Хвороба у відпустці підтверджена довідкою

Довідка замість лікарняного

У разі коли закінчилися бланки лікарняних листів, заклади охорони здоров’я (ЗОЗ) видають тимчасові довідки* замість листків непрацездатності. Але на підставі такої довідки допомога по тимчасовій непрацездатності не надається.

* Про порядок видачі довідки замість лікарняного та дії роботодавця при цьому читайте в статті «Довідка замість лікарняного листа: як бути?» // «ОП», 2021, № 6.

Єдиною підставою для призначення допомоги по тимчасовій непрацездатності, по вагітності та пологах є виданий у встановленому порядку листок непрацездатності. У разі роботи за сумісництвом — копія листка непрацездатності, засвідчена підписом керівника і печаткою (за наявності) за основним місцем роботи (п. 1 ст. 31 Закону про соцстрахування).

ФСС роз’яснив (fssu.gov.ua/fse/control/vin/uk/publish/article/108939), що довідка не є підставою для надання матеріального забезпечення, але вона підтверджує факт тимчасової непрацездатності, вагітності та пологів, тобто відсутність працівника на роботі з поважної причини.

Тобто фахівці Фонду соцстраху вважають дні, які підтверджені довідкою — днями неоплачуваної тимчасової непрацездатності та поважною причиною відсутності на роботі. Це дуже важливо для днів відпустки, на яку припадає хвороба працівника, підтверджена довідкою.

Щоб отримати лікарняні за такий період, працівнику треба дочекатися, коли у ЗОЗ, який надав цю довідку, з’являться бланки листків непрацездатності та обміняти її на лікарняний лист, оформлений належним чином.

Зверніть увагу, що довідки будуть замінюватися тільки на паперові лікарняні. На електронні лікарняні вони обміну не підлягають. Тому очікуйте, коли ваш працівник принесе вам замість довідки паперовий лікарняний.

Підстава для перенесення відпустки

Щорічна відпустка повинна бути перенесена на інший період або продовжена в разі тимчасової непрацездатності працівника, засвідченої у встановленому порядку (ч. 2 ст. 11 Закону про відпустки).

До щорічних відпусток належать основна відпустка, додаткова відпустка за роботу із шкідливими та важкими умовами праці, додаткова відпустка за особливий характер праці, інші додаткові відпустки, передбачені законодавством (ст. 4 Закону про відпустки)**.

** Про перенесення відпусток читайте у статті «Щорічна відпустка: переносимо, подовжуємо» // «ОП», 2021, № 10.

Отже, підставою для перенесення відпустки є засвідчений у встановленому порядку документ, що підтверджує тимчасову непрацездатність.

Порядок видачі документів, що засвідчують тимчасову непрацездатність, установлює Інструкція № 455***, п. 1.1 якої визначено: тимчасова непрацездатність працівників засвідчується листком непрацездатності.

*** Інструкція про порядок видачі документів, що засвідчують тимчасову непрацездатність громадян, затверджена наказом МОЗ від 13.11.2001 р. № 455.

Видача інших документів про тимчасову непрацездатність забороняється, крім виняткових випадків, наприклад обумовлених п. 2.17 Інструкції № 455, яким передбачено, що особам, які проходять обстеження з приводу встановлення причинного зв’язку захворювання з умовами праці, видається довідка довільної форми, засвідчена підписом головного лікаря і печаткою лікувально-профілактичного закладу.

Зауважте: ситуація з відсутністю паперових бланків в Інструкції № 455 не передбачена. Тож там ви не знайдете згадки про довідку. Тому говорити, що довідка, яка надається тимчасово непрацездатній особі у зв’язку з хворобою (замість лікарняного), є документом, що відповідає Інструкції № 455, не можна.

У листі від 20.08.2010 р. № 233/18/99-10 фахівці Мінсоцполітики акцентували увагу на тому, що якщо довідка передбачена законодавством (Інструкцією № 455), то вона прирівнюється до листка непрацездатності, і саме у цьому разі можливе продовження відпустки на цей період.

На наш погляд, і у випадку, що розглядається, відпустку треба продовжити або перенести на інший період. І хоча форма довідки не передбачена в Інструкції № 455, фахівці Фонду соцстраху кваліфікують її як документ, який підтверджує тимчасову непрацездатність працівника.

До речі, Верховний Суд у постанові від 13 жовтня 2020 року у справі № 712/9213/18**** наполягає, що роботодавець повинен продовжити щорічну відпустку, якщо працівник захворів, навіть без фактичної наявності листка непрацездатності. Для цього достатньо попередження працівника про хворобу, отриманого у будь-який спосіб (не обов’язково в письмовій формі). А надання листка непрацездатності можливе після одужання і виходу з відпустки, що буде підтвердженням правомірності такого продовження й унеможливить обмеження прав працівника та не порушить прав роботодавця.

**** Див. статтю «Продовжуємо відпустку через хворобу: нова позиція Верховного Суду» // «ОП», 2021, № 1.

І хоча тут не згадується про довідку, але те, що й без листка непрацездатності роботодавець повинен продовжити щорічну відпустку, як-то кажуть «по дзвінку», дає нам додаткові аргументи до такого висновку.

Продемонструємо це на прикладі.

На підставі повідомлення працівника про хворобу:

• щорічну основну відпустку продовжуємо на 9 днів хвороби (із 3 по 11 червня), підтвердженої листком непрацездатності, та на 4 дні хвороби (із 14 по 17 червня), підтвердженої довідкою. Почнеться продовжена відпустка з 25 червня (після одужання працівника) і закінчиться 8 липня.

Зауважте: святковий день 28 червня (День Конституції) не враховуємо у кількості календарних днів відпустки, тому, продовжуючи відпустку, цей день оминаємо;

• щорічну додаткову відпустку продовжуємо на 4 дні збігу із хворобою за довідкою (із 18 по 22 червня). Зауважте: неробочий день 20 червня (Трійця) не враховуємо при визначенні тривалості такої відпустки. Перенесена додаткова відпустка почнеться 9 липня і закінчиться 12 липня 2021 року.

Покажемо умову і рішення цієї ситуації на рисунку.

Збіг щорічних відпусток і тимчасової непрацездатності

Оплата продовжених відпусток

Оскільки початок продовженої основної щорічної відпустки припадає на червень 2021 року (місяць початку первинного її надання), то перераховувати середньоденну зарплату для розрахунку відпускних за дні продовженої основної відпустки не потрібно.

Початок продовженої щорічної додаткової відпустки припадає на липень 2021 року — інший місяць, ніж первісне її надання. У такому випадку середньоденна зарплата для розрахунку перенесених днів додаткової відпустки повинна бути перерахована з урахуванням нового розрахункового періоду.

Довідка і лікарняний в Об’єднаному звіті

Контроль ФСС. Персоніфіковані відомості про заробітну плату застрахованих осіб, у тому числі й про страхові випадки, роботодавці повинні передавати до Пенсійного фонду шляхом щоквартального подання Об’єднаного звіту (Податкового розрахунку та його додатків). Інформація з цього звіту потрапляє до системи персоніфікованого обліку та «сідає» в електронні облікові картки кожної застрахованої особи. Такими даними користуються податкова та ФСС.

Отже, період хвороби працівника, зафіксований у ЗОЗ та у роботодавця, навіть якщо він не оплачуваний, повинен бути відображений у звіті. І ось чому. У разі настання наступного страхового випадку (хвороби) ФСС перевірить виплати та кількість днів, що увійдуть до розрахунку допомоги по тимчасовій непрацездатності. І в разі виключення роботодавцем з розрахунку днів неоплачуваної хвороби за довідкою, яка не була відображена у Д1 і не «світиться» в обліковій картці застрахованої особи як тимчасова непрацездатність (дні відсутності з поважних причин), ФСС «забракує» подані роботодавцем дані для отримання допомоги по тимчасовій непрацездатності.

Тимчасова непрацездатність. У табличній частині самого Податковому розрахунку відображаємо суму нарахованих лікарняних у місяцях їх фактичного нарахування з розподілом за джерелом фінансування (5 днів — за рахунок роботодавця і окремо сума допомоги по тимчасовій втраті працездатності від ФСС).

Що стосується додатків Податкового розрахунку, то тимчасову непрацездатність (окрім відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами) в Д5 Податкового розрахунку не відображаємо. Але її обов’язково показуємо в Д1. При цьому якщо хвороба неоплачувана — у Д1 зазначаємо кількість днів хвороби без сумових показників.

Для відображення інформації щодо тимчасової непрацездатності в Д1 на працівника формуємо окремий рядок, в якому, між іншим, за умовами наведеного прикладу у червні 2021 року показуємо:

• у графі 12 — 20 календарних днів тимчасової непрацездатності (9 — за лікарняним і 11 — за довідкою);

• у графі 10 — червень 2021 року;

• у графі 16 — суму нарахованих лікарняних за 9 днів хвороби на підставі листка непрацездатності. За довідкою суму лікарняних не нараховуємо і не відображаємо у звіті.

А коли працівник обміняє довідку на паперовий лікарняний листок, то в місяці нарахування лікарняних за таким листком непрацездатності у Д1 покажемо тільки нараховану суму лікарняних без зазначення кількості календарних днів хвороби у графі 12. Бо вони вже були відображені у Д1 на підставі довідки.

Відпустка. З первинно наданих 17 календарних днів основної відпустки працівник відгуляв 4 дні (1, 2, 12 та 13 червня). На 13 днів (що збіглися з хворобою працівника, підтверджену лікарняним листом та довідкою) продовжуємо щорічну основну відпустку з 25 червня по 8 липня 2021 року.

У Д1 Податкового розрахунку за червень 2021 року дані щодо основної відпустки та нарахованих відпускних у червні показуємо з урахуванням унесених коректив і з розбивкою за місяцями, на які вона припадає. Тобто формуємо два рядка для основної відпустки, в одному з яких показуємо 9 днів відпустки, які припали на червень, а в другому — 8 днів, за липень 2021 року, з відповідним відображенням нарахованих сум відпускних і ЄСВ на них.

І пам’ятайте, якщо в місяці немає рядка із зарплатою, то дні перебування в трудових відносинах (графа 14) заповнюється у рядку з відпускними (або тимчасовою непрацездатністю, якщо б вона тривала увесь місяць).

На всі 4 дні додаткова щорічна відпустка також буде продовжена з 9 по 12 липня 2021 року. А продовжену додаткову відпустку будемо вже відображати у Д1 Податкового розрахунку за 3 квартал 2021 року.