Об’єднаний звіт: звільнений працівник без доходу

Ситуації, за яких можливе звільнення без нарахувань доходу

При звільненні працівника ст. 116 КЗпП зобов’язує роботодавця повністю виплатити всі суми, що належать йому від підприємства, установи, організації у день звільнення. Зокрема, це зарплата, нараховані лікарняні (як за перші 5 днів, так і ті, що на момент звільнення профінансовані ПФУ), компенсація за невикористані дні відпусток (щорічних, соціальних на дітей), вихідна допомога (за необхідністю) тощо.

І навіть якщо працівник у день звільнення фактично не працює, а звільняється перебуваючи, наприклад, у довготривалій відпустці без збереження зарплати, то, ймовірно, на день звільнення він буде мати дні невикористаних щорічних відпусток. І роботодавець має йому нарахувати і виплатити компенсацію за ці дні.

Проте інколи звільнення відбувається взагалі без нарахування доходів у місяці, в якому працівник бажає звільнитися. Звільненню без нарахувань можуть передувати періоди перебування працівника у відпустках, які не зараховуються до відпускного стажу, або звільнення під час призупинення дії трудового договору, в останній день якого працівник бажає звільнитися. Також без нарахувань може бути звільнення у відпустці для догляду за дитиною до 3, 6, 16, 18 років. За умови, що працівник використав усі щорічні відпустки перед довготривалою відсутністю із зазначених причин. А також у нього немає додаткових соцвідпусток на дітей.

До речі, до часу, за який не накопичується відпускний стаж, належить, зокрема:

— час призупинення дії трудового договору;

— час перебування у відпустці без збереження зарплати згідно з ч. 4 ст. 12 Закону № 2136* (як особа, яка виїхала за межі України або набула статусу внутрішньо переміщеної особи) до 90 днів;

— час перебування на військовій службі (з 19 липня 2022 року цей період не зараховується до стажу, який дає право на щорічні відпустки);

— час перебування у відпустці для догляду за дитиною до 3 (6, 16, 18 за меддовідкою) років;

— час відсутності з нез’ясованих причин або причин, з’ясованих і визнаних роботодавцем поважними, але не підтверджених на законодавчому рівні (в табелі обліку робочого часу «НЗ» або «І»).

* Закон України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-ІХ.

Проте будьте пильні у такій ситуації! Працівник використав усі дні щорічних відпусток, відразу після них пішов у відпустку без збереження зарплати, наприклад згідно із ст. 26 Закону про відпустки* перебував у ній тривалий час і, не приступаючи до роботи, звільняється. Чи буде тут компенсація за дні невикористаної щорічної відпустки? Так! За час безоплатної відпустки, наданої за цієї підстави, накопичується відпускний стаж. Накопичені дні щорічних відпусток обов’язково треба визначити розрахунковим шляхом. І якщо у працівника вони не використані на день звільнення, то нарахувати і виплатити компенсацію за них.

* Закон України «Про відпустки» від 15.11.96 № 504/96-ВР.

Але повернемося до звільнення без жодних нарахувань і виплат у місяці, в якому працівник звільняється. Припустимо, що всі необхідні кадрові процедури щодо цього зроблені, з працівником розпрощалися і прийшов час звітування. Відображаємо такого працівника у звітному Податковому розрахунку і додатках до нього. (ср. ) Як саме? Розберемо детально.

Додаток Д5

У цьому додатку обов’язково треба відобразити звільнення працівника. Цей процес відбувається за загальними правилами. Тобто на працівника, який звільняється, формуємо рядок, в якому:

— у графі 10 зазначимо дату звільнення;

— у графах 13, 14 та 15 — посаду і відповідний код;

— у графі 16 вказуємо номер і дату наказу про звільнення;

— у графі 17 — підставу звільнення (відповідну статтю КЗпП).

При цьому рекомендуємо звернути увагу на такі моменти.

Якщо працівник звільняється, перебуваючи у відпустці без збереження зарплати, під час призупинення дії трудового договору, під час відсутності з нез’ясованих причин або визнаних роботодавцем поважними, але не підтверджених законодавчо, то у Д5 додатково нічого зазначати не потрібно. У цих випадках у Д5 буде один класичний рядок на звільнення.

Інша справа, коли працівник (працівниця) звільняється, перебуваючи у відпустці для догляду за дитиною до 3 або 6 років. Тоді в Д5 обов’язково потрібно зазначити закінчення таких відпусток. Тобто у такій ситуації в Д5 буде сформовано 2 рядки: один — на звільнення (заповнення зазначене вище), а другий — на закінчення доглядової відпустки.

При цьому у другому рядку (закінчення доглядової відпустки) заповнюємо:

— у графі 10 — дату припинення такої відпустки у зв’язку із звільненням. Це буде дата звільнення;

— у графі 16 — номер і дату наказу, на підставі якого працівниця звільнена. Тобто у рядку із звільненням (перший рядок) і в рядку із закінченням доглядової відпустки (другий рядок) підстави у графі 16 будуть однакові.

Додаток Д1

Навіть якщо у працівника не було нарахувань у звітному місяці, але були дні перебування у трудових відносинах із ним (навіть один день), то його обов’язково потрібно відобразити у Д1 до Податкового розрахунку. Правила однакові як для трудових відносин, які не перериваються, так і для звільнених працівників.

У цій статті розглядаємо відображення звільненого працівника без нарахувань, тому звертаємо увагу на такі нюанси.

Якщо працівник звільняється, перебуваючи:

— у відпустці без збереження зарплати, то у Д1 потрібно відобразити як дні перебування у трудових відносинах у графі 14, так і кількість днів відпустки без збереження зарплати у графі 13;

— у призупиненні дії трудового договору, неявках із нез’ясованих причин, з’ясованих, але законодавчо не підтверджених, то у Д1 заповнюємо графу 14 із кількістю днів перебування у трудових відносинах, графа 13 при цьому залишиться порожньою;

— у відпустці для догляду за дитиною до 3 (6) років, то вважаємо, що показувати у Д1 у місяці звільнення такого працівника не потрібно.

Додаток 4ДФ

У випадку, коли нарахувань та/або виплат працівнику не проводилось, то такий працівник взагалі не потрапляє до 4ДФ. Адже у цьому додатку відображаємо лише тих працівників, стосовно яких протягом звітного періоду здійснювалось нарахування (виплата) доходу.

Проте у розділі I додатка 4ДФ ще передбачена графа 8 «Дата звільнення з роботи». Чи потрібно працівника без доходу (нарахування/виплати) показувати у цьому додатку у місяці звільнення з нульовими показниками для зазначення дати звільнення у графі 8? Ні. От дивіться.

Графа 8 заповнюється лише на тих фізичних осіб, які були звільнені у звітному періоді за місцем роботи, на якому вони отримували дохід у вигляді заробітної плати, або звільнені до початку звітного періоду, але отримували доходи у звітному періоді.

Отже, у разі відсутності нарахування/виплати доходу в місяці, в якому працівник звільнився, у 4ДФ взагалі не показуємо такого працівника. Відповідно і графа 8 «Дата звільнення з роботи» не заповнюється (див. роз’яснення з підкатегорії 103.25 ЗІР).

Податковий розрахунок

Таблична частина Податкового розрахунку формується, зокрема, на підставі заповненого додатка Д1 і містить виключно сумові показники (нарахований дохід, базу нарахування ЄСВ та внесок) у розрізі місяців. Оскільки працівнику у місяці звільнення не було здійснено ніяких нарахувань доходу, то й інформація про нього за цей місяць не потрапить до табличної частини Податкового розрахунку.

Але будьте уважні при заповненні рядків 101 (102, 103) та 104 дотабличної частини Податкового розрахунку. Тобто при підрахунку облікової та середньооблікової кількості штатних працівників (ОКШП — рядок 104 та СКШП — рядок 101 відповідно).

Ці показники визначаються згідно з Інструкцією № 286*. Як визначати ОКШП та СКШП, читайте у статті «Кількість штатних працівників: рахуємо правильно» // «Оплата праці», 2022, № 21.

* Інструкція зі статистики кількості працівників, затверджена наказом Держкомстату від 28.09.2005 № 286.

До речі, у рядок 105 Податкового розрахунку працівники без нарахованого доходу (в Д1 немає нарахувань) не потрапляють.