Відпустка для біженців «обрізає» щорічну відпустку

Відпустки: загальні правила

Цікава ситуація. Причому більш поширена, ніж здається на перший погляд. Адже цього року багато працівників матимуть «прогалини» у відпускному стажі. Тож розглянемо її трохи детальніше.

Отже, працівниця має право на щорічну основну відпустку за повністю відпрацьований робочий рік стандартної тривалості — 24 календарних дні. При складанні графіка відпусток на 2023 рік за робочий рік з 01.09.2022 по 31.08.2023 їй було заплановано перебування у щорічній основній відпустці на 10 днів у січні та 14 днів у червні. Але у березні вона екстрено взяла неоплачувану відпустку на 16 календарних днів, як особа, яка перебуває за кордоном.

У результаті така відпустка «з’їла» 1 день щорічної основної відпустки, в невикористаній частині якої залишилось лише 13 календарних днів. Тому по факту маємо поділ щорічної основної відпустки на 10 та 13 календарних днів. Бухгалтер і кадровик переймаються: чи не порушує роботодавець трудове законодавство, адже можуть бути штрафи?

Одразу перелічимо законодавчі норми, на які будемо спиратись.

1. Щорічна основна відпустка надається працівникам тривалістю не менш як 24 календарних дні за відпрацьований робочий рік, який відлічується з дня укладення трудового договору (ст. 75 КЗпП, ч. 1 ст. 6 Закону про відпустки*).

* Закон України «Про відпустки» від 15.11.96 № 504/96-ВР.

2. Щорічну відпустку на прохання працівника може бути поділено на частини будь-якої тривалості за умови, що основна безперервна її частина становитиме не менше 14 календарних днів (ч. 4 ст. 79 КЗпП, ч. 1 ст. 12 Закону про відпустки).

3. Приписами ст. 82 КЗпП та ст. 9 Закону про відпустки передбачено періоди, які зараховуються до відпускного стажу. Також про це йдеться у статті «Відпускний стаж: періоди, які «заробляють» відпустку» // «Оплата праці», 2023, № 2.

4. У період дії воєнного стану роботодавець за заявою працівника, який виїхав за межі території України або набув статусу внутрішньо переміщеної особи, в обов’язковому порядку надає йому відпустку без збереження зарплати. Її тривалість працівник визначає у заяві, але не більше 90 календарних днів. Час перебування у такій відпустці не зараховується до стажу роботи, що дає право на щорічну основну відпустку (ч. 4 ст. 12 Закону № 2136*).

* Закон України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-IX.

5. Роботодавці (за невеликим винятком) зобов’язані планувати черговість надання відпусток працівникам (ст. 79 КЗпП, ст. 10 Закону про відпустки). Детальніше про це читайте у статті «Графік відпусток: готуємось до 2023 року» // «Оплата праці», 2022, № 24.

Отже, що ми маємо? А маємо наступне. Відпустка для внутрішньо переміщених осіб та осіб, які виїхали за кордон, не дає стажу для щорічної відпустки.

Як вирахувати тривалість відпустки? Багато хто користується правилом «місяць роботи = 2 дні відпустки». Загалом воно працює, але в ідеальній ситуації. А от коли є періоди, які не входять до відпускного стажу, то краще використати алгоритм, запропонований Мінсоцполітики у листі від 28.10.2016 № 616/13/116-16 (ср. ). Представимо його у вигляді формули:

ДВ = ТВ х ((Д_відпр - С_відпр) : (Д_рік - С_рік)),

де ДВ — кількість днів щорічної основної відпустки, зароблених працівником за робочий рік, у якому є періоди, що не входять до відпускного стажу;

ТВ — тривалість щорічної основної відпустки, що надається за повний відпрацьований робочий рік;

Д_відпр — кількість календарних днів у робочому році, які входять до відпускного стажу відповідно до ч. 1 ст. 9 Закону про відпустки;

С_відпр — кількість святкових і неробочих днів, установлених ст. 73 КЗпП, які припадають на періоди робочого року, що входять у відпускний стаж;

Д_рік — кількість календарних днів у робочому році;

С_рік — кількість святкових і неробочих днів у відповідному робочому році.

Порахуємо, скільки днів щорічної основної відпустки заробила працівниця у нашій ситуації:

ДВ = 24 х (365 - 16 - 0) : (365 - 0) = 22,95 = 23 календарних дні.

Оскільки 10 днів уже використано, то залишається 13. Отже, 16 днів неоплачуваної відпустки для біженців «з’їли» один день щорічної основної.

Порушення = штраф

Біда в тому, що поділ неподільної частини відпустки, на думку фахівців Держпраці, є порушенням інших вимог законодавства про працю. А отже, за це загрожують штрафи:

— у розмірі від 510 до 1700 грн (ст. 41 КУпАП*);

— у розмірі однієї МЗП (абз. 10 ч. 2 ст. 265 КЗпП).

* Кодекс України про адміністративні правопорушення від 07.12.84 № 8073-X.

Та чи є в описаній ситуації порушення?

Роботодавець виконав усі приписи законодавства. Відпустку заплановано графіком і при цьому поділено так, щоби безперервна частина складала 14 календарних днів. Тож на етапі поділу все зроблено правильно. А саме про це йдеться у ч. 4 ст. 79 КЗпП, ч. 1 ст. 12 Закону про відпустки.

А от уже далі з’явились нові обставини, які не залежали від роботодавця, — неоплачувана відпустку для біженців, яка «з’їла» один день щорічної основної. Тим паче, що така безплатна відпустка надається за бажанням працівника і відмовити йому не можна. Тож нічого не вдієш: скільки працівник заробив, стільки і відпочиває.

Вихід із ситуації

Неоплачувана відпустка зі стажем. Як уникнути такої ситуації в майбутньому? Можна замість відпустки для біженців надати одну зі звичайних неоплачуваних відпусток. Адже вони зараховуються до відпускного стажу.

Наразі маємо декілька варіантів відпусток за свій рахунок:

— за бажанням працівника в обов’язковому порядку при наявності особливих обставин (ст. 25 Закону про відпустки);

— за домовленістю сторін за сімейними обставинами (ст. 26 Закону про відпустки);

— на період карантину (ч. 3 ст. 26 Закону про відпустки);

— у зв’язку з воєнним станом (ч. 1 ст. 26 Закону про відпустки з урахуванням ч. 3 ст. 12 Закону № 2136).

Детальніше про надання неоплачуваних відпусток читайте у статті «Відпустка за свій рахунок: яку зараз краще обрати?» цього випуску.

Один день на майбутнє. Чи можливо надати працівниці один день в рахунок майбутнього періоду? Вважаємо, що ні.

По-перше, відпустку за 2022 — 2023 розписано повністю, і навіть трошки в рахунок ще невідпрацьованих місяців поточного робочого року.

По-друге, надавати відпустку в рахунок майбутніх робочих років не можна. Проаналізуємо норми ст. 79 КЗпП. Право на першу відпустку працівник матиме, якщо безперервно відпрацює пів року. До того — пропорційно до відпрацьованого часу (крім винятків, коли їх надають повної тривалості за бажанням працівника). Щорічні відпустки за другий та наступні роки роботи можуть бути надані працівникові в будь-який час відповідного робочого року. Тобто для того щоб у працівника виникло право на відпустку за відповідний робочий рік, за цим роком повинен почати формуватися відпускний стаж. На це звертають увагу і фахівці Держпраці.