Графік відпусток — 2024: що врахувати при заповненні

Які відпустки вносити до графіка

Відповідно до ст. 79 КЗпП та ст. 10 Закону про відпустки* до графіка відпусток повинна потрапляти інформація про щорічні відпустки.

* Закон України «Про відпустки» від 15.11.96 № 504/96-ВР.

А саме про:

— щорічні основні відпустки;

— щорічні додаткові відпустки за роботу зі шкідливими та важкими умовами роботи;

— щорічні відпустки за особливий характер праці;

— інші щорічні відпустки, передбачені законодавством.

І на цьому можна було б зупинитися (тобто до графіка відпусток не включати інші види відпусток, а надавати їх за заявами працівників).

Проте, на наш погляд, у цей документ варто додати:

— додаткові відпустки працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину — особу з інвалідністю з дитинства підгрупи А І групи (ст. 19 Закону про відпустки);

— додаткові «чорнобильські» відпустки;

— додаткові відпустки учасникам бойових дій;

— додаткові відпустки за держстаж для держслужбовців (ст. 58 Закону № 889*);

— додаткові відпустки за вислугу років для посадових осіб місцевого самоврядування (ч. 6 ст. 21 Закону № 2493**) тощо.

* Закон України «Про державну службу» від 10.12.2015 № 889-VIII.

** Закон України «Про службу в органах місцевого самоврядування» від 07.06.2001 № 2493-III.

Оскільки такі відпустки можна запланувати наперед.

Але попереджаємо, що ці відпустки не є щорічними і надаються не за робочий, а за календарний рік. Тому у графіку відпусток для них потрібно виділити окремі рядки.

А от навчальні відпустки, відпустки для участі у спортивних змаганнях та творчі відпустки спрогнозувати складно. Тож у графік відпусток вони не увійдуть.

Яких працівникІв вносити до графіка

Інформацію щодо відпусток вносять щодо всіх працівників, які на дату складання графіка відпусток працюють у роботодавця за трудовими договорами. Тобто за основними працівниками, сумісниками (внутрішніми та зовнішніми), тимчасовими, сезонними, строковиками тощо (усіма тими, хто має право на відпустки у такого роботодавця).

А чи потрібно відображати у графіку відпусток працівників, які наразі не працюють (мобілізованих працівників, працівників у відпустці до 3 років, працівників, з якими призупинено дію трудового договору)?

Вважаємо, що — ні. Адже визначитися із відпустками на подальший рік такі працівники зможуть лише після їх повернення на роботу.

Крім того, Законом України від 22.11.2023 № 3494-IX (на момент підготовки статті ще не набрав чинності) передбачено, що у разі призову працівника на військову службу під час мобілізації йому має виплачуватися грошова компенсація за всі не використані ним дні щорічної відпустки у строк до його увільнення на час військової служби від займаної посади (виконання обов’язків).

Тому завчасно визначати період відпусток для таких працівників не варто. Але як тільки вони знов стануть до роботи, до графіка відпусток потрібно буде внести зміни й відобразити у цьому документі невикористані дні відпусток таких працівників.

Як це зробити — читайте у статті «Графік відпусток — 2024: загальні моменти» // «Оплата праці», 2023, № 23 (ср. ).

При цьому пам’ятайте, що до відпускного стажу НЕ зараховуються, зокрема (ст. 9 Закону про відпустки):

— час, коли за працівниками, призваними на військову службу за призовом під час мобілізації на особливий період зберігалися лише місце роботи і посада (середня зарплата не зберігалася);

— час призупинення дії трудового договору.

А от хто точно не потрапить до графіка відпусток, так це:

— особи, які працюють за цивільно-правовими договорами;

— гіг-спеціалісти, що виконують роботу (надають послуги) на замовлення та на користь (в інтересах) резидента Дія Сіті на підставі гіг-контракту*.

* Гіг-контракт — є цивільно-правовим договором відповідно до ст. 1 Закону України від 15.07.2021 № 1667-IX.

А все тому, що такі особи не перебувають у трудових відносинах зі своїми наймачами. А отже, не мають права на відпустки відповідно до ст. 2 Закону про відпустки.

Переважне право на відпустку

Окремим «пільговим» категоріям працівників роботодавець зобов’язаний надавати щорічні відпустки в будь-який зручний для них час. Такі особи перелічені у ч. 14 ст. 10 Закону про відпустки. Це, зокрема: особи віком до 18 років, особи з інвалідністю, жінки перед відпусткою у зв’язку з вагітністю та пологами або після неї тощо.

Крім того, право на використання чергової відпустки у будь-який зручний час відповідно до законодавства мають й інші особи. Повний перелік таких осіб ви знайдете у статті «Працівники, які мають право на щорічну відпустку у зручний час» // «Оплата праці», 2023, № 23.

Крім того, роботодавець має право передбачити у колдоговорі чи трудовому договорі додаткові категорії працівників, які матимуть право на щорічну відпустку у будь-який зручний для них час.

Увага! За наявності перелічених вище працівників радимо почати заповнення графіка відпусток саме з них. Адже відмовити їм у наданні щорічних відпусток роботодавець не має права.

Звичайно, якщо такий працівник не залучений до виконання робіт на об’єктах критичної інфраструктури у період дії воєнного стану. Таким працівникам роботодавець може відмовити у наданні будь-якого виду відпусток (крім відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами та відпустки для догляду до 3 років), навіть якщо вони мають переважне право на відпочинок (ч. 2 ст. 12 Закону № 2136*).

* Закон України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-IX.

Тривалість щорічної відпустки

У загальному випадку тривалість щорічної основної відпустки становить не менше 24 календарних днів за відпрацьований робочий рік (ст. 75 КЗпП, ст. 6 Закону про відпустки).

У той же час особам, переліченим у ч. 2 — 6 ст. 6 Закону про відпустки, щорічна основна відпустка надається більшої тривалості. До того ж ст. 7 та 8 Закону про відпустки передбачено можливість надання працівникам щорічних додаткових відпусток.

При цьому загальна тривалість щорічних основної та додаткових відпусток не повинна перевищувати 59 календарних днів, а для працівників, зайнятих на підземних гірничих роботах, — 69 календарних днів.

До речі, деяким працівникам бюджетних установ може бути встановлена своя (особлива) тривалість щорічної відпустки.

Наприклад, керівникам закладів освіти, педагогічним, науково-педагогічним та науковцям — до 56 календарних днів.

Але нагадаємо: у період дії воєнного стану (наразі встановлений до 14.02.2024) надання працівнику щорічної основної відпустки за рішенням роботодавця може бути обмежено тривалістю 24 календарних дні за поточний робочий рік (ч. 1 ст. 12 Закону № 2136).

Якщо тривалість щорічної основної відпустки працівника становить більше 24 календарних днів, надання невикористаних у період дії воєнного стану днів такої відпустки переноситься на період після припинення або скасування воєнного стану.

Тому при плануванні щорічних відпусток до 14.02.2024 обов’язково врахуйте позицію роботодавця щодо такого обмеження. Так, якщо у період воєнного стану:

— роботодавець вирішив обмежувати тривалість щорічних відпусток працівників до 24 календарних днів, то залишок таких відпусток у графіку не відображається (закладаємо у нього лише дозволені 24 календарних дні);

— роботодавець не проти надання працівникам невикористаних днів щорічних відпусток за поточний та минулі робочі роки, то ці дні мають бути відображені у графіку.

Відпустки за минулі роки

До графіка відпусток можна (а іноді навіть потрібно) вносити й ті відпустки, які працівники не використали минулого року (в минулих роках).

Адже краще не допускати накопичення невикористаних днів щорічних відпусток. Особливо пам’ятаючи про вимоги ч. 5 ст. 80 КЗпП, якою встановлена заборона на ненадання щорічних відпусток повної тривалості протягом 2 років поспіль.

Але тут слід пам’ятати про наступні нюанси:

1) деякі з відпусток у працівника «згорають» (не переходять на наступний рік)*.

* Подробиці у статті «Залишки відпусток: які згорають/ НЕ згорають у новорічну ніч» // «Оплата праці», 2023, № 23.

Наприклад, «чорнобильська» відпустка прив’язана до календарного року. І якщо працівник не реалізував своє право на таку відпустку в поточному календарному році, перенесення її на наступний рік не допускається;

2) у період дії воєнного стану роботодавець має право відмовити працівнику у наданні невикористаних днів щорічної відпустки (ч. 1 ст. 12 Закону № 2136);

3) у період дії воєнного стану ч. 5 ст. 80 КЗпП (забороняє роботодавцю не надавати щорічні відпустки повної тривалості протягом двох років підряд) не діє. А отже, роботодавцю за ці дії штрафні санкції не загрожують.

Поділ відпустки на частини

Відповідно до ч. 6 ст. 79 КЗпП щорічна відпустка на прохання працівника може бути поділена на частини будь-якої тривалості, але за умови, що основна безперервна її частина становитиме не менше 14 календарних днів.

При цьому невикористану частину щорічної відпустки має бути надано працівникові до кінця робочого року, але не пізніше 12 місяців після закінчення робочого року, за який надається відпустка. Цього вимагає ч. 7 ст. 79 КЗпП.

Проте врахуйте, що у період дії воєнного стану (встановлений до 14.02.2024):

— норми ч. 7 ст. 79 КЗпП не застосовуються. А отже, у цей час можна не поспішати з наданням працівникам невикористаної частини щорічних відпусток, яка залишилася після використання її безперервної частини;

— з працівником може бути укладений трудовий договір в умовах спрощеного режиму регулювання трудових відносин. На прохання такого працівника щорічна відпустка може бути поділена на частини будь-якої тривалості або надана повної тривалості з урахуванням норм тривалості щорічних відпусток, установлених КЗпП (ч. 8 ст. 49⁵ КЗпП).

Поділ щорічної відпустки має бути відображений у графіку відпусток.

А от відпустки, які не належать до щорічних, ділити не можна (відпустка учасникам бойових дій/інвалідам війни, «чорнобильська» відпустка, соціальна відпустка «на дітей» тощо).

Відпустка в перший рік роботи

Право працівника на щорічні основну та додаткові відпустки повної тривалості у перший рік роботи настає після закінчення 6 місяців безперервної роботи на цьому підприємстві (ч. 5 п. 10 Закону про відпустки).

У той час як щорічні відпустки за другий та наступні роки роботи можуть бути надані працівникам у будь-який час відповідного робочого року.

Тому якщо у вас є працівники, які були прийняті на роботу у другому півріччі 2023 року, обов’язково врахуйте цей нюанс при складані графіка відпусток на 2024 рік.

Але тут є винятки. Так, наприклад, щорічна відпустка повної тривалості до настання шестимісячного строку надається:

— працівникам, переліченим у ч. 7 ст. 10 Закону про відпустки (за їхнім бажанням);

— керівним, педагогічним, науковим, науково-педагогічним працівникам, спеціалістам навчальних закладів — у період літніх канікул;

— працівникам художньо-постановної частини та творчим працівникам театрів у літній період наприкінці театрального сезону.

Звичайно, новачкам, які відпрацювали на підприємстві менше 6 місяців, але не потрапили до винятків, також може бути надана відпустка до настання шестимісячного строку. Але тоді:

— її тривалість буде визначена пропорційно відпрацьованому часу;

— така відпустка надається виключно за заявою працівника і тільки після цього її вносять до графіка відпусток.

Працівники держорганів

28.11.2023 Президент України підписав Закон України «Про Державний бюджет України на 2024 рік» від 09.11.2023 № 3460-ІХ.

У ст. 33 цього документа зазначено, що у 2024 році щорічні відпустки, на які працівник державного органу набув право за останній відпрацьований робочий рік, мають бути використані таким працівником до кінця 2024 року.

У разі невикористання працівником державного органу вказаних відпусток, йому в межах затверджених видатків на оплату праці відповідного державного органу має бути виплачено грошову компенсацію за всі дні невикористаної відпустки, на які він набув право за останній відпрацьований робочий рік.

Тож обов’язково врахуйте це при складанні графіка відпусток на 2024 рік.

Грошова компенсація замість відпустки

За бажанням працівника частина невикористаної ним щорічної відпустки (основної чи додаткової) може бути замінена грошовою компенсацією (ст. 24 Закону про відпустки).

Але лише за умови, що такий працівник використав не менш ніж 24 календарних дні щорічної відпустки за робочий рік, за який надається така відпустка.

Крім того, законопроєктом від 27.12.2022 № 8313 передбачена грошова компенсація щорічної відпустки у разі призову працівника на військову службу під час мобілізації.

Зверніть увагу, що:

— особам віком до 18 років заміна всіх видів відпусток грошовою компенсацією не допускається;

— соцвідпустка «на дітей» не належить до щорічних відпусток, тому на неї не поширюються умови компенсації щорічних відпусток (лист Мінсоцполітики від 19.01.2017 № 132/0/101-17/284 // «Оплата праці», 2017, № 10/1, с. 3). Компенсувати дні такої відпустки грошима можна тільки в разі звільнення працівника.

Усі подробиці виплати грошової компенсації шукайте у статті «Відпускна компенсація: коли можна без звільнення?» // «Оплата праці», 2023, № 7.