Табель обліку робочого часу: приклади заповнення

* Див. «Табель обліку робочого часу: важливий документ», «Табель обліку робочого часу: структура, умовні позначення, правила заповнення».

Скористаємося класичною версією табеля, без креативу. Проте пам’ятаємо, що кожен роботодавець може підлаштувати форму табеля під себе.

Розглянемо найпопулярніші ситуації, з якими стикається роботодавець при заповненні табеля.

Оплачуваний лікарняний і щорічна відпустка

Оплачувана тимчасова непрацездатність. Оплачувана тимчасова непрацездатність має в табелі літерну позначку «ТН» (цифрову «26»). У наведеній ситуації працівниці відкрито е-лікарняний. Припустимо, що працівниця або повідомила роботодавця про хворобу, або він побачив сформований е-лікарняний в електронному кабінеті на порталі ПФУ. Чи ставити відразу «ТН» або цифрове «26» в табелі?

От дивіться, поки е-лікарняний не змінив статус на «готовий до сплати» — його не можна брати до роботи. В нього можуть бути внесені зміни, він може бути скорочений, скасований тощо. Тобто він ще не є підставою для підтвердження хвороби працівника. Тому ставити в табелі непідтверджену нічим хворобу працівника не можна. Тоді як бути?

Фактично маємо зазначити в табелі «НЗ» (цифровий «28») — неявки з нез’ясованих причин. І тільки коли е-лікарняний змінить статус на «готовий до сплати», можемо сміливо зробити коригуючий табель, яким відкоригувати «НЗ» на «ТН».

Зверніть увагу! Виправлення в табелі недопустимі. Просто закреслити одне позначення і поставити інше не можна. Проте для наведених вище випадків практикується коригуючий табель.

Що відбувається на практиці? Якщо е-лікарняний змінює статус у наступному місяці, то роботодавці роблять так, як описано вище (шляхом заповнення коригуючого табеля). Якщо зміна статусу відбувається у місяці відкриття е-лікарняного, то можливі варіанти. Або використати коригуючий табель, або, якщо табелювання відбувається в електронному вигляді і табель ще не був надрукований і підписаний, то, звісно, в кінці місяця можна буде роздрукувати табель з позначками «ТН».

У цьому прикладі наведемо вже відкориговану або надруковану в кінці місяця версію (див. рис. 1 нижче).

Щорічна відпустка. Кожен день перебування працівника у щорічній основній відпустці табелюємо позначкою «В» (цифровий 08) за кожен календарний день. Тут без нюансів. Оскільки ця відпустка надається наказом (розпорядженням). І, відповідно, дні відсутності працівника, які документально підтверджені, вносимо в табель із спеціально визначеним для цього позначенням.

Робочі дні. До речі, звичайні робочі дні табелємо так: у верхній комірці проставляємо кількість робочих годин за графіком роботи працівника, а у нижній — спеціальне позначення звичайного робочого дня «Р» (цифровий «01»).

Рис. 1. Тимчасова непрацездатність і щорічна відпустка

У лівій частині табеля і лікарняний, і відпустку зазначаємо відповідними позначками:

— у верхній клітинці проставляємо години за графіком роботи;

— у нижній — відповідне позначення;

— у вихідні дні верхня клітинка порожня, а нижня заповнена відповідним позначенням «ТН» або «В» відповідно. Адже і лікарняні, і відпускні рахуємо у календарних днях без перерви на вихідні дні.

У правій частині табеля підбиваємо підсумки:

— відпрацьовані дні і години за місяць рахуємо без нюансів;

— неявки заповнюємо у графах відповідно до позначень. При їх підрахунку не враховуємо вихідні дні. Як бачите, хворів працівник 8 календарних днів, а до підсумків невідпрацьованого часу включаємо тільки робочі дні за графіком його роботи. Тобто 6 днів (48 годин). Час неявок через відпустку рахуємо аналогічно.

Відпустка без збереження зарплати, неоплачуваний лікарняний і неповна зайнятість

Лікарняний у відпустці без збереження зарплати. Дні відпустки без збереження зарплати у табелі зазначаються позначкою «НА» (цифровою «18»).

Лікарняний не завжди підлягає оплаті. Дні неоплачуваного лікарняного в табелі показуємо з позначкою «НН» (цифровою «27»).

Нагадаємо, що не підлягають оплаті дні лікарняного, які повністю припадають на час перебування у відпустці без збереження зарплати, творчій відпустці, додатковій відпустці у зв’язку з навчанням.

Тобто працівнику не оплачуються ні перші п’ять днів тимчасової непрацездатності, ні допомога по тимчасовій непрацездатності за рахунок ПФУ. Проте роботодавець має розглянути такі лікарняні на загальних підставах та відмовити в оплаті відповідно до законодавства. А що ж у табелі? У табелі — відповідна відпустка.

У наведеній ситуації хвороба припадає на відпустку без збереження зарплати. Тоді дні збігу такої відпустки і лікарняного у табелі зафіксуємо кодом «НА». А от неоплачувані дні лікарняного при цьому у табелі не маємо показувати (див. рис. 2 нижче).

Лікарняний сумісника. Нагадаємо, що оплату перших 5 днів непрацездатності здійснюють за основним місцем роботи застрахованої особи та за місцем роботи за сумісництвом. А от право на допомогу по тимчасовій непрацездатності від ПФУ за сумісництвом працівник має тільки в разі отримання вмотивованої відмови в наданні такої допомоги за основним місцем роботи.

За умовами наведеної ситуації здійснюємо оплату перших п’яти днів хвороби працівника, а от починаючи з шостого дня — лікарняний за сумісництвом не оплачуємо. Отже, маємо дні оплачуваної і неоплачуваної хвороби. Їх відображаємо з відповідними позначками в табелі («ТН» — дні оплачуваної хвороби, «НН» — неоплачуваної) (див. рис. 2 нижче).

Неповний робочий час. У одному рядку відображається фактичну кількість відпрацьованих годин за день і позначення «РС» (цифрове «02») — години роботи працівників, яким установлено неповний робочий день (тиждень) згідно із законодавством.

Рис. 2. Неоплачуваний лікарняний, неповна зайнятість

Як бачите, неоплачувана хвороба не завжди відображається в табелі. Для працівника Іваненка, хвороба якого збіглася з відпусткою без збереження зарплати, в табелі взагалі не фіксуємо дні хвороби. Бо в цьому випадку пріоритетною є неоплачувана відпустка. А от дні хвороби сумісника, за які не передбачена виплата допомоги по тимчасовій непрацездатності, обов’язково зазначаємо в табелі як неоплачувану хворобу.

При визначенні підсумкових даних не враховуємо вихідні дні.

Виїзд у відрядження у вихідний та інший день відпочинку

Відрядження. Оплата періоду відрядження здійснюється за всі робочі дні за графіком того підприємства, яке направило працівника у відрядження. Із цього випливає, що робочі дні перебування працівника у відрядженні в табелі позначаються таким чином:

— у верхньому рядку зазначають кількість відпрацьованих годин згідно з графіком роботи підприємства-роботодавця незалежно від того, скільки годин цього дня працівник відпрацював за місцем відрядження; — у нижньому рядку — умовне позначення відрядження «ВД» (цифрове «07»).

День відрядження, що припадає на вихідний день, відображають таким чином: у верхній комірці — прочерк або залишають її незаповненою, в нижній — «ВД» (07). Так само зазначаємо в табелі виїзд у відрядження у вихідний день, якщо він не підлягає оплаті та якщо за нього надається інший день відпочинку. Як у наведеній ситуації.

Зауважте, якщо працівник спеціально відряджався для роботи у вихідний для нього день, то такий день, на наш погляд, доцільно позначити в табелі таким чином: у верхній комірці проставити кількість фактично відпрацьованих цього дня годин, у нижній через дріб — «РВ»/«ВД» (06/07) (години роботи у вихідні і святкові дні / відрядження).

Інший день відпочинку. Якщо працівнику надається інший день відпочинку, то, як правило, його відображають в табелі позначенням «ІН» (цифровим «22»).

У наведеній ситуації вихідний день, в який працівниця вибула у відрядження, не підлягав оплаті. Натомість працівниці наданий додатковий день відпочинку в цьому ж місяці. У такому разі норма роботи працівниці за цей місяць буде зменшена на цей додатковий день. І замість 22 днів (176 годин) вона має працювати 21 день (168 годин) за графіком роботи. Виходить, що працівниця відпрацювала всі робочі дні місяця, які передбачені її нормою. Відповідно невідпрацьованого часу немає.

На нашу думку, в цьому випадку, у інший день відпочинку верхню комірку не заповнюємо, а в нижній фіксуємо надання цього дні відпочинку позначкою «ІН» (див. рис. 3).

Рис. 3. День виїзду у відрядження у вихідний та інший день відпочинку

Підсумований облік робочого часу

Позначення в табелі. При табелюванні роботи працівників, яким установлений підсумований облік робочого часу, використовуються, зокрема, позначення відпрацьованого часу, як і для стандартного режиму відпрацьованого часу. Наприклад, «Р» (цифрове «01»), «РС» (цифрове «02») (неповний робочий час) тощо. Окрім цих позначок, для працівників, графік роботи яких захоплює вечірній та нічний час, передбачені спеціальні позначення цих годин:

— «ВЧ» (цифрове «03») — вечірні години роботи;

— «РН» (цифрове «04») — нічні години роботи.

Вечірній час роботи — з 18 години до 10 години вечора.

Нічним вважається час з 10:00 вечора до 6:00 ранку (ст. 54 КЗпП). Робота у нічний час оплачується у підвищеному розмірі, встановлюваному генеральною, галузевою (регіональною) угодами та колективним договором, але не нижче 20 % тарифної ставки (окладу) за кожну годину роботи у нічний час (ст. 108 КЗпП).

На відміну від нічних годин, робота у вечірній час не врегульована на законодавчому рівні. Відповідно і немає обов’язку роботодавців проводити додаткову оплату за роботу у вечірні години. Проте договірні норми щодо встановлення, зокрема, доплати за роботу у вечірній час визначені Генеральною і галузевими (регіональними) угодами. І якщо на роботодавця поширюється їх дія, то автоматично він має виконати свій обов’язок в частині оплати за роботу у вечірні години.

Орієнтир на графік роботи. При підсумованому обліку робочого часу в табелі в загальному порядку фіксують дані про явку/неявку співробітників за їх графіками виходу на роботу (графіками змінності).

Цікавим в такому табелюванні є момент, коли зміна працівника розпочинається в один день і закінчується наступного дня. Тоді табелювати такі робочі години можна, або розбиваючи їх між суміжними добами, або відносячи на день початку чи кінця зміни.

Ми вважаємо, що табелювати у цьому випадку краще, розбиваючи години між суміжними добами (див. рис. 4 нижче). Оскільки точніше фіксується робочий час за кожен день, особливо коли зміна переходить на наступний місяць.

До речі, на рис. 4 ми зобразили, як це відбувається. 24-годинна зміна працівника розпочалася в попередньому місяці (16 годин з 31 жовтня) і перейшла на поточний (8 годин на 1 листопада).

Оплачувана хвороба. У верхній комірці фіксуємо робочий час працівника за графіком його роботи, дні, вільні від роботи, не заповнюємо (або прокреслюємо). А у нижній комірці позначаємо оплачуваний лікарняний «ТН» за кожний календарний день хвороби (звісно, на підставі готового до сплати е-лікарняного) (див. рис. 4).

Рис. 4. Підсумований облік і хвороба

На рис. 4 ми позначили роботу у вечірній час «ВЧ». Проте якщо на роботодавця не поширюється положення Генеральної угоди і проведення такої доплати не передбачено колективним договором (іншими локальними документами роботодавця), то доплату за вечірній час роботодавець не зобов’язаний проводити. Відповідно, якщо немає оплати, то і виділяти вечірні часи в табелі немає потреби.

Працівник хворів 6 календарних днів. За графіком його роботи він не вийшов на одну 24-годинну зміну. Проте у підсумках неявок маємо 2 дні (24 години) неявок.