не є сумісництвом. Якщо ваш працівник виконує саме таку роботу, то Повідомлення подавати не потрібно.
Увага! Хоча в зазначеному документі прямо згадуються тільки державні підприємства/установи/організації, на думку Мінсоцполітики, ці умови поширюються і на комунальні підприємства/установи/організації (див. листи Мінпраці від 16.09.2010 р. № 294/13/116-10 і Мінсоцполітики від 08.09.2011 р. № 731/13/84-11).
Якщо основний працівник стає сумісником: чи подавати Повідомлення?
У такому разі застосовують два варіанти таких ось внутрішніх ротацій: переведення та звільнення-прийняття.
На практиці часто роботодавці йдуть саме шляхом переведення. У цьому випадку новий трудовий договір не укладається. Отже, Повідомлення не подається.
Але! Незважаючи на всю уявну привабливість цього варіанта, ми, зі свого боку, не радимо вам його використовувати. Чому? Тому що такий варіант на законодавчому рівні чітко не врегульований. На цю проблему, зокрема, вказує Мінсоцполітики в листі від 18.10.2017 р. № 446/0/22-17/134 (ср. ). Так, на думку відомства, якщо працівник залишається працювати на тій же посаді в межах підприємства, то переведення в цьому випадку не застосовується.
Тому ми рекомендуємо в цій ситуації звільнити працівника з основного місця роботи, а потім прийняти за сумісництвом — за новим трудовим договором.
А якщо є факт укладення трудового договору, то має бути наказ (розпорядження) про прийняття на роботу, а отже, потрібно і повідомити податківців про укладення трудового договору.
Поновлення на роботі за рішенням суду: чи подавати Повідомлення?
Подавати Повідомлення не потрібно.
Річ у тому, що поновлення на роботі відбувається не з дати винесення судом рішення про таке поновлення, а з дати звільнення працівника, яке відповідно до цього рішення визнається недійсним.
На цьому наголошує Мінпраці у своєму листі від 07.08.2007 р. № 205/06/187-07. Отже, як бачимо, розриву в трудових відносинах не відбувається, новий трудовий договір не укладається.
Саме тому і Повідомлення надсилати не потрібно. Підтвердження — у листі Мінсоцполітики від 08.08.2016 р. № 1102/13/84-16.
Вихід з «декрету»: чи подавати Повідомлення?
Повідомлення подавати не потрібно.
Трудовий договір не розривають із працівницями, які перебувають у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами, відпустці для догляду за дитиною до досягнення нею 3 років, відпустці без збереження зарплати для догляду за дитиною (зокрема, до 6 років на підставі медвисновку). Це підтверджує ст. 2 Закону про відпустки. Відповідно новий трудовий договір укладати не потрібно, отже, і Повідомлення подавати не потрібно (див. лист Мінсоцполітики від 08.08.2016 р. № 1102/13/84-16).
Переведення на іншу роботу чи переміщення працівника: чи подавати Повідомлення?
Внаслідок переведення на іншу роботу у цього ж роботодавця чи переміщення працівника трудові відносини між працівником і роботодавцем не припиняються і новий трудовий договір не укладається. Тому подавати до податкового органу Повідомлення не потрібно.
Але у разі, якщо переведення працівника з одного підприємства до іншого реалізується шляхом звільнення на підставі п. 5 ст. 36 КЗпП, тоді без Повідомлення не обійтись. Річ у тому, що відмінною рисою такого переведення є те, що працівник переходить від одного роботодавця до іншого й при цьому його посада може змінюватися або може залишатися такою ж. Відповідно надалі робота здійснюватиметься за новим трудовим договором, а отже, потрібне і нове Повідомлення.
Чи потрібно подавати Повідомлення на директора, якщо про це податківці дізнаються від держреєстратора?
Постановою КМУ «Про внесення змін до постанови Кабінету Міністрів України від 17 червня 2015 року № 413» від 12.02.2020 р. № 188 (чинна з 5 березня 2020 р). скасовано обов’язок подавати Повідомлення про прийняття на роботу керівника підприємства.
Повідомлення не потрібно подавати при прийнятті на роботу:
1) керівника підприємства, установи, організації,
а також
2) члена виконавчого органу господарського товариства.
Отже, якщо виконавчий орган товариства є колегіальним (дирекція), то немає необхідності подавати Повідомлення як щодо генерального директора, так і щодо інших членів такого органу («простих» директорів).
Повідомленням про прийняття на роботу члена виконавчого органу господарського товариства, керівника підприємства, установи, організації є відомості, отримані органами Державної податкової служби з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань.
І ще один нюанс. Кабмін підкоригував порядок подання Повідомлення засобами електронного зв’язку. Тепер прямо вказано, що потрібно використовувати кваліфікований електронний підпис (КЕП) відповідальних осіб відповідно до вимог законодавства у сфері електронного документообігу та електронних довірчих послуг. Раніше достатньо було електронного цифрового підпису (ЕЦП).
Нагадаємо: з 07.11.2018 р. з набранням чинності Законом України «Про електронні довірчі послуги» від 05.10.2017 р. № 2155-VIII госпсуб’єкти поступово переходять з ЕЦП на КЕП. А з 07.11.2020 р. вже не можна буде застосовувати ЕЦП, згенеровані до 07.11.2018 р.
Особистий ключ для КЕП потрібно зберігати на захищеному носії, який коштує недешево. Проте багато надавачів електронних ключів дозволяють записувати їх на звичайні носії (флешки, диски тощо), а податківці все ще приймають електронні документи, які підписані за допомогою таких ключів.
Сподіваємось, що Повідомлення про прийняття на роботу працівників, які будуть підписані за допомогою ЕЦП, податківці теж прийматимуть.
Ще раз нагадуємо, що «звичайне» Повідомлення на «звичайних» працівників не скасовано, його необхідно подавати, як і раніше, до фактичного допуску працівника до роботи. Це вимога ст. 24 КЗпП.
Якщо Повідомлення подали, а працівник не бажає працювати.
Тут є два варіанти дій:
1. Найпростіший варіант — через «скасовуюче» Повідомлення.
Для цього необхідно до дня початку роботи за трудовим договором отримати від працівника заяву про те, що він відмовляється з вами працювати. На цій підстави видайте наказ про визнання наказу про прийняття на роботу таким, що втратив чинність, і подайте «скасовуюче» Повідомлення. А оскільки постановою № 413 не визначено особливостей подання скасовуючого Повідомлення, його можна подавати тоді, коли в цьому є необхідність. Зауважимо, що в цьому варіанті головне — отримати заяву та оформити наказ до дня початку роботи за трудовим договором.
2. Другий варіант — через звільнення працівника з роботи на підставах, передбачених КЗпП.
Пояснюється це просто: трудовий договір, укладений з працівником, вже набрав чинності.
Цілком можливо, що у працівника можуть бути поважні причини невиходу на роботу, про які він не встиг повідомити роботодавця.
На нашу думку, в такому разі подати «скасовуюче» Повідомлення, щоб виключити раніше подані відомості про прийняття працівника на роботу вже не можна.
Отже, розірвати з ним трудовий договір можна буде тільки з підстав, передбачених КЗпП.
Припустилися помилки в Повідомленні: як виправити?
Перш за все, звертаємо увагу на те, що штраф за виправлення помилок, допущених у поданих Повідомленнях, не застосовується (див. лист Мінсоцполітики від 22.06.2016 р. № 746/13/84-16).
Для виправлення помилки формуємо два Повідомлення. Одне — з типом документа «скасовуюче» з помилковими даними на працівника (повністю повторюємо рядок із раніше відображеними відомостями про працівника).
Інше — з типом документа «початкове» з правильними відомостями на такого працівника.
Обидва Повідомлення подаємо податківцям.
Але одразу виникає пов’язане із цим запитання. Як бути, коли
Повідомлення подане на трьох працівників, а помилилися лише щодо одного (другого працівника), як тоді виправлятися? Ми радимо виправляти помилку лише щодо того працівника, стосовно якого ви помилилися, а іншим дати спокій.
Який тоді ставити порядковий номер? Практика показує, що порядковий номер необхідно ставити саме по порядку, а не переносити його із початкового Повідомлення.
Тобто якщо за умовами нашого прикладу працівник, щодо якого помилилися, йшов другим, то у разі виправлення помилки тільки щодо нього ставимо порядковий номер 1.
