Неоплачувані дні лікарняних сумісника: як оформити і показати в табелі та Д1

Оплата днів хвороби

Допомога по тимчасовій непрацездатності. Призначення та здійснення страхових виплат за страхуванням у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності відбуваються за правилами, встановленими Законом про соцстрахування*.

* Закон України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 23.09.99 № 1105-XIV.

Як правило, працівник користується правом на отримання допомоги по тимчасовій непрацездатності за основним місцем роботи, оскільки воно є пріоритетним. Тоді за сумісництвом така допомога йому не надається. І лише у разі нереалізації такого права за основним місцем роботи допомога надається за сумісництвом.

Тобто допомога по тимчасовій непрацездатності (по вагітності та пологах) може бути надана працівнику за сумісництвом тільки в разі отримання вмотивованої відмови в її наданні за основним місцем роботи.

Зауважте, це стосується як внутрішнього, так і зовнішнього сумісництва. А якщо у працівника декілька сумісницьких місць роботи? Правило застосовуємо однаково: допомога надається за основним місцем роботи або за місцем роботи за сумісництвом. І тут мається на увазі одне з місць роботи за сумісництвом.

Оплата перших 5 днів хвороби. У загальному випадку тимчасової втрати працездатності (наприклад, хвороба працівника) оплату перших п’яти днів здійснює роботодавець, а починаючи з шостого дня — фінансує ПФУ. Оплату перших 5 днів хвороби за рахунок роботодавця регулює Порядок № 440*.

* Порядок оплати перших п’яти днів тимчасової непрацездатності внаслідок захворювання або травми, не пов’язаної з нещасним випадком на виробництві, за рахунок коштів роботодавця, затверджений постановою КМУ від 26.06.2015 № 440.

Це також підкреслювало Мінсоцполітики в листі від 15.02.2023 № 494/0/290-23/54.

Наприклад, якщо працівник, який працює за сумісництвом, захворіє, то за основним місцем роботи він отримає оплату за перші п’ять днів хвороби і починаючи з шостого дня допомогу по тимчасовій непрацездатності (при реалізації права на допомогу в основного роботодавця). За сумісництвом роботодавець йому оплатить тільки перші 5 днів хвороби, а починаючи з шостого дня непрацездатність оплачена не буде. До речі, детально про підставу оплати роботодавцями перших п’яти днів хвороби суміснику читайте у статті «Сумісники: коли можна відмовити в оплаті перших 5 днів хвороби» // «Оплата праці», 2024, № 5.

Як роботодавцю, у якого працівник працює за сумісництвом, оформити неоплачувані дні хвороби працівника? Про це розкажемо детально.

Лікарняний сумісника: чи включати до рішення про призначення допомоги?

Зазвичай, коли працівник надає роботодавцю лікарняний або роботодавець бачить його в кабінеті на сайті пенсійного із статусом «готовий до сплати», то він має взяти його до роботи. Але, з огляду на переважне право на допомогу по тимчасовій непрацездатності за основним місцем роботи, із лікарняним сумісника є нюанси.

Так, якщо з основного місця роботи є вмотивована відмова про надання допомоги по тимчасовій непрацездатності (сумісник надав її), то тоді лікарняний сумісника пройде всі етапи у роботодавця, як і в загальному випадку. А якщо він реалізував своє право на допомогу за основним місцем роботи? Тоді діємо відповідно до виду страхового випадку.

Ігноруємо для призначення. Якщо за лікарняним сумісника допомога передбачається за рахунок ПФУ з першого дня тимчасової непрацездатності (наприклад, лікарняний для догляду за дитиною) або це лікарняний по вагітності та пологах, то, вважаємо, що його можна просто ігнорувати для розгляду про призначення допомоги. До наказу/рішення/протоколу про призначення його не включаємо. Адже пріоритетне право на отримання допомоги — за основним місцем роботи.

Беремо в роботу. Якщо ж за страховим випадком допомога по тимчасовій непрацездатності виплачується працівнику з шостого дня непрацездатності, тоді беремо лікарняний в роботу. За ним виносимо рішення щодо призначення оплати перших 5 днів тимчасової непрацездатності за рахунок роботодавця. Дні хвороби починаючи з шостого дня ігноруємо.

У разі позитивного рішення про призначення оплати перших 5 днів хвороби просимо працівника-сумісника надати довідку про зарплату за основним місцем роботи. Така вимога прописана в п. 30 Порядку № 1266*.

* Порядок обчислення середньої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) для розрахунку виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням, затверджений постановою КМУ від 26.09.2001 № 1266.

Ця довідка потрібна для контролю сумарної зарплати, з якої розраховуються виплати, за місяцями розрахункового періоду за основним місцем роботи та за місцем (місцями) роботи за сумісництвом. Адже сумарна зарплата не може перевищувати розміру максимальної величини бази нарахування ЄСВ.

Додатково інформуємо працівника, що починаючи з шостого дня хвороби допомога не буде нарахована.

Але в будь-якому випадку лікарняний сумісника підтверджує на законодавчому рівні його відсутність на роботі з поважної причини, навіть якщо він неоплачуваний.

Тепер розглянемо, як роботодавцю позначати неоплачені дні хвороби сумісника в табелі.

Табель обліку робочого часу

У табелі обліку використання робочого часу для відображення періоду оплачуваних лікарняних використовують буквений код «ТН» (або цифровий «26»).

Для неоплачуваних лікарняних передбачено спеціальний буквений код «НН» (або цифровий «27») — «Неоплачувана тимчасова непрацездатність у випадках, передбачених законодавством».

Якщо оплачуються лише перші 5 днів хвороби за рахунок коштів роботодавця, цей період відображаємо кодом «ТН», а з шостого дня зазначаємо код «НН». Так,

Чи можна взагалі не фіксувати в табелі неоплачувану хворобу? Не радимо так робити. Щодо табеля, то просто ігнорувати неоплачувані дні лікарняного сумісника не треба. Адже в подальшому працівник може піти у відпустку, захворіти і непозначення в табелі неоплачуваних днів хвороби вплине на виплати, які розраховують за середнім заробітком.

Дані з табеля є також підставою для заповнення Д1 Податкового розрахунку.

Додаток Д1 Податкового розрахунку

У Д1 лікарняні завжди показуємо окремо від зарплати із спеціальним кодом категорії застрахованої особи у графі 08. Для звичайних працівників — «29», а для працівників з інвалідністю — «36». При цьому, зокрема, у графі 10 зазначаємо місяць, на який припадають дні хвороби, у графі 12 — кількість днів тимчасової непрацездатності (як оплачуваної, так і ні). Також заповнюємо графи з сумовими показниками відповідно до днів хвороби.

Отже, незважаючи на те, що працівнику-суміснику допомогу по тимчасовій непрацездатності не нараховуємо,

Для чого це треба робити? Для того, щоб у подальшому при розрахунку лікарняних, у випадку їх оплати, неоплачувані дні тимчасової непрацездатності викинути із розрахунку середньоденної зарплати.

Із лікарняним роботодавець почав працювати у лютому (призначив оплату за 5 днів та нарахував її). Відповідно й у Д1 такий лікарняний треба показувати в лютому 2024 року.

Як це зробити, зображено на рисунку.

Фрагмент Д1 за лютий 2024. Неоплачувані дні лікарняного

У рядку із лікарняними за січень 2024 року у графі 12 зазначено 6 календарних днів хвороби, хоча оплачені тільки перші 5 із них. У графі 16 внесена нарахована сума лікарняних за 5 днів за рахунок роботодавця. Нехай вас це не бентежить. Адже працівник у лютому хворів 6 днів, а оплаті підлягали тільки 5.

Рядок з лікарняними за лютий 2024 року містить тільки кількість днів непрацездатності з 1 по 2 лютого без сумових значень, тобто 2 календарних дні.