Відпускна компенсація після звільнення: як розрахувати, оподаткувати і показати у звітності

Відпускна середня зарплата

У випадку нарахування відпускної компенсації після звільнення працівника є два цікаві нюанси. Вони стосуються визначення розрахункового періоду для обчислення середньоденної зарплати.

1. Відправна точка розрахунку компенсації. Подія, яка є відправною точкою при визначенні середньоденної зарплати, — день звільнення працівника. А не день фактичного нарахування і виплати відпускної компенсації після дати звільнення.

2. Розрахунковий період. Він залежить від дати звільнення працівника. Точніше, від того, на який період вона припала: до 12.09.2023 чи після.

Річ у тім, що після змін, внесених у Порядок № 100*, а саме з 12.09.2023, для розрахунку компенсації відпусток, які зароблені до 31 грудня 2023 року, діє особливий розрахунковий період**. Він уключає тільки місяці 2023 року.

* Порядок обчислення середньої заробітної плати, затверджений постановою КМУ від 08.02.95 № 100.

** Про розрахунок відпускної компенсації з 12.09.2023 читайте у статтях «Зміни у розрахунку середньої зарплати: як визначити компенсацію?» // «Оплата праці», 2023, № 18, «Відпускна компенсація, якщо відсутній розрахунковий період: роз’яснення Мінекономіки» // «Оплата праці», 2023, № 19, «Відпускна компенсація виходячи з окладу: роз’яснення Мінекономіки» // «Оплата праці», 2023, № 21.

Тобто обчислення середньої зарплати для виплати відпускної компенсації, на яку працівник набув право:

— до 31.12.2023 — проводимо виходячи з виплат, нарахованих у 2023 році;

— з 01.01.2024 — за загальними правилами, встановленими для розрахунку відпускних, тобто виходячи з виплат за останні 12 календарних місяців роботи, що передують місяцю виплати компенсації за невикористані відпустки (звільнення).

І ці нові норми почали застосовуватися при звільненні працівника починаючи з 12.09.2023.

Таким чином, розрахунок відпускної компенсації при звільненні, яке відбулося:

— до 12.09.2023, — проводимо за старими правилами. Тобто виходячи із звичайного 12- місячного розрахункового періоду, що передує місяцю звільнення працівника;

— починаючи з 12.09.2023, — відпускну компенсацію нараховуємо за новими правилами.

Для більшого розуміння ситуації розглянемо приклад.

Звільнення до 12.09.2023. Розрахуємо компенсацію відпустки для працівника Остапенка І. Л. Маємо місяць звільнення — серпень 2023 року, а нарахування компенсації — листопад 2023 року. При розрахунку середньоденної зарплати:

— відправною точкою є серпень;

— розрахунковий період серпень 2022 року — липень 2023 року. Оскільки звільнення працівника відбулося до 12.09.2023, то при обчисленні середньої зарплати застосовуємо старі правила Порядку № 100.

Весь розрахунковий період покритий відпусткою без збереження зарплати, який викидаємо з розрахунку. Виходить, у розрахунковому періоді відсутній заробіток. У такому випадку розрахунок середньоденної зарплати треба проводити виходячи з посадового окладу (не менше за МЗП). Нарахування середньої зарплати здійснюється шляхом множення посадового окладу на кількість місяців розрахункового періоду.

Оскільки обчислення компенсації проводимо за старими правилами, то умовним розрахунковим періодом будуть 12 місяців, що передують місяцю звільнення, в якому мала бути нарахована компенсація (01.08.2022 — 31.07.2023).

Розрахуємо середньоденну зарплату шляхом множення окладу на 12 місяців розрахункового періоду і діленням на 365 календарних днів у ньому:

7800,00 х 12 : 365 = 256,44 (грн).

Сума компенсації за 36 днів відпустки складе:

256,44 х 36 = 9231,84 (грн).

Звільнення після 12.09.2023. Обчислимо компенсацію відпустки для працівника Проценка М. А. Відправною точкою для цього є вересень 2023 року (місяць звільнення). А розрахунковий період 01.01.2023 — 31.08.2023, тобто тільки місяці 2023 року.

Адже 15.09.2023 (день звільнення працівника) вже діяли нові норми Порядку № 100. А право на дні відпустки, які компенсуються, набуті до 31.12.2023.

З розрахунку виключаємо період відпустки без збереження зарплати. Він покриває весь розрахунковий період. Отже, в цьому періоді відсутні нарахування. Розрахунок проводимо з окладу (не менше за МЗП).

У цьому випадку умовним розрахунковим періодом будуть 8 місяців 2023 року (січень — серпень). Розрахунок середньоденної зарплати проводимо шляхом множення окладу (він більший за МЗП) на 8 місяців розрахункового періоду і діленням на 243 календарних дні цього періоду:

8000,00 х 8 : 243 = 263,37 (грн).

Сума компенсації за 42 дня відпустки складе:

263,37 х 42 = 11061,54 (грн).

Оподаткування відпускної компенсації

ПДФО, ВЗ. Компенсація за невикористану відпустку включається до фонду додаткової зарплати, як оплата за невідпрацьований час (п.п. 2.2.12 Інструкції № 5*).

* Інструкція зі статистики заробітної плати, затверджена наказом Державного комітету статистики України від 13.01.2004 № 5.

Відповідно до п.п. 164.2.1 ПКУ до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку включаються доходи у вигляді зарплати, нараховані (виплачені) платнику податку відповідно до умов трудового договору (контракту). Зарплата, у розумінні ПКУ, включає основну та додаткову заробітну плату, інші заохочувальні та компенсаційні виплати, які виплачуються (надаються) платнику податку у зв’язку з відносинами трудового найму (п.п. 14.1.48 ПКУ).

Отже, відпускна компенсація підлягає оподаткуванню ПДФО та ВЗ за звичайними ставками. Тобто із суми компенсації утримуються ПДФО за ставкою 18 % і ВЗ за ставкою 1,5 %. При цьому незалежно від того, коли вона нарахована (у день звільнення працівника або після), ставки оподаткування будуть однакові.

Застосування ПСП. Податкова соціальна пільга (ПСП) застосовується, зокрема, й у місяці, в якому платник податку був звільнений з місця роботи (п.п. 169.3.4 ПКУ).

Для працівника, який користується ПСП, є нюанс, коли нарахування відпускної компенсації відбувається після звільнення. І застосування ПСП напряму залежить від місяця, в якому нарахована така компенсація. Так, якщо відпускна компенсація нарахована:

— у місяці звільнення працівника, то для цілей застосування ПСП вона бере участь у порівнянні з граничним розміром доходу за весь місяць звільнення у складі доходу за цей місяць;

— у наступних за місяцем звільнення місяцях, то ПСП до неї не застосовується.

Отже, при нарахуванні відпускної компенсації після звільнення, але у місяці звільнення, перевірте правильність застосування ПСП та утримання ПДФО.

Нагадаємо, що при звільнення роботодавець зобов’язаний зробити перерахунок ПДФО і правильності застосування ПСП (пп. 169.4.2 і 169.4.3 ПКУ). Тоді формально, при нарахуванні компенсації в місяці звільнення, зробіть повторний перерахунок ПДФО у цьому місяці. Адже після нарахування запізнілої компенсації може виявитися, що загальна сума доходу за місяць звільнення в цього працівника перевищила граничний розмір доходу для застосування ПСП. Тому потрібно буде доутримати ПДФО.

ЄСВ. Порядок нарахування і сплати ЄСВ регулює Закон про ЄСВ*. Базою нарахування ЄСВ роботодавцями є сума нарахованої кожній застрахованій особі заробітної плати за видами виплат, які включають основну та додаткову заробітну плату, інші заохочувальні та компенсаційні виплати (п. 1 ч. 1 ст. 7 Закону про ЄСВ).

* Закон України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 08.07.2010 № 2464-VI.

Порядок нарахування внеску поширюється також на осіб, яким після звільнення з роботи нараховано заробітну плату (дохід) за відпрацьований час або згідно з рішенням суду — середню заробітну плату за вимушений прогул (абз. 2 ч. 2 ст. 7 Закону про ЄСВ).

Компенсація за невикористану відпустку належить до виплат за невідпрацьований час.

Після звільнення працівника підприємство не несе обов’язку страхувальника. Таким чином, особам, яким після звільнення нараховано компенсацію за невикористану відпустку, ЄСВ на зазначені суми не нараховується (див. роз’яснення з категорії 201.03 ЗІР).

Проте якщо відпускна компенсація нарахована після звільнення працівника:

— у місяці звільнення — ЄСВ нараховуємо;

— у місяцях, наступних за місяцем звільнення, — ЄСВ не нараховуємо.

Податковий розрахунок, Д1 та 4ДФ

Відпускну компенсацію слід показати в Об’єднаному звіті за той місяць звітного кварталу, в якому така виплата була нарахована/виплачена.

При цьому якщо звільнення і нарахування після нього відпускної компенсації відбулися в одному місяці, то ми вважаємо, що у додатку Д1 (на суму компенсації нараховане ЄСВ) та 4ДФ такі суми треба відображати у складі заробітної плати за загальними правилами.

Цікавішою є ситуація, коли нарахування відпускної компенсації відбулося в наступних після звільнення працівника місяцях. Тоді діємо так.

Д1 Податкового розрахунку. Оскільки ЄСВ на суми відпускної компенсації, яка нарахована працівнику після звільнення, не нараховується, бо роботодавець не несе обов’язку страхувальника щодо цього працівника, то і в Д1 цю компенсацію відображати не потрібно.

Відповідно і до табличної частини Податкового розрахунку сума компенсації не потрапить.

4ДФ Податкового розрахунку. Суму відпускної компенсації треба відобразити в 4ДФ Податкового розрахунку у місяці, в якому вона фактично нарахована/виплачена з ознакою доходу (графа 6) «127». Також у цьому рядку у графі 8 треба зазначити дату звільнення працівника. Адже дату звільнення зазначаємо як на осіб, які звільнені у звітному періоді, так і на осіб, які були звільнені до початку звітного періоду, але отримували доходи у звітному періоді.

Коли компенсація відпустки нарахована в наступних після звільнення працівника місяцях, в додатку Д5 нічого додатково ані зазначати, ані коригувати не треба. Також не потрібно робити жодних коригувань додатків Податкового розрахунку за місяць, коли працівника було звільнено.